Как написать объяснительную? Образец объяснительной. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
различные нарушения трудовой дисциплины;
нарушение производственной дисциплины;
разнообразные дисциплинарные правонарушения;
проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
Документ всегда составляется от первого лица.
В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

наименование организации, структурного подразделения;
адресат, зачастую руководитель организации;
адресант, то есть непосредственный нарушитель;
наименование вида документа;
регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
текст документа;
дата написания;
подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Состав текста

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Особенности датирования

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить . Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Порядок составления записки

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
Под адресатом указывается должность и имя составителя.
Ниже указывается название документа.
В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Примеры объяснительной записки

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.

Дата: 17/12/2007
Тема: Маразмы

Выписки из объяснительных записок ДТП

При вхождении в левый поворот меня занесло, я врезался в овощной развал (меня осыпало градом летящих бананов и апельсинов!), после этого снес стоящий на обочине почтовый ящик, затем меня отбросило на полосу встречного движения, я протаранил два припаркованных легковых автомобиля и свалился под откос дороги. После этого я, к сожалению, потерял контроль над машиной.

Мой сын не сбивал никакой женщины. Он проехал мимо нее. А телесные повреждения госпоже Штайн нанес воздушный поток.

Мой велосипед вылетел с пешеходной дорожки, протаранил припаркованный Порше и поехал дальше без меня.

Я переходил улицу. Слева прямо на меня ехала машина. Я подумал, что она проедет мимо, и отступил на шаг назад. Но она снова повернула на меня. Когда я это заметил, я сделал два шага вперед. Водитель никак не отреагировал и продолжал ехать на меня. Потом он закричал. Я встал, и тут он на меня наехал.

Вчера вечером, возвращаясь домой, я въехал на машине в забор. Сообщаю об этом только для покрытия ущерба машине, т.к. мне удалось скрыться с места происшествия незамеченным.

По моим оценкам, ущерб составляет от 250 тысяч до четверти миллиона евро.

В своем ответе на мое письмо от 26 июня с просьбой предоставить счет Вы любезно назвали меня, что в сочетании с моим именем Фридрих дает повод к огорчительным подозрениям.

На перекрестке со мной случился внезапный приступ дальтонизма.

Участник аварии врезался в меня, не сообщив мне предварительно о своих намерениях.

В случившейся аварии виноват не я, а молодая девушка в мини-юбке, проходившая по тротуару! Если Вы мужчина, Вам этого объяснения достаточно, а если женщина, то все равно ничего не поймете!

Пешеход бросился на мой автомобиль и беззвучно пропал под колесами.

Еще до того, как я на него наехал, мне было ясно, что этот старикан не дойдет до другой стороны улицы.

Совершенно невидимый автомобиль появился из ниоткуда, врезался в меня и так же бесследно исчез.

После четырех лет езды я заснул за рулем.

В тот момент, когда я хотел убить муху, я наехал на телеграфный столб.

Я видел медленно проплывающее мимо грустное лицо пешехода, и тут он ударился мне в лобовое стекло.

Пострадавшая лошадь переходила дорогу, не убедившись в отсутствии помех!

Автомобиль потерпевшего двигался налево, потом направо, потом снова налево, пока я, наконец, не смог в него врезаться.

Моя невеста показала полицейским, работавшим на месте аварии, все, что только можно хотеть увидеть.

Я ехал назад и потому не мог видеть, как спереди подъехала машина и врезалась в меня слева и справа.

Олень взял ноги в руки и исчез в кустах, не заботясь о своих ранах.

На дорогу в самоубийственном броске выскочил заяц. Ему удалось покончить с собой ценой моего нового бампера

Я ехала за автомобилем. Неожиданно у него начали моргать сразу оба "поворотника". Я не смогла понять, в какую сторону он поворачивает и врезалась в него.

Выписки из перечней заявленных работ
Накоплено механиками автотехцентра в течении нескольких лет.

