Образец приказа по основной. Приказы по кадрам

В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства. При этом относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером. На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.

Это часть укрупненной группы документально оформленных приказов, оформляемых внутри хозяйственного предприятия. Приказы имеют общую группировку:

ПАД (на деятельность административно-хозяйственного плана).
ПЛС (по личному составу)
ПОД – обозначение основной деятельности.

Это общепринятая для современного делопроизводства градация, но многим бывает сложно провести границу между разными направлениями работы в той или иной компании. Потому нужно привести хотя бы краткую характеристику по каждой из существующих групп. Тогда будет легче принять решение о том, какие бумаги и когда используются:

ПЛС – это приказы, которые прямо привязаны к личному составу. Обычно в документах данной группы сообщают о или увольнении, отпусках и стимулирующих выплатах, дисциплинарных взысканиях, командировках.
ПАД – это административные решения, которые связаны с решением вопросов об эксплуатации имущества, обеспечении транспортом, связи внутри и так далее.
ПОД – так обозначаются другие документы, не имеющие отношения к первым двум разновидностям.

Какие именно приказы относятся к основной деятельности?

Последняя группа, обозначаемая как ПОД, может быть самой обширной и непредсказуемой. Она иногда затрагивает буквально все аспекты деятельности того или иного предприятия. Можно выделить группы, ставшие основными:

информационные
обеспечительного характера
финансовые
для составления отчетов
при осуществлении надзора
организационного содержания
нормативные
структурные

Можно привести лишь общие примеры, на что именно опираться при классификации документов:

Принятие , который связан с проведением конкурса на замещение вакантных должностей, постановкой на воинский учет, с комплексом мероприятий по гражданской обороне, охраны труда и так далее.
Установление режима работы организации, порядок его изменения.
Определение политики в научно-технической сфере.
Организация политики в направлении финансов.
Описание контроля за текущей деятельностью.
Утверждение планов по дальнейшему развитию.
Создание органов консультативного, методического и экспертного, научного, контрольного, совещательного характера.
Организация новых филиалов и представительств, либо упразднение уже существующих структур.
Определение , внесение изменений в него.
Введение и утверждение, а также изменение локальной документации.
Определение структурных составляющих.

Специалисты структурных подразделений обычно отвечают за составление проектов приказов. Ведь сам руководитель не может следить буквально за всем, что происходит на предприятии. Служба делопроизводства должна следить за тем, чтобы все было оформлено правильно.

Перед тем, как любой приказ принимают, его официально согласовывают с вышестоящими должностными лицами либо руководителями в структурных подразделениях. Если в этом процессе вносятся изменения, то согласование проводится еще раз, с нуля. В этом нет необходимости, только если корректировки незначительны.

Важные реквизиты

Большинство приказов оформляются по единым, унифицированным требованиям. Потому на обычном фирменном бланке их писать не рекомендуется. Следующие реквизиты стали обязательными для всех:

руководителя
основная часть
заголовок
название города и адрес, по которому документ был издан
номер регистрации. Обязательно упоминание специального кода для обозначения основной деятельности
дата составления
название разновидности самого документа
наименование организации. Реквизиты при этом не требуются, они не нужны ни в одном внутреннем документе

Заголовок не просто относится к обязательным реквизитам документа, он в кратком виде отражает . Главное при формулировке – быть максимально четкими. Нужно точно написать, о чем будет дальнейший текст. Именно заголовок должен найти отражение в учетной записи внутри специального журнала.

Констатируем факты

Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:

При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
Допустимо наличие ссылок на предыдущие , если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.

Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.

Часть с самим распоряжением

Первый элемент распорядительной части – слово «приказываю». Главное – написать его вразрядку, неважно, прописными или строчными буквами. После этого переходят к самой сути распоряжений.

Если приказ сложный, то часть с распоряжением может включать сразу несколько пунктов. В каждом из них описываются конкретные задания для выполнения. Есть , на основе которых выделяются главные пункты:

Задача дается одна, но она разделяется на несколько распоряжений.
Приказ выполняется поэтапно. Например, сначала собирается комиссия из нескольких должностных лиц, а потом ее направляют на объект, чтобы выполнять конкретные функции.
У каждого задания могут быть свои промежуточные сроки выполнения.

Если отдельный пункт связан с конкретным исполнителем – прописывается должность и фамилия, а также инициалы. Но в качестве исполнителей иногда выступают целые подразделения. Тогда допустимо ограничиваться только их наименованием.

В каждом пункте – одно задание, с конкретным сроком выполнения. Важна ясность и четкость поставленных целей.

