Какие документы должны быть на производственном предприятии. Какие кадровые документы должны быть у юрлица

Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом. Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

область деятельности юрлица;
перечень условий труда;
регион;
личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

документацию по личному составу;
книги и журналы по учету;
нормативные акты;
распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

По личному составу

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

распорядительная документация;
документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
внутренняя и официальная переписка;
расчетно-информационные документы;
книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж. Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

трудовой договор;
штатное расписание;
правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
положения, разработанные для оплаты труда;
основания к приказам;
документация воинского учета;
документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
документы, требуемые в пенсионном фонде;
приказы унифицированной, а также произвольной формы;
график отпусков;
должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

нормы труда;
документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Одними из важных кадровых документов, оформляемых юридическим лицом, (в частности ООО) являются книги и журналы по контролю и учету.

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия.

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

Видео «Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

Как самостоятельно зарегистрировать ООО в 2018 году? Какой пакет документов необходим для открытия фирмы? Что делать после регистрации ООО?

Здравствуйте, друзья. С вами Александр Бережнов. Сегодня речь пойдет о регистрации ООО.

Эта тема актуальна как для начинающих предпринимателей, так и для тех, кто уже имеет свой бизнес.

В одной из прошлых статей я рассказал « », но у многих читателей нашего бизнес-журнала возникла потребность в качественной статье про открытие ООО.

При подготовке статьи я проконсультировался со знакомыми юристами, чтобы обеспечить актуальность информации в ней.

Желаю вам продуктивного изучения материалов и добрых налоговых инспекторов:)

1. Что такое ООО и в каком случае его стоит открыть

Для начала дам определение этой организационно-правовой формы ведения бизнеса.

Затем расскажу, кому подойдет открытие общества с ограниченной ответственностью (ООО).

Общество с ограниченной ответственностью (официальное сокращенное наименование - ООО) - хозяйственное общество (фирма, компания), учрежденное (созданное) одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами.
Уставный капитал ООО разделен на доли согласно вкладу в него участников (учредителей).
Участники (учредители) общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

Особенности деятельности ООО

1. ООО может открыть как один человек (так называемое ООО с единственным учредителем), так и несколько человек (соучредителей)

Причем как следует из определения, учредителями ООО могут быть как физические так и юридические лица.

2. Участники общества отвечают по своим обязательствам только в объеме внесенной ими доли в Уставный капитал общества

Это значит, что если уставный капитал вашего ООО - 10 000 рублей, а ваша компания (ООО) должна своим кредиторам 100 000 рублей, то в судебном порядке кредиторы не смогут получить более 10 000 рублей, также по закону, остальные 90 000 рублей долга лично с вас у них взыскать не получится.

Именно в этом и проявляется ограниченная ответственность общества. То есть риски ваших личных убытков снижаются.

3. ООО - это коммерческая организация, основной целью которой является извлечение прибыли

Поэтому, все виды деятельности, указанные при регистрации общества, - это лишь инструменты, с помощью которых оно зарабатывает деньги.

4. Главный регламентирующий документ ведения деятельности ООО - его Устав

Это обязательный документ, который подается в налоговый огран при оформлении ООО. Подробнее о составлении Устава вы можете узнать

5. ООО можно продать или купить как компанию

Например, если вы захотите продать свой бизнес (долю в бизнесе), то можете обратиться к профессиональному оценщику бизнеса и получить его заключение о рыночной стоимости вашего ООО.

Если же наоборот, вы захотите купить бизнес (долю в бизнесе), вам достаточно будет выкупить все общество или его часть у прежних учредителей и получать прибыль согласно размеру вашей доли.

В сравнении с ИП, если вы - индивидуальный предприниматель, то вы не сможете продать свой бизнес как фирму. Купить бизнес в форме индивидуального предпринимательства также нельзя.

Вы можете купить, например, оборудование, недвижимость, транспорт или товар у ИП, как у частного лица.

Так же дело обстоит и с продажей бизнеса у ИП.

6. ООО имеет некоторые существенные отличия, например от ИП (индивидуального предпринимателя)

ООО имеет собственное наименование, не имеет ограничения на ведение коммерческой деятельности (при наличии лицензий и разрешений).

Общество также платит более высокие налоги, чем ИП. Бухгалтерию общества вести сложнее, также у ООО выше штрафы, налоги, более сложная отчетность, чем у ИП.

Это самые основные моменты, которые нужно знать, перед тем как оформить свое ООО.

