Чтобы новый сотрудник с самого начала смог построить доверительные отношения с коллективом и почувствовал себя полноценным членом общей команды необходимо позаботиться о разработке и внедрении программы адаптации персонала. О том, как разработать и внедрить такую систему на предприятии – читайте в нашей статье.
Из этой статьи вы узнаете о следующем:
На сегодняшний день существует масса методов и приемов, которые помогают адаптироваться работникам в новом для них коллективе. Разработка и реализация этих программ зависит от множества факторов, таких как размер организации, специфика ее деятельности, стиль управления и т. д. Только тщательно отлаженная и проработанная программа адаптации позволяет облегчить процесс вхождения новичка в должность.
Многие компании не уделяют должного внимания процедуре адаптации. Она осуществляется стихийно и никак не регламентируется, из-за чего вхождение в должность занимает длительное время, а также возрастает риск потери нового работника. Существенным преимуществом программы адаптации является то, что с ее помощью можно реализовывать контроль, организацию, планирование, координацию и контроль в отношении новых сотрудников и коллектива в целом.
Основы разработки программы адаптации персонала
Принято выделять три типа адаптации: профессиональную, организационную и социально-психологическую. Кроме того, современные эксперты выделяют три этапа этого процесса: введение в компанию, введение в отдел, введение в должность. Именно эти особенности следует учесть при разработке системы адаптации нового сотрудника.
Программа адаптации должна быть направлена на реализацию ее основных принципов, среди которых:
- Психологический аспект . В начале работы почти каждый новый сотрудник испытывает стресс и напряжение. Задача программы - минимизировать влияние этих факторов;
- Баланс интересов . Из-за высокой конкуренции на рынке труда, необходимо обеспечить надежность взаимного приспособления сотрудника и организации друг к другу;
- Ориентация на результат . Программа призвана обеспечить быстрое освоение новым сотрудником его трудовых обязанностей для снижения издержек, связанных с его неопытностью.
Объем и продолжительность системы адаптации должен создаваться с учетом специфики деятельности конкретной категории персонала. Для крупных компаний наиболее актуальна разработка общей матрицы и рекомендаций, касающихся отдельных должностей.
Структура и содержание программы адаптации персонала
Основа программы адаптации должна состоять из следующих блоков:
- общие положения (цели программы и адаптации в целом);
- роль наставника, HR-менеджера или руководителя (правильное распределение ролей между участниками процесса позволяет снизить риски, связанные с несогласованностью);
- функциональное взаимодействие (определение и детализация механизма взаимодействия участников при решении задач);
- формализованные показатели оценки эффективности (показатели эффективности, связанные с введением сотрудника в организацию и подразделение, и индивидуальные, обусловленные занимаемой позицией и обязанностями);
- полное содержание программы (индивидуальный план работы на период адаптации, содержание адаптационного листа, промежуточное и итоговое интервью HR-менеджера с новым сотрудником и т. д.);
- рекомендации для наставника, HR-менеджера или руководителя (позволяют успешно организовать процедуру адаптации, минимизировать риски и негативные последствия).
При разработке программы и создании общей матрицы необходимо формализовать все многообразие планируемых мероприятий.
Процесс адаптации включает три этапа:
- подготовка (определение задач и целей);
- реализация (процесс адаптационных мероприятий);
- подведение итогов (анализ и оценка эффективности).
Реализация программы адаптации персонала
Пример матрицы, учитывающей особенности каждой категории персонала в процессе формирования программы введения в должность:
- адаптация рабочих, служащих и технических специалистов. Характер работы этой группы персонала связан с четким исполнением должностных инструкций и поручений руководства. По этой причине основное внимание нужно уделить ознакомлению с компанией, ее стандартами, видом организации труда, изучению должностных инструкций и обучению основам работы. Срок адаптации – 1 – 1,5 месяца;
- специалисты. Для этой категории работников следует сделать уклон в сторону приобретения новых знаний, развития требуемых компетенций и освоения стандартов работы, принятых в компании. Программа должна включать обучение, вводную беседу, наставничество. Срок – от 1,5 до 3 месяцев;
- линейные руководители. Менеджерам среднего звена важно изучить специфику деятельности организации, ознакомится со стратегическими целями и задачами, корпоративной культурой и технологиями формирования командного взаимодействия, принятыми в компании. Срок адаптации – от 2 до 6 месяцев;
- топ- менеджеры. Работа данной категории персонала основывается на глубинном понимании деятельности предприятия и всей системы управления. По этой причине для адаптации руководителей высшего звена рекомендуется разрабатывать индивидуальные программы введения в должность. Сроки адаптации топ-менеджеров составляют от 8 до 12 месяцев.