О регистрации и хранении документа

Приказ вступает в силу сразу после того, как он подписан. Если только в самом документе не написано о других условиях. Но необходимо выполнить еще несколько действий, вне зависимости от того, как проходит оформление:

. Для этого в специальный журнал вносят номер вместе с датой, названием и кратким содержанием документа. Обязательно наличия сведений о том, куда передан документ, и о том, кто его подписывал. За регистрацию отвечают секретари либо другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
Ознакомление с содержанием приказа исполнителей, которые отдельно указаны в тексте. При необходимости ставится их подпись.
Хранение. Обычно ставится указание «постоянно».

Главное – чтобы на предприятии назначили человека, ответственного за хранение документации, расположение ее внутри архива. Журналы – это специальные книги, которые ведутся до тех пор, пока не будут заполнены полностью. После заполнения документы просто подшиваются, а затем помещаются в архив.

Сколько действуют приказы?

Каждый конкретный акт требует определения точного срока действия. Только в этом случае возможна правильная организация самого . Приказы по основной деятельности действуют с момента подписания, либо с даты, указанной в самом приказе. Есть всего два случая, когда действие документа может быть прекращено:

Отмена другим распоряжением
Истечение срока, указанного в самом приказе

Согласно сложившейся для делопроизводства традиции, раз в 3-5 лет проверяют актуальность приказов. Считается, что этого времени хватает для того, чтобы изменились основные показатели предприятия.

О нумерации и некоторых особенностях

Приказы часто делятся на подгруппы в зависимости от тематики. Но такое решение далеко не всегда признается удобным, ведь регистрационные номера присваиваются документам в зависимости от порядка, в котором они поступают на учет. Буквенные индексы к порядковым номерам не добавляются, но возможен и такой вариант, если внутренняя организация это позволяет.

На должностное лицо могут накладывать , если нарушаются правила либо сроки хранения. Главное – чтобы в должностных инструкциях было четко прописано, какой сотрудник за хранение какой документации отвечает.

Регистрационные номера обычно выглядят как простые порядковые числа. Их необязательно дополнять какими-либо другими индексами. Обычно индексы, если они используются, отделяются от основного номера с помощью дефиса или косой черты.

Совместным приказам каждый автор может присвоить свой конкретный номер. Дата регистрации в таком случае совпадает. Если требуется , то чем раньше его проведут – тем лучше. Лучше использовать оригинальный экземпляр, если вопрос касается всего нескольких человек.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Приказы по основной деятельности - это какие приказы , из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление — эти и некоторые другие вопросы будут освещены в нашем материале. Изложенная в статье информация поможет наладить делопроизводство в организации.

Общепринятая классификация приказов в распорядительной деятельности предприятия в 2015-2016 годах

Отдельно принятые решения и производимые юридически значимые действия в компании необходимо закреплять. Распорядительная деятельность руководителя оформляется при помощи приказов, а вот распоряжения дает уже его заместитель. В полномочиях руководителя решать вопросы по всем направлениям деятельности компании, поэтому и распорядительная деятельность была разделена по нескольким направлениям.

На практике принято разделять все приказы, касающиеся внутренней деятельности компании, на 3 группы:

приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу,
приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Такая же классификация присутствует в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока их хранения (далее по тексту — Перечень), утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). При этом группу приказов по основной деятельности делить на подгруппы не принято. Она идет единым блоком, в который включается весь массив документов.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности - это какой приказ , используется сразу два метода:

Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
инвентаризации имущества;
организации расследования несчастного случая;
установлении режима работы;
утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности , он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Не знаете свои права?

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте приказа обычно указываются следующие:

наименование организации;
название документа;
дата и регистрационный номер;
текст документа;
место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.

То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».

Реестр изданных приказов, ведение книги (журнала) приказов

Изданные на предприятии приказы принято регистрировать, т. к. необходимо вести их учет. Приказ не только утверждается руководителем, но и получает свой номер, под которым о нем вносится информация в специально предназначенный для этих целей реестр. При этом, если в компании введено разделение приказов на группы, регистрируются они в отдельных местах.

Такой подход обоснован тем, что различные виды документов имеют разные сроки хранения, как это видно из Перечня. В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет. Смысл же книги (журнала) регистрации приказов сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения о приказах:

порядковый (регистрационный) номер;
дату подписания документа;
наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
данные лица, ответственного за подготовку проекта приказа (исполнителя);
примечания, если таковые имеются.

Журнал (книга) регистрации используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга) и нумерация в нем ведется заново.

Организация хранения приказов

После того как приказ был издан и утвержден руководителем компании, он доводится до сведения сотрудников, чьи интересы в нем затрагиваются. Следующий шаг — это распределение приказов в соответствии с установленной в организации системой учета и хранения распорядительной документации. Вначале приказы поступают в работу к лицу, ответственному за его исполнение или контроль за его выполнением. Когда же необходимость в обращении к приказу отпадает, он сдается на хранение.

