Что такое документы
Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
Слайд 2
- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Слайд 3
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Слайд 4
Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения
прием корреспонденции;
регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
занесение резолюции руководства в учетные формы;
тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Слайд 5
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 6
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 7
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Слайд 8
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
| Резолюция и/или кому направлен на исполнение | Отметка о взятии на контроль и срок исполнения | Дата и расписка | | |
|
| о получении | о возврате | ||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
| Дата регистрации и номер документа п/п | Наименование адресата (кому направлен документ) | Краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, должность | Количество листов/номер экземпляра |
||
| документа | приложения | всего |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Окончание
| Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями) | Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности) | Индекс (номер) дела, куда подшит документ | Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта) | примечание |
|
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
РЕЕСТР
движения документа с грифом «Для служебного пользования»
| № п/п | ФИО | Дата и время получения | Подпись |
М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:
- Кому: delo@сайт
- Тема: Бесплатные консультации
Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.
- Светлана Галкина
- заведующая канцелярией, г. Саратов
Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».
Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства
В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:
- общедоступную и
- ограниченного доступа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Статья 7. Общедоступная информация
1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...
Статья 9. Ограничение доступа к информации
1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.
Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:
- неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
- тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений , иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
- банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
- налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
- тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
- адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
- тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства , а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты , осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
- журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
- аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
- сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные» ), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
- сведениях о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
И это не полный перечень возможных «тайн»!
Что делать коммерческой организации?
Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.
Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).
Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Пример 1
Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».
В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.
Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!
Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.
Наверное, каждый из вас, дорогие читатели, помнит, как на заре защиты персональных данных, в далеком 2008 году, существовал почти оккультный труд под названием "четверокнижие ". ФСТЭК рассылала труд сей по запросу, ибо имел он гриф "ДСП", да за вознаграждение малое - ибо печать и пересылка. И каждый экземпляр труда этого был пронумерован и прогрифован соответствующим образом - не дай бог супостату в руки попадет. Времена те давно ушли, да и труд давно неактуален - да вот только гриф "Для Служебного Пользования" остался, и периодически дает о себе знать.
Согласно законодательства РФ, на любом предприятии, в любой организации и любом учреждении должен вестись воинский учет . Дело это весьма непростое и имеющее определенные нюансы, связанные, прежде всего, с взаимодействием с государственными силовыми ведомствами. Не так давно в одну знакомую фирму наведался товарищ проверяющий, который высказал массу претензий, связанных с отсутствием грифа ДСП на одной из форм, передаваемых в госучреждение, и соответствующих процедур, связанных с этим грифом. Лица, ответственные за воинский учет на предприятии, попытались возразить - но проверяющий был неумолим: надо - и все тут. А надо ли?
Давайте ненадолго вернемся в далекий 2008 год и представим, что некая коммерческая организация получила то самое, грифованное и нумерованное "четверокнижие". Что дальше? Вообще, "ДСП" расшифровывается как "для служебного пользования" и, стало быть, не предназначено для посторонних глаз. Отсюда вытекает необходимость ограничения доступа к информации, содержащейся в документе "ДСП", а также учета носителя, на котором эта информация зафиксирована, в какой-то системе делопроизводства (и скорее всего, создания такой системы) - в противном случае гриф ДСП не будет иметь никакого смысла. Тут же возникают затраты, которые ложатся на коммерческую организацию вследствие реализации всего того, что написано выше, и любой владелец бизнеса задаст вопрос - а насколько они обоснованы, прежде всего с законодательной точки зрения?
Прежде всего, заглянем в "трехглавый" Закон - 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации ", статья 5 которого делит всю информацию на 4 категории:
- Информацию, свободно распространяемую;
- Информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
- Информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
- Информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Пытливый читатель сразу задаст вопрос - свидетельствует ли гриф "ДСП" о том, что в документе содержится "служебная тайна"? На этот вопрос нам ответит Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти », в котором говорится: "к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью".
Именно это Постановление и предписывает проставлять гриф "ДСП" на документы, содержащие "служебную информацию ограниченного распространения" и, хотя и с большим "натягом", этот термин можно приравнять к определению "служебной тайны", но само постановление, согласно пункта 1.1, распространяется только на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации.
