Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.
Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок об их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.
"Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведения только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.
Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.
Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении.
Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:
Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;
Проверки правильности проставления отметок 0 движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;
Проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);
Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок об их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а, следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.
Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.
Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок, о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.
Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки об их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.
В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.
Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: "ь", "+" и др.
Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.
Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты.
При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:
Охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;
Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
Фиксация конечных результатов проверок.
По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме:
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
АКТ____________
____________№________
_________________
(место составления)
О проверке движения и наличия
конфиденциальных носителей,
документов и дел за _________ квартал
Составлен:
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
В период с по 200_ г. проведена проверка:
Правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
Фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.*
1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных на учет выделенного хранения документов:**
2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличии; ***
3. ________ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по фермам
(количество)
учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета); ****
4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей
(перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).*****
(подписи)
* Если рабочие и стенографические тетради проверялись без просчета листов, то это фиксируется в скобках или примечании.
** Если в процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то пишется: «кроме», с указанием по каждому документу (носителю, делу) в чем они проявились.
*** Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или носителей.
**** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных документов, носителей и дел.
***** Пункт включается в акт при выявлении ошибок и нарушений.
По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
_______№________
_________________
(место составления)
О проверке наличия конфиденциальных дел,
документов и учетных журналов
(картотек) за ______ год
Составлен:______________________________________________
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
В период с ___________ по _______ 200_ г. проведена проверка:
Фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов);
Фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);
Закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.
В результате проверки установлено:
1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;*
2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;
3. ___________ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.**
(количество)
(подписи)
_________________________________________________________________________________________________
* Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или индексов (номеров)
и года дел (журналов).
** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных дел или документов.
При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и журналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о наличии приложения".
Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.
Понятие тайны в делопроизводстве
Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.
Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.
Грифы секретности
На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:
- особая важность;
- совершенно секретно;
- служебное пользование.
Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?
Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.
Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.
Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.
Порядок засекречивания
Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:
- информация о военной сфере;
- сведения об экономике, технике или науке;
- информация о внешнеполитической или экономической сферах;
- сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.
Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.
Системный принцип определения секретности
Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?
Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.
Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.
Другие принципы
Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.
Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.
Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.
О внесении изменений в секретные документы
Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?
Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.
Уничтожение секретных документов
Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.
Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.
Правила ведения секретного делопроизводства
Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:
- необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
- Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
- Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
- С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
- Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.
Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.
Обязанности специалистов по секретным документам
Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:
- Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
- Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
- Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.
Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:
- сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
- вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
- ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
- уничтожение документов без ведома руководства.
секретной документации
Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:
- правый верхний угол - гриф секретности;
- под грифом - инвентарный номер;
- у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
- листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.
Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"Порядок обращения с секретными документами"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"Порядок разработки секретных документов"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"Пересылка секретных документов"
СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
"Размножение секретных документов"
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
"Уничтожение секретных документов"
СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:
Оценка ценности СД;
Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
Написание акта на уничтожение СД;
Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
Акт на уничтожение СД хранится в 1-ом отделе и является отчетным документом при проверках.
"ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И СЛУЖЕБНЫХ ТАЙН В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ"
"ПРИЧИНЫ, ВЫЗЫВАЮЩИЕ УТЕЧКУ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, И МЕРОПРИЯТИЯ ПО ЕЕ ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ"
Утечка секретных сведений - это их бесконтрольное распространение за пределы сферы обращения, ограниченной режимом секретности.
Причинами утечки секретных сведений могут быть:
нарушение исполнителями установленного режима секретности при выполнении закрытых работ;
при работе с секретными документами и изделиями;
разглашение секретных сведений при общении с посторонними лицами;
утрата секретных документов и изделий;
недостатки в организации работы по противодействию иностранным техническим разведкам;
упущения администрации и работников РСО в вопросах организации режима секретности;
несвоевременное принятие мер по закрытию выявленных каналов утечки информации.
