Счет на оплату наличными бланк. Счет на аванс

Инструкция

Укажите дату выписки счета и его номер. Номер счета на предоплату может быть любым, если на предприятии не предусмотрен подобный порядок нумерации. Счет также может не иметь номера. Счет может быть действителен в течение определенного времени или быть бессрочным. Запишите при его оформлении это требование.

Включите в счет необходимые сведения о товаре, за который производится оплата. Укажите цену за единицу товара и единицы измерения отпускаемой продукции (штуки, единицы веса или объема). Впишите количество оплачиваемой продукции и итоговую сумму счета. Конечную сумму укажите прописью.

Подробно пропишите в счете платежные реквизиты, на которые должна быть перечислена оплата. Ошибка в одном знаке может быть причиной возврата банком платежного поручения.

Укажите в счете контактную информацию, чтобы у плательщика была возможность прояснить все непонятные моменты на стадии создания документа оплаты. Если разъяснения и уточнения потребуются банку для проведения платежа, запрос может занять до пяти рабочих дней.

Включите в счет напоминание о необходимости предъявить доверенность при получении товара. Укажите сведения о месте получения оплаченного товара и информацию о работнике, ответственном за отгрузку.

Счет на предоплату должен быть подписан руководителем организации, отпускающей товар. Возможно подписание уполномоченным работником. Подпись заверяется печатью организации.

В крупной торговой организации создание счета на предоплату начинает цепочку движения товара и документооборота. Номер счета может быть включен в систему документооборота и являться номером/лицевым счетом покупателя/клиента. Дата выписки счета служит началом отсчета времени резервирования товара на складе.

При действующей в торговой организации бонусной программе для покупателей в счете могут быть прописаны условия накопления и применения бонусов.

Видео по теме

Источники:

как правильно выписать счет

Ни в одном нормативном документе не закреплена обязанность по выставлению продавцом счета на оплату. Любой бухгалтер может самостоятельно решать, выставлять данный расчетный документ или нет. Счет на оплату не является подтверждением отгрузки товара и не означает согласие покупателя оплатить товар. Но некоторые организации предпочитают работать по схеме выставление счета - выписка счета -фактуры - отгрузка товара - оформление накладной.

Инструкция

Обязанность продавца выставить счет на предоплату может быть включена в договор поставки товара. В таком случае формулировка «оплата товара в течении определенного времени после выставления счета » означает обязанность покупателя оплатить выставленный документ в согласованные сроки. Если в договоре не предусмотрено выставление счета , оплата товара производится на основании счет-фактуры на аванс . Когда цена товара установлена в соглашении, а также прописано основание возникновения обязательств по оплате товара у покупателя - счет можно не выставлять.

Специальных требований, которые предъявляются к счету на аванс нет. При его составлении старайтесь придерживаться общих положений, которые предусмотрены при оформлении первичных документов. При выставлении счета на аванс указывайте в нем ваши реквизиты для оплаты, полное наименование организации, данные покупателя, количество товара, его цену и общую сумму для оплаты. На документе должна стоять подпись руководителя организации, номер и дата выставления. Печать на счете можете не ставить.

Если ваша организация работает по общей схеме налогообложения и является плательщиком НДС, выделяйте в счете отдельно сумму налога. Но вычет по данному налогу вы сможете оформить только на основании счет-фактуры ст. 169 НК РФ. Т.е.счет можно не выставлять, а счет-фактуру нужно выписать обязательно. На счете можно указать срок его действия. Например, оплата товара в течение 5 дней после выставления счета .

После выставления счета на предоплату вы обязаны выставить на эту же сумму счет-фактуру. Данная обязанность предусмотрена п. 3 ст. 168 НК РФ.

Полезный совет

Не запрещается внесение любой информации на бланк счета. Например, вы можете указать контактные телефоны вашей организации, информацию о скидках, Ф. И. О. менеджеров, работающих с оптовыми или розничными покупателями.

