Ведение салонного бизнеса подразумевает необходимость оформлять акты приема-передачи. Однако законодательно утвержденной формы акта нет, что часто вызывает массу затруднений у руководителей и владельцев ПИК. Расскажем о том, как правильно составить такой документ.
Что говорит закон
При заключении договора купли-продажи или поставки акт приема-передачи заменяет товарная накладная или иной документ, подтверждающий отгрузку товаров. Согласно законодательству, составление акта приема-передачи результатов выполненных работ или оказанных услуг (далее – акт приема-передачи) обязательно лишь в двух случаях:
– при приемке работ по договору подряда (п. 2 ст. 720 ГК РФ),
– при приемке работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Тем не менее контролирующие органы неоднократно отмечали, что составление акта необходимо и тогда, когда это прямо предусмотрено самим договором (письма Минфина России от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750, от 20.08.2007 № 03-03-06/1/576 и от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33).
Акт приема-передачи нужен всегда
Составлять акт приема-передачи нужно даже в том случае, если это не предусмотрено договором на выполнение работ (оказание услуг). И вот по каким причинам.
1. Договор о выполнении работ (оказании услуг) – это документально оформленные намерения сторон о предоставлении и оплате работ (услуг), которые составляют предмет договора. Соответственно, договор не отражает (да и не может отражать) процесса и реальных результатов предоставления таких работ (услуг), а также замечаний сторон относительно их качества и т.п. В этом случае акт приема-передачи и будет документом, подтверждающим прием заказчиком предоставленных работ (услуг), и своеобразным свидетельством передачи права собственности на них от одного лица к другому.
Заказчик обязан принять работу (услугу) и в случае выявления отступлений от договора или других недостатков заявить о них исполнителю без промедления (ст. 720 и 783 ГК РФ)
2. Акт приема-передачи будет полезен при отражении информации о совершенных операциях в бухгалтерском учете, поскольку основанием для этого являются первичные документы, подтверждающие факт совершения операции. А мы уже отметили выше, что договор – это только зафиксированные намерения сторон, и такой документ не подтвердит того, что работы (услуги) были выполнены (оказаны) в полном объеме и в установленный срок (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2007 № А56-25973/2007).
Правила составления акта приема-передачи
1. Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму акта приема-передачи, поэтому предприниматели вправе разработать ее самостоятельно. Однако при этом не стоит забывать о том, что все разрабатываемые документы должны содержать необходимый набор реквизитов. Подробнее об этом – в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Заметим, что руководствоваться положениями Закона № 402-ФЗ при составлении первичных документов должны не только организации, но и индивидуальные предприниматели.
Самостоятельно разработанный акт приема-передачи должен содержать следующие реквизиты:
– дату составления документа,
– наименование организации или ФИО предпринимателя, от имени которых составлен документ,
– величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,
– наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления,
– подпись этого лица.
ВАЖНО!
Положения Закона № 402-ФЗ не конкретизируют, насколько детально должны быть описаны выполненные работы или оказанные услуги. Однако для устранения возможных разногласий с заказчиками в акте приема-передачи следует максимально подробно описывать выполненные работы или оказанные услуги.
2. Помимо основных реквизитов стоит внести в акт приема-передачи и ряд дополнительных , поскольку все они будут полезны для учета:
– основание для составления акта. Ими послужат реквизиты договора, в соответствии с которым вами были выполнены работы или оказаны услуги. Указание реквизитов подтвердит реальность выполненных вами работ или оказанных услуг. А в случае каких-либо претензий со стороны проверяющих органов подтвердит, что сделка действительно состоялась (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.04.2014 № А56-9662/2013);
– сроки и объемы выполненных работ (оказанных услуг). Эти сведения понадобятся, если заказчик впоследствии решит предъявить вам претензии, что вы оказали услуги не в полном объеме;
– сроки оплаты выполненных работ (оказанных услуг). Это поможет вам точно определить срок поступления денежных средств и производить их отражение в учете;
– дату фактического принятия работ (услуг). Ее необходимо указать, поскольку именно с этой даты отсчитывается гарантийный срок на выполненные работы (оказанные услуги).
Составлять акт приема-передачи следует в двух экземплярах: один – для вас, второй – для заказчика.
ВАЖНО!
Если заказчик не согласен с выполненными работами или оказанными услугами, он вправе отказаться от подписания акта приема-передачи. В таком случае вам дается время на устранение недостатков, и после этого составляется новый акт приема-передачи.
