Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.
Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.
Текст состоит из 2 частей:
- 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
- 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.
Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.
Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.
Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).
Текст справки состоит из 2 частей:
- 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
- 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.
Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.
Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.
Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.
Текст состоит из 2 частей:
- 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
- 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.
Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.
Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.
Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Состав документов системы:
Информационно-справочные документы:
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.
Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.
Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.
Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).
Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.
Представление - документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.
Информационно-аналитические документы:
Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.
Справка – 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.
Заключение - документ, подтверждающий выводы организации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо документу, вопросу и т.п.
Отзыв - документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.
Общие требования к управленческим документам:
· Законность
· Достоверность (объективность)
· Полнота
· Конкретность
· Однозначность
· Непротиворечивость
· Убедительность (аргументированность)
· Юридическая значимость
· Информативность
· Унифицированность
· Структурированность
Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:
· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.
Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.
· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.
Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.
· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.
Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.
Структурно-логическая композиция информационной справки о факте, происшествии, событии:
Факт – действительное, реальное событие, явление; то, что действительно произошло, происходит, существует.
Происшествие – событие, нарушившее обычный ход вещей.
Событие – то, что произошло; то или иное произошедшее значительное явление, факт общественной или личной жизни.
§ Идентификация : время, место, формулирование описываемого факта, происшествия, события.
§ Общая характеристика : общие и отличительные существенные обстоятельства, количественные, качественные и прочие характеристики.
§ Участники, действующие лица : непосредственные участники и действующие лица, присутствующие, связанные, имеющие отношение.
§ Причины : непосредственные причины, истоки; следствия каких-либо событий, процессов, условий и т.д.
§ Результаты, последствия:
Структурно-логическая композиция информационной справки о ситуации, положении, обстановке:
Ситуация – совокупность обстоятельств, положение, обстановка.
Обстоятельство – явление, связанное с другим явлением; условие, определяющее положение, существование кого-либо или чего-либо.
Положение – состояние кого-либо или чего-либо, сложившиеся обстоятельства.
Обстановка – положение, обстоятельства, условия существования кого-либо или чего-либо.
Состояние – положение, внешние или внутренние обстоятельства, в которых находится кто-либо или что-либо.
Тенденция – направление развития, склонность, стремление.
§ Идентификация : привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.
§ Типизация : квалификация, т.е. характеристика явления, процесса по типу, природе и т.д. через общие и отличительные существенные характеристики, признаки, показатели.
§ Обстоятельства, явления, элементы – существенные, определяющие, сопутствующие, связанные, имеющие отношение.
§ Причины : непосредственные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.
§ Тенденции, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.
Структурно-логическая композиция информационной справки о явлении, процессе:
Явление – проявление, выражение сущности, то, в чем она обнаруживается; всякое обнаруживаемое проявление чего-либо; событие, случай.
Проявиться – в свойствах, внутренних состояниях: обнаружиться, стать явным.
Процесс – ход, развитие какого-либо явления, последовательная смена состояний в развитии чего-либо.
Развитие – процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное; переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.
§ Идентификация : наименование, пространственно-временные характеристики описываемого явления, процесса.
§ Типизация : квалификация явления, процесса по типу, природе и т.д. с обоснованием по общим и отличительным существенным признакам.
§ Причины : непосредственные, возможные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.
§ Стадии, этапы, тенденции :характеристика направлений, стадий, этапов развития; тенденции.
§ Результаты, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.
Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:
Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.
Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.
Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.
Работа – занятие, труд, деятельность.
· Наименование, инициализация : наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.
· Время, место : пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.
· Участники, действующие лица : субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.
· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.
Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке :
Общая характеристика :
o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,
o основные факторы,
o причины,
o тенденции.
Информационная часть :
последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.
Структурно-логическая композиция аналитической справки:
v Вступительная часть:
· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел
· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер
v Основная часть:
· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)
· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия : изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.