Что делать коммерческому предприятию? Ответ прост - смотреть законодательство РФ. И вот здесь "коммерсант", увы, не найдет ничего, кроме проекта Федерального закона от 24.12.2004 №124871-4 «О служебной тайне» , который с момента своего внесения на рассмотрение в Государственную Думу в декабре 2004 года, так дальше никуда и не двинулся. Правда, была попытка вынести его на первое чтение в мае 2011 года, но по каким-то причинам оно не состоялось.
Получается интересный парадокс: служебная тайна, равно как и служебное делопроизводство, существует в настоящее время только в государственных структурах. Коммерческое предприятие, получающее документ с грифом "ДСП", не только не обязано предпринимать каких-либо мер по его охране, но и не обязано сохранять конфиденциальность полученной информации: согласно ч. 1 ст. 9 149-ФЗ, доступ к информации может быть ограничен только федеральным законом, а закона о "служебной тайне" пока нет и не предвидится.
Именно по этой причине использование коммерческим предприятием грифа "ДСП" на ЛЮБЫХ документах является невозможным: наносить-то можно, но вот только легитимным он не будет. А это означает, что товарищ проверяющий явно заблуждается: его "конторе" придется наносить гриф на полученный от коммерческого предприятия документ самостоятельно, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".
2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.
2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.
3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).
4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник таможни
генерал-майор т/с
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за работу с документами ДСП
Приложение 1
к приказу
от 19.05.99 N 144
Наименования структурных подразделений | Личный номер | Должность |
|
Лакомкин М.В. | нач. отделения |
||
Завьялова Е.А. | ст. инспектор |
||
Инсп. по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор |
|
ст. инспектор |
|||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполн. |
||
Семенов В.В. | ст. оперуполн. |
||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор |
||
Меркулова Н.И. | инспектор |
||
Смирнова Е.Н. | инспектор |
||
Суворин Ю.Ф. | нач. отдела |
||
Мезенева С.В. | ст. инспектор |
||
Белоусова Л.В. | нач. отдела |
||
Морозова Э.А. | гл. инспектор |
||
Шахвердова М.П. | зам. нач. отдела |
||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор |
||
Николаев О.Н. | инспектор |
||
Буянова О.В. | инспектор |
||
Ловцова И.Н. | инспектор |
||
Савельева А.В. | гл. инспектор |
||
Ефимова М.К. | ст. инспектор |
||
Юрид. отдел | Зимогляд Г.В. | ст. инспектор |
|
Швецов Ю.В. | зам. нач. отдела |
||
Панфилов В.И. | гл. инспектор |
||
Отд. там. охр. | Андреева В.П. | инспектор |
|
Козлова М.С. | инспектор |
||
Василькова М.В. | нач. отделения |
||
Виноградова Е.А. | зам. нач. отдела |
||
Стекольникова Г.В. | инспектор |
||
Голованова И.В. | гл. инспектор |
||
Тарасова Т.А. | ст. инспектор |
||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор |
||
Гусев А.Л. | гл. инспектор |
||
Петрова Е.А. | инспектор |
||
Васильева О.А. | инспектор |
||
Марусина М.Г. | инспектор |
||
Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор |
||
Калинина Т.Р. | инспектор |
||
Рубченко Н.А. | инспектор |
||
Алехин В.В. | нач. поста |
||
Абрамов О.Е. | зам. нач. поста |
||
Карницкий И.В. | зам. нач. ОТОиТК 2 |
||
Т/П Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор |
|
Т/П Северный | Добродеев А.М. | инспектор |
|
Серов В.Ю. | инспектор |
||
Т/П Сев.-Зап. | Вавилов А.В. | зам. нач. поста |
|
Буганова С.Ю. | ст. инспектор |
||
Т/П Юго-Зап. | Воробей О.М. | ст. инспектор |
|
Филиппов В.В. | инспектор |
||
Т/П Киришский | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор |
|
Дашкевич Г.Н. | зам. нач. поста |
||
Т/П Гатчинский | Колмогорова Н.В. | ст. инспектор |
|
Т/П Лужский | Смирнов С.Е. | ст. инспектор |
|
Т/П Волховский | Матросова Е.Г. | инспектор |
|
Черевань С.П. | ст. инспектор |
||
Т/П Всеволожс. | Ердяков А.В. | нач. поста |
|
Богачкова О.А. | инспектор |
Начальник отделения
специальной информации
М.В.Василькова
Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении (отделе) таможенного органа
Приложение 2
к приказу
от 19.05.99 N 144
1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе (таможенном посте).
