Которые должны стать приложением к основному документу (письму, договору и пр.). Это могут быть графики (таблицы, перечни, акты и др.), напечатанные на отдельных листах, скрепленные по несколько в один документ или брошюры. Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе.
На каждом из этих документов сделайте отметку о приложении. На первом листе документа напишите в верхнем правом углу «Приложение №» и поставьте порядковый номер. Сразу под ним напишите распорядительного документа «к договору об оказании » и его реквизиты (номер и дату подписания).
Отметку о приложении поместите и в основной документ. Это можно в тексте в соответствующем разделе распорядительного документа. К примеру, при перечислении принятых постановлений сделать ссылку каждого с указанием приложения , соответствующего рассматриваемому вопросу. Но в большинстве случаев для перечня отводится место в конце основного документа. В таком случае раздел «Приложение» размещают сразу под основным , но до подписей.
Непосредственно после указания раздела поместите перечень прилагаемых документов, оформив его в виде пронумерованного списка. В нем приведите наименование, число листов и экземпляров, не забывая о соблюдении нумерации. Количество листов в брошюрах не нужно указывать. Для документов, имеющих собственные приложения , необходимо сделать об этом отметку. При этом количество листов указать общее, то есть «всего».
Обратите внимание
Не забудьте, что приложения должны быть завизированы, ответственными за их составление лицами.
Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе.
Источники:
- как правильно оформить приложение
Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью.
Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:
- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно. Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию.
Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться. Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях. В случае противоречия между приложениями, будет применяться с более поздней датой подписания.
При оформлении приложения учтите следующие моменты.
ГОСТ 2.105-95
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Издание официальное
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
ГОСТ 2.105-95 МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ С Т А Н Д А Р Т
Единая система конструкторской документации
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ
Unified syslem for design documentation General requirements for lex/ual documents
Дата введения 1996-07-01
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства
ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи
ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы
ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. форматы
ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц
ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений
ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
Издание официальное
ГОСТ 2.105-95
ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин
ГОСТ 13.1 802-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации
ГОСТ 28388-89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).
3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).
Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.
3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
Машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
Рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;
С применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).
На магнитных носителях данных (ГОСТ 28388).
3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
Типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
Светокопированием;
Микрофильмированием;
На магнитных носителях данных.
3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки ГОСТ 2.105-95 (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.
3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3
мм .Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10-мм.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).
Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.
3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой. краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускается.
После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.
3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.
Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.
4 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ, В ОСНОВНОМ, СПЛОШНОЙ ТЕКСТ
4.1 Построение,документа
4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.
При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например:
ХХХХ.331П2.032ФО, ХХХХ.ЗЗП12.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02, и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер….
Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.
4.1.2. Разделы Должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (часть, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
4.1.3 Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
1.2.г Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
2.2.г Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
3.1.2 Нумерация пунктов первого подраздела третьего
4.1.4 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.
4.1.5 Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.
4.1.6 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
4.1.7 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис
или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых, ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.а) ____________
б) ____________
1) ______________
2) ______________
в) ____________
4.1.8 Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа
.4.1.9 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.
4.1.10 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
4.1.11 В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).
Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее, количество листов данного документа (части, книги).
4.1.12 В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.
4.1.13 Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом: 3 15
раздел страница
4.2 Изложение текста документов
4.2.1 Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.
В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное);
при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.
Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
4.2.2 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.
Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.
4.2.3 В тексте документа не допускается :
Применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
Применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
Сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблицей в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
4.2.4 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");
Применять знак "0" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак "0";
Применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), 2: (больше или равно), ^ (меньше или равно), -^ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);
Применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
4.2.5 Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготовляемое изделие (например, на планки, таблички к элементам управления и т.п.), их выделяют шрифтом (без кавычек), например ВКЛ., ОТКЛ.,. или кавычками - если надпись состоит из цифр и (или) знаков.
Наименования команд, режимов, сигналов и т.п. в тексте следует выделять кавычками, например, "Сигнал +27 включено".
4.2.6 Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.
Если в документе принята особая система сокращения слов или. наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.
4.2.7 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву Стд".
При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
4.2.8 В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.
4.2.9 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.
1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.
2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
4.2.10 Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например 1,50; 1,75; 2,00 м.
4.2.11 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.
1 От 1 до 5 мм.
2 От 10 до 1QD кг.
3 От плюс 10 до минус 40 "С.
4 От плюс 10 до плюс 40 "С.
Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.
4.2.12 Приводя наибольшие или наименьшие значения величин следует применять словосочетание "должно быть не более (не менее)".
Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований следует применять словосочетание "не должно быть более (менее)".
Например, массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.
4.2.13 Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым. Например, если градация толщины стальной горячекатаной ленты 0,25 мм, то весь ряд толщин ленты должен быть указан с таким же количеством десятичных знаков, например 1,50; 1,75; 2,00.
4.2.14 Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать. ¼ "; ½"; (но не )
При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (50А - 4С)/(40В+20).
4.2.15 В формулах в качестве символов следует применять, обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той- последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.
Пример - Плотность каждого образца р, кг/м
3 , вычисляют по формуле (1)где т - масса образца, кг;
V - объем образца, м 3 .
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
4.2.16 Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "х".
4.2.17 В документах, издаваемых нетипографским способом, формулы могут быть выполнены машинописным, машинным способами или чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.
4.2.18 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
Допускается нумерация формул & пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
4.2.19 Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.
4.2.20 Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.
Примечания не должны содержать требований.
4.2.21 Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Примечание - _______
Примечания
4.2.22 В текстовом документе допускаются ссылки на данный документ, стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.
Ссылаться следует на документ в целом или его разделы к приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.
При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой "ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ" …..
4.3. Оформление иллюстраций и приложений
4.3.1 Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации за исключением иллюстраций приложений, следует нуме-ровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок I".