Адаптация персонала: методы управления и распространенные ошибки
Оценка эффективности программы адаптации персонала
Для получения объективных результатов оценки эффективности программы адаптации, следует сосредоточиться на двух критериях – данных о текучести кадров и числе адаптированных работников. Отследив динамику, можно сделать выводы об успешности введенной системы адаптации. Кроме того, хорошим дополнением к оценке эффективности программы служит субъективная оценка посредством анкеты, которую заполняет новый сотрудник после окончания процесса адаптации.
Программа адаптации новых сотрудников не должна быть жесткой – любое предприятие вправе вносить правки и дополнительные пункты. При разработке и внедрении адаптационных механизмов необходимо помнить, что главная цель программы состоит в том, чтобы новый сотрудник с самого начала смог построить доверительные отношения с руководством и коллегами, почувствовал себя полноценным членом общей команды, смог оценить свой вклад и был мотивирован к развитию внутри компании.
Выводы
Комплексный подход к адаптации персонала включает все меры по ее реализации – от разработки до оценки эффективности. Такой подход позволяет создать в компании эффективную программу, которая поможет новым сотрудникам влиться в коллектив, максимально быстро начать работать с высокой эффективностью, а также повысит лояльность и позволит снизить текучесть персонала.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Изучение показателей рентабельности активов и продаж, коэффициентов финансовой устойчивости предприятия. Анализ системы мотивация персонала. Разработка мероприятий по совершенствованию процесса подбора, отбора и адаптации персонала кафе "Самурай".
дипломная работа , добавлен 30.06.2015
Сущность, понятие, направления, виды и основные этапы адаптации персонала. Анализ производственно-хозяйственной деятельности ОАО "Мобильные ТелеСистемы". Разработка рекомендуемых мероприятий для оптимизации системы адаптации персонала в организации.
курсовая работа , добавлен 06.05.2015
дипломная работа , добавлен 22.10.2010
Теоретические аспекты адаптации персонала в организации. Анализ деятельности ООО "ПДК "Оптима", а также существующей на предприятии системы управления персоналом. Разработка проекта по совершенствованию процесса управления адаптацией персонала.
дипломная работа , добавлен 24.09.2010
Критерии и основные методы отбора персонала. Анализ и оценка эффективности процесса отбора кандидатов на вакантную должность. Система управления персоналом в ГБУ ПО "Юрсовское лесничество". Разработка проектных мероприятий по совершенствованию отбора.
дипломная работа , добавлен 22.06.2012
Системный подход к управлению предприятием. Методы управления персоналом. Анализ и оценка системы управления персоналом на примере ОАО "Икар". Разработка мероприятий по совершенствованию кадровой службы, квалификационного уровня кадрового состава.
дипломная работа , добавлен 28.03.2011
Теория трудовой адаптации персонала в коллективе, этапы и виды адаптации человека при вступлении в новую должность. Роль кадровой службы в этом процессе. Анализ системы социально-организационных факторов адаптации на предприятии "Ямалгазпромстрой".
курсовая работа , добавлен 07.08.2009
Для того, чтобы новый сотрудник быстро и эффективно стал полноценной частью коллектива, необходимо проведение определенных действий и мероприятий. Оптимальным вариантом становится создание программы адаптации персонала в организации. Она включает в себя основные шаги, которые предпринимаются для вовлечения работника в процесс. Приоритет при этом ставится не только на его трудовых обязанностях и нормах выработки, но и на психологическом и социальном аспекте. Это обусловлено тем, что интеграция в коллектив является немаловажной, а иногда и определяющей, частью освоения.
Какой может быть программа адаптации персонала на предприятии
Программа адаптации персонала на предприятии составляется обычно на основе соответствующего положения. Последнее предписывает общий порядок действий и регулирует основные стороны данного вопроса. Программа же создается для отдельного случая, то есть становится практическим воплощением положения.
Возможен вариант, когда компания не имеет положения об адаптации персонала . Однако это не означает, что не может быть составлен соответствующий документ. В этой ситуации составлять его сложнее, чем при наличии базовой части. Есть три основных аспекта, на которые необходимо обратить внимание при составлении:
- четкое структурирование и последовательность действий;
- ясные для понимания формулировки;
- определение роли и ответственности каждого из участников.
То есть для того, чтобы программа адаптации новых сотрудников на предприятии была действующей и практически полезной, следует составить соответствующую программу. Специалисты указывают, что составляется такой документ в две части.
Первая содержит в себе общие аспекты и сходна с указанным положением. Вторая указывает на определенные планы, которые выполняются для достижения поставленных задач. В совокупности такое предписание рассчитывается на срок в несколько месяцев.
Некоторые утверждают, что полноценная интеграция нового сотрудника осуществляется в течение года. Указывается при этом, что хорошо составленное планирование помогает сократить данный период до полугода. Однако на практике в расчет берется обычно только испытательный срок.
