Законодателем не определено само понятие «служебное расследование», однако оно принято в деловой практике и встречается, хотя и не в прямой форме, в законодательных актах. Так, например, статьей 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку, если ему причинен ущерб, чтобы установить его размеры и причины возникновения.

Когда проводится служебное расследование

При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.

Как правило, такая проверка проводится в случаях:

недостачи при инвентаризации;
жалобы со стороны клиентов или персонала;
нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
разглашения коммерческой информации;
нанесения материально ущерба организации или работникам;
получения и дачи взятки;
иных злоупотреблений.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.

Итак, приведем образец служебного расследования в отношении работника.

Как начать служебное расследование

Работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, если речь идет о хищении, в составе комиссии наверняка окажется представитель бухгалтерии, службы безопасности и подразделения, где хищение было выявлено. Часто возглавляет комиссию либо руководитель, либо внутренний аудитор.

Однако требований к составу комиссии нет. Войти в нее могут любые лица по выбору руководителя, за исключением причастных, прямо или косвенно, к нарушению. Минимальная численность комиссии — три человека.

При этом руководитель должен издать приказ. Для этого понадобится образец приказа о проведении служебного расследования, образец представлен ниже.

Приказ о создании комиссии

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

суть нарушения;
размер причиненного ущерба;
причины и условия, повлекшие проступок;
лицо, совершившее проступок;
степень вины;
смягчающие и отягчающие обстоятельства;
меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

Работник вправе отказаться от дачи пояснений. В этом случае необходимо зафиксировать этот факт в акте об отказе дать объяснения. Составляют его члены комиссии.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки, комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Образец акта о проведении служебного расследования

В какие сроки проводится служебное расследование

Срок проведения служебного расследования по Трудовому кодексу должен быть согласован со сроком, которым ограничено наложение дисциплинарного взыскания. Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Днем обнаружения проступка, с которого начинается отсчет месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе подчинен сотрудник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (пп. «б» п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Акт
расследования обстоятельств и причин
возникновения пожара

_________________________________________________________________________ (наименование таможенного органа) " "_______________19___г. г.________________ Комиссией (мною) ___________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) на основании предписания____________________________ от " "____________ 19_____г. за N ___________ совместно с ____________________________________________ в присутствии ___________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) произведено расследование обстоятельств и причины возникновения пожара в ________________________________________________________________ (наименование таможенного органа) произошедшего____________________________________________________________ (наименование здания, помещения) _________________________________________________________________________ (дата, месяц, год)

Расследованием установлено:

1. Краткая строительная характеристика здания (дата постройки, материал стен, перекрытий, кровли, вид отопления и освещения).

Соответствие здания (сооружения) существующим строительным нормам и правилам. Для производственных помещений краткое описание технологии.

2. Обстоятельства возникновения пожара:

Обстановка до возникновения пожара, какие нагревательные приборы применялись и т.д., кто последним вышел из здания (помещения), кем оно осматривалось до закрытия (если пожар возник в нерабочее время), кто обнаружил пожар.

Обстановка в здании (сооружении) в момент обнаружения пожара. Местонахождение очага пожара.

Фиксируется время закрытия склада (хранилища, помещения), время обнаружения пожара и вызова пожарной команды.

3. Тушение пожара:

Действия лиц, обнаруживших пожар, и сотрудников таможенного органа по тушению пожара и эвакуации имущества. Обстановка к моменту прибытия пожарной команды.

Действия прибывших пожарных команд, порядок использования источников водоснабжения и подачи стволов.

Расстояние от источника водоснабжения до места пожара. Состояние погоды, направление и сила ветра.

Оценка работы пожарных команд, обеспеченность водоснабжением. Время локализации и ликвидации пожара. Несчастные случаи с людьми.

4. Причина пожара:

Указывается и обосновывается наиболее вероятная причина пожара. Что способствовало распространению пожара. Указать, кто ведет следствие по пожару.

5. Ущерб от пожара:

Что сгорело и повреждено огнем. Общий ущерб от пожара, в том числе по строению, оборудованию и имуществу.

6. Виновники пожара:

Непосредственные виновники пожара. Должностные лица таможенного органа, не обеспечившие проведение мер пожарной безопасности. Какие конкретно нарушения требований приказов, инструкций и правил пожарной безопасности были допущены ими при эксплуатации помещений или при хранении имущества.

7. Состояние противо пожарной охраны в таможенном органе:

Основные недостатки в организации пожарной охраны таможенного органа.

Перечень невыполненных мероприятий, связанных с причиной возникновения пожара, его распространением и тушением.