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок 1.1.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают образом: Рисунок 1 - Детали прибора.
4.3.2 Если в тексте документа имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций, а для электро- и радио элементов - позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.
Исключение составляют электро- и радиоэлементы, являющиеся органами регулировки
или настройки, для которых (кроме номера позиции) дополнительно указывают в подрисуночном тексте назначение каждой регулировки и настройки, позиционное обозначение и надписи на соответствующей планке или панели.Допускается, при необходимости, номер, присвоенный составной части изделия на иллюстрации, сохранять в пределах документа.
Для схем расположения элементов конструкций и архитектурно-стро-ительных чертежей зданий (сооружении) указывают марки элементов.
Указанные данные наносят на иллюстрациях согласно ГОСТ 2.109.
4.3.3 На приводимых в документе электрических схемах около каждого элемента указывают его позиционное обозначение, установленное соответсгвующими стандартами, и при, необходимости, номинальное значение величины.
4.3.4 Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д.
Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
4.3.5 Приложения могут быть обязательными и информационными.
4.3.6 В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения "Библиография", которое располагают последним.
4.3.7 Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова "Приложение" и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
4.3.8 Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А".
4.3.9 Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А4х3, А4х4, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.
4.3.10 Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
4.3.11 Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.
4.4 Построение таблиц
4.4.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.
Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1.
Таблица ______ - _______________
номер название таблицы
|
Заголовки граф Подзаголовки граф Строки (гориэонтальные |
||||||
Боковик Колонки
(графа для
заголовка)
Рисунок 14.4.2 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
4.4.3 На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера.
4.4.4 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.
4.4.5 Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Горизонтальные -и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.
4.4.6 Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
4.4.7 Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы в соответствии с рисунком 2.
Таблица ….
В миллиметрах
|
Внутренний диаметр шайбы |
Толщина шайбы |
||||||
|
нормальной |
|||||||
Продолжение таблицы …
.В миллиметрах
|
Номинальный диаметр резьбы болта, винта, |
Внутренний диаметр шайбы |
Толщина шайбы |
|||||
|
нормальной |
|||||||
Рисунок 2
Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 3. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией или линией толщиной
Is.Таблица …
Рисунок 3
4.4.8 Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на
них , при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком 4.Таблица …...
Размеры в миллиметрах
|
Условный проход Dy |
Масса, кг, не более |
||||
Рисунок 4
При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 5. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. порядковые номера не проставляют.
Таблица …..
Рисунок 5
4.4.9 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части - над каждой ее частью в соответствии с рисунком 2.
Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например, "Размеры в миллиметрах", "Напряжение в вольтах", а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с рисунком 4.
Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например
D - диаметр, Н - высота, L - длина.Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания индексов в соответствии с рисунком 4.
4.4.10 Ограничительные слова "более", "не более", "менее", "не менее" и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая в соответствии с рисунками 4 и 5.
4.4.11 Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке, следует указывать после ее наименования в соответствии с рисунком 5. Допускается при необходимости выносить в отдельную строку (графу) обозначение единицы физической величины
4.4.12 Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы в соответствии с рисунком 6. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз в соответствии с рисунками 4 и 6.
Таблица …..
Рисунок 6
Если числовые значения величин в графах таблицы выражены в разных единицах физической величины, их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы.
Обозначения, приведенные в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.
4.4.13 Обозначения единиц плоского угла следует указывать не в заголовках граф, а в каждой строке таблицы как при наличии горизонтальных линий, разделяющих строки в соответствии с рисунком 7, так и при отсутствии горизонтальных линий в соответствии с рисунком 8.
Таблица …. Таблица ….
|
3њ 5¢ 30ќ |
6њ 30¢ |
3њ 5¢ 30ќ |
6њ 30¢ |
|
|
4њ 23¢ 50ќ |
8њ 26¢ |
4њ 23¢ 50ќ |
8њ 26¢ |
|
|
5њ 30¢ 20ќ |
10њ 30¢ |
5њ 30¢ 20ќ |
10њ 30¢ |
Рисунок 7 Рисунок 8
4.4.14 Предельные отклонения, относящиеся ко всем числовым значениям величин, помещенным в одной графе, указывают в головке таблицы под наименованием или обозначением показателя в соответствии с рисунком 9.
Таблица...
|
Диаметр резьбы d |
Условный диаметр шплинта d 1 |
||||
Рисунок 9
4.4.15 Предельные отклонения, относящиеся к нескольким числовым значениям величин или к определенному числовому значению величины, указывают в отдельной графе
….4.4.17 Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.
4.4.19 При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, их следует записывать: "От... до... включ.", "Св. ... до... включ." ….
В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире …..
Интервалы чисел в тексте записывают со словами "от" и "до" (имея в виду "От... до... включительно"), если после чисел указана единица физической величины или числа, представляют безразмерные коэффициенты, или через дефис, если числа представляют порядковые номера.
1 ... толщина слоя должна быть от 0,5 до 20 мм.
2 7 - 12, рисунок 1 - 14
4.4.20 В таблицах при необходимости применяют ступенчатые полужирные линии,для выделения диапазона, отнесенного к определенному значению, объединения позиции в группы и указания предпочтительных числовых значении показателей, которые обычно расположены внутри ступенчатой линии, или для указания, к каким значениям граф и строк относятся определенные отклонения, ….
4.4.22 Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
4.4.23 При необходимости указания в таблице предпочтительности применения определенных числовых значений величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается применять условные отметки с пояснением их в тексте документа.
Для выделения предпочтительной номенклатуры или ограничения применяемых числовых величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается заключать в скобки те значения, которые не рекомендуются к применению или имеют ограничительное применение, указывая в примечании значение скобок …..
О важности написания дипломной работы на хорошем научном уровне мы говорили в наших статьях неоднократно.
