Форма СЗВ-М содержит сведения о застрахованных лицах, эта форма персонифицированного учета сдается в ПФР практически всеми работодателями. Сдавать ее нужно каждый месяц. О том, как ее правильно заполнить и подать, мы подробно расскажем в статье.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры , вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами . Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора , который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М - если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).
Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:
- индивидуальные предприниматели;
- арбитражные управляющие;
- нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
- крестьянские фермерские хозяйства.
Кто не включается в СЗВ-М
Страхователи, которые обязаны подавать форму, включают в нее всех застрахованных лиц .
Но, существуют категории работников, за которых работодатели не платят страховых взносов , поскольку обязательное пенсионное страхование на них не распространяется. Такие лица не считаются застрахованными и в СЗВ-М не включаются . В частности, это:
- военнослужащие, сотрудники органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных);
- иностранные лица и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, а также работающие удаленно.
Сроки подачи
Отчетным периодом для формы СЗВ-М является месяц . Крайний срок подачи - 15 число месяца, следующего за отчетным . По общему правилу, если это число попадает на выходной, то последний день срока переносится на следующий рабочий день. Сроки сдачи формы в 2018 году представлены в следующей таблице.
Таблица 1. Сроки сдачи формы СЗВ-М в 2018 году
| Отчетный период (2018 год) | Крайний срок сдачи |
|---|---|
| январь | 15 февраля 2018 |
| февраль | 15 марта 2018 |
| март | 16 апреля 2018 (перенос с выходного дня) |
| апрель | 15 мая 2018 |
| май | 15 июня 2018 |
| июнь | 16 июля 2018 (перенос) |
| июль | 15 августа 2018 |
| август | 17 сентября 2018 (перенос) |
| сентябрь | 15 октября 2018 |
| октябрь | 15 ноября 2018 |
| ноябрь | 17 декабря 2018 (перенос) |
| декабрь | 15 января 2019 |
Можно ли подать форму заблаговременно, то есть еще до окончания месяца? Законодательные нормы запрета на такой порядок сдачи не содержат. Но это можно сделать только при уверенности, что новых сотрудников в организации до конца месяца не появится. Иначе получится, что в ПФР были поданы неполные сведения .
Куда подавать форму
Форма сдается в территориальный орган Пенсионного фонда, в котором страхователь стоит на учете.
Если в организации имеются обособленные подразделения , которые имеют расчетные счета и производят выплаты физическим лицам, они должны подавать СЗВ-М самостоятельно. При этом в форме указывается ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.
Форма подачи - на бумаге или в электронном виде. Если организация подает СЗВ-М в отношении 25 и более застрахованных лиц , то она должна направить его в электронной форме по ТКС. Все прочие страхователи могут самостоятельно выбирать форму подачи.
Инструкция по заполнению СЗВ-М
Форма довольно простая, ее заполнение обычно не вызывает трудностей. Состоит она всего из четырех разделов, заполнить нужно каждый из них.
Раздел 1
Этот раздел предназначен для общих сведений. Здесь указываются реквизиты организации или ИП:
- регистрационный номер в ПФР, который получен при постановке на учет (узнать можно на сайте налоговой службы либо обратившись в ПФР или ФНС);
- краткое наименование компании либо ФИО индивидуального предпринимателя;
- КПП (заполняют только организации).
Раздел 2
В этом разделе указывается период, за который подается форма. Отчетный месяц указывается в виде двузначного числа (01 — за январь), календарный год должен состоять из четырех знаков — 2018 .
Раздел 3
В разделе 3 указывается тип формы. Это код, который может принимать следующие значения:
- «исхд » - исходный. Указывается при первичной сдаче.
- «доп » - дополняющий. Применяется при сдаче корректирующей формы. Например, когда в первичной форме были поданы ошибочные данные в отношении отдельных лиц.
- «отмн » - отменяющий. С таким кодом подаются сведения о лицах, которые нужно из исходной формы исключить. Применяется в случае, если в исходную СЗВ-М попали данные об уволенным сотруднике.