· Ожидаемые результаты, последствия : описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений
v Заключительная часть
· Обобщенные выводы и предложения
Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:
v Вводная часть:
· Основание – повод проверки (обследования):
§ Цели и задачи проверки
· Объект проверки (обследования)
§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)
§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности
§ Временные рамки проверки, обследования, изучения
· Субъект и особенности проверки (обследования):
§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей
§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий
v Описательно-мотивировочная часть:
Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)
v Заключительная часть
· Обобщенные выводы и предложения
Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.
Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.
Основные задачи редактирования:
· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.
· Устранение логических погрешностей изложения.
· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.
· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.
o Виды правки :
· Правка-вычитка
· Правка-сокращение
· Правка-обработка
· Правка-переделка
1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?
2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?
3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?
4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?
5. Какие виды протоколов Вам известны?
6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?
7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?
8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?
9. Каковы основные задачи редактирования?
10. Какие основные виды правки Вам известны?
Нормативно-правовые акты:
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477
Литература
Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001
Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.
Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.
Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.
Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.
Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.
Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.
Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.
Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.
В общем виде справочно-аналитические документы показаны на рис. 15.3.
Рис. 15.3.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальныхценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко в этом участвуют специальные комиссии, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, в связи с новой деятельностью организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган).
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным однойтемой (сводки отзывов, предложений, замечаний ит.п.).
Заключение содержит мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Отзыв состоит из мнения организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень содержит систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования (оформляются по тем же правилам, что и перечни).
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета. Перечень данных документов представлен ниже.
Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию- потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, согласно которому предприятие-поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию-потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация- покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.
Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей. Может быть заключен предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.
Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд содержит сведения о распределении работ между рабочи- ми-сделыциками, об учете выработки и о расчете причитающейся заработной платы.
Коммерческие акты составляются в случаях несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в реальности и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.
Предприятия и организации в ходе осуществления финансовохозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.
Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий копии исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.
Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.
Аналитическая справка. Образец: №1.
Что представляет из себя аналитическая справка
В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:
- Аннотация.
- часть.
- Введение.
- Заключение.
- Приложение.
- Подписи.
Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.
Как написать аналитическую справку: Образец №2.
документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка.
Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных.
Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.
Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы.
В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация.
В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.
Как написать аналитическую справку. Образец №3.
Цели документа
Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений.
В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы.
Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.
Требования
Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:
- Присутствие в документе аргументов.
- Четкое построение.
- Четкая оценка.
- Соблюдение последовательности при изложении материала.
Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:
- Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
- Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
- В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
- Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
- Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
- Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
- Более подробное раскрытие излагаемой темы.
- Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.
Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.
Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных
Сфера применения
Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях.
Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет.
В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка.
Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры.
Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.
Посмотрите видео по теме: Аналитическая справка.
Как писать аналитическую справку по делопроизводству
В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.
Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений.
Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия.
Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет.
Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия: … В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж.
В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления. Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.
5.3.1 СПРАВКИ
Справки- документы, содержащие текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст.
Например, форма справки о доходах физического лица за год.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации.
Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.
Пример оформления справки:
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.
Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, .
Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .
Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.
Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.
Но позже менеджмент распадается на множество подфункций - планирование, делопроизводство , сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.
делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.
Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство , выполняет различные операции с применением компьютерной.
Аналитическая справка.Что это такое и как ее составить
Аналитическая справка: Образец.
Зачем нужна аналитическая справка
Аналитическая справка или записка должна писаться тем человеком, который занимается проведением комплексного исследования определенной проблемы, либо какой-то сферы деятельности.
Аналитическая справка: правила составления и образец
Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.
Структура
Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:
- аннотация;
- содержание;
- введение;
- основанная часть;
- заключение;
- подписи;
- приложение.
В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.
документа
Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.
Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.
В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации
1. Составление и оформление справочно-информационных документов
протокол объяснительная телефонограмма деловой
1.1 Протокол
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "Протокол" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:
СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.