Приложения – это неотъемлемая часть дипломной работы, хотя, конечно, и не всегда обязательная. Есть отдельные научные дисциплины и темы дипломных работ, когда приложения не требуются либо просто нет материалов, которые можно было бы туда вынести (например, по многим юридическим дисциплинам и темам). В то же время значительно больше ситуаций, когда оформление приложений к дипломной работе является обязательным, и практически все методические рекомендации вузов по написанию дипломных (выпускных квалификационных) работ содержат указания на то, как это сделать. Не будем повторять то, что уже написано в методических рекомендациях Ваших вузов, тем более что эти рекомендации относятся к конкретным научным дисциплинам и, как правило, пишутся каждой кафедрой в соответствии со спецификой предмета ее научной деятельности. Ограничимся лишь некоторыми советами общего характера, которые, надеюсь, помогут Вам правильно сформировать материалы для приложений и оформить сами приложения к дипломной работе.
По общему правилу, в приложения помещаются те материалы дипломной работы, которые важны для понимания ее содержания и всех действий автора, но которые являются объемными для текста и того формата, в котором он излагается. Обычно это:
Все эти материалы разъясняют, детализируют отдельные положения Вашей дипломной работы, позволяют понять, как именно Вы формулировали отдельные выводы, на какие материалы опирались, каков был алгоритм Ваших действий и т.д. В этом смысле, конечно, приложения являются неотъемлемой и очень важной частью дипломной работы. Они входят в научный инструментарий, который был использован Вами и который свидетельствует о том, насколько Вы как специалист этим инструментарием в рамках своей профессии владеете. Безусловно, это обстоятельство будет значимым для членов аттестационной комиссии и повлияет на результаты оценки ими Вашей дипломной работы.
Между тем, среди студентов довольно распространено мнение о том, что чем больше приложений к дипломной работе, тем лучше, хотя эта сентенция верна далеко не всегда. Наличие, предположим, более 12-15 приложений к дипломной работе явно осложняет ее структуру, рассеивает внимание тех, кто ее будет читать (научный руководитель, рецензент, члены аттестационной комиссии). Кроме того, в таком количестве приложений нередко присутствует «мусор», то есть материалы случайного характера, которые не вполне соответствуют содержанию дипломной работы. Поэтому к формированию материалов для приложений следует отнестись ответственно, тем более что глаз опытного преподавателя, специалиста, что называется «на вскидку», способен определить «качество» каждого приложения.
Итак, вот некоторые общие советы, которые помогут Вам, уважаемые дипломники, правильно сформировать приложения к дипломным работам, независимо от их темы:
- Каждое приложение должно находиться в неразрывной связи с текстом дипломной работы. Для этого в тексте работы обязательной является ссылка на соответствующее приложение.
Например: «Схема организационной структуры ООО «Горизонт» представлена в Приложении 3». Соответственно, Приложение 3 должно иметь заголовок: «Организационная структура ООО «Горизонт»». Поскольку схемы организационных структур обычно объемны, их, конечно, лучше выносить в приложения, оформляя их в том числе в альбомном формате. Это и более наглядно, и позволит детализировать все структурные подразделения организации.
Другой пример: «Полномочия специалистов отдела маркетинга закреплены в Положении об отделе маркетинга компании «Велес» (см. Приложение 5). Такой объемный внутренний документ, как положение о структурном подразделении организации, обязательно нужно выносить в приложения. Изложить его в тексте дипломной работы невозможно, а наличие такого положения в приложениях позволит автору не делать лишних описаний в самой работе, ведь из приложения предельно ясно, какой специалист какие полномочия выполняет. - Все приложения должны быть оформлены единообразно, то есть само слово «приложение» должно быть написано во всех приложениях одинаково – так, как указано в методических рекомендациях Вашего вуза (Приложение 1; приложение 1; Приложение № 1; приложение № 1; ПРИЛОЖЕНИЕ 1; ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 и т.д.). В едином стиле должны быть оформлены и заголовки приложений (Организационная структура ООО…; ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ООО; Организационная структура ООО… и т.д.). Варианты существуют разные, но если Вы выбрали один из них, то должны следовать именно ему в рамках всех приложений, которые имеются в Вашей дипломной работе. Но во всех случаях слово «приложение» пишется в правом углу верхнем листа без точки.
- Если приложение состоит из нескольких листов, не забудьте правильно оформить его, а именно:
- если приложение состоит из двух листов, то на втором листе необходимо написать: Окончание приложения 1; Окончание Приложения № 1 и т.д. (в зависимости от выбранной модели оформления приложений);
- если приложение состоит более чем из двух листов, то на втором и последующих листах нужно написать «Продолжение приложения…» (с учетом сказанного выше), и только на последнем листе данного приложения вы пишете «Окончание приложения…» (опять же с учетом вышесказанного).
В оглавлении к дипломной работе (вариант: в содержании, плане) обязательно должно иметься указание на наличие приложений. Оно размещается после указания на список литературы (варианты: библиографический список, список источников и т.д.).
Обычно приложения не нумеруются в рамках текста дипломной работы, то есть имеют свою собственную нумерацию. Однако могут быть и варианты, когда методические указания вуза требуют, чтобы приложения нумеровались в рамках всей работы, то есть после списка литературы продолжается сплошная нумерация приложений. Соответственно, листы приложений могут быть пронумерованы (65, 77, 102 и т.д.). Но при этом сами слова «приложения № 1» и т.д. все равно сохраняются, то есть имеет место двойная нумерация – и листов, на которых размещены приложения, и собственно приложений. Так что обращайте на это внимание. - Приложения чаще всего прилагаются к дипломной работе единым массивом, обычно – в отдельной папке. Но возможны варианты, когда приложения переплетаются с текстом дипломной работы. Тем не менее, как правило, всегда перед приложениями размещается чистый лист бумаги, на котором посередине либо как-то иначе написано: «Приложения».