Предотвращение утечки секретных сведений в организациях, учреждениях и на предприятиях обеспечивается:
установлением специального порядка допуска к секретным работам, документам и изделиям;
точным выполнением всех правил засекречивания и рассекречивания сведений;
выполнением всех требований секретного делопроизводства;
установлением специальных обязанностей для лиц, которые допускаются к секретным документам и изделиям;
ограничением выезда за рубеж лиц, осведомленных о государственных секретах;
установлением специальных правил в работе с иностранцами, которые посещают предприятия и организации, где ведутся секретные работы;
организацией ведения профилактической работы.
"ДОПУСК ЛИЦ К СЕКРЕТНЫМ РАБОТАМ И ДОКУМЕНТАМ"
К секретным работам и документам могут быть допущены только граждане России, которые по своим деловым, политическим и моральным качествам способны обеспечить сохранность доверенных им тайн. К секретным работам и документам не допускаются лица, имеющие:
психические заболевания;
лица, которые понесли уголовную ответственность;
лица, совершающие поступки, несовместимые с принципами нравственности и морали;
лица, имеющие постоянный контакт с лицами (родственниками) за границей.
На каждое лицо, допускаемое к секретным работам и документам, оформляется допуск, то есть официальное разрешение руководителя предприятия на право выполнения закрытых работ, на право ознакомления с секретными работами и документами.
Существует три формы допуска к секретным работам и документам:
наивысшая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями ОВ, СС, С);
вторая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями СС, С);
третья форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями С).
При командировке сотрудников, имеющих допуск по месту основной работы, на другие предприятия им в первом отделе своего предприятия выдаются справки о допуске к секретным работам и документам, и выписываются командировочные предписания на право выполнения работ.
"ЗАСЕКРЕЧИВАНИЕ И РАССЕКРЕЧИВАНИЕ СВЕДЕНИЙ"
Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.
При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами: 1) решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
Объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
оптимизация объема засекречиваемых сведений;
периодический просмотр степени секретности сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.
СД - секретный документ. СС - степень секретности.
Рассекречивание СД производится при:
Изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
Окончании срока действия грифа;
Изменении международной обстановки;
Появлении новых достижений в науке и технике;
Продаже или передаче вооружения другим странам;
Снятии оружия или б/техники с вооружения.
Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.
"СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (СДП)"
СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.
Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:
Инструкция 0126;
Ведомственные инструкции по СДП;
ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).
"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"
Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.
Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.
"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА"
Порядок оформления СД:
Гриф;
N экземпляра;
Адрес;
Текст;
Приложения;
Подпись;
Порядок оформления последнего листа:
Исполнители;
Гриф;
Количество листов и экземпляров;
адреса экземпляров;
Машинистка;
Дата.
"РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
"ПЕРЕСЫЛКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:
Оценка ценности СД;
Написание акта на уничтожение СД;
Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ (СИ)". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Учет делится на предварительный и основной. Предварительный учет ведется при опытном производстве, а основной - при серийном производстве. Начало учета устанавливается:
При опытном производстве - с момента начала изготовления изделия по секретным чертежам, или с момента, указанного в их документации;
При серийном производстве - с момента, указанного в технических или сопроводительных картах. Если изделие изготовляется из секретных заготовок, то его учет начинается с момента получения этих заготовок. При поступлении изделий извне, их учет начинается с момента поступления. СИ учитываются отдельно от не- секретных. При их учете используются только УН и УО. На каждое изделие оформляется тех. паспорт или формуляр, которые учитываются как СД.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
СИ хранятся в упакованном виде, или под опломбированными чехлами. СИ могут храниться:
В спец. хранилищах;
На позициях;
В местах стоянок;
В лабораториях и учебных классах.
Места хранения СИ должны быть оборудованы сигнализацией. Малогабаритные СИ могут сдаваться на хранение в 1-е отделы. При хранении СИ на рабочем месте, после окончания работы с ним оно должно быть зачехлено, а помещение - опечатано и сдано под охрану.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ТРАНСПОРТИРОВКЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Различают внутреннюю и внешнюю транспортировку СИ. Внутренняя транспортировка - это погрузка, выгрузка и перевозка СИ в пределах охраняемой территории предприятия. При внутренней транспортировке необходимо применять меры по маскировке от средств технической разведки. При внешней транспортировке должны быть применены меры по охране СИ, по его маскировке от технической разведки и по скрытию маршрутов транспортировки и средств доставки.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ (РС) ПРИ ИСПЫТАНИИ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Необходимо соблюдать следующие меры:
Ограничивать круг лиц, допущенных к испытаниям;
Ознакомление только с теми частями и блоками, которые необходимы для проведения испытаний;
Физическая и техническая охрана полигона;
Легендирование проводимых испытаний;
Маскировка изделий и полигонной аппаратуры;
Ликвидация всех следов и последствий сразу же после окончания проведения испытаний.