Социальная программа адаптации персонала
Разрабатывается программа адаптации персонала исходя из должностных обязанностей нового работника. Учитывается при этом его первичная или вторичная интеграция. В первом случае приходит вовлекать сотрудника практически с нуля.
В отношении рабочего процесса главным приоритетом интеграции становится достижение нормы выработки полноценного сотрудника. Для этого составляется план, который предполагает поэтапное повышение текущих показателей, а также методы поощрения и мотивации работника.
Отдельным аспектом становится социальная программа адаптации персонала на предприятии. Налаживание контактов и связей с коллективом играет важную роль. Чем лучше сотрудник чувствует себя на работе, тем меньше шансов, что он с нее уйдет. Для социализации работника могут предприниматься следующие шаги:
- схема наставничества, при которой сотрудник вводится в общую систему;
- взаимопомощь и поддержка группы или отдельных кураторов;
- поручение определенных заданий, которые связаны с коллективом;
- проведение совместных мероприятий, как внутри рабочего процесса, так и за его пределами.
Такими методами предполагается создать условия для максимального комфорта новоприбывшего работника. Их достижение является не менее приоритетным, чем профессиональный рост сотрудника.
Специальная программа адаптации персонала
Специальная программа адаптации персонала на предприятии охватывает индивидуальную подготовку работника. То есть, после того как был проведен общий план, может быть задействован специальный. Чаще всего он охватывает следующие вопросы:
- определение функциональности подразделения и самого работника для его понимания своей роли в достижении общих целей;
- указание на нормативы и обязанности, а также ответственность, которая следует за нарушение определенных предписаний;
- составление отчетности согласно текущей выработке;
- социальные предписания и правила поведения в данном коллективе.
В случае, если программа адаптации сотрудников завершена, а результат в полной мере не достигнут, может возникнуть необходимость в специальных мерах. Обычно это касается необходимости подтянуть работника в определенных вопросах - провести дополнительный тренинг для повышения профессионализма или собеседование для преодоления социальной отстраненности.
Программа адаптации персонала на примере компании
План адаптационной интеграции нового сотрудника на предприятии лучше всего рассмотреть на поэтапном примере:
- первый этап является подготовительным и предшествует выходу сотрудника на работу - отдел кадров созванивается с ним и уточняет необходимые вопросы, подготавливается рабочее место, соответствующая документация для ознакомления;
- на втором этапе работник впервые выходит в свою должность - здесь производится знакомство с основными условиями работы, с непосредственным начальником, коллективом, обо всех вопросах предоставляется полная информация;
- в течение первой недели происходит третий этап интеграции - за это время составляется оценка компетентности новоприбывшего, составляется персональный план по профессиональной подготовке, налаживаются основные контакты в рамках рабочего процесса;
- четвертый этап можно считать завершающим - производится анкетирование сотрудника, оценка его профессиональных способностей и социализации, при необходимости принимаются дополнительные меры для достижения нормативов.
Такой процесс интеграции требует соответствующего отношения от всех его участников. Поэтому требуется четкое указание на ответственность, без нее будет сложно реализовать план на практике быстро и эффективно.
Что такое адаптация персонала в организации?
С необходимостью адаптироваться в коллективе сталкивался практически каждый. Особенно данный процесс ярко выявляется при устройстве…
Способы мотивации персонала
Давно было замечено, что наибольшую производительность труда показывают именно те работники, которые с удовольствием выполняют…
Договор аутстаффинга персонала - образец
Аутстаффинг - современный термин, который обозначает вывод собственных сотрудников за штат компании. Трудовые договоры у сотрудников…
Положение об адаптации новых работников в организации
Набор новых сотрудников в компанию является трудоемким процессом, рассчитанным на поэтапное включение работников в процесс.…
Какие методы могут применяться для адаптации персонала?
Необходимость адаптировать новых сотрудников к условиям труда и коллективу является неотъемлемой составной для роста любой…
ПРИШЕЛ, УВИДЕЛ И ОСТАЛСЯ.
АДАПТАЦИЯ
Тарелкина Т.В.
"Фотодело" №3, 2003
.
Почему нужна адаптация персонала? Как кадровая политика компании влияет на процесс адаптации? В чем выгоды создания системы адаптации персонала для компании? От чего зависит успех процесса адаптации нового сотрудника? Что из себя представляет процесс адаптации: стадии, направления? Как управлять процессом адаптации?
Адаптация - это приспособление, привыкание организма к изменяющимся условиям среды. Одни адаптируются быстрее, другие медленнее. В любом случае это время, когда организм менее эффективен и более уязвим. Именно в таком положении находится новый сотрудник, пришедший в компанию. Процесс адаптации происходит, независимо от того, знаем ли мы о нем, помогаем ли мы сотруднику или нет.