Источники:

как выставить счет на предоплату

Заключая сделку купли-продажи, юридические лица должны оформить ее соответствующим образом бухгалтерскими документами. Но зачастую, на начальном этапе для подтверждения намерений стороны используют документ, не относящийся к первичным бухгалтерским. Это счет на оплату , который упрощает передачу информации покупателю о сумме сделки и реквизитах продавца, а потому широко используется на практике. Несмотря на отсутствие строгих требований к оформлению такого документа, рекомендуется в его содержании обязательно указать несколько основных позиций.

Инструкция

В первую очередь в счет е на оплату укажите полное название предприятия, выставляющего счет , его юридический и фактический адрес. Далее заполните таблицу с реквизитами, скопированную из стандартного , для упрощения заполнения , когда возникнет необходимость произвести перечисление оговоренной суммы платежа по между сторонами договору. В ней будут указаны наименование предприятия-поставщика, КПП, ИНН, название (обслуживающего организацию), расчет ный счет , БИК и корреспондентский счет . Далее следует название документа "Счет" и его номер, а также дата выписки.

В основной части счет а укажите названия предприятий, заключивших сделку купли-продажи, по порядку. Сначала "Продавец", затем "Покупатель". После этого заполните таблицу, содержащую описание сделки. Здесь сообщите перечень товаров или услуг, единицы , количество, цену и сумму к оплате по каждой позиции.

В конце таблицы укажите "Сумму всего" по счет у, выделите НДС, подлежащий в , и выведите итоговую сумму. Подлежащую перечислению сумму напишите цифрами и прописью. Подпишите документ у руководителя или главного бухгалтера. Такие подписи не являются обязательными в оформлении документа, как и печать предприятия, но большинство счет именно так. Это важно, скорее, для внутреннего и разграничения ответственности между ответственными лицами предприятия-продавца.

Видео по теме

Обратите внимание

Обратите внимание, что счет на оплату не является бухгалтерским документом и не накладывает никаких обязательств на участников сделки, а служит только носителем информации. Поэтому его нельзя будет использовать в качестве аргумента при рассмотрении спорных моментов сделки в до судебном порядке или во время судебных разбирательств.

Полезный совет

Для полноты сохранения информации о сделке вы можете указать в счете дополнительные сведения. Это могут быть условия соглашения (сроки поставки и оплаты счета, условия оплаты).

Источники:

образец счета на оплату в 2019

Счет на оплату - это документ, на основании которого покупатель вашего товара или услуги перечисляет денежные средства со своего ра ного счета, на ваш. Регламентированной формы счета не существует, этот документ не относится к первичным документам, но на практике сложились определенные требования к его оформлению.

Привет всем! Сегодня поговорим о том, как выставить счет на предоплату.

1.Ничто так не укрепляет веру в человека, как предоплата

Как я уже писал в одной из своих статей из серии «Уроки бизнеса»:

«Ничто так не укрепляет веру в человека, как предоплата»

— это правило бизнеса также как «Правила дорожного движения» написано потом и кровью. Еще раз подчеркиваю:

«Никогда, никому и ничего не отпускайте без предоплаты!»
Бесплатно – пожалуйста. Это ваше решение. Но без предоплаты, ни в коем случае.

На самом деле подобных правил много, и я уже начал их излагать в бесплатной книге . А сегодня мы поговорим только о первой заповеди, касающейся предоплаты.

Но сам факт предоплаты — необходимое, но вовсе не достаточное условие спокойного сна любого Поставщика.

2.Как выставить счёт на предоплату чтобы спать спокойно

Причин для беспокойства много:

1) Вместе с получением денег Поставщик принимает на себя обязательства по своевременной поставке качественного товара или услуги.

2) Поставщик попадает в зависимость от Заказчика при отгрузке и приёмке товара.

Сначала напомню, что должно в обязательном порядке быть в счёте на предоплату:

Наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон Поставщика
Банковские реквизиты поставщика (наименование банка, расчетный и корреспондентский счета, БИК)
Номер и дата счёта
Наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон и имя контактного лица Заказчика, с которым велись переговоры в процессе согласования счёта.
Наименование товара, количество, цена, единица измерения и сумма.
Итоговая сумма по счёту с выделением НДС
Итоговая сумма прописью
Подписи руководителя и бухгалтера Поставщика
Круглая печать фирмы.