Заполнение разделов 2, 3 СЗВ-М
Раздел 4
Четвертый раздел содержит информацию о застрахованных лицах. Данные представляются в виде таблицы из 4-х столбцов, в которых отражаются:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество застрахованного лица (отчество при наличии);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- ИНН (если есть).
Из формы следует, что не обязательны к заполнению отчество застрахованного лица, если его нет, а также ИНН.
В конце отчета проставляется подпись руководителя организации или предпринимателя, дата и печать (при наличии).
В табличной части формы указываются сведения о работниках
Ответственность
Штрафы за нарушение порядка подачи формы СЗВ-М предусмотрены статьей 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ответственность такова:
- за несвоевременное представление формы, за представление недостоверных или неполных сведений - штраф в размере 500 рублей за каждое лицо;
- если страхователь должен был отчитаться в электронной форме, но подал отчет на бумаге - штраф в размере 1000 рублей .
Ошибки в СЗВ-М и методы их исправления
В следующей таблице мы собрали возможные ошибки при заполнении формы.
Таблица 2. Ошибки в форме СЗВ-М
| Ошибка | Правильное отражение данных | Способ исправления |
|---|---|---|
| Неверный / отсутствующий СНИЛС | Поле заполняется в обязательном порядке | Отчет без СНИЛС принят не будет. Необходимо его заполнить (исправить) и снова подать СЗВ-М с типом «исх» |
| Неверный ИНН | ИНН заполняется корректно либо поле оставляется пустым | Нужно подать 2 отчета: с типом «отмн» - для отмены сведений в отношении сотрудника, чей ИНН указан неверно; с типом «доп» - дополняющий отчет с верными сведениями |
| Информация о лице не указана | Включаются все физические лица, с которыми в отчетном периоде был заключен трудовой договор либо договор ГПХ, предполагающий облагаемые страховыми взносами выплаты | Необходимо подать форму с кодом «доп» и включить в нее данные тех лиц, которые отсутствовали в исходной форме |
| Поданы данные об уволенном сотруднике | Лишнее лицо в форме расценивается как представление недостоверной информации. | Необходимо подать форму с кодом «отмн», включив в нее только излишне указанных в исходной форме лиц |
| Неправильно указан отчетный период | Нужно указать код месяца в формате ХХ и код года в формате ХХХХ | Подается форма с корректно указанным отчетным периодом с кодом «исх» |
Образец заполнения формы СЗВ-М
Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.
Что такое СЗВ-М без работников
Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.
Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.
По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.
Когда и кто сдает
Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.
При этом важно соблюдать 2 критерия:
- Срок действия договора/контракта не истек.
- Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).
СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.
Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году
Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.
На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.
Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:
- регистрационный номер в Пенсионном фонде;
- название организации/ИП;
- идентификационный налоговый номер;
- период, за который сдан отчет;
- тип формы.
Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:
В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:
Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.
Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников
Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.
С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.
Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.
Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников
Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.
На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.
Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.
Приостановление деятельности и отдых за свой счёт
Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.
Суть в том, что:
- персонал де-юре есть;
- трудовых функций он не выполняет;
- бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
- обязанности страхователя по взносам остаются прежними.
Что на практике
Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.
На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.
Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.
Какие правила заполнения СЗВ-М действуют в 2018 году? Наша консультация о том, как правильно внести данные в этот отчет.
Где искать правила
Как ни странно, правила заполнения СЗВ-М не утверждены каким-либо отдельным распоряжением Пенсионного фонда. По факту – они вкраплены в сам образец отчета СЗВ-М. Он принят постановлением Правлением ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п.
На наш взгляд, правила заполнения СЗВ-М в 2018 году не должны претерпеть серьезных изменений, поскольку бумажный бланк и состав сведений остались прежними.
Но как показывает практика, правила заполнения формы СЗВ-М, которые есть в самом бланке, недостаточны для грамотного заполнения исходного отчета. Поэтому обратим ваше внимание на некоторые нюансы.