Например:
Руководство небольшой компании (25 человек), приняло решение о введении
должности торгового представителя в помощь менеджерам по продажам.
Подобрали 10 торговых представителей с перспективой, оставить 6
лучших. Новым сотрудникам провели экскурсию по офису, показали продукцию
компании, представили менеджерам и вручили каталог компании для
самостоятельного изучения. Это заняло час времени. Затем новые сотрудники
изучали каталог, приютившись на ресепшене и в офисной кухне. Рабочее
место для торговых представителей не было предусмотрено, ведь они
должны быть все время в разъездах. Больше в этот день им внимания
никто не уделял. На второй день осталось 8 торговых представителей.
Двое уволившихся решили, что выучить весь ассортимент компании (650
позиций по 4 артикула в каждой со всеми характеристиками и ценами)
за две недели невозможно. Руководство не обратило внимания на потерю.
Через неделю уволилось еще 3 торговых представителя. Руководство
обеспокоилось и решило прояснить ситуацию. Оказалось, что ими никто
не занимался. Самостоятельное же изучение ассортимента идет тяжело,
потому что нет общего представления, системы, которая помогла бы
ориентироваться и удерживать его в голове. К концу испытательного
срока в компании осталось работать только 2 торговых представителя.
Во многом процесс адаптации персонала обусловлен кадровой политикой
компании. Какой может быть кадровая политика и как она влияет
на процесс адаптации?
1. Отсутствие кадровой политики - адаптация стихийная, бессистемная;
все происходит как бы само собой (какими окажутся результаты - неизвестно).
Приведенный выше пример наглядно демонстрирует подобный вариант
адаптации;
2. "Спартанское воспитание" - новичку не только не облегчают
процесс вхождения в новый коллектив, но и специально создают трудности;
т.е. адаптация по принципу "выплыл - молодец, утонул - твои
проблемы"; зато выжившим в таких условиях уже ничего не страшно
(если они, конечно, не предпочтут другую работу)
3. "Берем суперкадры" - принимаем на работу высококлассных
специалистов, стараемся обеспечить им все условия для работы, и
ждем максимальной отдачи (вопрос в том, что каждый такой сотрудник
предпочитает солировать, а вот с "хоровым пением" могут
возникнуть проблемы);
4. "Выращиваем суперкадры" - принимаем на работу выпускников
или просто новичков в нашей сфере деятельности и обучаем их всему
тому, что требуется знать. Хороший способ, только очень затратный
- обучение на первом этапе занимает массу времени не только у новичка,
но и у наставника, не говоря уже о материальных расходах. Но дело
того стоит.
Здесь представлены варианты кадровой политики в чистом виде. Но
далеко не все компании могут позволить себе "супер-кадры"
или растить сотрудников "с нуля", и в тоже время не считают
нужным устраивать для новичков курс выживания. Существует так называемая
смешанная кадровая политика. Она свойственна большому числу компаний.
В основном, это средние и небольшие компании. Цель адаптации персонала
компаний со смешанной кадровой политикой заключается в оптимальном
соотношении затрат времени, средств и сил на адаптацию и сокращении
периода врабатываемости новых сотрудников. Именно в этом контексте,
мы будем рассматривать построение системы адаптации персонала.
Адаптация персонала - это процесс приспособления потребностей,
ценностей и профессиональных компетенций новых сотрудников к требованиям,
предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими
целями и ценностями.
Что дает компании наличие хорошо организованного, результативного процесса адаптации персонала?
1. Сокращение издержек на период врабатываемости
Благодаря продуманному, организованному процессу адаптации сокращается
период врабатываемости сотрудников. Они раньше выходят на заданный
уровень продуктивности деятельности, и начинают приносить прибыль
компании.
2. Сокращение текучести кадров и издержек на их восполнение
Факт ухода большого количества только что набранных сотрудников
в первые полгода работы - общеизвестен. Причины могут быть разные.
С одной стороны - это упущения при подборе персонала. Сотрудники
не подходят по профессиональным компетенциям, личностным особенностям,
ценностям, и компания их отвергает. С другой стороны - это несовпадение
ожиданий сотрудника от работы в компании и реальности. В результате
уходит сам сотрудник.
Налаженная система адаптации персонала позволяет лучше узнать нового
сотрудника, его способности, ожидания, подтянуть его профессиональный
уровень, определить зоны ближайшего развития и перспективы работы
в компании. Это взаимовыгодный процесс, как для компании, так и
для сотрудника.
