Как выдать дубликат трудовой книжки. В чем разница между дубликатом и копией документа

Чтобы работодатели правильно вели , вкладыши к ним, а также оформляли дубликат трудовой книжки, помимо Трудового кодекса необходимо использовать:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Если трудовые книжки утрачены работодателем в результате пожара, хищения или иного чрезвычайного происшествия, для их восстановления понадобится еще и Постановление Минтруда России от 24.06.1994 N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций".

Основания для выдачи дубликата

Первая причина, по которой работодателю придется заниматься оформлением дубликата, - утрата трудовой книжки работником . Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В таком случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Довольно часто при определении последнего места работы возникает вопрос: таковым считается место, где работник трудится сейчас, или предыдущее место работы? А кто должен выдавать дубликат трудовой книжки, если работник нигде не работает? Если работник трудится, то потерять трудовую книжку он не может, так как данный документ находится у работодателя. А если он нигде не работает, то ему следует обратиться к работодателю, совершившему последнее увольнение, причем неважно, сколько времени прошло с момента такого увольнения. Например, Омским областным судом рассматривалось дело по иску об обязании работодателя выдать работнику дубликат трудовой книжки. Суд установил, что работник уволился из организации в 2005 г. и больше нигде не работал. Но в 2012 г. он потерял трудовую книжку и обратился в эту организацию с заявлением о выдаче ему дубликата. Однако дубликат выдавать ему отказались, сославшись на то, что работник не представил доказательств того, что работа в данной организации является его последним местом работы. Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) . На основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи. При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Выдать дубликат, возможно, придется и в случае наличия записи в трудовой книжки, впоследствии признанной недействительной . Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и указываются его серия и номер.
Отметим, что недействительными могут быть признаны и записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности вследствие незаконного привлечения к уголовной ответственности, которые установлены оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. В таком случае работодатель также обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформляем дубликат

Прежде всего напомним, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 10 февраля 2014 г., в его трудовой книжке делается запись: "10.02.2014".

Обратите внимание! Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь нужно заполнить титульный лист трудовой книжки. На нем указываются:

фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном). Запись вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
сведения о профессии и (или) специальности (отражаются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов).

Примечание. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов, заверенных надлежащим образом (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.д.).

Не забудьте в правом верхнем углу титульного листа сделать надпись "Дубликат".

Как и в обычной трудовой книжке, после указания даты заполнения дубликата работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений. Кроме работника эту страницу подписывает сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать ).

После заполнения титульного листа переходят к заполнению раздела "Сведения о работе". В этот раздел нужно внести:

информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отметим, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Сведения о таком стаже берутся или из документов, представленных работником (копий приказов о приеме на работу, увольнении, трудовых договоров, справок и пр.), или из трудовой книжки (если дубликат выдается взамен испорченной трудовой книжки либо в случае признания записи недействительной).

Обратите внимание! Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Как устанавливать стаж при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств), сказано в п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В частности, для этого органы исполнительной власти субъекта РФ создают комиссию по установлению стажа, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Примечание. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносится только имеющаяся в документах информация.

После указания общего трудового стажа работника производятся записи по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 проставляется дата приема на работу;
в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Пошаговая процедура выдачи дубликата

1. Подача работником заявления . Чтобы работодатель мог исполнить свою обязанность по выдаче дубликата трудовой книжки, работник должен обратиться к нему с соответствующим заявлением (устной просьбы недостаточно). На это обращают внимание и суды. Например, Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 06.08.2012 N 33-10497/2012 указал, что обязанность работодателя выдать новую трудовую книжку без заявления работника ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена.

Если дубликат будет оформляться в связи с признанием записи недействительной, дополнительно работник представляет трудовую книжку с этой записью.

2. Регистрация заявления в установленном в компании порядке (например, в журнале регистрации заявлений или журнале регистрации входящей документации).

3. Оформление дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

4. Внесение сведений в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней , которая ведется бухгалтерией организации. Именно в этой книге регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (с указанием серии и номера каждого бланка).

5. Выдача дубликата трудовой книжки работнику на руки при условии, что он уволен из организации. Если он продолжает работать, дубликат хранится у работодателя до момента увольнения работника. Также не выдается на руки работнику оформленный дубликат трудовой книжки в случае, когда перевод признается незаконным и работник остается трудиться у работодателя.