01 На умывальники не подается вода.
02 Ушел тосол (и не вернулся).
03 Не работает стеклоподъемник левой правой двери.
04 Иногда храпит двигатель.
05 Установить местонахождение топливного фильтра.
06 Отсутствует связь двигателя с колесами.
07 Газовый педаль бьется под ногами.
08 Реанимация замков дверей.
09 Неприятный запах в салоне.
10 Пора менять выхлопную трубу - конец заржавел и отвалился.
11 Иногда загорается аварийный знак "Поддон".
12 Уровень масла в ручнике.
13 Зима идет проверить все.
14 Подкачать тормоза.
15 При включении обогрева сидений пахнет тухлыми яйцами.
16 Или в бензобаке 35 литров или всплыл бензонасос.
17 Оптовый осмотр автомобиля.
18 Чем выше скорость тем гуще дым из под торпеды.
19 У меня между ног что то звенит.
20 Горит лампа неисправности масла.
21 Перемещение деталей передней подвески.
22 Постоянно горит лампа перегрева топлива.
23 Наблюдается биение самовара о кузов.
24 Переодически горит лампочка подтянуть хомуты.
25 Поставил задние колодки, а при торможении чувствую передние.
26 Гранатовый подшипник.
27 В системе зажигания слышен звук замыкания.
28 Синдром подыхания рулевого механизма.
29 Дергается на дороге (а так нет)
30 Тахометр медленно опускается (тросик смазать).
31 Задняя дверь не закрывается и не открывается.
32 Запах бензина из карбюратора.
33 Заикается магнитола.
34 Не работает обдув зеркал.
35 Горит лампочка "Переобуть шины"
36 Тех-уход 1
37 Замена сигнальной дудки
38 Отрегулировать утреннее зажигание.
39 Подтянуть тросик тахометра
40 Не работает скоростемер.
41 Заднее сидение отклеилось.
42 Звуковой сигнал дает то два тона то один. Нужно оба, иначе уродам нечем гудеть.
43 Сцепление (выездной подшипник).
44 Дымит глушитель.
45 Обмен масла.
46 В салоне не горит бычий глаз.
47 Прыгает стрелка карбюратора.
48 Холостой ход - устранить.
49 Смените водило.
50 Заморозительная вода течет.
51 Машина ковыляет.
52 Дворники не работают в положении прикосновения.
53 Звуковой сигнал делают в четвертый раз - оплачивать не буду.
54 Протечка тосола и охлаждающей жидкости.
55 Часы не работают, а если работают то сильно отстают.
56 Брызговик стеклоочистителя.
57 Кипит тосол - нет зарядки генератора на датчике включения вентилятора.
58 Замерзает стрелка спидометра.
59 Ориентация рулевого колеса.
60 Антенна при движении сильно вибрирует, что создает помехи при приеме радиопередач.
61 На панели горит неопознанный сигнализатор.
62 Двигатель не работает, доехал на одной турбине.
63 Задняя писалка писает в салон.
64 Установка четырех биризгателей (брызговиков).
65 Замена комплекта резинов.

Объяснительные

Транспортным средством в нетрезвом состоянии я не управлял. Оно само ехало. Так что наказывать меня не за что.

От милиции я не бегал, а шел быстрым шагом...

Ударив надоедливого вахтера Зыкина по голове пропуском, я не считаю, что совершил что-то особенное. Нет, я не герой. На моем месте так поступил бы каждый.

А что ругал мэра, губернатора и президента нехорошими словами, так ведь не при Советской власти живем! Теперь свобода слова - какими словами желаю, такими и обкладываю. Во всем остальном был неправ, а уж это - извините.

Музыкантов я не бил, а просто требовал сыграть «Как на кладбище Митрофаньевском». А раз они слов не знают, я их и наказал за упущение в работе.

Свою супругу, Свиридову А.И., я голышом по двору не гонял, а просто хотел обнять и поцеловать. А она не поняла, и поэтому кричала. Топором я отмахивался от комаров. Вообще у нас дружная и здоровая семья, не то что у моего отца-сумасшедшего.

Я вовсе я не матерился потому что дурак я что ли материться в консерватории? Довод мой прошу воспринимать серьезно.