8. Выводы:

Пожар в таможенном органе возник в результате нарушений ____________ _________________________________________________________________________ (указать, какие требования приказов по мерам пожарной безопасности _________________________________________________________________________ были нарушены) _________________________________________________________________________ 9. Предложения по списанию материальных ценностей, уничтоженных по- жаром, и возмещению причиненного ущерба _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Председатель комиссии ___________________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Члены комиссии ___________________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ___________________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) " "_______________19___г.

С актом ознакомлен:

Руководитель таможенного органа

___________________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

С выводами комиссии согласен

______________________ ___________________ ___________________________ (должность) (подпись) (инициалы, фамилия) " "______________19____г.

Внутренним документом, фиксирующим обстоятельства дисциплинарного проступка и наличие его состава, является акт служебного расследования, или акт служебной проверки.

Наличие такого документа в случае судебных тяжб с работником или проведения проверки по позволит доказать соблюдение требований ст. 192-193 Трудового кодекса РФ. А это значит, что есть определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования и подготовке соответствующего акта. О них мы и расскажем в этой статье. При наличии затруднений можно воспользоваться помощью дежурного юриста.

Кстати, обратите внимание на локальные акты организации. Возможно, форма акта служебного расследования на предприятии утверждена. А если нет, на основе нашего примера его можно разработать.

Пример акта служебного расследования

УТВЕРЖДАЮ:

ООО «Кувшинка»

Генеральный директор

Братчиков Родион Константинович

Составлен комиссией:

Председатель: Начальник отдела кадров П.Р. Малахов

Члены комиссии:

Факт нарушения: невыполнение администратором Синициной Анастасией Владимировной возложенных обязанностей по уведомлению миграционного подразделения ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике о прибытии иностранных граждан в место временного пребывания в течение суток (нарушение ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ).

В результате проведенного служебного расследования выявлено:

18 апреля 2017 г. в гостиницу «Кувшинка» по адресу: г. Геленджик, ул. Морская, 48, в 12 час. 48 мин. прибыл гражданин Республики Узбекистан Фархудов Махмуд, 08.04.1972 г.р., для временного пребывания.
Согласно табелю учета рабочего времени, журналу учета, 18 апреля 2017 г. администратор Синицина А.В. выполняла свои функциональные обязанности с 06 час. 00 мин. до 06 час. 00 мин. 19 апреля 2017 г., в т.ч. по заселению гостей и предоставлению им гостиничных номеров. Синицина А.В. предоставила гражданину Узбекистана Фархудову М. номер 309 на третьем этаже гостиницы, а также взяла оплату и выдала квитанцию.
В нарушение п. 2.4 должностной инструкции администратора гостиницы и ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания Синициной А.В. не заполнялось, в миграционное подразделение в ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике не подавалось.
05.05.2017 г. в результате проведенной проверки ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике в отношении ООО «Кувшинка» составлен административный протокол и вынесено постановление об административном правонарушении по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ. Наложен административный штраф в размере 400 000 руб.
Согласно письменным объяснениям Синициной А.В. от 05.05.2017 г. уведомление в ГУ МВД по Краснодарскому краю в г. Геленджике не направила по забывчивости.
Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет. За нарушения трудовой дисциплины к ответственности не привлекался. Работает в ООО «Кувшинка» по трудовому договору в должности администратора с 05.08.2015 г.

Изучив материалы, а именно: Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция администратора гостиницы, материалы дела об административном правонарушении, объяснения Синициной А.В., комиссия приходит к следующим выводам:

В действиях Синициной А.В. содержится состав дисциплинарного нарушения, выразившегося в ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, в результате чего работодателю причинен ущерб в размере 400 000 руб.
Привлечь Синицину А.В. к дисциплинарной ответственности и применить дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Председатель комиссии:

П.Р. Малахов

Члены комиссии:

Специалист по охране труда С.С. Выхина

Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

С актом служебного расследования ознакомлен:

Синицина А.В.

Что сделать до составления акта служебного расследования

Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после при намерении уволить работника за прогул.

Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.

Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с ). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась ().