Выдача дубликата трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В заключение

Подводя итог, скажем, что не стоит игнорировать требования работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, так как в случае возникновения трудового спора суд встанет на сторону работника и помимо возложения на работодателя обязанности по оформлению и выдаче дубликата может взыскать с него не полученный работником заработок за задержку выдачи дубликата. Отметим, что в судебной практике немало подобных решений. Например, Приморский краевой суд в Определении от 12.02.2013 по делу N 33-519 указал: несмотря на обращение истца с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки, ЗАО <...> не приняло никаких мер по восстановлению его трудовой книжки, нарушило установленные законом сроки выдачи дубликата, в связи с чем суд пришел к правильному выводу о возложении на ответчика обязанности по возмещению истцу утраченного им заработка за указанный период.

В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить . О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.

Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса

является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.

Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.

В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.

Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.

Когда нужен дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:

Утеря трудовой книжки . В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.

В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.

Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция

В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:

Другие нюансы и особенности оформления дубликата

При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:

Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая , что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

заявление.

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

персональные данные о гражданине;
информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
сведения о наградах, переводах, увольнениях;
ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

номер записи (по порядку);
день поступления в организацию;
наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
неправильно заполнен бланк (титульный лист);
предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 9

Копия основанием для выписки дубликата трудовой книжки не является!

Документ-основание должен обладать юридической силой!

Добрый день!

Помогите, пожалуйста. У нас в организации возникла сложная ситуация. Сотруднику для оформления загранпаспорта была выдана на руки его трудовая книжка. Через неделю сотрудник сказал, что этот документ был им случайно утерян. В отделе кадров организации осталась ксерокопия его трудовой книжки. Может ли наша организация выдать сотруднику дубликат трудовой книжки с указанием предыдущих мест работы и сведений о стаже на основании ксерокопии? Или необходимо собирать документы с предыдущих мест работы сотрудника для подтверждения его стажа и только после этого вносить соответствующие записи о стаже? Очень прошу ответить на вопросы и заранее благодарю.

М.А.Александрова

Поводом для написания этой статьи послужил вопрос, заданный нашим читателем. Попытаемся ответить на него. Существующий порядок восстановления трудовых книжек на сегодняшний день установлен такими документами, как Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее по тексту - Инструкция).

Фрагмент документа. Пункты 31 - 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Фрагмент документа. Подпункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разд. "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Итак, исходя из данных нормативно-правовых актов, можно сделать вывод, что в случае, описанном автором вопроса, никаких проблем с восстановлением трудовой книжки быть не должно. Ведь для восстановления трудовой книжки нужны документы, содержащие все необходимые записи. А этот документ имеется. Но это - взгляд лишь с одной стороны. Ведь любой документ может гордо называться этим именем только тогда, когда он имеет юридическую силу. Рассмотрим, действительно ли обладает юридической силой копия документа, которая есть у сотрудников отдела кадров. С этой целью обратимся к следующему нормативному акту - "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 (далее по тексту - ГСДОУ). В пп. 2.3.1.1 написано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Есть ли юридическая сила у копии,

Фрагмент документа. Абзац 4 пп. 2.3.2.5 "Государственной системы документационного обеспечения управления. Основных положений. Общих требований к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Итак, пп. 2.3.1.1 ГСДОУ содержит одно из требований, которое должно быть соблюдено для того, чтобы документ считался имеющим юридическую силу. Обратите внимание на порядок выдачи копии для придания ей юридической силы. Человек, который делает копию, должен поставить отметку на копии, что подлинник хранится в данной организации (к сожалению, мой опыт свидетельствует о том, что такое требование практически никогда не соблюдается). То есть только при наличии такой отметки можно смело утверждать, что копия действительно имеет юридическую силу. Иначе говоря, юридическая сила копии производна от юридической силы подлинника. А самого-то подлинника (того, с которого была снята копия трудовой книжки) у нас нет! То есть в связи с исчезновением подлинника потеряла юридическую силу и копия.

Эту же мысль подтверждают нормы и другого серьезного документа - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. В п. 29 данного нормативно-правового акта можно найти следующие высказывания относительно копии документа.

Примечание. Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

А содержание п. 30 ГОСТ Р 51141-98, которым раскрывается термин "заверенная копия", только подтверждает приведенный выше пп. 2.3.2.5 ГСДОУ: "...копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу". То есть и здесь говорится, что для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, на ней следует проставить соответствующие реквизиты, в том числе отметку о подлиннике.