В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.
Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
- фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
- регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
- определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
- подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
- позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Учитывайте изменения
Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.
Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.
Обязательные реквизиты путевого листа
Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:
- наименование первички: «Путевой лист»;
- дата составления бумаги;
- наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
- содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
- величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
- наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.
Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.
Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:
|
Сведения путевого листа |
Комментарии, что и как требуется раскрыть |
|---|---|
|
Наименование и номер путевого листа |
Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно. |
|
Сведения о сроке действия путевого листа |
Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день. |
|
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства |
|
|
Сведения о транспортном средстве |
Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО. |
|
Сведения о водителе |
Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра. |
Какой бланк использовать
Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.
Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.
Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.
Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля
Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.
Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.
Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.
При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.
Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.
Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Ответственность
За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.
Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):
- организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
- должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.
Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.
Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.
Бланк путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Образец путевого листа легкового автомобиля:
При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .
Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.
Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.
Путевой лист необходим, если:
- бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
- организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
- водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.
Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 и правила его заполнения
В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.
Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:
|
Что не изменилось |
На что нужно обратить внимание |
Что изменилось |
|---|---|---|
|
Номер и время выдачи и срок действия листа |
Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О. и личной подписью механика. |
Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части. |
|
Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН |
Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения. Ответственность за отсутствие документаОтсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности:
Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет. |
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2018 год и правила заполнения бланка, в статье.
Компания обязана оформлять путевые листы автомобиля, если использует транспортные средства в своей деятельности. Они нужны, чтобы подтвердить расходы на ГСМ и обслуживание автомобиля. Кроме того, без них запрещена перевозка грузов и пассажиров.
Можно ли выписывать путевой лист на месяц
Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).
Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).
Как оформить путевой лист на месяц
Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.
- Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
- Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
- Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
- Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
- Сведения о транспортном средстве.
Включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
- государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
- Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.
Кроме того, можно добавлять в многодневный путевой лист (бланк выше) собственные реквизиты, которые необходимы организации. Но если вы пропустить хотя бы один обязательный реквизит «путевка» считается недействительной.
Кто должен оформлять путевой лист легкового автомобиля на месяц
Заполнение путевого листа на месяц поручите сотруднику, которого назначит директор. Например, это может быть секретарь или диспетчер. Сотрудник оформляет документ и передает его под расписку водителю. При этом водитель обязан сдать предыдущую «путевку».
При выезде и возвращении автомобиля в гараж документ проверяет механик или иной сотрудник, отвечающий за эксплуатацию транспортных средств. Этот работник проверяет показания одометра, расход топлива и прочие показатели. Затем ставит свою подпись, ФИО или штамп.
Отсутствие путевых листов – серьезный риск для компании, так как сотрудники налоговой инспекции могут отказать в признании расходов на содержание транспортных средств и ГСМ. В статье расскажем как выбрать бланк, приведем пример заполнения путевого листа на месяц в 2019 году.
Образец заполнения журнала учета движения путевых листов скачать
Можно ли оформлять путевой лист на месяц
Как правило, путевой лист выписывают на ежедневной основе, но есть компании, которые оформляют путевые листы на 10 – 12 дней. Это не является ошибкой, так как максимальный срок, на который выдается путевой лист, не должен превышать одного месяца. Такой порядок установлен п. 10 Приказа Минтранса России от 18.12.2008 № 152.
Внимание! Минтранс отменил путевой лист на месяц. Но есть рассказал, что только в одном случае его можно применять без штрафов.
Какой выбрать бланк
Если компания не относится к транспортной, то она вправе самостоятельно разработать бланк путевого листа, но с учетом обязательных реквизитов:
- 1 – наименование и номер путевого листа
- 2 – период, на который выписан путевой лист (срок действия)
- 3 – сведения о собственнике транспортного средства
- 4 – сведения о транспортном средстве
- 5 – сведения о водителе
Транспортные компании обязаны использовать только унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78:
- форма 3 – для легкового автомобиля
- форма 4-с – для грузового автомобиля (при сдельной форме оплаты труда водителя)
- форма 4-п – для грузового автомобиля (при повременной)
На что обратить внимание при заполнении путевого листа
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. При внесении сведений о собственнике транспортного средства юридическое лицо указывает свою организационно-правовую форму, наименование, местонахождение, телефон, ОГРН. Если владельцем транспортного средства является ИП - ФИО, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.
В соответствии с п. 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 сведения о транспортном средстве должны содержать следующее:
- тип транспортного средства (легковой/грузовой автомобиль и др.)
- государственный регистрационный знак
- показания одометра при выезде и возвращении
- дата и время выезда/возвращения
- дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства
Как оформить путевой лист на месяц
Согласно приказу Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в заголовочной части путевого листа больше не нужно ставить печать или штамп. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства указываются контролером и заверяются его подписью и ФИО.
Как вести учет путевых листов
Для учета путевых листов предназначен специальный журнал (форма 8). Как и в случае с путевыми листами, типовой бланк необходимо заполнять только транспортным компаниям.
Учет выданных путевых листов должен производиться в хронологическом порядке. Листы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. Количество страниц заверяется печатью и подписью руководителя компании. Срок ведения журнала, как правило, составляет 1 год.
Loading...