Особенности
Принципы и правила заполнения СЗВ-М в зависимости от вида и типа организации или ИП отличаются мало. Главное, не забыть указать (см. таблицу):
Обратите также внимание, что правила заполнения СЗВ-М в отношении нулевых отчетов отсутствуют в принципе. Дело в том, что фонду не нужны бланки с пустым незаполненным четвертым разделом – без застрахованных лиц.
Кроме того, можно не заполнять отчет на одного лишь директора. При условиях, что он:
- не на договоре;
- никаких денег от фирмы не получает.
Хотя ПФР обязан принять СЗВ-М, заполненный даже на такого руководителя. И многие так делают, чтобы не иметь с фондом лишним проблем в будущем.
Ниже показано, как правильно заполнить форму СЗВ-М.
В законе прописали, кого включать в СЗВ-М
До 2017 года непосредственно в форме СЗВ-М раскрывалось, каких именно физических лиц нужно включать в ежемесячный отчет. В отчете было сказано, что нужно указывать данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
С 2017 года пояснение о том, сведения о каких застрахованных лицах должны содержаться в отчете определены не бланком, а законодательством. Об этом сказано в пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Такой порядок заполнения СЗВ-М продолжает действовать и в 2018 году.
Как уточнять отчет в 2018 году
Уточните форму СЗВ-М, если в первичном отчете (с типом «исходная», код «исхд») ошибки. Есть два варианта – сдать дополняющую форму с признаком «доп» или отменяющую с признаком «отмн».
- Дополняющую СЗВ-М подайте, если отчитались не обо всех сотрудниках. В отчет с признаком «доп» включите только тех сотрудников, сведения о которых добавляете.
- Отменяющую форму с признаком «отмн» отправьте, если указали в СЗВ-М за июль, например, уволенного в июне или ранее сотрудника.
- Ошиблись в ИНН сотрудника? Подайте сразу две формы – с кодом «отмн» и с кодом «доп». В отменяющую перенесите запись с ошибочным ИНН из исходной. В дополняющей – повторите с правильным номером.
Уточненные формы подайте в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР (п. 37 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н).
Какие сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году? Какой календарь для бухгалтера в отношении отчетов СЗВ-М применять в 2018 году? Какие точные даты, после которых отчеты будут сданным с нарушением срока? Приведем удобную таблицу со сроками сдачи СЗВ-М в 2018 году организациями и индивидуальными предпринимателями.
Кто должен сдавать отчеты СЗВ-М в 2018 году?
В 2018 году передавать в ПФР ежемесячные отчеты СЗВ-М должны все работодатели:
- организации и их обособленные подразделения;
- ИП, а также адвокаты, частные детективы и нотариусы.
В отчет следует заносить данные о всех сотрудниках, выполняющих работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.
ВАЖНО
Не имеет никакого значения: вела организация фактическую деятельность в 2018 году или нет, были выплаты сотрудникам в отчетном месяце или нет. При наличии работников отчеты нужно сдавать.
Однако ИП, адвокаты, частные детективы и нотариусы, не имеющие наемных сотрудников, СЗВ-М не сдают. Поскольку они не считаются работодателями.
Сроки сдачи отчетов в 2018 году: таблица
Данные по форме СЗВ-М направляйте в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если же срок сдачи в 2018 году попадает на выходной или праздник, то можно сдать отчетность в ближайший рабочий день (Письме ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). С учетом необходимых переносов мы подготовили единую таблицу со сроками сдачи СЗВ-М в 2018 году:
В поле «Отчетный период» СЗВ-М укажите код месяца, за который подаете расчет:
Год, за который отчитываетесь, укажите в поле «Календарный год». Например, при подаче в 2018 году отчета за январь 2018 года в этом поле поставьте «2018».
Способ сдачи отчетов в 2018 году
В 2018 году действует такое правило: если в отчет СЗВ-М за очередной месяц включено 25 или более «физиков», то страхователь (организация ил ИП) обязан передать отчетность через Интернет в качестве электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если же в отчете меньше 25 человек, то допускается представление «бумажного» отчета (абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом для электронных и бумажных СЗВ-М сроки представления СЗВ-М в 2018 года одинаковы. Сведения нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (вне зависимо от способа сдачи).