1.2 Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:
Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
1.3 Объяснительная записка
Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
1.4 Заявление
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса ("Прошу перевести"... "Прошу предоставить"... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
1.5 Представление
Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
2. Деловая переписка
2.1 Служебное (деловое) письмо
Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или A5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы; построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должна иметь заголовок к тексту, построенный по схеме "О чем?", например:
"О нарушении договорных обязательств"
Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.
Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости -- руководителями заинтересованных структурных подразделений" а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Образец письма:
Гарантийные письма удостоверяются печатью организации.
2.2 Некоторые виды служебных писем
Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит.,.", "Администрация просит...", и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с coбирательным значением.
Вариант текста письма-просьбы могут быть следующими:
Общество с ограниченной ответственностью... просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса. Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за башу готовность оказать нам поддержку в этом деле.
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2.) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);
3) констатация отказа.
Вариант текста письма-отказа:
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: "Ваше предложение отклонено по следующим причинам..." "Считаем нужным сообщить вам, что…"
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы, включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Высылаем наложенным платежом...
Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...
Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать".
Пометка "вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Письмо-запрос. Цель такого письма заключается в получении от другого предприятия необходимой информации. Вариант текста письма-запроса:
Организация просит сообщить о номенклатуре выпускаемых Вами изделий с целью заключения в дальнейшем договора поставки.
Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:
Гарантийное письмо. Существует отдельный вид писем, в которых содержится гарантия оплаты какой либо продукции, либо гарантия её поставки в установленные сроки. Гарантийные письма подписывает как директор, так и главный бухгалтер предприятия. Их подписи заверяются печатью.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы; перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Например:
2.3 Факсограмма
Факсограмма (телефакс, факс) -- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью,
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
2.4 Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм используются специальные бланки:
Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
2.5 Электронное сообщение
Электронное сообщение - документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@". Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (например, ru - Россия, by - Беларусь, ua - Украина).
3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс", Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за вершившиеся составлением акта.
3.2 Справка
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Заголовок к тексту справки строится по схеме "0 чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
"Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2007 г."
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата A3, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.
Образец оформления справки:
3.3 Сводка
Сводка - документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, а при её направлении в другую организацию - руководителем.
3.4 Заключение
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение составляется на проекты предложений, постановлений, инструкций, на научные работы (статьи, отчёты, диссертации, дипломные проекты), на проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом...согласны" или "По проекту …замечаний нет"
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и составления заключения.
3.6 Перечень
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определённых норм и требований.
Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
3.7 Список
Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определённом порядке.
Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.
контрольная работа , добавлен 26.10.2010
Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
контрольная работа , добавлен 18.02.2011
Понятие и сущность специализированных справочных систем. Современные сервисные возможности программного комплекса "Кодекс". Общая характеристика коммерческих и государственных справочно-правовых систем. Обзор информационно-правовой системы "Закон".
реферат , добавлен 19.05.2010
Деятельность библиотеки и ее подразделений. Особенности информационного и справочно-библиографического обслуживания по художественной литературе и общественно-политическому комплексу. Классификация справок, выполнение их в автоматизированном режиме.
курсовая работа , добавлен 12.05.2014
Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.
контрольная работа , добавлен 09.05.2013
Акт как справочно-информационный документ. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Справка как документ, подтверждающий факты.
реферат , добавлен 26.02.2009
Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.
реферат , добавлен 18.05.2011
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа , добавлен 17.12.2009
Классификация информационно-справочных документов (письма, докладные и объяснительные записки) и правила их заполнения. Практическое применение знаний делопроизводства на примере составления доверенности, заявления на отпуск, подтверждающей справки.
контрольная работа , добавлен 10.07.2010
Особенности оформления деловой корреспонденции. Особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера. Оформление заявления о приеме на работу, приказа по личному составу и журнала регистрации внутренней документации.
Loading...