В каких случаях лучше открывать ООО:

Если вы хотите заниматься гос. закупками или участвовать в тендерах (котировках). ИП в большинстве случаев не допускаются к таким конкурсам.
Если вы хотите продавать спиртное или заниматься другими видами деятельности, не разрешенными по закону индивидуальным предпринимателям.
Если вы желаете произвести впечатление на своих клиентов или деловых партнеров. ООО традиционно смотрится более солидно, так как считается полноценной компанией со своим названием.
Если вы не хотите сильно рисковать, отвечая по обязательствам принадлежащим вам личным имуществом. В случае образования долга перед третьими лицами, ООО отвечает по нему только в пределах Уставного капитала, минимальный размер которого на сегодня 10 000 рублей.

Для сравнения, если вы индивидуальный предприниматель, с вас в судебном порядке могут взыскать лично ваш транспорт, недвижимость, товар, денежные средства. По закону ИП отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

В случае с оформлением ООО у вас гораздо меньше рисков остаться с долгами.

2. Пакет документов для регистрации ООО

Если вы решили самостоятельно открыть ООО, то для регистрации вам понадобятся следующие документы:

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД - 2018)
Заявление по форме № Р 11001
Решение учредителей о создании ООО
Устав ООО
Чек об оплате госпошлины за регистрацию ООО. Пока размер госпошлины за регистрацию ООО составляет 4 000 рублей. Однако, ходят слухи, что она может вырасти до 6 500 рублей. Бланк платежного документа можно сформировать на официальном сайте Федеральной Налоговой Службы и оплатить в банке.
Заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения .
Внимание! Это заявление вы заполняете, только если ваш вид деятельности подходит под «упрощенку». Перед подачей документов проконсультируйтесь с бухгалтером.
Гарантийное письмо от владельца юридического адреса (местонахождения вашего будущего ООО). Требуется в оригинале. Купить (арендовать) юридический адрес вы можете у компаний, предоставляющих такие услуги в вашем городе.
Документ о подтверждении оплаты уставного капитала ООО (выдается банком) или заключение независимого оценщика о наличии необходимого уставного капитала, внесенного в неденежной форме при создании ООО.

Эти документы для регистрации ООО, вы можете подготовить как самостоятельно, так и обратиться за помощью в специализированные компании, которые занимаются оформлением документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Также документы для регистрации ООО вы можете подготовить бесплатно через онлайн-сервис 1С-Старт . На выходе вы получите заполненные без ошибок бланки, которые останется распечатать и подать в налоговый орган. Так вы уже на первом этапе экономите свои деньги и время, страхуете себя от отказа ФНС, не вникая в сложный язык законодательства.

3. Как самостоятельно зарегистрировать ООО - 10 простых шагов

Шаг 1. Знакомимся с законодательством об обществах с ограниченной ответственностью

Перед тем, как открыть ООО, настоятельно рекомендую вам ознакомится с законодательством в данной сфере.

Для этого вам понадобятся два основных закона:

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14 –ФЗ от 08.02.1998 г.
Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» № 129 от 08.08.2001 г.

Чтобы без проблем создать ООО, не пожалейте времени и ознакомьтесь с этими законами. Ведь лучше уделить этому час-два своего времени, чем потом потерять дни на исправление ошибок в документах.

Шаг 2. Определяемся с видами деятельности

Если вы уже решили, чем собираетесь заниматься, например, продавать оптом строительные материалы, то вам необходимо будет найти код этого вида деятельности в (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности).

Для этого скачайте его, откройте и найдите подходящий вам вид деятельности.

Давайте еще раз посмотрим, что вам нужно сделать:

Заполняем форму № Р 11001. Здесь указываются все данные об учредителях, а также виды деятельности, которыми будет заниматься общество.
Заполняем решение учредителей о создании ООО (на регистрацию приносите подлинник этого документа).
Составляем Устав ООО (обязательно в 2-х экземплярах).
Прилагаем чек госпошлины за регистрацию ООО в размере 4 000 рублей (оригинал).
Заполняем заявление о переходе на упрощенку (при ведении деятельности на упрощенной системе налогообложения).
Прилагаем гарантийное письмо от владельца юридического адреса (собственника помещения).
Чек или заключение эксперта-оценщика о внесении (оплате) уставного капитала ООО.

После этого сдаем документы на регистрацию.

Если у вас вызовет трудности заполнение документов, то обратитесь к знакомому юристу, он подскажет, как заполнить их правильно, также за определенную плату вам без проблем окажут услугу «регистрация ООО под ключ».

Шаг 8. Получаем документы

Если все документы были оформлены верно, гос. регистратор в налоговой принял их и выдал вам расписку, то в срок 5 рабочих дней вам откроют ООО.

Вы получите весь пакет документов, в том числе свидетельство о регистрации ООО, оно вам понадобится в дальнейшем для изготовления печати.