3. Экономия времени непосредственного руководителя и рядовых
работников
Частым анти-аргументом необходимости проведения адаптации персонала
является недостаток времени ("Итак времени нет, а тут еще новеньких
привели…"). На самом деле организованный, продуманный процесс
адаптации сотрудников экономит время руководителей и рядовых работников.
Каким образом? Как обычно, путем распределения функций и ответственности.
Просто при стихийной адаптации никто не замерял, сколько времени
своего и сотрудников тратит новенький, чтобы получить информацию
по какому-либо вопросу. Он отрывает от работы сотрудников, пока
не найдет более свободного и терпеливого. И так по каждому вопросу.
4. Возникновение у нового члена коллектива чувства удовлетворенности
работой, снижение тревожности и неуверенности
Естественно, когда новому сотруднику все объясняют, показывают,
проверяют понимание, тренируют и только подготовленным включают
в самостоятельную работу, ошибок в его работе меньше, а удовлетворенности
собой и работой больше. Успехи, поддержка, внимание постепенно снижают
тревожность и повышают уверенность нового члена коллектива в себе.
5. Основа для формирования приверженности сотрудника компании
Иметь приверженцев среди клиентов мечтает каждая компания. А среди
сотрудников? Это раньше было принято работать всю жизнь на одном
месте, а сейчас модно чуть ли не каждый год менять работу. Квалифицированные,
профессиональные специалисты ищут работу в компаниях отвечающих
их ожиданиям - это уже устойчивая тенденция не только будущего,
но и настоящего в управлении персоналом. Квалифицированный персонал
является конкурентным преимуществом любой компании. Процесс адаптации
- это "второе" впечатление сотрудника от компании, после
подбора. Оно более объективное, взвешенное, рациональное. А с рациональным
проще работать, чем с эмоциями. Главное, знать какие у нового сотрудника
ожидания по отношению к компании, как он оценивает свое соответствие
требованиям компании, как видит свое дальнейшее развитие, возможные
перспективы. Все это в сочетании с успехами, вниманием, поддержкой
и уверенностью в себе - хорошее основание для формирования приверженности
сотрудника.
Для разработки системы адаптации необходимо хорошо представлять
сам процесс адаптации с его стадиями, направлениями.
Процесс адаптации включает в себя следующие стадии:
1. Ознакомление: на этой стадии происходит первичное знакомство
сотрудника с компанией, со своими непосредственными обязанностями,
с особенностями корпоративной культуры
2. Привыкание: на этой стадии происходит усвоение сотрудником норм
и правил, принятых в компании;
3. Ассимиляция: основная задача этой стадии - включение человека
в новую среду, взаимопринятие;
4. Идентификация: завершающая стадия адаптации, характеризующаяся
максимальным сближением целей сотрудника и организации.
Если первые две стадии по сути своей конечны, т.е. новые условия
рано или поздно становятся знакомыми, привычными, то принятие и
идентификация происходят далеко не сразу и нуждаются в постоянном
подкреплении. Именно так, медленно, но верно формируется приверженность
сотрудников компании.
Процесс адаптации включает в себя три равнозначных и взаимосвязанных
направления:
- организационная адаптация;
- социально-психологическая адаптация;
- производственная адаптация.
Успешное освоение профессиональных знаний и навыков невозможно,
если сотрудник не понимает своей роли в организации, не разделяет
ее ценностей и установок, не видит перспектив своей работы и испытывает
трудности в общении с другими членами коллектива.
Направления процесса адаптации персонала
| Направление процесса адаптации | Организационная адаптация | Социально-психологическая адаптация | Производственная адаптация |
| Суть направления адаптации | Усвоение писанных и "неписанных" норм и правил компании | Включение в коллектив компании, отдела | Освоение своих прямых функциональных обязанностей |
| Цель направления | Принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личностных ценностей | Скорейшее преодоление сотрудником естественной при поступлении на новое место неуверенности | Освоение новым сотрудником системы профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике |
| Необходимые действия по направлению | - Ознакомить нового сотрудника с политикой
компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой, традициями,
условиями работы, формой оплаты и т.д.) - Ознакомить с организационной структурой, местом, функциями и ролью нового сотрудника в достижении успеха компанией - Предоставить информацию о сотрудниках, с которыми будет взаимодействовать новый сотрудник (роль, функции, где их можно найти, как связаться, по каким вопросам обращаться) - Предоставить "писанные" правила компании (общие инструкции, стандарты качественного обслуживания, правила внутреннего распорядка и т.д.) |
- Представить нового сотрудника руководству
компании и непосредственному руководству - Представить и познакомить нового члена коллектива с сотрудниками отдела - Представить и познакомить нового члена коллектива с сотрудниками других отделов, с которыми он будет постоянно сотрудничать - Рассказать новичку о сотрудниках с которыми он работает: характер, увлечения, достижения и т.д. - Провести неформальную процедуру вхождения в компанию/отдел - Участие нового сотрудника в праздничных, культурных и общественных мероприятиях компании - Проводить тренинги с комаднообразующим эффектом |
- Объяснить новому сотруднику основные задачи
и непосредственные обязанности; - Ознакомить с должностной инструкцией и другими рабочими инструкциями - Обсудить задачи и показатели эффективности на период адаптации и на перспективу - Провести обучение нового сотрудника (вводный курс, тренинги, наблюдение и т.д.) - Прикрепить нового сотрудника к наставнику и провести стажировку - Включить в самостоятельную работу |
Это примерный перечень действий. Компании необходимо сформировать свой перечень действий по каждому направлению. В случае прихода нового сотрудника не придется лихорадочно думать, что же сделать еще, кому представить, какие документы дать на изучение. Потребуется только подкорректировать необходимые действия в зависимости от позиции, на которую пришел новый сотрудник.