2.1 Простейшая форма счета и ее недостатки

Пример №1 Оформление простейшего варианта счёта на предоплату. Это образец документа (бланк), который выдает бухгалтерская программа 1с, но он вовсе не способствует появлению приятных сновидений.

Кратко перечислю подводные камни, которые ждут Поставщика после получения предоплаты по такому простейшему счёту:

1. Покупатель сначала тянет с оплатой, а проплатив, сразу начинает торопить с поставкой товара

Противоядие:
В счёте должна быть строка с указанием срока поставки товара после поступления денег на расчётный счёт Поставщика. При этом к сроку, обещанному фабрикой — изготовителем, прибавляйте минимум неделю.

2. Заказчик может заявить, что товар не соответствует оговоренным ранее техническим характеристикам.

Противоядие:

— Не принимайте заказы по телефону!!! Просите Заказчика прислать заявку в письменном виде, указав ВСЕ требуемые характеристики и количество товара, подлежащего поставке.
— Всегда прилагайте к счёту на предоплату фото товара.
— В переписке, предшествующей выставлению счёта на предоплату, разъясняйте все детали, связанные со свойствами продаваемого товара.
— Подробнейшим образом прописывайте все свойства товара. Просите Заказчика после получения счёта внимательно проверить — всё ли в нём указано правильно.

3. Покупатель может при самовывозе товара тянуть время и занимать Ваш склад настолько долго, что вам некуда будет принимать товары по новым заказам.

Противоядие:

— Указывайте в счёте срок, в течение которого Покупатель обязан забрать товар с Вашего склада после уведомления о готовности к отгрузке.
— Пишите в счёте, что не гарантируете получение товара в случае превышения оговоренного срока на самовывоз товара. Это, конечно, чистая пугалка, но она действует.
— Предупреждайте в устной форме, что при превышении оговоренного срока отгрузки товара, Вы будете вынуждены удержать определённую сумму за аренду складских площадей.

4. Водитель, который приедет за товаром, не будет иметь при себе доверенность на получение товара.

Противоядие:

— Прописать в счёте, что без доверенности товар отпускаться не будет.
— Если идёте навстречу Покупателю и отпускаете товар без доверенности, просите прислать скан доверенности по e-mail, делайте ксерокопию удостоверения личности водителя, просите его расписаться в накладной с указанием должности, Ф.И.О. и мобильного телефона.

2.2 Самая распространенная форма счета и ее недостатки

После выполнения всех этих пунктов счёт на предоплату приобретёт следующий вид:

Пример №2 Оформления счёта на предоплату в том виде, который несколько укрепит ваш сон. Посмотрите образец заполнения:

А теперь «самое приятное»:

После уведомления о прибытии товара на ваш склад Заказчик просит вернуть ему деньги. Хотя ситуация кажется невероятной, в 2014 году она стала доброй традицией. У нашей фирмы это было 5 раз. В одном случае пришлось решать вопрос через Арбитражный суд, который длится до сих пор.

В идеальном случае к каждому счёту надо прилагать договор, в котором оговариваются все такие варианты. Но технически это не выполнимо, т.к. требует штат курьеров, которые будут круглые сутки возить договора на подпись. А что делать с иногородними Заказчиками?

Для того чтобы хоть как-то подстраховать себя, мы придумали форму счёта-договора, в которой оговариваем этот случай и чётко пишем, что «ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА, ОПЛАЧЕННЫЕ ПО СЧЁТУ, ВОЗВРАТУ НЕ ПОДЛЕЖАТ», а также страхуемся от ряда других скользких моментов.

Текст такой:

Настоящий счёт-договор (Счёт) является офертой ООО «ТРОН» Покупателю на поставку товара и оказание услуг.
Оплата настоящего Счёта означает полное и безоговорочное согласие Покупателя с количеством, артикулами, цветом товара, сроками поставки и другими условиями поставки и оказания услуг, определёнными данным Счётом.