Выполненная работа или оказанная услуга всегда должна подтверждаться документом, подписанным обеими сторонами. Сегодня для этого существует акт приемки-передачи выполненной работы. Об особенностях этого акта и нюансах его составления поговорим далее.
Особенности документа
Рассмотрим ряд особенностей касательно действия и составления данного акта, с которыми важно ознакомиться как исполнителю работ (или услуг), так и принимающей стороне:
- Основной документ, регулирующий особенности акта приема-передачи выполненных работ, это Гражданский кодекс РФ.
- Данный акт обязательно составляется лишь в случае составления договора строительного подряда. То есть, сначала заключается договор, в котором прописывается необходимость составления акта приемки-передачи (по желанию обеих сторон). Когда договор утверждается и подписывается, можно переходить к составлению акта.
- Документ позволяет четко зафиксировать объем выполненных работ и в отдельных случаях позволяет отстаивать собственную правоту в судебных разбирательствах. Кроме этого, именно данный акт подтверждает обязательство заказчика оплатить проделанную работу или оказанную услугу.
- В отдельных случаях, например, при отгрузке товаров, передаче результатов выполненных работ или оказании услуг, при соглашении обеих сторон роль акта приема-передачи может играть и универсальный передаточный документ.
Составление акта приемки-передачи выгодно для обеих сторон, так как подтверждает их обязательства друг перед другом. Его важная особенность при этом проявляется в том, что он не сможет рассматриваться в качестве сделки по смыслу (статья 153 Гражданского кодекса). Это значит, что акт не сможет быть признан недействительным.
Правила составления акта
Гражданский кодекс не содержит в тексте информации касаемо формы акта. То есть, документ составляют в свободной форме, только заранее утвержденной заказчиком и исполнителем. При этом документ обязательно должен включать в себя следующую информацию в свободном порядке:
- Наименование документа . Здесь встречаются самые разные вариации наименований, однако, обязательно нужно, чтобы в названии фигурировало слово “акт”.
- Реквизиты . Для удобства следует скопировать реквизиты заказчика и исполнителя из договора в акт.
- Информация о договоре . Ранее упоминалось, что акт составляется после договора подряда. Поэтому в акте должна находиться информация о дате составления договора, а также его номере.
- Услуги или товары . Обязательно следует подробно описать то, что было заказано - будь то товар или услуга. Желательно, чтобы описание было максимально подробным, так как впоследствии это может помочь при уточнении качества результата.
- Стоимость . Также непременно указывается сумма, которую заказчик обязуется выплатить при должном выполнении своего заказа. Принято указывать сумму сначала без НДС, а после с НДС.
Пример бланка акта приема-передачи выполненных работ предлагается .
Образец заполненного акта можно .
В конце акт обязательно подписывается обеими сторонами, а также заверяется печатью. Важно отметить, что акт необходимо составлять в двух копиях, одна из которых остается у заказчика, а другая отправляется к исполнителю.
Итак, когда сделка подходит к концу, перед её сторонами встает вопрос о правилах заключения акта приема-передачи. Особенности его составления в данном случае можно узнать с помощью следующего ролика:
Универсальный передаточный документ
УПД представляет собой документ, который может использоваться в качестве акта приемки-передачи. Он имеет свою особую форму составления и включает в себя общую необходимую информацию для приема и передачи оказываемых услуг. Действующая на сегодняшний день форма составления предложена ФНС. Её можно найти на официальных сайтах организаций или в сети интернет.
По желанию и необходимости можно выбрать один из двух возможных статусов УПД. В первом случае он включает в себя только передаточный акт, а во втором помимо передаточного акта содержится счет-фактура. Формы при этом содержат рекомендательный характер, и заказчик вместе с подрядчиком может вносить в них коррективы, не противоречащие современным требованиям закона.
Довольно часто организации, да и простые физические лица, обращаются за помощью к компаниям, оказывающим различные услуги или выполняющие работы. К примеру, отделка помещения, строительство и тому подобное. Обычно при таких ситуациях заключают договор об оказании услуг. Сейчас достаточно часто можно столкнуться с мошенниками.
