Эксплуатация личного автомобиля в служебных целях. Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.
Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:
«4. Обязанности сторон
4.2. Работодатель обязуется:
8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».
Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 года применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).
Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Обратите внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо Минфина РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»):
— копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
— другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).
Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ N 152 . Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.
Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:
— если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;
— при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля в служебных целях освобождаются от НДФЛ только при наличии документов, которые подтверждают использование машины в интересах работодателя и произведенные расходы. Подробности - в письме Минфина России от 03.09.19 № 03-04-05/67569 .

С учетом изложенного в Минфине делают следующий вывод. Компенсационные выплаты за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. При этом работодатель должен иметь:

копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
расчет компенсации;
документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
документы, подтверждающие осуществление расходов.

Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ).

Примечание : Данные нормы составляют:

для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно - 1200 руб. в месяц,
а свыше 2000 куб. см. - 1500 руб. в месяц.

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

Налогообложение НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов

Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с п. 1 при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном , устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

C компенсации за использование личной машины работника нужно начислять взносы, если он ездит по доверенности

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то сумма возмещения за использование авто в служебных целях облагается страховыми взносами. Письмо Минтруда от 13.11.2015

Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник , он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации - наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
Арендовать автомобиль у работника.
Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

расходы на ГСМ;
расходы на ремонт автотранспортного средства;
расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Е.Н. Селянина,
аудитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Использование личного автомобиля для выполнения неких производственных задач, связанных с трудовыми отношениями между владельцев автомобиля и его работодателем - достаточно частое явление. При этом возможность получения автовладельцем компенсации за использование личной машины в служебных целях нередко игнорируется.

Способы компенсации

Существует два общепринятых способа оформления компенсационных выплат при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, а именно:

посредством заключения между работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору в соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ;
посредством применения нормативных актов;
на основании договора аренды, в силу которого работодатель арендует автомобиль своего работника. В этом случае арендная плата будет являться способом компенсирования затрат автовладельца.

Более детально каждый из способов оформления мы рассмотрим ниже.

Компенсация по соглашению

Поскольку соглашение – это всегда продукт свободного волеизъявления сторон, то размер компенсации, порядок и способ ее выплаты могут быть установлены самими договаривающимися сторонами в тексте соглашения.

Компенсация по закону

При отсутствии договоренности между работником и работодателем, размер компенсации может быть установлен исходя из положений Постановления №92 Правительства РФ от8 февраля 2002 года.

Так, вышеуказанное постановление предусматривает следующие показатели ежемесячных компенсационных выплат:

для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 см3- 1200 руб.;
для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 см3 - 1500 руб.

Процедура оформления

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2 , Правил).

Договор аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 , ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2020, дадим образцы документов.

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора	Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему	Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды	Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг	Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

Проведения текущего ремонта.
Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта . При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия	Описание условий
Подача работником заявления	Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство	В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем	Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора	Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи	Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ ).

При учете расходов ⇓

Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.