Нарушение сроков: ответственность
Что будет за нарушение сроков сдачи СЗВ-М в 2018 году? Предусмотрены ли штрафы за непредставление ежемесячной отчетности в срок до 15 числа, следующего за отчетными месяцами?
Да, ответственность предусмотрена. За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений в составе отчета СЗВ-М к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Соответственно, если опоздать со сдачей СЗВ-М, допустим, за февраль 2018 года хотя бы на один день, а в отчете числится 85 человек, то штраф за опоздание составит 42 500 рублей (85 × 500).
Также существует штраф за нарушение порядка представления сведений – 1000 рублей (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть, если в 2018 году нарушить способ сдачи СЗВ-М и представить, к примеру, вместо электронного файла бумажный отчет, то проверяющие из ПФР могут дополнительно оштрафовать организацию или ИП.
Сроки корректировки отчетов в 2018 году
- «исхд» (исходная) – впервые подаваемый отчет;
- «доп» (дополняющая) – отчет, который позволяет дополнить ранее сданные и принятые сведения;
- «отмн» (отменяющая) – если нужно отменить ранее неверно поданные сведения.
С исходными формами СЗВ-М (первичными) все понятно. В 2018 году их нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако в законодательстве ничего не прописано про сроки сдачи дополняющих или отменяющих форм. Но в какие же сроки тогда уточнять отчеты СЗВ-М? Попробуем разобраться на примере.
Пример.
СЗВ-М за февраль 2018 года организация сдала 12 марта 2018 года. Однако 19 марта 2018 года бухгалтер самостоятельно выявил, что в отчет ошибочно не попал один человек, который в конце февраля 2018 года был принял на работу по трудовому договору. В связи с этим 20 марта 2018 года бухгалтер сдал в ПФР отчет СЗВ-М с типом «доп» и дополнил уже сданный отчет информацией в принятом работнике.
Заметим, что никаких ограничений по срокам сдачи дополняющих и отменяющих СЗВ-М в законодательстве нет. То есть, бухгалтер может подавать уточняющие и отменяющие сведения в любой момент, когда посчитает нужным. Однако рекомендуем учитывать важные моменты, связанные возможным наступлением ответственности.
Какие последствия при уточнении СЗВ-М могут быть
Как мы уже сказали, за несвоевременное представление исходной (первичной) СЗВ-М установлена ответственность в виде штрафа: 500 рублей за каждого работника, о котором не представлена информация. Такой же штраф предусмотрен за представление неполных и (или) недостоверных сведений (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Заметим, что некоторые территориальные подразделения ПФР полагают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М страхователи обязаны сдавать не позднее установленного срока представления отчетности за отчетный период. Если представить отчетность позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика», по которому сведения были недостоверными. Так сообщает, в частности, ОПФР по Тверской области на сайте ПФР .
Вернемся к нашему примеру, когда бухгалтер подал дополняющую форму 20 марта 2018 года, то есть уже после наступления срока представления сведений за февраль 2018 года (после 15 марта 2018 года). По логике представителей ПФР, страхователь в данном случае должен быть оштрафован на сумму 500 рублей. Но почему? Ведь бухгалтер самостоятельно обнаружил ошибку и предпринял меры к ее исправлению. Территориальный орган ПФР никакой ошибки или недостоверности не выявлял. Почему же тогда за такие действия страхователя должны привлекать к ответственности? Официальных пояснений от ПФР по этому поводу нет. Однако, по нашему мнению, чтобы избежать споров с территориальными органами ПФР, имеет смысл сдавать уточняющие или отменяющие отчеты СЗВ-М лучше до наступления срока сдачи отчетов за текущий месяц. То есть, к примеру, февральский отчет СЗВ-М 2018 году лучше уточнить не позднее 15 марта 2018 года.
Loading...