- Не стремитесь сформировать как можно больше приложений к своей дипломной работе. Главное здесь – не количество, а то, насколько приложения «помогают» раскрыть отдельные положения, высказанные Вами в тексте работы, позволяют понять алгоритм Ваших действий и т.д.
Всегда помните о том, что грамотно сформированный массив приложений к дипломной работе отражает уровень владения Вами научным инструментарием, умение выделять в большом литературном и практическом материале основное и второстепенное, работать с этим материалом. Поверьте, что это по достоинству оценят члены аттестационной комиссии.
Приложения к документам
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Оформление приложений
Статьи по теме
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Оформление приложений к документам по всем правилам
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
- сопроводительное письмо и приложение к нему;
- основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
- Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
www.sekretariat.ru
Как оформить приложение к документу
Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.
Оформление приложения к сопроводительному письму
Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.
«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».
Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.
Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.
Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. То же на флэш-карте в 1 экз.
Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс - исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.
Оформление приложений к другим документам
Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.
Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.
Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:
Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).
или в приказе по основной деятельности:
2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).
или в договоре подряда:
3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.
Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.
Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.
Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:
«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
thebestsecretary.ru
Как оформить приложения в курсовой работе по ГОСТ: несколько важных правил
Куда макулатуру сдавать?
Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе. Решите вы заказать курсовую или же выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.
Оформление приложения в курсовой работе
Правила оформления курсовой и дипломной работы во многом совпадают. Например, придется следовать все тем же рекомендациям ГОСТ.
Правила оформления нескольких приложений
Если планируется несколько приложений (графики, рисунки, таблицы, графические изображения), то располагаться каждый из них должен на отдельном листке.
Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.
Правила оформления заголовков
Каждый новый лист с приложением должен иметь свой заголовок. Вверху в центре страницы пишется слово «Приложение», а затем следует его нумерация (согласно порядку использования в тексте).
Правила оформления нумерации приложения
Нумерация приложений идет не арабскими цифрами, а заглавными буквами русского алфавита (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). В названии приложений можно пользоваться и латинским алфавитом.
В этом случае не допускаются к использованию буквы I. В качестве нумерации можно использовать любые буквы русского алфавита, кроме: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.
Если приложений настолько много, что были использованы уже все буквы алфавита (русского или латинского), нумерацию можно продолжить при помощи арабских цифр.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы
Правила оформления одного и нескольких листов приложения
Если приложение включает в себя всего 1 документ (лист), оно обозначается следующим образом: Приложение А.
Если в одном приложении предполагается разделить информацию на блоки, то составные части документа можно разделить. Разделение происходит путем добавления к названию индекса № (например, Приложение А №1 и т.д.).
В случае, если приложений в курсовой работе несколько, у каждой страницы должна быть своя нумерация (сквозная).
Всегда обращайте внимание на методические указания. В них будут указаны особенности оформления приложений конкретно вашего вуза. Например, некоторые высшие учебные заведения рекомендуют оформлять приложения следующим образом: Приложение 1, Приложение 2…Приложение 7.
Правила оформления ссылок на приложения в курсовой
При написании основного текста в конце фразы, которую будет пояснять приложение, необходимо делать знак о том, где искать пояснение к вышесказанному. Например:
Образец 1
Образец 2
Теперь вы знаете, как оформить приложение в курсовой работе. В общем, если не хотите разбираться в море информации, обратитесь к профессионалам. А если нет, то просто следуйте вышеприведенным правилам, и будет вам счастье.
- Материал (5 класс) на тему: Расписка об ответственности родителей Предварительный просмотр: МБОУ Александровская ООШ Уведомление родителей (законных представителей) об ответственности за […]
- к какой категории тяжести преступления относится грабеж и разбой. тяжкие или особо тяжкие и какой по ним срок давности Грабеж - ст. 161 УК РФ: ч. 1 - средней тяжести - срок давности 6 лет […]
- Протокол родительского собрания по правилам дорожного движения с участием работника ГИБДД Светлана Шигапова Протокол родительского собрания по правилам дорожного движения с участием […]
- Оформление приложения в дипломе по ГОСТу Для большинства научных дисциплин приложения являются важной составляющей научно-исследовательских работ, особенно дипломных работ и проектов. Они […]
- Эволюция судебной системы в СССР накануне и во время войны. Статьи по предмету Правоохранительные органы Российской Федерации ЭВОЛЮЦИЯ СУДЕБНОЙ СИСТЕМЫ В СССР НАКАНУНЕ И ВО ВРЕМЯ […]
- Увольнение по сокращению работников предпенсионного возраста Вопрос: Правомерно ли сокращение сотрудника, которому осталось год до пенсии? Если да, то какая должна быть компенсация при […]
Программы для ЭВМ оформляются в соответствии с требованиями Единой системы программной документации (ЕСПД) . ЕСПД - набор ГОСТов, устанавливающих правила оформления, содержание, структуру программных документов.
Данный how-to содержит выдержки из ЕСПД. Полные сведения можно получить непосредственно из ГОСТов.
Краткий алгоритм оформления программы
Кратко алгоритм оформления программы и виды программных документов изображены на рисунке. Более подробно процесс оформления описан далее.
Оформление программного документа
Программный документ - документ, содержащий сведения, необходимые для разработки, изготовления, сопровождения и эксплуатации программ.
Каждый отдельный программный документ оформляется по (общим для всех докуметнов ЕСПД) требованиям ГОСТ 19.101-77 , ГОСТ 19.103-77 , ГОСТ 19.104-78 , ГОСТ 19.105-78 , ГОСТ 19.106-78 , ГОСТ 19.604-78 (более подробное описание данных ГОСТов следует ниже) и ГОСТа для конкретного программного документа.