"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"
Уничтожению подлежат СИ, утратившие практическую и научную ценность, забракованные в процессе производства, пришедшие в негодность в результате испытаний, выработавшие свой ресурс. Для уничтожения СИ назначается комиссия. Порядок действия комиссии:
Оценка СИ на годность;
Составление акта на уничтожение;
Сверка комплектации СИ с записью в карточках учета;
Проставление росписей членов комиссии и представление акта на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ (ТСПИ)"
К организационным мероприятиям относятся:
отключение телефонов и динамиков от линии
изъятие эл. Часов
отключение систем селекторной и диспетчерской связи.
Технич. меры:
-экранирование устр-в, излучающих ЭМ энергию
контуры заземления в пределах охраняемой территории
установка спец. устройств в телефоны
питание ЭВТ от мотор-генераторов. (ЭМ – электромагнитный).
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ДИССЕРТАЦИОННЫХ И ДИПЛОМНЫХ РАБОТ"
С точки зрения РС процесс выполнения состоит из след. частей:
Подготовка к выполнению, утверждение темы и плана работ;
Непосредственно выполнение работы;
Защита работы и опубликование результата.
1-й этап: Исполнитель вместе с научным руководителем, определяет степень секретности работы, которая должна быть согласована с РСО предприятия, по тематике которого эта работа выполняется.
2-й этап: РСО предприятия обязаны установить РС по данной работе, который действует до полного завершения работы, включая этап защиты.
3-й этап: Должны быть согласованы и утверждены официальные оппоненты и организации, которые дают отзыв на работу. Определяется и утверждается список лиц, которые допускаются на защиту. Приказом рук-ля предпр-я выделяется спец. аудитория, в которой устанавливается пропускной режим. С целью опубликования результатов работы в открытой печати исполнитель работы обязан представить материалы, предназначенные для опубликования, в экспертную комиссию предприятия, которая определяет возможность опубликования. Если решение положительно, то диссертант (дипломант) должен подготовить документы к опубликованию на основе 2-х документов:
Положение о порядке подготовки материалов, предназначенных для опубликования в открытой печати и в изданиях с грифом "Для служебного пользования".
Перечень сведений, запрещенных к публикации в открытой печати, передаче по радио и ТВ.
"ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ РАССЛЕДОВАНИЙ ПО ФАКТАМ РАЗГЛАШЕНИЯ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, ПО ФАКТАМ УТРАТЫ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ"
Каждый исполнитель, обнаруживший недостачу СД или СИ или узнавший о разглашении секр. сведений, обязан немедленно доложить о случившемся своему непосредственному начальнику и в РСО предприятия. Администрация предприятия в свою очередь должна:
- сообщить о происшедшем в вышестоящую орг-цию и в местный орган ГБ;
принять меры к немедленному розыску утраченных СД и СИ;
провести служебное расследование (Сл.Р.). Для проведения Сл.Р. приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в которую входят работники РСО и представители подразд. предприятия. Комиссия должна: - взять письменное объяснение у лиц, виновных и причастных к случившемуся;
тщательно разобраться в обстоятельствах происшедшего;
Для определения степени секретности утраченных сведений назначается другая комиссия, работа которой заканчивается предварительным заключением о степени секретности утраченных сведений. Акт 1-ой и заключение 2-ой комиссии и письменные объяснения виновных и причастных лиц утверждаются руководителем предприятия и направляются в прокуратуру, органы ГБ и вышестоящие инстанции.
"ПРАВОВАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГРАЖДАН ЗА ПОСЯГАТЕЛЬСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СЕКРЕТЫ, ЗА ГРУБЫЕ НАРУШЕНИЯ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ"
Правовая ответственность граждан за нарушение требований РС и за посягательство на гос.секреты определяется соотв. статьями уголовного и административного права.
Уголовное право предусматривает ответственность:
за измену Родине в форме шпионажа и выдачу гос.тайны противнику
за разглашение гос.тайны без признаков измены Родине
за утрату СД и СИ, содержащих гос.тайну.
Ст. 64а УК РФ (измена Родине в форме шпионажа и выдача гос.тайны противнику): - высшая мера; - лишение свободы (от 10 до 15 лет); - ссылка (5 лет); - конфискация имущества. Ст. 64б: гражданин, завербованный и получивший шпионское задание, но не предпринявший никаких шагов во исполнение этого задания и добровольно заявивший о своих связях с иностранной разведкой, уголовной ответственности не подлежит. Иностр. граждане, виновные в шпионаже: Ст. 65 УК РФ (от 7 до 15 лет). Граждане, виновные в разглашении гос.тайны без признаков измены Родине: Ст. 75 УК РФ (от 2 до 5 лет, при существенном ущербе - от 5 до 8 лет). Граждане, виновные в утрате СД и СИ: Ст. 76 УК РФ (от 1 до 3 лет, при существенном ущербе - от 3 до 8 лет).
"ОСНОВЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ РАЗВЕДКИ"
Деловые бумаги, содержащие конфиденциальные данные, называются секретными документами. Обычно эти данные хранятся в тайне в течение конкретного периода времени, потом документы либо публикуют, либо уничтожают. Как правильно оформить и произвести уничтожение секретных документов, рассказывается в настоящей статье.
Из статьи вы узнаете:
Уровни секретности документов
Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» регламентирует порядок работы с документацией, имеющей гриф «Секретно». В частности, данный нормативный акт проводит разграничение уровней секретности документов, содержащих государственную тайну и подлежащих охране.
Каждому уровню секретности соответствует определенный гриф:
- «Особой важности»;
- «Совершенно секретно»;
- «Секретно».
Рассмотрим каждый уровень секретности и соответствующий ему гриф подробнее, поскольку от этих атрибутов зависит не только порядок работы и хранения конфиденциальных деловых бумаг, но и порядок их утилизации.
Гриф «Особой важности» ставят на бумаги наивысшей степени секретности. Раскрытие данных, содержащихся в этих документах, представляет большую опасность для государственных интересов. Данная информация подлежит особой защите от разглашения.
Гриф «Совершенно секретно» ставят на бумаги, содержащие государственную тайну. Действующее законодательство регламентирует порядок работы с такой информацией.
Гриф «Для служебного пользования» ставят на бумаги, содержащие информацию, пользоваться которой могут только сотрудники данной организации. Они не имеют права распространять эти данные.
Порядок изменения уровня секретности документов
Организации, оперирующие конфиденциальными деловыми бумагами, должны разработать и составить специальный Перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Он будет определять уровень секретности документации. В нем указываются данные, разделенные согласно направлениям. Нормативные акты, действующие в данной отрасли, а также соответствующие законы РФ регламентируют доступ к данному комплексу бумаг.
Согласно действующему законодательству рассекречивание конфиденциальных документов осуществляется не позднее, чем через 30 лет. Существует особая категория документации, остающаяся под грифом секретности более длительное время. Ее состав определяется решением специальной межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
Мероприятия по изменению уровню секретности вплоть до полной отмены данного статуса осуществляются специальными комиссиями, в состав которых входят специалисты и эксперты соответствующей предметной области. Перечень членов экспертной комиссии составляется и утверждается генеральным директором компании. В функции данного органа входит работа по составлению актов, разъясняющих причины изменения уровня секретности, рассекречивания или уничтожения конфиденциальных бумаг.
Редактирование грифа секретности, процедура засекречивания и рассекречивания деловых бумаг каждой конкретной организации входит в компетенцию ее руководства. Порядок утилизации конфиденциальной документации определятся соответствующими нормативно-правовыми актами и номенклатурой дел, содержащей сроки хранения каждой бумаги.