Денежные средства, оплаченные по Счёту, возврату не подлежат.

Цена товара, работ, услуг, указанная в Счёте определяется в соответствии с Прайс-листом Поставщика, действующим на момент согласования заказа Покупателя, и включает в себя стоимость товара (работ, услуг), упаковки, маркировки товара, транспортных услуг от завода-изготовителя до склада Поставщика и НДС в размере, предусмотренном действующим законодательством РФ.
Оплата по данному счёту производится Покупателем в порядке 100(Сто)% предоплаты, путём перечисления денежных средств на расчётный счёт Поставщика. В назначении платежа обязательно указывать номер счёта, наименование товара и сумму НДС.
Оплата производится Покупателем в течение 3-х банковских дней с даты выставления Счёта. При просрочке оплаты Поставщик вправе потребовать от Покупателя дополнительной оплаты разницы цен в случае их повышения в период просрочки оплаты, а Покупатель обязуется её оплатить.
Обязательство Покупателя по оплате товара считается исполненным после зачисления денежных средств на расчётный счёт Поставщика.
Право собственности на поставленный товар, риск случайной гибели и случайного повреждения товара переходит на Покупателя с момента передачи товара Покупателю (Уполномоченному представителю) или первому перевозчику.
При получении товара представителем Покупателя, последний обязан иметь документ, удостоверяющий личность (паспорт) и оригинал доверенности, оформленной в установленном порядке.
Приёмка товара по количеству, ассортименту и целостности упаковки осуществляется во время передачи товара Покупателю (уполномоченному представителю) в соответствии с отгрузочными документами.

В случае не соответствия количества, ассортимента товара заказу Покупателя в накладной должна быть сделана пометка о фактически принятом количестве и ассортименте товара.

Отгруженный качественный и комплектный товар возврату и обмену не подлежит.
Обязательства Поставщика по поставке товара считаются выполненными с момента передачи товара Покупателю, что подтверждается товарной накладной и счётом-фактурой.
Сдача выполненных услуг производится по одностороннему Акту об оказанных услугах.
Услуги считаются оказанными Поставщиком надлежащим образом и принятыми Покупателем с момента подписания Акта об оказанных услугах. После этого претензии относительно недостатков услуг, в том числе по количеству (объёму) и качеству не принимаются.
Все споры или разногласия, возникающие между Сторонами по настоящему Счёту или в связи с ним, разрешаются путем переговоров между ними. В случае невозможности разрешения разногласий путем переговоров они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы.

Буду рад услышать истории из вашего опыта на тему оформления счетов на предоплату.

Сегодня мы поговорили о нескольких способах выписки счета на предоплату. Как вам понравилась статья? Если да, то обязательно поделитесь ей в социальных сетях и подпишитесь на обновления блога. Пока, пока.

3. Постскриптум с инспектором Варнике

Для желающих активизировать мозговое кровообращение, которое очень важно для ведения бизнеса, предлагаю попробовать разгадать детективные истории-загадки вместе с инспектором Варнике. Знакомьтесь.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
по операциям, предусматривающим уплату НДС;
если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

полное наименование предприятия,
его ИНН,
сведения об обслуживающем счёт банке,
реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
«Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Одним из условий договора может быть обязательный аванс в счет предстоящей поставки или будущих услуг. Счет на предоплату (образец) должен включать в себя перечень реквизитов, при наличии которых аванс обязательно попадет на расчетный счет.

Какие реквизиты должны быть указаны в счете на предоплату

Требования к счету на оплату не регламентированы каким-либо нормативным документом. Как правило, каждая организация составляет счет на авансовый платеж по договору (образец) в соответствии со своим внутренним регламентом и выработанными правилами делового оборота. Кроме того, формирование счета возможно при помощи специальных автоматизированных компьютерных программ, предназначенных для ведения бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим внешний вид счета на аванс (образец) у каждой организации может различаться.

Однако существует перечень реквизитов, которые необходимо обязательно указать в счете на аванс. В случае, если один из этих реквизитов будет отсутствовать, оплата по счету будет невозможна или крайне затруднена.