Общие требования к программным документам. ГОСТ 19.105 - 78
Требования к программным документам, выполненным печатным способом. ГОСТ 19.106 - 78
ГОСТ 19.106-78 устанавливает правила выполнения программных документов для печатного способа выполнения.
Важно отметить, что данный ГОСТ не распространяется на программный документ "Текст программы".
Материалы программного документа должны располагаться в следующей последовательности :
- Титульная часть:
- лист утверждения (не входит в общее количество листов документа);
- титульный лист (первый лист документа);
- Информационная часть:
- аннотация;
- лист содержания;
- Основная часть:
- текст документа (с рисунками, таблицами и т.п.);
- приложения;
- перечень терминов, перечень сокращений, перечень рисунков, перечень таблиц, предметный указатель, перечень ссылочных документов;
- часть регистрации изменений:
- лист регистрации изменений.
В аннотации указывают издание программы, кратко излагают назначение и содержание документа. Если документ состоит из нескольких частей, в аннотации указывают общее количество частей. Содержание документа размещают на отдельной (пронумерованной) странице (страницах) после аннотации, снабжают заголовком «СОДЕРЖАНИЕ», не нумеруют как раздел и включают в общее количество страниц документа.
Форматирование текста:
- Программный документ выполняют на одной стороне листа, через два интервала; допускается через один или полтора интервала.
- Аннотацию размещают на отдельной (пронумерованной) странице с заголовком «АННОТАЦИЯ» и не нумеруют как раздел.
- Заголовки разделов пишут прописными буквами и размещают симметрично относительно правой и левой границ текста.
- Заголовки подразделов записывают с абзаца строчными буквами (кроме первой прописной).
- Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовка не ставят.
- Расстояние между заголовком и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть равно:
- при выполнении документа машинописным способом - двум интервалам.
- Для разделов и подразделов, текст которых записывают на одной странице с текстом предыдущего раздела, расстояние между последней строкой текста и последующим заголовком должно быть равно:
- при выполнении документа машинописным способом - трём машинописным интервалам.
- Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами с точкой.
- В пределах раздела должна быть сквозная нумерация по всем подразделам, пунктам и подпунктам, входящим в данный раздел.
- Нумерация подразделов включает номер раздела и порядковый номер подраздела, входящего в данный раздел, разделённые точкой (2.1; 3.1 и т. д.).
- При наличии разделов и подразделов к номеру подраздела после точки добавляют порядковый номер пункта и подпункта (3.1.1, 3.1.1.1 и т.д.).
- Текст документа должен быть кратким, четким, исключающим возможность неверного толкования.
- Термины и определения должны быть едиными и соответствовать установленным стандартам, а при их отсутствии - общепринятым в научно-технической литературе, и приводиться в перечне терминов.
- Необходимые пояснения к тексту документа могут оформляться сносками.
- Сноска обозначается цифрой со скобкой, вынесенными на уровень линии верхнего обреза шрифта, например: «печатающее устройство2)...» или «бумага5)».
- Если сноска относится к отдельному слову, знак сноски помещается непосредственно у этого слова, если же к предложению целом, то в конце предложения. Текст сноски располагают в конце страницы и отделяют от основного текста линией длиной 3 см, проведённой в левой части страницы.
- Иллюстрации, если их в данном документе более одной, нумеруют арабскими цифрами в пределах всего документа.
- Формулы в документе, если их более одной, нумеруются арабскими цифрами, номер ставят с правой стороны страницы, в скобках на уровне формулы.
- Значение символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, должны быть приведены непосредственно под формулой. Значение каждого символа печатают с новой строки в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка расшифровки должна начинаться со слова «где», без двоеточия после него.
- В программных документах допускаются ссылки на стандарты (кроме стандартов предприятий), технические условия и другие документы (например, документы органов Государственного надзора, правила и нормы Госстроя СССР). При ссылках на стандарты и технические условия указывают их обозначение.
- Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы (с указанием обозначения и наименования документа, номера и наименования раздела или приложения). При повторных ссылках на раздел или приложение указывают только номер.
- В примечаниях к тексту и таблицам указывают только справочные и пояснительные данные.
- Одно примечание не нумеруется. После слова «Примечание» ставят точку.
- Несколько примечаний следует нумеровать по порядку арабскими цифрами с точкой. После слова «Примечание» ставят двоеточие.
- Сокращения слов в тексте и надписях под иллюстрациями не допускаются.
- Иллюстрированный материал, таблицы или текст вспомогательного характера допускается оформлять в виде приложений.
- Каждое приложение должно начинаться с новой страницы с указанием в правом верхнем углу слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и иметь тематический заголовок, который записывают симметрично тексту прописными буквами.
В ГОСТе присутствует образец листа, где указаны поля, места для нумерации страниц и шифра.
Требования ГОСТов к оформлению научных работ
Общие требования к оформлению работы (реферата, курсовой, диплома).
Как оформлять заголовки
Как оформлять содержание
Как оформлять рисунки
Как оформлять таблицы
Как оформлять примечания
Как оформлять формулы, уравнения, перечисления
Как оформлять приложения
Как оформлять список литературы
Структура списка литературы
Общие требования к описанию источников в списке литературы
Как оформлять название источника
Как оформлять сведения об ответственности (ФИО автора или редактора)
Как оформлять область издания
Как оформлять область выходных данных
Как оформлять область физической характеристики
Как оформлять область серии
Как оформлять область примечания
Особенности оформления многотомных изданий
Особенности оформления периодических изданий
Как оформлять отдельный документ, входящий составной частью в другое издание
Как оформлять электронные ресурсы (интернет-источники)
Примеры библиографических описаний
Особенности ссылок на электронные ресурсы.