Общее понятие
Поэтому заключение подобных договоров необходимо. Кроме того, при неисполнении обязательств, всегда можно через суд отстоять свои права. Приложением к договору выступает соответствующий акт. Он свидетельствует о факте принятия работы. Соответственно этот документ тоже может понадобиться для защиты интересов. Так же, на основании актов бухгалтерия формирует сводные отчеты, на основании которых рассчитывается налог на прибыль.
Акт приема сдачи относится к первичной документации. Он является своеобразным приложением к договору и свидетельствует об исполнении обязательств. Только после подписания этого документа обоими участниками сделки, денежные затраты можно взять для расчета налогов, которые обязаны платить все компании. Этот акт в большинстве случае заключается между двумя участниками:
- наниматель, или заказчик;
- исполнитель.
Согласно акту, отражаются все разновидности работы, их цена, а так же время исполнения. Этот документ выступает в виде отчета одной стороны перед другим участником. Подписанный документ свидетельствует о завершении сделки и является основанием для осуществления расчетов по выполненным работам. Поэтому к заполнению этого документа требуется подойти очень внимательно.
Составляется эта бумага в количестве не менее 2 штук, каждому из участников сделки. При окончании сотрудничества подписанный документ передается в бухгалтерию для формирования отчета.
Обязательные пункты акта сдачи приемки выполненных работ
Свидетельством выполнения договоренной работы часто выступает акт сдачи приемки. Образец этой бумаги не обозначен законом. Несмотря на это, в документе должны отражаться:
- Название бумаги, определяется на основании договора.
- Число, месяц и год оформления.
- Данные участников сделки. Они должны совпадать с договором.
- Наименование работ. Обычно это информация заносится в табличном виде либо списком.
- Обозначение объема работ. Когда их несколько следует обозначить каждый из них индивидуально.
- Единицы измерения.
- Цена, обозначенная с учетом налога на добавленную стоимость (НДС).
- Время, которое отводится для выполнения работы.
- Название и дата договора, который является основанием сделки.
- Реквизиты банковского счета, на который осуществляется оплата за оказанные работы.
- Хорошо видная печать обоих участников. Если одним из участников сделки является физическое лицо, то она будет одна.
- Визы и расшифровки обоих участников сделки. Допускается визирование этой бумаги представителями, если они указаны в основном документе.
Главными пунктами подобных актов считаются обозначение объема работ, цена и времени исполнения. Эти пункты особенно важны, так как документ является своеобразным отчетом для бухгалтерии, скалывается и хранится с договором. Акт это самый широко используемый документ для подтверждения исполнения работ. Он должен составляться в удобной для восприятия форме, чтобы при необходимости можно было найти быстро требуемые данные.
Основные моменты и правила оформления документа
Как уже было обозначено выше, сейчас нет специальной унифицированной формы этого документа. Но, есть формы KC -2 и KC- 3, которые применяются при исполнении строительных работ. В данном случае нельзя разработать свой образец, целесообразно использовать только эту форму.
Существуют некоторые нюансы и правила оформления этой бумаги:
- Допускается акт печатать либо писать от руки.
- При заполнении любой формы акта необходимо каждое значение отразить в своей колонке.
- Строку «всего» обязательно заполнять с учетом НДС. Суммы пишутся прописью, а копейки цифрами.
- Обязательно должны стоять подписи в графах: «работу сдал» и «работу принял».
- Бумага оформляется в количестве двух штук. Можно напечатать большее число экземпляров, в зависимости от количества подрядчиков.
- Большое значение в акте имеет фраза «работы исполнены в полном объеме в обозначенное время и надлежащим качеством, претензий нет». Эта фраза подтверждает отсутствие недовольства и исключает возникновение спорных вопросов.
- Печать на документе не должна закрывать подписи.
Для исполнителя, подписание этого документа является основанием поступления на банковский счет денег за выполненную работу. Оплата должна осуществляться сразу после процесса подписания. Поэтому он всегда заинтересован в качественном исполнении обязательств. Когда сторона наниматель не доволен полученным результатом, он вправе отказаться ставить свою визу. Соответственно исполняющему лицу придется аннулировать недочеты, чтобы получить деньги на счет. Если исполняющая сторона не согласна с недочетами, она вправе обратиться в суд для решения спора.
Подтверждение оказания услуг
Этот документ подписывается сторонами в установленное договором время либо разумные сроки после окончания работ (ст. 314 ГК РФ). В противном случае сторона наниматель вправе сослаться на пропуск срока исполнения заказа. Что чревато соответствующими последствиями, а точнее штрафными санкциями.