Большую роль в адаптации нового сотрудника играет управление процессом адаптации.
Управление процессом адаптации , как и управление чем-либо другим, включает в себя те же функции: планирование и организация, мотивация, контроль, оценка.
План адаптации сотрудников позволяет выстроить все необходимые действия по каждому направлению в определенном порядке, определить формы их проведения, исполнителей и сроки. Это позволяет лучше организовать процесс адаптации, оптимально распределить время и ответственность.
Пример плана адаптации сотрудников
| Мероприятия
|
Исполнитель |
Форма |
Сроки |
| Составление характеристики по результатам собеседования | Менеджер по персоналу | Письменная характеристика | До поступления на работу |
| Оформление документов (заявление, трудовая книжка, контракт) | Секретарь | Письменно | в течение 5 дней |
| Ознакомление новичка
с политикой компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой,
традициями, условиями труда, формой оплаты и т.д.) |
Беседа | ||
| Объяснение основных задач деятельности и непосредственных обязанностей | Непосредственный руководитель | Беседа | на предварительном собеседовании |
| Подготовка рабочего места | Секретарь | 1-ый день работы | |
| Ритуал вхождения: - Представление коллегам по работе - Помещение информации о сотруднике на стенд - Присутствие на совещании - Совместное чаепитие |
Руководитель | на совещании | 1-ая неделя работы |
| Назначение наставника | Руководитель | Устно | на 1-ом совещании |
| Ознакомление с видами отчетности (бланки, формы, порядок ведения); ответы на вопросы | Наставник | Пакет документов, Беседа |
1-ая неделя работы |
| Правила работы с оргтехникой | Секретарь | Практическая демонстрация | 1-ая неделя работы |
| Знакомство с компьютерной базой данных | Секретарь | Практическая демонстрация | 1-ая неделя работы |
| Введение в рабочую группу, привлечение к участию в проектах | Непосредственный руководитель | на совещании | по мере необходимости |
| Периодический контроль качества и эффективности деятельности | Наставник |
на совещании, личный контакт | по мере необходимости |
| Проведение промежуточного собеседования по вопросам адаптации, выявление возникающих трудностей | Наставник |
Личный контакт | через 1 - 1,5 мес |
| Проведение предаттестационной беседы (планирование карьеры) | Непосредственный
руководитель, менеджер по персоналу |
Личный контакт |
через 0,5 года |
| Составление плана-отчета к аттестации | Новый сотрудник
(с помощью наставника) |
Письменно | |
| Проведение аттестации | Руководство | Собеседование | через год |
Очень важно чтобы в плане были представлены конкретные
действия, сроки и исполнители.
Пример (продолжение): Опыт адаптации торговых представителей показал
руководству важность этого процесса и необходимость управления им.
В компанию поочередно пришли новые сотрудники на топовые позиции:
директор по продажам, финансовый директор, директор по маркетингу.
После обсуждения с руководством задач и показателей на период испытательного
срока каждый из директоров прописал свой план адаптации.
Но одного плана адаптации недостаточно, необходимы постоянных
контроль и оценка работы новых сотрудников.
Пример (продолжение): Подбирая новых сотрудников на топовые позиции,
компания ориентировалась на "супер-кадры". Поэтому руководство
не вмешивалось в работу директоров. К концу испытательного срока
одного из директоров оказалось, из плана в 25 пунктов выполнено
только 3 пункта. Никаких улучшений, кроме введения системы планирования
и отчетности в отделе продаж не произошло. Руководство компании
вынуждено было уволить директора по продажам. Другие директора наученные
опытом коллеги готовили отчеты по адаптации, прикладывали все "вещественные
доказательства": разработанные документы, показатели эффективности
по своему направлению, отчеты подчиненных и т.д.