Общие требования к оформлению работы.
ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».
По ГОСТ 7.32-2001 текст печатается на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала. Цвет шрифта – черный. Размер шрифта (кегль) – не менее 12. Обычная практика – кегль 14. ГОСТ не определяет тип шрифта, но обычно – Times New Roman.
Размеры полей: правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – не менее 30 мм.
Страницы работы нумеруются арабскими цифрами (нумерация сквозная по всему тексту). Номер страницы ставится в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включается в общую нумерацию, номер на нем не ставится.
ГОСТом определяется: фамилии, названия организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные должны приводиться на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия организаций в переводе на русский язык с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.
Как оформлять заголовки?
По ГОСТ 7.32-2001 главы основной части работы не являются структурными элементами – таким элементом (наряду с рефератом (т.е. аннотацией), содержанием, введением, заключением, списком использованных источников, приложением и др.) является только вся основная часть в целом. По ГОСТ 7.32-2001 заголовки структурных элементов работы располагают в середине строки без точки в конце и печатают заглавными буквами без подчеркивания. Каждый структурный элемент следует начинать с новой страницы.
Главы обычно нумеруют, хотя, если их рассматривать в качестве структурных элементов работы, то указаний стандартов на этот счет никаких нет. То есть можно и не нумеровать.
Главы могут делиться на параграфы, которые в свою очередь могут делиться на пункты и подпункты (и более мелкие разделы).
Номер параграфа состоит из номеров главы и параграфа в главе, разделенных точкой. В конце номера точка не ставится. Аналогичным образом нумеруются и пункты в параграфе (например: 2.4.2 Анализ результатов). В принципе, допускается наличие в главе всего одного параграфа, а в параграфе – одного пункта. В этом случае параграф и пункт все равно нумеруются. Заголовки параграфов, пунктов и подпунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются.
Размер абзацного отступа, как и расстояния между заголовками, ГОСТ 7.32-2001 никак не регулирует, но можно ориентироваться на ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам», по которому абзацный отступ равен пяти ударам пишущей машинки (или 15-17 мм).
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3 или 4 интервалам (15 мм). Если реферат, курсовая или диплом напечатаны интервалом 1,5, то это значит, что расстояние между заголовком и текстом равно одной пустой строке. Расстояние между заголовками главы и параграфа – 2 интервала (8 мм).
ГОСТ 2.105-95 ориентирован на сопроводительные документы технического характера, но более подходящего стандарта пока нет.
Как оформлять содержание?
По ГОСТ 7.32-2001 заголовок СОДЕРЖАНИЕ пишется заглавными буквами посередине строки.
По ГОСТ 2.105-95 наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы. ГОСТ 7.32-2001 этот вопрос никак не регламентирует и поскольку он имеет предпочтение перед ГОСТ 2.105-95, то в принципе, все остается на усмотрение автора.
Как оформлять рисунки?
По ГОСТ 7.32-2001 на все рисунки в тексте должны быть даны ссылки. Рисунки должны располагаться непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Рисунки нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная, но допускается нумеровать и в пределах раздела (главы). В последнем случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой (например: Рисунок 1.1). Подпись к рисунку располагается под ним посередине строки. Слово «Рисунок» пишется полностью. По ГОСТу можно ограничиться только номером (т.е. оставить, например, подпись: Рисунок 2), но вузы практически всегда требуют еще и название. В этом случае подпись должна выглядеть так: Рисунок 2 – Структура фирмы
Точка в конце названия не ставится.
Если в работе есть приложения, то рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Рисунок А.3).
Как оформлять таблицы?
По ГОСТ 7.32-2001 на все таблицы в тексте должны быть ссылки. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Все таблицы нумеруются (нумерация сквозная, либо в пределах раздела – в последнем случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера внутри раздела, разделенных точкой (например: Таблица 1.2). Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Таблица В.2). Слово «Таблица» пишется полностью. Наличие у таблицы собственного названия по ГОСТу не обязательно, но вузы требуют его всегда. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например: Таблица 3 – Доходы фирмы). Точка в конце названия не ставится.
При переносе таблицы на следующую страницу название помещают только над первой частью, при этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Над другими частями также слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1).
Таблицу с большим количеством столбцов допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и столбцы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае – боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами столбцы и(или) строки первой части таблицы.
Заголовки столбцов и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.
Заголовки столбцов, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Но головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Как оформлять примечания
По ГОСТ 7.32-2001 примечания размещают сразу после текста, рисунка или в таблице, к которым они относятся. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и идет текст примечания. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без точки.
Примечание – _____
Примечания
1 ________________
2 ________________
3 ________________
Примечания можно оформить в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками «*». Применять более трех звездочек на странице не допускается. Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.
Как оформлять формулы и уравнения
По ГОСТ 7.32-2001 формулы и уравнения следует выделять из текста в отдельную строку. Над и под каждой формулой или уравнением нужно оставить по пустой строке. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), или других математических знаков, причем этот знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «х».
Если нужны пояснения к символам и коэффициентам, то они приводятся сразу под формулой в той же последовательности, в которой они идут в формуле.
Все формулы нумеруются. Обычно нумерация сквозная. Номер проставляется арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке.
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера внутри раздела, разделенных точкой, например: (1.4).
Формулы в приложениях имеют отдельную нумерацию в пределах каждого приложения с добавлением впереди обозначения приложения, например: (В.2).
Допускается выполнение формул и уравнений рукописным способом черными чернилами.
Как оформлять перечисления
По ГОСТ 7.32-2001 перед каждым перечислением следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте на одно из перечислений, строчную букву (за исключением ё, з, й, о, ч, ь, ы, ъ).
Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.
Как оформлять приложения
По ГОСТ 7.32-2001 в тексте работы на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.
Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность (например: ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А».
Текст каждого приложения может быть разделен на разделы, подразделы и т.д., которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная.
Как оформлять список литературы
По ГОСТ 7.32-2001 список литературы должен называться «Список использованных источников». По ГОСТ 7.32-2001 сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте и нумеровать арабскими цифрами без точки и печатать с абзацного отступа. Однако в таком контексте указанный список подразумевает не собственно список литературы, а список ссылок. Список же ссылок регламентируется специальным ГОСТом – ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления», который особо разграничивает список ссылок и список литературы. При этом ГОСТ Р 7.0.5-2008 не дает указаний по оформлению списка литературы. Таким образом, на сегодняшний день, вопрос об оформлении списка литературы (или списка использованных источников) остается открытым, т.е. на усмотрение вуза или автора работы.
Структура списка литературы
Государственного стандарта по оформлению списка литературы нет, но существует общепринятая практика. Например, принято источники в списке литературы располагать в алфавитном порядке (относительно заголовка соответствующей источнику библиографической записи). При этом независимо от алфавитного порядка впереди обычно идут нормативные акты. Исходя из этого можно считать устоявшимся правилом следующий порядок расположения источников:
печатная периодика;
источники на электронных носителях локального доступа;
источники на электронных носителях удаленного доступа (т.е. интернет-источники).
нормативные акты;
В каждом разделе сначала идут источники на русском языке, а потом – на иностранных языках (так же в алфавитном порядке).
Нормативные акты располагаются в следующем порядке:
федеральные законы;
указы Президента России;
постановления Правительства России;
приказы, письма и пр. указания отдельных федеральных министерств и ведомств;
законы субъектов России;
распоряжения губернаторов;
распоряжения областных (республиканских) правительств;
судебная практика (т.е. постановления Верховного и прочих судов России);
законодательные акты, утратившие силу.
международные акты, ратифицированные Россией, причем сначала идут документы ООН;
Конституция России;
Федеральные законы следует записывать в формате:
Федеральный закон от [дата] № [номер] «[название]» // [официальный источник публикации, год, номер, статья]
Законы располагаются не по алфавиту, а по дате принятия (подписания Президентом России) – впереди более старые.
Если при написании работы использовался законодательный сборник или издание отдельного закона, в список литературы все равно следует записать закон (приказ и т.п.) с указанием официального источника публикации. Для федеральных актов такими источниками являются: «Собрание законодательства Российской Федерации», «Российская газета», «Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации» и др.
Общие требования к описанию источников в списке литературы.
ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Данный стандарт распространяется на описание документов в каталожных карточках, которое составляется библиотеками и другими библиографирующими учреждениями. ГОСТа для других случаев не существует.
По ГОСТ 7.1-2003 описание документа содержит ряд областей:
область заглавия и сведений об ответственности (название и ФИО автора или редактора);
область издания (особенности данного издания по отношению к предыдущему изданию того же произведения);
область специфических сведений;
область выходных данных (место издания, издательство, дата издания);
область физической характеристики (объем материала, размеры и пр.);
область серии (заглавие серии, ФИО редактора серии, международный стандартный номер серии ISSN и др.);
область примечания;
область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности.
В большинстве студенческих работ не все эти области востребованы. Как правило, достаточны области 1, 2, 4 и частично 5.
Области описания отделяются друг от друга точкой и тире (точка, пробел, тире, пробел). В конце библиографического описания ставится точка.
Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в описываемом источнике информации. Недостающие уточняющие сведения, а также полностью отсутствующие необходимые данные формулируют на основе анализа документа. При этом сведения, сформулированные на основе анализа документа, а также заимствованные из источников вне документа, во всех областях библиографического описания, кроме области примечания, приводят в квадратных скобках.
При составлении библиографического описания можно применять сокращение слов и словосочетаний, пропуск части элемента и другие приемы сокращения. Главным условием сокращения слов является однозначность их понимания и обеспечение расшифровки. Сокращения применяют во всех областях библиографического описания. Однако не допускается сокращать любые заглавия в любой области (за исключением случаев, когда сокращение имеется в самом описываемом источнике информации). В отдельных случаях, например, при записи очень длинного заглавия, допускается применять такой способ сокращения, как пропуск отдельных слов и фраз, если это не приводит к искажению смысла.
Прописные буквы применяют в соответствии с современными правилами грамматики того языка, на котором составлено библиографическое описание, независимо от того, какие буквы употреблены в источнике информации. С прописных букв начинают первое слово каждой области, а также первое слово следующих элементов: общего обозначения материала и любых заглавий во всех областях описания. Все остальные элементы записывают со строчной буквы. При этом сохраняют прописные и строчные буквы в официальных наименованиях современных организаций и других именах собственных.
Оформление заголовка библиографической записи регламентируется ГОСТ 7.80-2000. «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления».
Если у документа есть конкретные авторы, то впереди описания приводят имя автора. При наличии двух и трех авторов, как правило, указывают только имя первого. Если авторов четыре и более, то описание документа начинается с названия, а авторы идут после него через косую черту.
Фамилия приводится в начале заголовка и, как правило, отделяется от имени (имен), имени и отчества, инициалов запятой. После приведенного ФИО ставится точка.
Ковалева, Анна Николаевна.
Рубенс, Питер Пауль.
Семенов, А. И.
При наличии в документе фамилии, объединяющей двух или трех лиц, в заголовке приводится фамилия только одного лица, как правило, первого или согласно алфавиту. Например, если в документе стоит «Братья Вайнеры», то в описании нужно указать только «Вайнер, Аркадий Александрович.».
Дюма, Александр (сын).
Екатерина II (имп.).
