Как правильно оформлять личное дело работника. Какие документы хранятся в личном деле работника

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

Первый довод - так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте.
Второй - надежная защита персональных данных.
И третий - возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне. Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:

руководящие должности и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники ( , кассиры и т. д.);
специалисты с перспективой повышения в должности и пр.

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов - упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Какие штрафы грозят за отсутствие согласия сотрудников на обработку их персональных данных

Если вы храните личные дела сотрудников, значит ваша компания – оператор персональных данных, который несет ответственность за обеспечение законности их обработки.

Какой штраф грозит за неправильное хранение личных данных сотрудника и как этого избежать, узнайте в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

1. Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу:

копия паспорта или любого другого документа, удостоверяющего личность;
копия документов об образовании, квалификации или же каких-либо специальных знаний;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия документов воинского учета для военнообязанных граждан, которые подлежат призыву в армию;
копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
справка об итогах предварительного медицинского осмотра, который проводится для определения пригодности сотрудников для выполнения поручаемой работы в ситуациях, предусмотренных в законодательстве;
справка о наличии/отсутствии судимости и/или факта уголовного преследования либо о его прекращении по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой согласно ТК РФ, иным ФЗ не допускаются осужденные граждане или уже отсидевшие срок, подвергающиеся уголовному преследованию (в том числе имеющие таковое в прошлом).

2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
копия договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
должностные инструкции;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, которые имеют данные показания);
соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
аттестационные листы;
докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
различные акты и уведомления;
копии документов о повышении квалификации и т. п.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности:

заявление сотрудника об увольнении;
копия приказа об освобождении от должности.

Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов

Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело

Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т-2.

В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива. Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. д.

В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих (для младшего состава), личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности. Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться.

Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки.

Раздел № 1.

Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. д. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06.

Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Раздел № 2.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета (или выданного взамен него временного удостоверения) или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

Для специалистов, которые имеют офицерское звание, заполнять графу «категория запаса» не требуется. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Раздел № 3.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала.

Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Разделы № 4, № 5 и № 6.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. д. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса.

Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

Раздел № 7.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Раздел № 8.

В разделе № 8 указывается информация о том, когда и как сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный. Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы.

Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

153 документа, которые больше не имеют права требовать проверяющие

Оформление личных дел сотрудников поэтапно

Этап 1. Оформление обложки (титульный лист).

Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

ГОСТ предполагает, что вверху на папке располагаются строчки, данные в которых заполняются только государственными/муниципальными архивами в момент приема личного дела сотрудника на хранение. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать. В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки.

В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения:

В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.
Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.
Прописывается номер личного дела сотрудника, но перед ним в начале указывается индекс по номенклатуре дел предприятия (Дело № 17 (индекс) - 348 (номер)).
Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. И. О. сотрудника, на которого оно было заведено.
В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки.

Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ 17914-72 документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании.

В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет.

Этап 3. Заполнение документов.

Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности.

Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Этап 4. Составление описи.

Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Если бумаги персонального учета собраны в картонную обложку, то внутренняя опись может размещаться на обороте титульного листа или же подшиваться в последнюю очередь. Вверху указывается название документа. Ниже в именительном падеже прописывается Ф. И. О. сотрудника. Во внутренней описи есть следующие пункты, в которые вносятся данные в соответствии с их наименованием:

№ п/п - согласно журналу учета личных дел сотрудников;
индекс документа - устанавливается по номенклатуре дел;
дата документа - цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами;
заголовок документа - его название (свидетельство, диплом, приказ);
номер листов дела - цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе;
дата включения - календарное число его появления в материалах дела;
примечание - применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами указывается количество документов и страниц описи личного дела. Затем все данные заверяются подписью с расшифровкой ответственного специалиста и проставляется дата.

Назначение директора на должность: правила и документы

Что входит в ведение личных дел сотрудников

Процедура ведения личных дел сотрудников состоит из ряда этапов.

1. Регистрация и учет.

Порядок регистрации и учета личных дел сотрудников устанавливается самим предприятием. Он должен быть в обязательном порядке в деталях прописан в приказе организации, который регламентирует оформление персональных данных работников.

Обычно заводится книжка или же журнал учета личных дел сотрудников. В них по порядку новому оформляемому пакету назначается номер, который впоследствии ставится прямо на самой папке. Нумерация дел по предприятию ведется только по этому журналу.

В учетной книжке зафиксирована краткая информация по каждому блоку персональной документации, то есть прописан присвоенный ему номер, Ф. И. О. человека, дата формирования личного дела сотрудника и закрытия, календарное число определения в архив или передачи (осуществляется для государственных служащих при процедуре перевода из одного государственного органа в другой).

2. Внесение изменений.

Корректировать сведения в личном деле имеет право только тот специалист компании, которому руководство вменило это в должностные обязанности. Если же такой работник отсутствует, изменения в персональные учетные данные вносит временно исполняющий эту функцию сотрудник, также назначенный приказом администрации.

Корректировки рекомендуется осуществлять по аналогии с исправлениями в трудовых книжках сотрудников. Например, опечатка в фамилии работника на обложке личного дела перечеркивается горизонтальной линией, а сверху указывается верная буква. Таким же образом необходимо исправлять любые иные сведения.

Все корректировки осуществляются строго с приложением копии документа и ссылкой на нее, например на свидетельство о заключении брака.

3. Хранение.

Все личные дела работников содержат персональные сведения. Необходимо напомнить, что такая информация имеет косвенное или же прямое отношение к определенному или определяемому физическому лицу (в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель в непременном порядке обязан выполнять все требования по защите персональных данных. Эти условия указаны в гл. 14 ТК РФ и в ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ).

Директор компании должен назначать соответствующим приказом специалиста, который будет нести ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников. При этом работники, которые имеют доступ к персональным данным, обязаны не разглашать их третьим лицам и не раскрывать информацию без согласия субъекта этих сведений, если иное не предусмотрено ФЗ.

Личные дела сотрудников должны храниться в том месте, доступ в которое третьим лицам ограничен, а также невозможно их хищение или порча. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизировать дела можно по алфавиту, по их нумерации или же по структурным отделам компании.

В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право:

на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений;
на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая те ситуации, которые предусмотрены в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
на определение лиц, которые будут защищать персональные данные работников компании;
на допуск к медицинским документам, отображающим сведения о физическом состоянии сотрудников;
на исключение или корректировку неверных (или же неполных) персональных сведений, а также информации, которая была обработана с нарушением положений законодательства. При отрицательном ответе руководства на просьбу исключить или исправить личные данные сотрудника он имеет право в письменном виде заявить нанимателю о своем несогласии с аргументацией по этому поводу. Персональная информация человека, имеющая оценочный характер, может быть дополнена заявлением, отображающим точку зрения его самого по этому вопросу;
на требование об оповещении работодателем всех лиц, которым были сообщены неверные или же неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, корректировках или дополнениях;
на обжалование в судебном порядке неправомерных действий/бездействия нанимателя при обработке и защите личной информации человека.

Персональные данные сотрудника разрешается озвучивать третьим лицам только лишь с его согласия в письменном виде. Исключение может быть сделано единственно в тех случаях, если передача сведений о человеке посторонним осуществляется с целью предупреждения угрозы его жизни и/или здоровья, а также в других ситуациях, зафиксированных в ФЗ РФ.

Как проходит сдача личных дел сотрудников в архив

Сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Ему предшествует особая процедура подготовки. Как оформить личное дело сотрудника для сдачи его в архив? Компоновку, описание документов, внесение необходимой информации для направления на хранение осуществляется отделом кадров при методической помощи принимающего учреждения. Этот процесс состоит из:

подшивки/переплета личного дела сотрудника;
проверки нумерации страниц папки;
формирования листа-заявителя;
составления/уточнения внутренней описи личного дела сотрудника;
корректировки реквизитов лицевой обложки папки.

Для того чтобы обеспечить сохранность личных дел сотрудников, необходимо выполнять следующие действия:

группировать личные дела уволенных работников в общую обложку, то есть в одно объединенное дело, с таким расчетом, чтобы количество страниц не превышало 250 листов. Компоновать персональные материалы необходимо методом их сшивания по годам увольнения;
размещать папки работников в границах одного дела/тома в алфавитном порядке (по фамилиям), разграничивая документы, которые относятся к разным людям, белым листом бумаги с указанием на нем Ф. И. О. уволенного человека;
вкладывать в каждое объединенное дело/том внутреннюю опись с указанием Ф. И. О. и нумерации листов, в границах которых расположены соответствующие материалы.

Отправка персональных учетных данных работников для длительного сберегания производится не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Перед направлением в архив личного дела сотрудника специалистом хранилища проверяется полнота и грамотность его подготовки к передаче. Обнаруженные в ходе ревизии неточности корректируются отделом кадров компании. Передача и прием папок осуществляются по описи с постановкой отметок об их наличии.

Ведение личных дел сотрудников непременно должно производиться по жестким правилам, указанным в нашей статье, даже теми работодателями, для которых выполнение данной процедуры не является обязательным. Но данные нормы не действуют на составление тех документов, которые называются не «личное дело», а «личная папка», «личный файл», «досье». При этом специалисту отдела кадров необходимо помнить:

в любой ситуации, независимо от названия, в данных папках содержится личная информация человека, в связи с чем необходимо выполнять все положения, зафиксированные в ТК РФ, касающиеся защиты персональных сведений;
трудовой договор специалиста может храниться в его личном деле, но ни в коем случае не в файле и т. д. Контракт, который не был включен в персональную документацию гражданина, должен быть оформлен в самостоятельное дело «Трудовой договор с работником».

Личное дело сотрудника в электронном виде

Всё больше организаций переходит на электронный вариант учета информации о своих сотрудниках. На сегодняшний день значительное количество российских организаций внедрили автоматизацию кадрового делопроизводства или только приступили к данному процессу. Это нельзя назвать трендовым веянием, скорее такие шаги вызваны острой необходимостью. Личные дела сотрудников всё чаще ведут и хранят в электронном виде, то есть в базах данных на ПК. Документы в бумажном формате до сих пор используются, но лишь в роли перестраховки.

Работа с личными делами сотрудников в электронном формате, прежде всего, удобная. Специалисту отдела кадров не приходится дышать пылью, искать нужную папку. В связи с этим среди очевидных преимуществ электронных дел - это возможность найти требуемую информацию быстро, без лишних затрат времени и сил.

Необходимо обратить внимание и на то, что не весь учет можно вести в компьютерном формате. Например, трудовые книжки - нельзя.

Если в документе нужно проставить личную подпись работника, то он должен быть и в бумажном виде.

Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Как закрываются личные дела уволенных сотрудников

Если сотрудник прекращает работать в вашей фирме, то персональный учет по нему закрывается в момент его увольнения. Такое дело необходимо грамотно оформить. Для этого нужно проверить наличие всей документации и ее размещение в папке, так как бумаги должны быть разложены в хронологическом порядке, а также нумерацию страниц.

Все имеющиеся материалы дела перечисляются во внутренней описи, которая должна быть завизирована выполнившим ее сотрудником. К ней формируется итоговая пометка, в которой проставляются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и число страниц самой внутренней описи, имеющих свою нумерацию.

На отдельной бумаге составляется лист-заверитель, форма данного документа приведена в приложении № 9 к Правилам. В нём указывается:

цифрами и прописью количество пронумерованных страниц дела;
количество листов внутренней описи дела;
особенности нумерации документов в папке: наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров страниц, на которых наклеены фотографии, номеров нестандартных по формату листов, конвертов с вложениями и количество помещенных в них листов;
наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством страниц в них, в той ситуации если они не были отмечены в общей валовой нумерации дела.

На листе-заверителе ставится подпись сотрудника, который его оформлял. Все дальнейшие корректировки в составе и состоянии папки (повреждения или замена подлинной документации) отмечаются в данном документе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело сотрудника брошюруется. Также в конце каждой папки подшивается и лист-заверитель, а в начале – внутренняя опись. В ситуации если данная документация не была прикреплена к делу, то опись приклеивают к внутренней стороне лицевой обложки папки, а лист-заверитель - поверх описи за верхнюю часть листа.

Затем на титульной странице дела прописывается день его закрытия, то есть точная дата издания приказа об увольнении сотрудника и срок хранения персональной информации. Период сберегания считается с первого января года, следующего за годом увольнения сотрудника. В соответствии со ст. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может быть как 50 лет (в том случае если личное дело было создано после 2003 года), так и 75 лет (если папка была сформирована до 2003 года). Не забывайте о том, что если в личное дело включены документы с разным временным режимом сберегания, например у приказа о приеме на работу период хранения составляет 75 лет, а у приказа об увольнении - 50 лет, то личное дело сотрудника необходимо держать в архиве, ориентируясь на максимальный срок.

Если имеются невостребованные личные документы работника, например, трудовая книжка, военный билет, то они складываются в конверт, который подшивается в персональную папку.

Все включенные в личное дело конверты с вложениями имеют свою нумерацию. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждый документ, вложенный в него.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников организации

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования соответствующего закона.

Согласно правилам, зафиксированным в ст. 14 ТК РФ, ведение личных дел сотрудников должно соответствовать всем положениям закона о защите личных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если директор компании решил, что необходимо организовать кадровый учет своих работников, то он обязан ответственно отнестись к этому процессу для того, чтобы избежать утечки персональной информации. Необходимо помнить, что согласно ст. 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранности личных данных могут понести наказание в соответствии с законом.

В КоАП РФ предусмотрено наказание за несоблюдение требований к процессу хранения и использования персональных сведений работников. В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:

должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
компании – от 5 000 до 10 000 руб.

Если были обнаружены злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, который имеет доступ к базе персональных данных и занимается противозаконным сбором и распространением сведений о личной жизни человека, хранящихся в его деле, к нему может быть применена ст. 137 УК РФ, которая подразумевает наказание в виде штрафных санкций и исправительных работ.

Для руководства компании мало знать, что должно быть в личной учетной документации сотрудника, следует проработать все процедуры по обеспечению функционирования отдела, который будет осуществлять оформление, внесение новых сведений и хранение персональных материалов. Такие должностные обязанности, как правило, реализуют специалисты отдела кадров, которые знакомы с процессом делопроизводства и понимают всю полноту ответственности, также они имеют соответствующее образование.

Необходимо учитывать то, что сохранность данных работников обеспечивают не только сотрудники, которые непосредственно занимаются оформлением требуемой документации, но и директор компании.

В связи с этим для предотвращения обнародования личной информации определяется узкий круг специалистов и руководителей, которым разрешен доступ к персональному учету. Полный их перечень с указанием должностей и Ф. И. О. должен устанавливаться приказом, подписанным директором организации.

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

Копия приказа о назначении;

Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;

Личная карточка (форма Т-2) или листок;

Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;

Трудовой договор;

Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;

Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;

Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;

Свидетельств о рождении детей;

Заявлений и приказов на отпуска всех видов;

Трудовой книжки;

Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

Характеристики с предыдущих мест работы;

Анкета, заполненная при соискании должности;

Должностная инструкция;

Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;

Дополнительные соглашения к трудовому контракту;

Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

Трудовой договор

Оригинал

Приказ о приеме на работу

Соглашение о материальной ответственности

Оригинал

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

Оригинал

Заявление о предоставлении очередного отпуска

Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

анкета;
резюме;
рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
заявление о приеме на работу;
медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
трудовой договор;
личная карточка по (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
должностные инструкции;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
аттестационные листы;
докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
различные акты и уведомления;
копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

заявление работника об увольнении;
копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

наименование организации;
структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
номер личного дела;
заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

личная карточка по ;
анкета;
резюме;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
трудовой договор;
копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
графу «порядковый номер документа»;
графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
графу «дата документа»;
графу «заголовок документа»;
графу «дата включения документа в личное дело»;
графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Обратите внимание

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
количество листов внутренней описи;
особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Изольда Светличная, юрист

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела — это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

резюме, составленное для вакансии соискателем;
анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
заявление о приеме на работу;
характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки,
служебные записки,
различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