В конце каждого календарного года документы, которые больше не будут востребованы в делопроизводстве или у которых истек срок хранения в подразделении, обычно группируются в дела, описываются и передаются на хранение. Если для этих целей в компании выделено отдельное помещение, дела подготавливаются в каждом подразделении для хранения. Если же для учета и сбережения документов создается специальное подразделение-архив, его служащие участвуют в формировании дел для хранения (или контролируют процесс) и уже после приема документов систематизируют их и определяют на хранение согласно правилам, установленным внутри компании.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Оставшиеся приказы заносят в отдельный перечень, который будет индивидуальным для каждой организации ввиду специфики деятельности, и закрепляют в соответствующем локальном акте во избежание путаницы.

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

приказ по административно-хозяйственным вопросам;
приказ по основной деятельности;
приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

инициирование издания приказа;
сбор необходимой информации;
подготовка проекта документа;
согласование;
проверка правильности оформления;
подписание;
доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...".

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

наименование организации - автора документа;
наименование вида документа - "Приказ";
дата, номер;
место издания, заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы согласования;
отметка об ознакомлении с приказом работника;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить - приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Объявить:

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака...", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Приказы по основной деятельности - это распорядительные документы, которые регулируют работу организации. Расскажем о назначении, видах и правилах их составления и приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия.

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
о трудовом распорядке;
о графике отпусков;
о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

В 2018 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Об охране коммерческой тайны
О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда

С приказа начинается любое управленческое действие. Приказ – некий распорядительный документ, который подобен выстрелу из стартового пистолета. Издается он с целью решения управленческих, административных задач организации или ее подразделения. Приказ является стандартным документом, поэтому имеет четко регламентируемую структуру, правила оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003 .

Приказы могут касаться деятельности организации, взаимоотношений в трудовом коллективе, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений. Условно все приказы можно разделить на две группы: по делопроизводственным процессам (основные вопросы деятельности), по личному составу (вопросы кадров). В зависимости от назначения приказа возлагается и ответственность за его издание на разных исполнителей. Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы. На бланке могут использоваться: герб РФ (учреждение федерального уровня), товарный знак, эмблема. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма организации, ее полное наименование, регистрационный номер – порядковый номер, под которым приказ зарегистрирован в журнале регистрации, дата издания – дата подписи руководителем.

Можно скачать.

По правилам деловой переписки на листе бланка оставляют поля справа – 10 мм, сверху и снизу по 20 мм. Если текст приказа занимает несколько листов, то их нумеруют. Начинается нумерация со второго листа. Номера ставят по центру верхней строки. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется полностью прописными буквами. Тексту приказа предшествует заголовок, он кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?», пишется без кавычек. Следующая часть приказа – изложение его основания. Здесь записывается преамбула, то есть причина, которая вызвала издание приказа, события, ему предшествовавшие. Чаще всего начало звучит так: «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …», «В связи с …». В этой части возможна ссылка на официальный документ, послуживший основанием приказа. К примеру, «В соответствии с приказом Министерства образования от 5.05.2014 №711 «…название документа». Завершается преамбула словом «Приказываю:».

Распорядительная часть. В этой части важна конкретика – описание предписанных действий и возложение контроля на исполнителя. Если в распорядительной части описывается ряд действий, то их можно пронумеровать, но это не обязательно. В качестве исполнителей могут фигурировать конкретные люди или подразделения предприятия. Если назначаются сроки исполнения, то их надо указать. Если распоряжение носит регулярный характер – сроки не определяются. Можно назвать ответственного за исполнение распоряжения в последнем пункте. В заключение ставится подпись руководителя: название должности, подпись, расшифровка подписи.

У нас можно скачать:

В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены. Приказ – это не тайный документ для хранения в сейфе. Есть в делопроизводстве организации люди, обязанностью которых является дальнейшая работа с приказом после его подписания. Лист рассылки не готовится, если сотрудники не возражают против необходимости расписаться без формальностей в том, что их с приказом ознакомили.

– скачайте здесь.

Иногда к приказу оформляются приложения. Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Это могут быть: штатные расписания, схемы, графики, положения, инструкции. Каждое приложение нумеруют. Номер приложения записывают в правом верхнем углу листа. Например, – «Приложение №2».

Оригиналы приказов хранятся в течение пяти лет. Приказы о приеме на работу и увольнении – 75 лет. Если организация ликвидируется, а срок хранения документов не истек, то их передают в городской архив.