Большую роль в адаптации персонала играет моральная поддержка и мотивация нового сотрудника на преодоление трудностей вхождения в компанию.
Пример (продолжение): Нового директора по продажам контролировали жестче, спрашивали результаты каждую неделю, что позволило руководству "держать руку на пульсе". Но сам директор как-то признался менеджеру по персоналу: "Офис показали, задачи обсудили, план написали, а потом бросили "как котенка в прорубь". Требовать требуют, ничего не объясняют, не помогают. Что стоит обсудить проблему или подсказать что чего-то в компании не принято".
Хорошим инструментом для осуществления контроля, оценки и мотивации
новых сотрудников является обратная связь о проделанной работе:
что получилось хорошо, что можно сделать лучше и каким образом.
Кроме того, регулярная обратная связь позволяет отслеживать настроения
новых сотрудников, их впечатления от работы, коллектива, понять
насколько совпадают ожидания нового сотрудника от компании и реальность
и т.д. Об успешном прохождении новым сотрудником этапа адаптации
можно судить по следующим показателям:
- работа для сотрудника стала привычной, то есть не вызывает чувства
напряжения, страха, неуверенности;
- получен необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы;
- новый сотрудник вышел на заданный уровень показателей эффективности
деятельности;
- поведение соответствует установленным требованиям;
- у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии,
и он связывает свое будущее с данной работой, компанией;
- успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
- установлены дружеские связи с некоторыми членами коллектива и
ровные отношения группой.
Важным вопросом в процессе адаптации персонала является принятие ответственности за результаты этапа не только компанией (исполнителями), но и новым сотрудником. Адаптация персонала вовсе не означает водить нового сотрудника за ручку и во время подкладывать ему необходимые бумаги и т.д.
Например: компания, обладающая разветвленной сетью филиалов, провела обучение и стажировку для новых сотрудников. Потом всех распределили по филиалам и работали месяц в не открывшихся филиалах, отрабатывая технологию работы без потока клиентов. В одном филиале инструктор-наставник помогала новичкам, только если возникали вопросы, которых не было в обучении и инструкциях. Каждый случай использовали как кейс для обучения. В другом филиале инструктор-наставник отвечала на все вопросы новых сотрудников. Они этим пользовались и не старались запомнить инструкции. В результате при официальном открытие первый филиал работал спокойно, а во втором инструктор-наставник "разрывалась" между сотрудниками, не успевая исправлять ошибки и успокаивать возмущенных клиентов.
Подведем итоги. Успех процесса адаптации персонала зависит от:
- Наличия хорошо продуманной и организованной системы адаптации
персонала;
- Качественного уровня проведения профессиональной адаптации нового
сотрудника: обучения, стажировки, наставничества;
- Объективности оценки новых сотрудников (как при отборе, так и
процессе адаптации работников);
- Престижа и привлекательности работы в данной должности, отделе,
компании;
- Гибкости системы обучения персонала, действующей внутри организации;
- Особенностей социально-психологического климата, сложившегося
в компании;
- Личностных особенностей адаптируемого сотрудника и т.п.
Итак, система адаптация персонала необходима, и новому сотруднику, и самой компании. Система адаптации персонала позволяет обеим сторонам лучше узнать и понять друг друга. От успеха обеих сторон на этапе адаптации зависит, останется ли сотрудник в компании, станет ли он со временем ее приверженцем.
Страница 2 из 3
Программа адаптации новых сотрудников должна предусматривать мероприятия по адаптации, время и ответственных за их проведение должностных лиц .
Мероприятия по адаптации включают в себя
знакомство с компанией,
ознакомление с регламентирующими работу документами,
обучение работе со специфичными программными продуктами и оборудованием,
сдачу новым сотрудников зачетов по полученной информации .
Если сотруднику назначается испытательный срок, то в список адаптационных мероприятий имеет смысл включить
согласование плана работы на испытательный срок, и
.
Знакомство с компанией , пожалуй, наиболее известный и понятный по смыслу компонент адаптации. Он предполагает предоставление новичкам информации об истории компании, ее бизнесе, миссии, видении и целях. На некоторых предприятиях существуют целые исторические музеи, у многих компаний есть сайты, где любой может ознакомиться с подобной информацией, распространены и пособия для новичков, существуют визуальные презентации компаний-работодателей. Если ваше предприятие не имеет ни одного из подобных средств, достаточно в нескольких словах рассказать человеку, когда была создана компания, в чем специфика ее бизнеса, основные достижения и планы.
Обязательно нужно познакомить нового сотрудника с оргструктурой компании, по крайней мере с той ее частью, представление о которой потребуется ему в работе. Сотрудник должен получить сведения о местонахождении подразделений, об именах и способах связи с работниками, контакты с которыми будут необходимы ему при исполнении должностных обязанностей.
Очень важно лично познакомить новичка с теми из сотрудников, с которыми ему предстоит взаимодействовать непосредственно. Если предполагается удаленное взаимодействие, также целесообразно сообщить работникам о новом коллеге, а ему рассказать о них.
Существуют и совсем простые, но очень значимые "бытовые" сведения, которые непременно должны стать известны сотруднику с первого дня работы. К ним относятся места расположения столовой, кухни, туалетов, правила пользования холодильником, пропускного режима и т.п.
Вторая группа адаптационных мероприятий - это ознакомление новичка с регламентирующими его труд документами .
Трудовой кодекс предписывает ознакомить работника с локальными нормативными правовыми актами (далее - ЛНПА) организации до подписания трудового договора. Обязательными ЛНПА являются Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных, Положение об оплате труда. Работодатели также имеют право разрабатывать и другие ЛНПА, например, Положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и т.д. Как правило, ознакомление нового сотрудника с документами, имеющими статус ЛНПА, является обязанностью сотрудника, ответственного за оформление приема на работу. Эта процедура вносит значимый вклад в приспособление сорудников к новому месту работы, но вряд ли имеет смысл включать ее в программу адаптации, так как она четко предписана трудовым кодексом и является частью процесса приема на работу.
В то же время в большинстве организаций существуют документы, не имеющие статуса ЛНПА, но довольно жестко регламентирующие труд, например, описания бизнес-процессов, рабочие инструкции, ключевые показатели деятельности и т.д., а также неофициальные документы, предусматривающие дополнительные льготы для работников, например, Положение о льготном приобретении товаров и т.п. Ознакомление с такого рода документами и включается в программу адаптации. Так же имеет смысл предусмотреть в программе повторное и более детальное ознакомление с официальными ЛНПА, имеющими непосредственное отношение к должностными обязанностям сотрудника, а именно, с должностной инструкцией, Положением об оплате труда (если оно предусматривает схему премирования в зависимости от ключевых показателей) и т.п. Лицом ответственным за ознакомление нового сотрудника с такого рода документами, как правило, является его непосредственный руководитель, так как именно он в наибольшей степени знаком со спецификой и показателями работы по конкретной должности.
Перечень документов, с которыми предстоит ознакомиться новичку, в каждой организации будет своим. Но несмотря на специфику компаний в этот список должны попасть все положения, регламенты, инструкции, справочники, которые непосредственно касаются работы нового сотрудника.
Третьим блоком адаптационных мероприятий является обучение работе с корпоративными электронными программными продуктами : корпоративными информационными системами, системами электронного документооборота, специфическими версиями общераспространенных учетных программ (1С и т.п.), системами описания бизнес-процессов. Стихийное знакомство с такими средствами в процессе работы без предварительной подготовки чревато не только стрессом для новичков, но и ошибками в информационных системах, которые они могут совершить. Учитывая довольно высокую сложность подобных программ, нужно понимать, что даже опытному пользователю ПК требуется определенное время для их освоения, и в программе адаптации резервировать достаточный промежуток времени исключительно для этой задачи.
Ответственными за обучение программным продуктам могут быть непосредственные руководители, hr-специалисты, специалисты отдела информационных технологий.
Если в работе используется специальное оборудование (например, сканеры, наушники и т.п.), в список адаптационных мероприятий целесообразно включить и обучение работе с ним.
Важно не только предоставить новым сотрудникам все необходимые сведения и обучить их, но и получить от них обратную связь, проверить насколько они усвоили предоставленную информацию и приобрели необходимые навыки. Этой цели служит четвертый блок мероприятий - сдача зачетов . Конечно, звучит слово "зачет" несколько тревожно и строго, и вы можете заменить его на любое другое, подходящее по смыслу. Но суть должна остаться: необходимо понять насколько успешно ассимилировал новичок необходимую для работы информацию. Это можно сделать в непринужденной беседе, можно в процессе наблюдения за работой нового сотрудника, а можно и в форме зачета с билетами и практическими заданиями. Форма проверки зависит от конкретных условий, важно запланировать в программе адаптации время для контроля усвоения новичком наиболее важных документов и навыков.
Если работнику установлен испытательный срок, то в программу адаптации можно включить такие процедуры как согласование плана работы на испытательный срок и контроль выполнения плана работы на испытательный срок . Физиологическое и социальное приспособление сотрудника к новому месту работы и профессиональная адаптация, то есть включение непосредственно в саму работу, происходят одновременно. Грамотно организованное прохождение испытательного срока - залог успешной профессиональной деятельности на новом месте и адаптации в целом. Поэтому мы и считаем целесообразным предусматривать в программе адаптации мероприятия, связанные с планированием и контролем результатов испытательного срока.
Loading...