Методическая разработка «Делопроизводство в доу. Что должен делать делопроизводитель в детском саду Делопроизводство в дошкольном учреждении

В организации любой формы, собственности ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управлении делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник - в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Если секретарь трудится в фирме, где создана служба ДОУ и есть положение об этой службе, то он должен знать, что написано в нем. Это поможет секретарю точнее осознать свое место в управленческой структуре, взаимосвязь и взаимозависимость его должностных прав и обязанностей в работе с официальными документами со службой ДОУ. Более того, секретарь должен взаимодействовать со службой ДОУ, если она имеется в организации: если по административным вопросам секретарь подчиняется своему руководителю, то по нюансам составления и оформления служебных документов, их регистрации, контроля исполнения, организации текущего хранения, формирования дел и т. д. - т. е. по документационному обеспечению в целом - все секретари обращаются к службе ДОУ. Только при таком условии организация делопроизводственного обслуживания будет представлять систему.

В Положении о службе ДОУ четко разъясняются обязанности секретаря, и к нему можно обратиться в случае, когда между секретарем и руководителем службы ДОУ возникает служебный спор о том, что должен или не должен делать секретарь. Также руководитель может поручить секретарю дать заключение на подготовленный проект Положения, поэтому секретарь должен знать структуру и содержание этого документа.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации (т. к. относится к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления", помещенное в качестве приложения 12 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В нем пять разделов:

1. Общие положения. 2. Цели и задачи. 3. Функции. 4. Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами). 5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы -ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуем полностью использовать п. 1.2 приложения 2 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную независимость службы ДОУ: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе.

В соответствии с п. 1.11 Примерного положения служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ

Служба ДОУ решает следующие задачи: совершенствует формы и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования и организации работы с документами; сокращает объем документооборота; разрабатывает и внедряет нормативные документы (можно их перечислить) по делопроизводству и прогрессивные технологии в работу службы ДОУ.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например: осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

Раздел 4 "Права" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 "Ответственность" содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта : «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 27 декабря 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;
порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правилами орфографии и пунктуации;
правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
современные информационные технологии работы с документами;
порядок работы с документами;
схемы документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
виды документов, их назначение;
требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
системы электронного документооборота;
правила и сроки отправки исходящих документов;
требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
делопроизводство и его ведение;
требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
порядок оказания первой доврачебной помощи;
порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
пользоваться справочно-правовыми системами;
пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
систематизировать документы внутри дела;
обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
производить структурную систематизацию дел;
осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.