Мы подошли к гражданину И. и попросили закурить, на что тот ответил, что он знает карате. Расстроившись, что нам не дали закурить, мы заплакали и, вытирая слёзы, случайно задели гражданина И. за лицо. При этом гражданин И. сам дал нам деньги, чтобы мы вытерли ими слёзы.

Мой футляр вздымался, и раз за разом, словно разящий молот самих богов, обрушивался на главу возомнившего о себе негодяя!..

Рядового Самохвалова я не бил, а только сказал, что он плохо относится к своим обязанностям дневального. Однако я не отрицаю того, что слово иногда ранит и калечит, что и подтвердил случай с рядовым Самохваловым.

Встретив в подворотне гражданина Шмыгова, я по рассеянности вместо «Добрый вечер» сказал: «Деньги и часы быстро», потому что как раз думал в эту минуту о деньгах и часах.

Кота я не мучил, а утопил. Просто он долго тонул и орал из кастрюли до двух часов ночи. Там же еще эхо, но тут уж я поделать ничего не мог.

Выпив две бутылки водки «Купец Палёнов», я возомнил о себе, чем и объясняются все последующие происшествия.

Куда я поцеловал жену музыканта Распропоича - в засос или еще куда - не помню, потому что пришел на ихний концерт уже пьяным, а потом еще в туалете добавил...

Громкая музыка после 23 часов из моей квартиры не доносилась, а лилась плавно и красиво...

Никакие законы не запрещают человеку выпить шесть литров пива в летнем кафе после работы...

Никаких терактов я не готовил и фугас не устанавливал, а только хотел закопать мину, чтобы ребятишки не нашли и не стали бы с ней играть.

Объясняю - я не спицально. То есь, все мои хулиганские действия я совершал не спицально, а из чисто хулиганских побуждений. Прошу суд учесь.

Давления на потерпевшего я не оказывал, просто немного наехал на его машину своим катком...

Кидался с пятого этажа куриными яйцами, так как я молод душой.
И. Трухля, пенсионер, инвалид III группы по уму.

Он приставил кулак к моему носу и попросил понюхать. Нюхать я отказался, и тогда он сам понюхал свой кулак и сказал, что он пахнет моей могилой. Я не сдержался и ударил его тортом в лицо...

И тут я высказал директору прямо в лицо всё, что наболело. Туда же и ударил...

У меня и справка есть, что мне нельзя в тюрягу сесть!..

Случайно разбив машину гражданина Жутко, я подошел и попытался успокоить его. Сказал, что жизнь на этом не заканчивается. Чтобы скрасить утрату, предложил ему жевательной резинки, похлопал его по плечу (я не знал, что оно у него сломанное). А Жутко рассердился и наоборот ударил меня по голове в район волос...

Следы побоев на лице моей жены появились вследствие неизвестного мне вирусного заболевания, передаваемого воздушно-капельным путем, которым я заболел во время вчерашней драки у винного магазина.

Начался дождь, а зонтика у меня не было, поэтому я достал из песочницы грибок и пошел с ним. А дети в дождь все равно не играют.

Я пришел на работу пьяным в связи с тем, что если бы не пришел, мне бы засчитали прогул.

Фокусника Аммиака Апупяна я ударил потому, что он лишил меня наручных часов и большой суммы денег. О том, что деньги и часы находятся в моем правом ухе, фокусник Апупян меня не известил.

Я, охранник Чуваков В.И., настоящим объясняю, что с 14:00 до 16:30 спал дома с секретарём директора и поэтому сказать, кто взял документы с его стола, не могу, как и его секретарь.

Я не заплатил за свой мотоцикл в трамвае как за багаж, потому что это никакой не багаж, а мотоцикл. А послать подальше кондуктора мне пришлось потому, что она все пятнадцать остановок паслась около меня и портила мне нервные клетки. На моем месте мог оказаться любой мотоциклист, у которого вот-вот кончится бензин. К тому же я свой мотоцикл в салоне трамвая заглушил. Это мне плюс.

Я прыгнул с моста ввиду бессмысленности в тот момент жизни. 110 тысяч рублей компенсации за 2 часа работы катера и спасателей выплатить обязуюсь полностью, за что очень благодарен, потому что теперь мне есть ради чего жить года два.

Услышав крик «Помогите!», я подошел, но, не разобравшись, кто кричал, помог Мардыбаеву, Сизоеву, Ущаеву, Хулигалиеву, Самгалиеву, Небудугалиеву, Даеву и Закуриеву избивать Маромоева. Повторяю, это была ошибка, а не злой умысел. Я не мог остаться равнодушным, пройти мимо.

Чтобы доказать товароведу магазина «Сапожок» А. Набойко, что я сдаю сапоги, потому что у них слишком широкое голенище, мне пришлось их надеть ей на голову и застегнуть молнию. Также могу заявить в свое оправдание, что я не застегивал молнию до конца, чтобы товаровед А. Набойко могла дышать.

Следы борьбы на его теле объясняются тем, что он в детстве занимался борьбой...

Я ударил его лопатой по незнанию, так как еще не был знаком с правилами Техники Безопасности...

Уже не в первый раз в моем присутствии люди накладывают на себя руки, а один раз даже выбросились из окна. Невезение какое-то...

Получив укус от овчарки гражданина Злобина, я поднялся домой, взял бейсбольную биту и, невзирая на боль, вышел во двор, чтобы поиграть в бейсбол. Собака гражданина Злобина бросилась на мой бейсбольный мяч как раз в тот момент, когда я, невзирая на боль, наносил по нему удар. Виновным себя в гибели собаки гражданина Злобина не считаю, невзирая на боль.

Пять автомобилей, припаркованных возле моего подъезда, я перевернул случайно, когда в полной темноте (двор не освещается ничем вообще) возвращался домой с мусорным ведром. «Пежо-306», принадлежащий гражданину Крутых, я поджег специально, чтобы посмотреть, обо что я запнулся...

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

отсутствие на рабочем месте;
совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
невыполнение рабочего плана;
в налоговую службу;
от кассира;
в детский сад;
в университет;
классному руководителю в школе;
отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

проблем со здоровьем;
ухода за одним из членов семьи;
экстренного ремонта;
автомобильной аварии;
ненадлежащих погодных условий;
временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

когда чек отбит на неверную сумму;
осуществления возвратов на чековой ленте;
неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
дата составления акта;
нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
описание ситуации, совершенное сотрудником;
причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Пример объяснительной записки
Образец объяснительной записки кассира

Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

– наименование организации;
– указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
– наименование документа – «Объяснительная записка»;
– дата составления и № регистрации записки;
– заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
– текст пояснения;
– составитель, его подпись.

Пример объяснительной записки

Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.

Образец объяснительной записки в школу

Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.

Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.

Объяснительная записка

О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.

Объяснительная записка о невыполнении плана

Образец объяснительной записки в налоговую

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.

Объяснительная записка

Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.

Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.

Объяснительная записка об опоздании

подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Образец объяснительной записки о прогуле

Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.

объяснительной записки может потребоваться в определенных ситуациях. Умение правильно оформить объяснение будет не лишним каждому. Какие непременные атрибуты должны присутствовать в этой форме деловой переписки? К ак правильно писать объяснительную ? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы, основные правила составления объяснительной записки, а также примеры объяснительных на работу и в школу.

Как пишется объяснительная записка?

Объяснительная записка - это особая форма делового документа, применяемая в случаях, когда необходима всесторонняя оценка сложившейся ситуации, для чего и берутся объяснения с участников инцидента. Важно понимать, что объяснительная записка — это не то же самое, что докладная или заявление. Вы ничего не заявляете, не просите руководство рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, а просто отражаете случившееся.

Примерами случаев, когда от вас может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить опоздание, прогул, невыполнение задания или нарушение сроков его выполнения и т. п.

При этом далеко не все знают, как правильно пишется этот документ. Для решения вопроса можно:

задать поисковый запрос «как написать объяснительную образец» и попытаться выбрать среди результатов нужный вариант;
или просто воспользоваться нашими советами и примерами и узнать, как писать объяснительную по разным поводам.