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
обстоятельства, при которых это произошло
последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
чья вина, в чем она выразилась
обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

АКТ РАССЛЕДОВАНИЯ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ И ПРИЧИН ВОЗНИКНОВЕНИЯ ПОЖАРА, ПРОИЗОШЕДШЕГО В ЗДАНИИ (ПОМЕЩЕНИИ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Приложение 3
к Инструкции о порядке
списания пришедших в
негодное состояние или
утраченных материальных
ценностей в таможенных органах

АКТ
РАССЛЕДОВАНИЯ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ И ПРИЧИН ВОЗНИКНОВЕНИЯ
ПОЖАРА
____________________________________________

"___" ____________ 19__ г. г. _______________
Комиссией (мною) _____________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
на основании предписания __________________________ от "___"
______________ 19__ г. за No. ___________ совместно с ____________
в присутствии ____________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
произведено расследование обстоятельств и причины возникновения
пожара в ________________________________________________________,
(наименование таможенного органа)
произошедшего ____________________________________________________
(наименование здания, помещения)

(дата, месяц, год)
Расследованием установлено:
1. Краткая строительная характеристика здания (дата постройки, материал стен, перекрытий, кровли, вид отопления и освещения).
Соответствие здания (сооружения) существующим строительным нормам и правилам. Для производственных помещений краткое описание технологии.
2. Обстоятельства возникновения пожара:
Обстановка до возникновения пожара, какие нагревательные приборы применялись и т.д., кто последним вышел из здания (помещения), кем оно осматривалось до закрытия (если пожар возник в нерабочее время), кто обнаружил пожар.
Обстановка в здании (сооружении) в момент обнаружения пожара. Местонахождение очага пожара.
Фиксируется время закрытия склада (хранилища, помещения), время обнаружения пожара и вызова пожарной команды.
3. Тушение пожара:
Действия лиц, обнаруживших пожар, и сотрудников таможенного органа по тушению пожара и эвакуации имущества. Обстановка к моменту прибытия пожарной команды.
Действия прибывших пожарных команд, порядок использования источников водоснабжения и подачи стволов.
Расстояние от источника водоснабжения до места пожара. Состояние погоды, направление и сила ветра.
Оценка работы пожарных команд, обеспеченность водоснабжением. Время локализации и ликвидации пожара. Несчастные случаи с людьми.
4. Причина пожара:
Указывается и обосновывается наиболее вероятная причина пожара. Что способствовало распространению пожара. Указать, кто ведет следствие по пожару.
5. Ущерб от пожара:
Что сгорело и повреждено огнем. Общий ущерб от пожара, в том числе по строению, оборудованию и имуществу.
6. Виновники пожара:
Непосредственные виновники пожара. Должностные лица таможенного органа, не обеспечившие проведение мер пожарной безопасности. Какие конкретно нарушения требований приказов, инструкций и правил пожарной безопасности были допущены ими при эксплуатации помещений или при хранении имущества.
7. Состояние противопожарной охраны в таможенном органе:
Основные недостатки в организации пожарной охраны таможенного органа.
Перечень невыполненных мероприятий, связанных с причиной возникновения пожара, его распространением и тушением.
8. Выводы:
Пожар в таможенном органе возник в результате нарушений

(указать, какие требования приказов по мерам пожарной
__________________________________________________________________
безопасности были нарушены)
__________________________________________________________________
9. Предложения по списанию материальных ценностей,
уничтоженных пожаром, и возмещению причиненного ущерба
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Председатель комиссии ___________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии ___________ __________________________

___________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"___" ______________ 19__ г.
С актом ознакомлен:
Руководитель
таможенного органа ___________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
С выводами комиссии согласен
_________________ ____________ __________________________
(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)
"____" _____________ 19__ г.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ РАССЛЕДОВАНИЯ ПОЖАРА

2.1. Пожар, явившийся причиной или следствием технологического нарушения в работе оборудования, расследуется в соответствии с "Инструкцией по расследованию и учету технологических нарушений в работе энергосистем, электростанций, котельных, электрических и тепловых сетей" . В этом случае отдельный акт расследования пожара не оформляется, однако основные положения обстоятельств его возникновения и тушения должны в полном объеме вносится в акт расследования технологического нарушения.

В случаях, когда пожар не вызван технологическим нарушением работы оборудования, а также, если акт технологического нарушения на бумажном носителе не составляется, обстоятельства расследования возникновения и тушения пожара должны оформляется актом по .

2.2. Администрация объекта до начала работы комиссии по расследованию пожара обязана принять следующие меры :

2.3.1. После ликвидации пожара обеспечить сбор объяснительных записок от очевидцев и участников тушения пожара, диаграммы регистрирующих приборов, записей оперативных переговоров и имеющиеся вещественные доказательства, относящиеся к причинам пожара, которые по описи должны передаваться в комиссию по расследованию;

2.3.2. Сохранить обстановку на месте пожара такой, какой она была сразу после его ликвидации. В случае невозможности ее сохранения зафиксировать обстановку с помощью видеоаппаратуры, составления схем, эскизов и других средств;

2.3.3. Прекратить в зоне пожара все работы, кроме работ, связанных со спасением и обеспечением безопасности людей или защиты материальных ценностей, а также работ по пуску оборудования, если это вызвано режимом работы объекта;

2.3.4. Запретить вскрытие и разборку технологического оборудования, которое явилось источником возникновения пожара, до прибытия комиссии или специалистов (экспертов), привлеченных к расследованию.