Внимательно проверьте полученные документы!

Не часто, но бывает, что люди ошибаются в цифрах и данных при изготовлении документов. Человеческий фактор еще никто не отменял.

Если все прошло гладко, вас можно поздравить, теперь вы - полноценный владелец собственной компании!

Осталась еще пара шагов, чтобы начать официальную деятельность.

Шаг 9. Заказываем печать

Печать вы сможете заказать в любой фирме по изготовлению печатей. Регистрация ООО предполагает этот обязательный шаг. Для этого возьмите с собой учредительные документы (свидетельство ИНН, ОГРН).

При изготовлении печати для ООО, вам предложат каталог из разных дизайнерских вариантов ее оформления. Вам остается только выбрать понравившийся вариант.

Срок изготовления печати - от нескольких часов до 2-х дней в разных компаниях.

Вместе с печатью советую сразу приобрести чернила для нее.

После изготовления ваша печать будет иметь примерно такой вид:

Печать вам будет нужна при подписании договоров, оформлении сделок и во всех случаях, когда вы что-либо удостоверяете от имени вашего ООО.

Шаг 10. Открываем расчетный счет

По закону ООО обязано иметь расчетный счет, туда же компания должна перечислять все полученные деньги.

Расчетный счет вы можете открыть в любом банке, который предоставляет такую услугу. При этом обращайте внимание на тарифы.

Условия у всех разные как по открытию счета, так и по ведению.

В каких-то банках есть абонентская плата, а где-то такая плата отсутствует и вы платите либо небольшую сумму за одну операцию, либо процент от оборота по счету.

Очень важно!
У одного моего знакомого предпринимателя разорился банк и пропало на расчетном счету около миллиона рублей!
Вы наверняка знаете, что вклады физических лиц застрахованы государством и в случае отзыва лицензии у банка вам полагается компенсация до 700 000 рублей.
К коммерческим организациям это не относится, и если у банка отзывают лицензию, то вы теряете деньги на своем расчетном счете.
Поэтому, открывайте расчетный счет для своего ООО только в надежных и известных банках.

4. Что делать после открытия ООО

После того, как вы открыли ООО, необходимо:

1.Пойти в отдел статистики по месту регистрации компании

Правильно этот отдел называется «Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики (по городу Москве)» - здесь Москва взята для примера. Вы идете в отдел статистики по вашему городу.

Там вам выдадут коды, присвоенные ООО при регистрации.

2. Встать на учет во внебюджетные фонды (Фонд социального страхования, Пенсионный фонд)

Пойдите в ФСС и ПФР. Так вам все расскажут и помогут заполнить нужные бумаги.

После всех этих процедур вы полноценно можете работать.

Вам останется только вести отчетность и сдавать ее, для этого рекомендую вам воспользоваться возможностями Интернет-бухгалтерии « » и вести отчетность с помощью данного сервиса.

Чтобы зарегистрировать предприятие, необходима подача полного перечня учредительных документов в органы госрегистрации. К их оформлению необходимо подойти со всей серьёзностью, потому что в процессе деятельности предприятия они могут понадобиться. Каждый вид документа имеет своё содержание и оформление.

Эти критерии определяются назначением уставного документа, о котором каждому предпринимателю необходимо знать. Поэтому для начала нужно ознакомиться с полным перечнем учредительных документов, их особенностями.

Что называют уставными документами предприятия?

Учредительные документы определяют правовой статус организации, и являются юридическим основанием его деятельности. Ответственность за сохранение, а также ведение уставного документооборота берёт на себя руководитель. Почему уставные документы юридического лица так важны? По первому требованию их направляют во все управленческие органы, потому как при их отсутствии невозможно стать обладателем лицензии, сертификата или открыть счёт в банке.

Что входит в перечень уставных документов ООО?

Вот полный список :

протокол собрания;
учредительный договор;
приказ о назначения директора;
приказ о назначении главного бухгалтера;
выписка из государственного реестра;
устав;
код статистики;
договор на аренду помещения, в котором будет размещаться компания;
идентификационный номер фирмы-налогоплательщика;
регистрационный номер.

Все документы необходимо содержать в одной папке, которая хранится в сейфе в кабинете директора предприятия. Нет ничего страшного, если какой-либо экземпляр будет утерян, потому как всё легко восстановить. Но делать это лучше сразу, потому как на восстановление уходит определённое время.

Важно ограничить доступ посторонних лиц к документам, потому как в них содержится главная информация о деятельности организации.