И основным правилом будет то, что при составлении объяснительной применяются типовые правила деловой переписки:

деловой стиль изложения, отсутствие ненормативной, просторечной лексики;
краткость изложения, достоверность излагаемой информации;
документ пишется от первого лица, предложения выстраиваются логично, последовательно, в хронологическом порядке;
в конце обязательно проставляются личная подпись и дата написания.

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.

Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им.

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

С правилами разобрались, теперь расскажем конкретно, как писать объяснительную записку (образец) на работу. Допустим, вы порядком опоздали или даже вообще не вышли на работу. Как написать объяснительную записку начальнику в этом случае?

В правом верхнем углу укажите имя руководителя или иного должностного лица, которому вы подаете объяснение. Например: «Директору ООО «Ромашка» Булочкину Василию Леонидовичу».
Ниже, под адресатом, указываете свое имя и должность: «от старшего инженера Сидорова Петра Ивановича».
По центру указываете наименование документа: «Объяснительная».
В основной части вашей объяснительной записки идет изложение конкретных фактов, которые привели к ситуации, требующей разъяснений. Вот пример объяснительной: «09.01.2018 я не вышел на работу в связи с тем, что у меня дома прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную службу, я принимал меры к тому, чтобы остановить поток воды, а также минимизировать ущерб. По неизвестным мне причинам аварийная служба прибыла на объект только через 4 часа после звонка, то есть в 12:00. Ремонтная бригада перекрыла водоснабжение и приступила к ремонтным работам в 12:30. В связи с тем что порыв был сильным, общая продолжительность работ заняла 3,5 часа, то есть закончились они только в 16:00. Все это время я не мог покинуть квартиру ввиду того, что живу один, и обеспечить доступ работников в квартиру больше было не кому. Ремонтная бригада собрала оборудование и уехала только в 16:30. Ввиду того что рабочий день заканчивается в 17:00, я принял решение не выходить на работу в этот день. Позвонить и сообщить о случившемся я не мог, так как в связи с прошедшими снегопадами произошел порыв на линиях связи, и стационарный телефон не работал, а мобильного телефона я не имею. К объяснительной прилагаю справку, подтверждающую факт произошедшей аварии и проведения ремонтных работ».
В самом конце объяснительной записки об опоздании на работу проставляете дату подачи документа и свою личную подпись: «09.01.2018, Сидоров П. И.».

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника. В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства.

Теперь вы знаете, как писать объяснительную на работе, и приведенный выше пример объяснительной записки поможет вам при необходимости правильно составить этот документ.

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Объяснительная записка в школу мало чем отличается от той, которую мы привели выше. Отличие заключается только в адресате, которым может быть одно из следующих должностных лиц:

классный руководитель;
директор;
завуч.

Как правильно написать объяснительную в этом случае?

В «шапке» вы напишите, например: «Директору гимназии № 1 Баталову Сергею Сергеевичу». От кого: «от ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича» или «от гр. Ивановой Светланы Игоревны» - в случае, если объяснительная записка пишется кем-то из родителей ученика.

В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Вот образец объяснительной в школу: «Я, Иванова Светлана Игоревна, мама ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича, относительно пропуска им занятий 09.01.2018 года могу пояснить следующее. Когда сын начал собираться в школу, почувствовал себя плохо, о чем сообщил мне. Измерив ему температуру, я выяснила, что она повышена. В связи с этим мне пришлось обратиться в Скорую помощь. Приехавший врач оказал помощь, порекомендовав сыну покой. По этой причине я настояла на том, чтобы он пропустил занятия. В подтверждение своих слов прилагаю справку, выданную фельдшером Скорой помощи».

Как видите, никаких глобальных отличий между двумя видами объяснительных записок нет. Главное, не забывать, что перед тем как написать объяснительную, сначала нужно разобраться, на чье имя она пишется. При несерьезных нарушениях внутреннего школьного распорядка общение между родителями и школой обычно протекает через классного руководителя.