Подтверждение оказания услуги происходит после осмотра выполненной работы, а так же в случае удовлетворения потребностей заказчика. На основании статьи 720 ГК РФ сторона наниматель вместе с исполнителем проверяет и принимает объект. Когда все хорошо, прямо на месте подписывается акт приема сдачи работы. И исполнителю остается только ждать денег.
Если найдены недоработки и ненадлежащие исполнение работы сторона наниматель все замечания отражает в том же акте. После чего, исполняющая сторона должна их справить в кратчайшие сроки.
В случае выявления недостатков, которые появляется через какое-то время после визирования акта, исполнитель должен аннулировать их немедленно. Иначе заказчик вправе требовать возмещение ущерба.
Ответственность за неверное оформление документа
Акт сдачи приемки работ относится к первичной документации и используется бухгалтерами предприятий для составления определенных отчетов. На его основании осуществляется оплата исполнителю. Также подобная документация используется при спорах в судебных инстанциях. Соответственно акт должен оформляться правильно и без наличия ошибок. Даже маленькая описка может привести к серьезным последствиям для любой из сторон. Особенно, если это юридическое лицо.
ФЗ-129 гласит, все манипуляции предприятий, должны правильно отражаться в бухгалтерском учете. Ответственные специалисты ежедневно ведут контроль за расходами компании. Именно эта статья затрат занижает базу для исчисления налога. Не каждому человеку известно, что за неверное оформление подобного документа компанию могут привлечь к ответственности в виде штрафов.
Неправильное составление этого документа при проверке может привести к исключению его из отчетности. Соответственно его стоимость придется убирать и из затрат.
Как следствие, у организации возникнет задолженность по недоплате налогов. А это уже довольно серьезные проблемы. Тогда придется не только заплатить штраф, но еще и возместить недоплаченные бюджету суммы.
Довольно серьезное значение имеют и даты подобных бумаг. Акты должны относиться к конкретному отчетному периоду. Предоставление документации в неположенный срок приведет к неправильному отнесению затрат. Как следствие занижается либо завышается налог на прибыль в определенном периоде. Поэтому при заполнении документа нужно быть очень внимательным. Чтобы при проведении налоговой проверки у компании не возникло проблем.
Документом, подтверждающим исполнение работы, выступает акт. Его образец не определен законодательством, поэтому может разрабатываться организациями индивидуально. Но, есть исключение относительно строительных работ. Неправильное составление документа приводит к недоплате налога на прибыль, соответственно к штрафным санкциям.
Вконтакте
Процедура приёма-передачи работ
Процедура сдачи-приемки работ завершает отношения по договору подряда. Это проверка надлежащего его исполнения. Ее необходимо проводить в конце каждого этапа либо при завершении всех работ по договору. Выполнивший задачу подрядчик информирует заказчика о необходимости принять результат. Получив сообщение, заказчик обязан явиться на приемку и документально оформить проверку качества работы.
По завершении процедуры приемки стороны создают акт приема работ по договору подряда . Он подписывается каждой стороной. Если одна из сторон не согласна подписать акт, его подписывает единолично инициатор составления и вносит замечание об отказе его подписать второй стороной. Теоретически возможно признание такого акта недействительным в суде, но для этого заинтересованное лицо должно иметь веские причины.
Акт сдачи-приёмки работ к договору подряда
Акт сдачи-приемки работ по договору подряда относится к первичным документам для целей бухгалтерского учета. Он может быть создан по форме, разработанной в организации самостоятельно. Однако закон установил набор необходимых элементов такого документа (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Организация может дополнить форму акта дополнительными показателями.
Данный документ должен содержать:
- название;
- дату создания;
- имя/наименование составителя акта;
- описание исполненных работ (желательно подробное);
- стоимость работ;
- подписи ответственных лиц с указанием их должностей и фамилий.
Госкомстат РФ установил унифицированную форму КС-2. Ее назначение — фиксирование завершенных строительно-монтажных работ в области капстроительства. Эта форма, обязательная в прошлом для строительных компаний, сегодня является факультативной (постановление ФАС МО от 07.09.2009 № КА-А40/6263-09).
Итак, составление акта, подтверждающего завершение и качество работ, в свободной форме допускается, однако эта форма обязательно должна включать некоторые моменты, предусмотренные законом.
Loading...