Весь перечень подаётся в органы государственной регистрации предприятий. Если же в документы вносятся изменения, необходимо подать в орган Единого реестра свидетельство о правках и соответствующий текст. В государственные органы вы подаёте только заверенные нотариусом копии. Любой оригинал должен сразу возвращаться после предъявления.

Учредительский договор не составляется для ООО с единственным учредителем.

Документы для организации с одним или несколькими учредителями

Если вы собираетесь создать предприятие самостоятельно, тогда перечень учредительных документов сократится.

Необходимо подавать в государственный реестр только :

решение о создании организации;
устав;
заявление о регистрации.

В Решении о создании предприятия с одним учредителем необходимо указывать такую информацию :

полное и краткое название фирмы;
адрес;
сведения об уставном капитале, его размер;
порядок и сроки оплаты капитала;
сведения об учредителе и уставе.

Юридическое лицо может осуществлять деятельность при наличии устава, учредительного договора или обоих этих документов. В случае необходимости оформляется справка об упрощённой системе налогообложения.

Если организация создаётся с одним учредителем, тогда составление Учредительного договора может не потребоваться. В этом случае можно использовать решение о создании общества с ограниченной ответственностью, заверенное нотариусом.

Если это же общество создается несколькими лицами, тогда заключаемый договор должен входить в состав уставных документов и сведения об уставном капитале и доли участников требуют большей проработанности. Информация об порядке регистрации изменений в Уставе, в том числе и изменения учредителей . Помните, что задерживать с регистрацией не следует.

Оформление документов для одного учредителя проходит проще, потому как нет необходимости прописывать обязанности всех участников, их долю в уставном капитале. Лучше сразу сделать несколько заверенных нотариусом копий и хранить их в сейфе вместе с пакетом документов. Также необходимо помнить о сроках подачи документов на регистрацию после принятия решения о создании общества с ограниченной ответственностью, чтобы потом не получилось накладок и необходимости оформлять Решение заново.

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

. На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для ;
(для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Налоговые декларации
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Трудовые договоры
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Вам понадобится

- решение учредителей;
- 2 экземпляра Устава, пронумерованных, прошитых и скрепленных подписью учредителей;
- свидетельство о регистрации права собственности на недвижимость или гарантийное письмо;
- заявление о государственной регистрации юридического лица при создании, нотариально заверенное;
- квитанция об уплате государственной пошлины.

Инструкция

Изначально начинать нужно с планирования будущей предпринимательской деятельности. Существует много нюансов по получению лицензий, трудоустройства, налогообложения, ведения бухгалтерского учета, которые целесообразно изучить и учесть при выборе формы предприятия. После чего необходимо подготовить проект Устава. Он должен соответствовать требованиям ГК РФ и Федеральным законам.

Очень важно определиться с местом расположением. Один из учредителей может предоставить помещение для работы предприятия, в этом случае необходимо в налоговую инспекцию предоставить копию свидетельства о регистрации права собственности на данное помещение. Если в планах арендовать помещение в налоговую предоставляется гарантийное письмо собственника помещения о том, что он обязуется предоставить помещение в аренду, и копию свидетельства о регистрации права собственности на указанное в гарантийном письме помещение. Налоговая инспекция проверяет гарантийные письма, поэтому необходимо к этому отнестись ответственно и предоставить реальные сведения. Иначе можно получить отказ в регистрации.

Юридическое лицо может создать один или несколько человек. Если один, то свое решение он должен оформить как решение единственного учредителя, если учредителей несколько, то составляется протокол общего собрания учредителей. В любом случае, эти документы должны содержать сведения:
- об организационно-правовой форме создаваемого юридического лица;
- о названии;
- о юридическом адресе;
- о формировании и размере уставного капитала, кто из учредителей сколько вносит и в каком виде. Если уставной капитал вносится имуществом, необходимо его оценка независимым экспертом;
- о согласовании Устава юридического лица.

Следующим шагом является составление заявление по форме Р11001 - это универсальная форма заявления о государственной регистрации юридического лица, в которую вносятся сведения о форме создаваемого предприятия, о его названии, юридическом адресе, об учредителях (физическое или юридическое лицо, их данные и размер долей в уставном капитале), код экономической деятельности и другие сведения. Заполнять и подавать нужно те листы и в том количестве, которые необходимы для конкретного случая.
Важно: это заявление подписывается одним из учредителей в присутствии нотариуса, о чем нотариус делает отметку, затем все листы прошиваются и скрепляются под подписью нотариуса.

За регистрацию юридических лиц государство берет пошлину в размере 4 000 рублей. Платежные реквизиты можно узнать в налоговой инспекции, которая будет проводить регистрацию, то есть по юридическому адресу создаваемого юридического лица. Квитанцию необходимо предоставить при подаче общего пакета документов.