Обязательными реквизитами являются:

название организации или ФИО индивидуального предпринимателя, выставляющих счет;
ИНН и КПП поставщика;
номер расчетного банковского счета поставщика, реквизиты банка, в котором открыт счет;
дата и номер счета;
наименование товара, работ или услуг, оказываемых по договору, их количество, цена единицы, стоимость;
общая сумма счета на предоплату по договору (образец) (цифрами и прописью);
подпись руководителя и бухгалтера, печать поставщика.

Заполнение реквизитов счета на предоплату

Порядок заполнения счета на предоплату для организаций и индивидуальных предпринимателей одинаковый. Первая часть счета представляет из себя таблицу, дублирующую часть банковского платежного поручения. В таблице указывается получатель, причем наименование организации может быть указано сокращенно (но как в выписке из ЕГРЮЛ), в то время как наименование индивидуального предпринимателя должно быть указано полностью, без сокращений. ИП указывают только ИНН, поле «КПП» остается свободным. Номер расчетного счета и реквизиты банка заполняются в соответствии с теми, которые предоставляет сам банк при открытии счета. Ошибка в одном из реквизитов может привести к тому, что сумма аванса не попадет на счет.

Вторая часть счета на авансовый платеж по договору (образец) также оформляется в виде таблицы, однако имеет другие поля и заполняется иначе. Эта таблица включает в себя название товара (номенклатуру), работ или услуг, ссылку на договор, в соответствии с которым производится оплата, количество товара, услуг, единицы измерения и их цену, общую стоимость по счету.

Частый вопрос, возникающий при составлении счета на предоплату (образец), заключается в том, на какую сумму выставлять счет — частичную в размере ожидаемой предоплаты либо в размере полной стоимости по договору. На практике возможны оба варианта оформления счета.

Если счет составляется на сумму предоплаты, то в наименовании товаров, работ указываются формулировки «Частичная предоплата в соответствии с договором», «Предоплата по договору» и похожие фразы. В стоимости указывается сумма, ожидаемая от контрагента в качестве предоплаты.

Когда счет формируется на всю сумму по договору, то уплата аванса может быть прописана в договоре или самом счете на оплату. Если конкретный размер предоплаты не установлен, однако такое условие оговорено и предусмотрено в договоре, то покупатель может самостоятельно определить размер аванса.

Дополнительные реквизиты в счете на предоплату (образец)

Помимо реквизитов, без которых составление счета на предоплату невозможно, в него можно включать специальные условия, позволяющие регулировать сроки оплаты счета и поставки товара, оказания услуг, обозначать и изменять цены, порядок доставки и получения товара, условия возврата денежных средств или невозможность возврата предоплаты и другие. Кроме того, счет на авансовый платеж по договору (образец) можно составить таким образом, что он будет заменять собой договор поставки или договор оказания работ (услуг) и являться офертой. В этом случае в счете указываются все необходимые условия, характерные для договора и прописанные в Гражданском кодексе. Тогда оплата контрагентом такого счета будет считаться согласием со всеми условиями, указанными в нем.

Как выставить счет на предоплату (образец)

Согласно правилам делового документооборота счет на предоплату можно выставить путем передачи его контрагенту при подписании договора, выслать по почте либо отправить сканированный документ на электронную почту заказчика, выслать факсом. В каждом из этих случаев счет подписывается руководителем, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, заверяется печатью.

Обычный счет, не включающий в себя особенных условий и не являющийся офертой, не является первичным документом. В бухгалтерском и налоговом учете счет на предоплату (образец) не учитывается, подтверждающим расходы документом не является.

Образец бланка счета на предоплату

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

предмет сделки;
количество единиц;
цена за единицу;
общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
юридический или фактический адрес отправителя счета;
(для ИП) и и (для ООО);
предмет договора (товар, услуги, работы);
количественное выражение предмета;
цена за единицу предмета;
общая сумма сделки;
валюта сделки (рубли);
реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
дата создания документа;
наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
срок оплаты;
подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия: