Форма приказа о составлении графика отпусков. Оформление графика отпусков

Близится Новый год, значит, подходит время издать приказ о подготовке графика отпусков на 2018 год. Действующее законодательство устанавливает жесткие сроки, в которые в организации (у индивидуального предпринимателя) должен быть утвержден график отпусков. Как выглядит такой приказ? Какую информацию он должен содержать? Есть ли унифицированный бланк этого документа? Про приказ о подготовке графика отпусков поговорим в материале.

График отпусков упомянут в ТК

Работники организации (индивидуального предпринимателя), с которыми заключен трудовой договор, в соответствии с действующим трудовым законодательством имеют право на ежегодный отпуск. Трудовой кодекс конкретизирует принадлежащее гражданам конституционное право на отдых. В частности, устанавливает необходимость согласовать конкретные даты ежегодного отпуска работников. Обговоренные периоды указываются в графике отпусков. Придерживаться графика отпусков должны и работодатель, и работники. Это обязательный для исполнения документ (ст. 123 ТК РФ).

Однако перед тем, как утвердить график на будущий год, нужно запустить механизм сбора необходимой информации. Для этого потребуется приказ о подготовке графика отпусков на 2018.

В ходе хозяйственной деятельности может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Чаще всего задают бухгалтеры и кадровики про график отпусков?

Образец приказа о подготовке графика отпусков на 2018 год

Подготовить необходимый документ проще, если перед глазами есть образец.

Приказ о подготовке графика отпусков на 2018 год поможет кадровикам и бухгалтерам сэкономить время и трудозатраты на подготовку собственной формы.

Образец приказа о подготовке графика отпусков-2018.

Составляя приказ, необходимо помнить о сроке утверждения графика отпусков, установленном ТК РФ.

Готовя график отпусков в 2017 году на 2018 год, нужно уложиться в срок до 18 декабря. Учитывая, что 16 и 17 декабря - это выходные дни, времени на утверждение графика остается еще меньше.

Образец приказа о подготовке графика отпусков на 2018 год бюджетникам выглядит аналогично приказу, приведенному в статье.

О том, что график отпусков – обязательный документ в каждой компании, слышали все. Но нужен ли отдельный приказ, чтобы его утвердить, знают единицы. Давайте вместе разберемся, действительно ли руководитель должен издавать такое распоряжение и как оно выглядит.

Как утвердить план отпусков

Обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

ежегодные оплачиваемые;
неиспользованные в прошлом году;
дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение - когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

наименование организации;
название;
дату составления;
суть распоряжения;
сведения о лице, его подписавшем;
подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

Часто перед работниками кадровой службы и руководителями небольших компаний, которые самостоятельно ведут делопроизводство, встаёт вопрос: необходимо ли утверждать график отпусков через издание отдельного распоряжения или можно обойтись без него. Да и вообще: нужен ли согласованный реестр с установленными на весь год отпускными периодами по всем сотрудникам предприятия. А если нужен приказ, по какой форме его составить, что в нём отразить, кто его визирует. В общем, вопросов много, разберёмся в них, опираясь на законодательные нормы.

Для чего нужен график отпусков и распоряжение по нему - нормы права и порядок вынесения

Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, - непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.

Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям - индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.

Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.

При этом следует учитывать, что при согласовании этого документа в обязательном порядке нужно:

Таким образом, крайний срок, когда отпускной реестр по компании на 2019 год должен быть согласован, - 17 декабря 2018 года.

А для этого нужно пройти несколько этапов:

Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
После чего наступает очередь ознакомления персонала с составленным документом. Опытные кадровики советуют провести информирование работников, получив от каждого подпись. В противном случае сотрудников, несогласных со временем ухода в отпуск, будет трудно призвать к выполнению своих обязательств. Хотя трудовое право и не устанавливает эту обязанность для нанимателя. Даты отдыха, которые установлены в утверждённом графике, можно перенести, но только согласовав это обеими сторонами. В одностороннем порядке такое делать запрещено. Получить письменное подтверждение, что работник поставлен в известность с периодами, когда он обязан выйти в отпуск, можно двумя способами:
Финальный этап - утверждение отпускного реестра. Подписывать этот документ, если он составлен по унифицированной форме №Т-7 , утверждённой распоряжением Госкомстата РФ №1, должен руководитель предприятия.

Заметьте, что даже если человек подписал отпускной реестр, это не отменяет законодательно установленное правило предупреждения отпускника за 2 недели до дня наступления этого срока. Иначе работник имеет полное право сдвинуть отпускной период на те дни, которые были пропущены кадровой службой нанимателя.

Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано. Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.

Он, по сути, самодостаточен, но только при условии, если используется стандартная форма Т-7 или на предприятии разработан свой шаблон, где в «шапке» документа стоит резолюция гендиректора «утверждаю» и дата.

Напомним, что уже более пяти лет как использование унифицированного бланка (в том числе и для графика отпусков) отменено законодательно.

Но если реально посчитать, сколько времени уходит на весь процесс согласования отпускного документа по компании в целом, нетрудно предположить, что для того, чтобы успеть сделать всё в срок, нужно запускать процедуру как минимум за месяц. А если ещё вспомнить предыдущие годы, и понять, что если не установить конкретные сроки и ответственных, то процесс может затянуться до бесконечности. Вот тогда становится понятна цель введения в эту хлопотную процедуру отдельного приказа об утверждении графика отпусков.

Уточним ещё здесь, что за несвоевременное введение в действие отпускного документа, предприятию и гендиректору лично может грозить административная ответственность по статье КоАП 5.27 , где установлены следующие штрафы:

30 тыс. - 50 тыс. ₽ за отсутствие графика в компании или его несвоевременную ратификацию (только для юридических лиц);
1 тыс. - 5 тыс. ₽ за такое же нарушение для ИП либо для руководства организации.

Аргументы в пользу приказа по утверждении графика отпусков

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.

Грамотное составление приказа - форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация - особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

«Шапка» документа - лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
Основная часть распоряжения должна состоять из:
- Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае - графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
- Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа - ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
  - К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
  - А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.
    Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
  - Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
  - Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.
    В приказе нужно учесть самые важные моменты
  - При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
  - Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).
Ответственное лицо - координатор и фактически директор определённого проекта
Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
Визируется документ руководителем предприятия.
Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.
Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Видеоурок: как подготовить и утвердить график отпусков

Резюмируем всё вышесказанное: первое, что нужно помнить - главный документ, регулирующий отпускные периоды на целый год для всех сотрудников предприятия, - график отпусков. Ратифицирован этот документ должен быть за 2 недели до начала календарного года. Это непреложное правило нужно соблюдать неукоснительно всем компаниям, где есть штат наёмных служащих. Единственное исключение - микропредприятия в статусе ИП, где трудоустроено не более пятнадцати человек. Если игнорировать это требование, к организации или ИП могут быт применены серьёзные санкции. А вот как вводить в действие график, компания выбирает самостоятельно. Приказ об утверждении реестра отпусков не является обязательным, но его издание зачастую бывает крайне целесообразно и для контроля сроков исполнения, и для чёткого информирования ответственных лиц по всем этапам и нужным деталям. Документ даёт возможность принять график без задержек и правильно. Подготовить этот документ несложно, форму выбирает сам исполнитель, достаточно знать и использовать определённые алгоритмы ведения кадрового делопроизводства.

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?

Данный документ вводит в действие график отпусков , одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха . Документ не имеет унифицированной формы. Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года. Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением. Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7 , утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

Что предшествует составлению приказа?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
утверждение приказа руководителем компании;
регистрация документа в кадровом журнале;
ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Как составить приказ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

название юридического лица;
дату составления и номер;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Оформление документа

Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
Далее прописывают суть распоряжения.
Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:

в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.

Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.

Приказ об утверждении графика отпусков составляют одновременно с самим графиком, не позднее чем за две недели до начала следующего года. Это крайний срок, когда нужно утвердить документы. Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год в нашей статье.

Приказ об утверждении графика отпусков

Необходимость утверждения графика отпусков предусмотрена статьей 123 Трудового кодекса. Как правило, делают это отдельным приказом.

На практике не всегда составляют приказ об утверждении графика отпусков – в унифицированной форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем, поэтому это не нарушение. Однако приказ дополнительно зафиксирует факт утверждения графика, а также дату распоряжения руководства организации, которая ограничена трудовым законодательством (подробнее об этом ниже).

Унифицированная форма данного приказа не утверждена, поэтому можно составить его в произвольном виде, к примеру, на бланке компании.

Главное в приказе – дата его составления. Трудовой кодекс обязывает руководителя компании утвердить график отпусков за две недели до наступления следующего года. В этот же срок надо известить сотрудников об очередности отпусков. Иначе трудовая инспекция может начислить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ). Ниже мы привели образец приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год.

В приказе об утверждении графика отпусков директор может сделать дополнительные распоряжения по организации, касающиеся предоставления отпусков работникам. Например, обязать сотрудника кадровой службы ознакомить всех с графиком, а также подготовить документы для отпусков. А бухгалтерию – обеспечить выплату отпускных согласно графику отпусков, а также резервирование средств, если это необходимо.

Приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год Образец

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»