Читайте также:
Порядок уничтожения секретных документов
Экспертиза ценности деловых бумаг в обязательном порядке предшествует процедуре уничтожения секретной документации. Без проведения такой экспертизы невозможно установить факт окончания срока хранения той или иной бумаги. Результатом окончания экспертизы становится перечень документов, подлежащих утилизации.
Порядок проведения процедуры уничтожения секретных документов в значительной степени отличается от порядка утилизации обычных бумаг. По истечении срока хранения секретных бумаг полагается пройти определенному количеству времени, только после которого будет подписан акт об их уничтожении . Кроме того, сам процесс утилизации осуществляется в специальных отделах государственных структур. Данный порядок проведения указанной процедуры объяснятся повышенными требованиями к защите от ошибочного удаления особо важных бумаг и с целью оптимизации самого процесса утилизации.
Существует особый регламент передачи бумаг на архивное хранение. Как правило, он подразумевает оформление их в дела по заданным критериям. Наличие описи является обязательным требованием при формировании дела. В ней, кроме прочих данных, указываются и сроки хранения единиц дела. Согласно принятым правилам делопроизводства, в состав одного дела рекомендуется включать бумаги с аналогичными сроками хранения. Однако это не избавляет от необходимости полистного просмотра всех компонентов дела с целью предотвращения ошибочного удаления.
Следующий этап подготовки к процедуре уничтожения - составление акта, с подробным указанием количества страниц и томов, предназначенных для утилизации.
Основной объем работы приходится именно на подготовку и составление акта. Все данные, которые содержаться на обложках дел, должны быть перенесены в текст этого документа. Ситуация осложняется тем, что иногда обложка не содержит всего объема необходимой информации (неполный заголовок, отсутствует дата или индекс), поэтому ее приходится уточнять по сводной номенклатуре дел.
Ответственный работник, который осуществлял экспертизу ценности документов, должен затем подписать акт об уничтожении конфиденциальной документации. Кроме его подписи, акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией. Такое согласование производится на специальном заседании, подтвержденном протоколом. Только после осуществления всех указанных процедур секретные деловые бумаги будут готовы к отправке на уничтожение.
Инструкция о порядке уничтожения секретных документов
Сроки уничтожения документов
Экспертизу ценности удобнее проводить непосредственно перед тем, как секретная документации будет передана на хранение в архив. Практика показывает, что целесообразнее всего данную процедуру производить в начале календарного года. Это связано с тем, что уничтожение документов производится также в начале года, который следует за годом истечения срока хранения. Например, срок хранения документов истекает в октябре 2017 года, стало быть уничтожить их можно будет только после 1 января 2018 года.
Аналогичная схема работы применятся и при уничтожении дел - в том случае, если период хранения бумаг, входящих в дело, истекает в 2017 году, то все дело целиком можно уничтожить после 1 января 2018 года. Как раз этим и обусловлена рекомендация хранить бумаги со сходными сроками хранения в пределах одного дела. Если не следовать данной рекомендации, то процесс постоянного переформатирования документов займет очень много времени. Но главная опасность заключается не в этом. При таком способе хранения вероятность уничтожения бумаг с действующим сроком хранения исключительно высока. Данное нарушение чревато административным наказанием для лиц, его допустившим.
Способы уничтожения документов
В процессе проведения процедуры уничтожения конфиденциальной документации должны быть соблюдены следующие принципы:
Соблюдение требований соответствующих нормативных актов;
Строгое наличие санкции на уничтожение;
Документы, участвующие в текущих судебных разбирательствах, а также связанные с предстоящими расследованиями, уничтожать не следует;
Соблюдение строгой конфиденциальности информации, содержащейся в бумагах в процессе утилизации.
Уничтожение всех копий бумаги, содержащей секретные данные.
Для процедуры уничтожения секретных документов целесообразно обратиться к услугам специальных организаций, специализирующихся на проведении подобного рода мероприятий и обладающих специальным разрешением на это. В случае уничтожения небольшого объема секретной документации, данную процедуру можно произвести самостоятельно путем сожжения.
Loading...