2.4. Члены комиссии имеют право в процессе расследования проводить дополнительный опрос (брать письменное объяснение) персонала, руководителей предприятий (организаций) и их структурных подразделений, а также знакомиться с записью переговоров персонала, оперативной, распорядительной и технологической документацией и другими материалами, имеющими отношение к пожару и противопожарному состоянию объекта.

2.5. Расследование пожара должно быть начато немедленно и закончено в десятидневный срок.

В особых случаях, по представлению председателя комиссии, срок расследования может быть продлён организацией, назначившей комиссию по расследованию. В акте расследования об этом делается соответствующая запись.

2.6. Работа комиссии должна проводиться в соответствии с регламентом, устанавливаемым ее председателем.

2.7. При расследовании пожара устанавливаются обстоятельства , связанные с его возникновением и развитием, процессом организации тушения, а также последствия пожара, которые должны отражаться в описательном блоке акта (), а именно:

2.7.1. Принятые персоналом объекта и пожарными подразделениями меры по тушению пожара. Недостатки и положительные стороны в тушении пожара ;

2.7.2. Состояние технологического оборудования и строительных конструкций, способствовавшее возникновению, развитию или ограничению (локализации) пожара;

2.7.3. Состояние электротехнического оборудования (в том числе кабелей и проводов) или приборов, которое явилось причиной возникновения пожара или его развития;

2.7.4. Эффективность работы средств противопожарной защиты: противопожарного водопровода, установок автоматического пожаротушения, пожарной сигнализации, устройств охлаждения ферм машинного зала, огнезащитных покрытий кабелей, первичных средства пожаротушения и т.п. Недостатки и положительные стороны в работе средств противопожарной защиты;

2.7.5. Противопожарные мероприятия, изложенные в предписаниях органов пожарной охраны и РП "Энерготехнадзор", на основании требований норм и правил пожарной безопасности, полное или частичное невыполнение которых привело к возникновению пожара, его развитию и (или) вызвало недостатки в процессе тушения;

2.7.6. Заключения соответствующих организаций или специалистов, которые подтверждают причины пожара и его развития (в необходимых случаях);

2.7.7. Указываются последствия пожара, которые должны учитывать уничтоженное или поврежденное в ходе тушения пожара оборудование, здания и сооружения;

2.7.7.1.Материальный ущерб, который состоит из прямого и косвенного ущерба, определяется на основании документов бухгалтерской отчетности, сведений страховых компаний, документов собственников личного имущества;

2.7.7.2. Сведения о погибших и пострадавших в процессе тушения пожара от воздействия опасных факторов пожара (ожоги, отравления, телесные повреждения от обрушения строительных конструкций, оборудования, падения при пожаре, воздействие машин и механизмов и другое).

2.8. В акт расследования обязательно включаются мероприятия, рекомендуемые комиссией, направленные на предотвращение и развитие аналогичных пожаров.

2.9. Все несчастные случаи с персоналом во время пожара (травмы, ожоги, смертельный исход, воздействие опасных факторов пожара) должны расследоваться в соответствии с действующим "Положением о расследовании и учете несчастных случаев на производстве".

2.10. К акту расследования должны быть приложены все необходимые документы, подтверждающие выводы комиссии (диаграммы регистрирующих приборов, стенограммы оперативных переговоров, выписки из оперативных журналов, объяснительные записки, схемы, чертежи, фотографии, результаты испытаний, приказы о наказании виновных лиц и т.п.).

2.11. Акт расследования должен быть подписан всеми членами комиссии, а при несогласии с отдельными его положениями одного или ряда членов комиссии - допускается подписание акта "с особым мнением", которое прилагается к акту.

2.12. По завершении расследования пожара руководством предприятия в обязательном порядке издается распорядительный документ с изложением в нем результатов расследования и организационно-технических мероприятий, направленных на обеспечение пожарной безопасности предприятия и наказанием лиц, не принявших мер по недопущению его возникновения и развития, а также по частичному возмещению причинен-ного ущерба на основании действующего законодательства.

2.13. По окончании расследования по одному экземпляру акта расследования пожара немедленно направляется в РП "Энерготехнадзор", Департамент генеральной инспекции по эксплуатации электрических станций и сетей, и вышестоящую организацию по подчинённости.