Как оформлять название источника
По ГОСТ 7.1-2003 основное заглавие может содержать альтернативное заглавие, соединенное с ним союзом «или» и записываемое с прописной буквы. Перед союзом «или» ставят запятую (например: Наука радости, или Как не попасть на прием к психотерапевту).
После основного заглавия приводят общее обозначение материала с прописной буквы в квадратных скобках.
Декабристы в Сибири [Текст]
Книга иконных образцов [Изоматериал]
Государства Европы [Карты]
Библейские сюжеты [Электронный ресурс]
Если произведение размещено на нескольких носителях, относящихся к разным категориям материалов, приводят общее обозначение материала, принятого за основной объект описания. Если невозможно выбрать основной объект среди нескольких равных объектов на разных носителях, указывают обозначение [Мультимедиа] или [Комплект].
Далее приводят сведения, относящиеся к заглавию, т.е. содержащие информацию, раскрывающую и поясняющую основное заглавие, в том числе другое заглавие (подзаголовок), сведения о виде, жанре, назначении произведения, указание о том, что документ является переводом с другого языка, и т.п. Сведениям, относящимся к заглавию, предшествует двоеточие (пробел, двоеточие, пробел).
Информатика [Электронный ресурс] : Интернет-учебник
Музыка Вены [Ноты] : пьесы для юных пианистов
Каждым последующим разнородным сведениям о заглавии также предшествует двоеточие (пробел, двоеточие, пробел).
Италия [Текст] : Рим – Милан – Венеция – Флоренция: путеводитель
При описании некоторых видов документов сведения, содержащие обозначение документа, являются обязательными. Если эти сведения не были приведены в заголовке записи, их следует добавить.
Международная стандартная нумерация книг [Текст] : ГОСТ 7.53-2001
Как оформлять сведения об ответственности
По ГОСТ 7.1-2003 сведения об ответственности содержат информацию о лицах и организациях, участвовавших в создании интеллектуального, художественного или иного содержания произведения, являющегося объектом описания. Они могут состоять из имен лиц и (или) наименований организаций вместе со словами, уточняющими категорию их участия в создании произведения, являющегося объектом описания. Сведения об ответственности записывают в той форме, в какой они указаны в источнике информации.
Первым сведениям об ответственности предшествует косая черта (пробел, косая черта, пробел); последующие группы сведений отделяют друг от друга точкой с запятой (пробел, точкой с запятой, пробел). Однородные сведения внутри группы отделяют запятыми (запятая, пробел). Порядок приведения сведений определяется их полиграфическим оформлением или последовательностью в источнике информации, независимо от степени ответственности.
/ Стюарт Аткинсон; под ред. Ш. Эванс; пер. с англ. И. И. Викторовой
По ГОСТ 7.1-2003 при наличии информации о четырех и более лицах и (или) организациях количество приводимых сведений об ответственности определяет библиографирующее учреждение. В случае реферата, курсовой или диплома, очевидно, такое решение принимает автор. Однако на практике более трех позиций приводить не принято.
В описании могут быть приведены сведения обо всех лицах и (или) организациях, указанных в источнике информации. При необходимости сократить их количество ограничиваются указанием первого из каждой группы с добавлением в квадратных скобках сокращения «и другие» [и др.]. При этом предполагается, что этих «и др.» более трех.
/ авт. карты и указ. В. К. Бронникова [и др.] ; отв. ред. А. А. Лютый [и др.]
/ Ин-т яз. и лит. Акад. наук Монголии, Ин-т языкознания Рос. акад. наук; Е. Баярсайхан [и др.] (с монг. стороны), А. А. Дарбеева [и др.] (с рос. стороны) ; под общ. ред. А. Лувсандэндэва, Ц. Цэдэндамба
Как оформлять область издания
По ГОСТ 7.1-2003 область содержит информацию об изменениях и особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию того же произведения.
Сведения об издании приводят в формулировках и в последовательности, имеющихся в источнике информации. Они обычно содержат слово «издание», заменяющие его слова «версия», «вариант», «выпуск», «редакция», «репринт» и т.п.
Порядковый номер, указанный в цифровой либо словесной форме, записывают арабскими цифрами, с добавлением окончания согласно правилам грамматики.
. – 10-е изд.
. – Изд. 7-е
. – 2-я ред.
Сведения об ответственности записывают в области издания, если они относятся только к конкретному измененному изданию. Их записывают после сведений об издании, и им предшествует косая черта (пробел, косая черта, пробел, например:
. – Изд. 2-е / перераб. с 1-го изд. П. Агафошин
Как оформлять область выходных данных
По ГОСТ 7.1-2003 область содержит сведения о месте и времени публикации, распространения и изготовления объекта описания, а также сведения об его издателе, распространителе, изготовителе.
Название места издания, распространения приводят в форме и падеже, указанных в предписанном источнике информации.
. – Саратов
. – В Можайске
Если указано несколько мест издания, приводят выделенное полиграфическим способом или указанное первым. Опущенные сведения отмечают сокращением [и др.] или его эквивалентом на латинском языке, приводимым в квадратных скобках.
. – СПб. [и др.]
. – London
Могут быть приведены названия второго и последующих мест издания, отделяемые друг от друга точкой с запятой (пробел, точка с запятой, пробел).
При отсутствии сведений о месте издания может быть приведено в квадратных скобках сокращение [Б. м.] – «без места», либо его эквивалент на латинском языке .
Издательство или распространителя приводят после сведений о месте издания, к которому оно относится, и отделяют двоеточием (пробел, двоеточие, пробел). Сведения приводят в том виде, как они указаны в источнике информации, сохраняя слова или фразы, указывающие функции (кроме издательской), выполняемые лицом или организацией. Сведения о форме собственности издателя или распространителя (АО, ООО, Ltd, Inc., GmbH и т.д.), как правило, опускают. Кавычки у названия издательства опускаются.
Loading...