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику подразделения.
1.3. Ответственный за работу с документами ДСП назначается приказом по таможенному органу.
1.4. Ответственный за работу с документами ДСП в своей деятельности руководствуется Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".
2. Права
2.1. Ответственный за работу с документами ДСП имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов ДСП в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы ДСП на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582.
3. Обязанности
3.1. Основной задачей ответственного за работу с документами ДСП является делопроизводство и осуществление контроля за исполнением документов ДСП.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обязан:
принимать документы ДСП для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов ДСП, докладывать об их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов ДСП;
принимать документы ДСП на подпись начальника подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов ДСП;
передавать исходящую корреспонденцию ДСП, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы ДСП к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления таможни;
обеспечивать учет и хранение документов ДСП;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
4. Ответственность
Ответственный за работу с документами ДСП несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 и должностной инструкцией.
Начальник подразделения ___________________________
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела ____________________________
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в том числе порядок их регистрации, определяются настоящей Инструкцией и другими нормативными и распорядительными актами Банка России, регламентирующими работу с данной категорией документов.
На документах и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
В документах, направляемых иностранным корреспондентам, допускается использовать пометку «Конфиденциально».
Запрещается использовать другие ограничительные пометки или грифы для обозначения сведений ограниченного распространения («Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и т.п.).
Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма (при направлении документа с сопроводительным письмом).
На последнем листе экземпляра документа, формируемого в дело по месту регистрации (как правило, на оборотной стороне листа), должно быть указано: количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер его телефона и при необходимости список рассылки.
На изданиях пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются на обложке и титульном листе издания,
На магнитных носителях информации пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.
Ограничительная пометка «Для служебного пользования» может не проставляться на бухгалтерских документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, на учитываемых формах подразделений по работе с персоналом Банка России, его территориальных и подведомственных учреждений.
Необходимость постановки на инвентарный учет подготовленного или поступившего документа, не подлежащего в соответствии с настоящей Инструкцией обязательной регистрации, определяется исполнителем. Инвентарные документы в дела не приобщаются.
На инвентарный учет ставятся документы с пометкой «Для служебного пользования», не подлежащие регистрации в делопроизводстве учреждения, типографские издания организационно-распорядительных, нормативных и методических материалов (документов), справочные материалы длительного пользования, используемые подразделениями Банка России при выполнении ими функциональных задач (инвентарные документы), а также магнитные носители информации.
В регистрационный номер всех видов документов (для инвентарных документов и магнитных носителей информации в учетный номер) включается аббревиатура «ДСП».
Сопроводительные письма, составляемые к ранее зарегистрированным документам с пометкой «Для служебного пользования», также имеют пометку «ДСП» и регистрируются в соответствии с требованиями к регистрации служебной переписки с включением в регистрационный номер аббревиатуры «ДСП» (п.4.4.4 настоящей Инструкции). В сопроводительном письме делается отметка о наличии приложения с указанием его регистрационного номера, номера экземпляра и количества листов в прилагаемом документе.
Документы (носители информации) с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также доставляются работниками Российского объединения инкассации, курьерами Банка России и подведомственных ему учреждений. Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут вручаться лично адресату под роспись за полученный документ.
Копирование документов осуществляется, если нет запрещения (ограничения) на снятие копий в тексте документа или в сопроводительном письме.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» копируются только с письменного разрешения (подпись списка рассылки или резолюция на документе) руководителя учреждения системы Банка России или лиц, которым делегировано это право, в части сведений, относящихся к их компетенции.
Тиражирование документов для рассылки (кроме снятия единичных копий, осуществляемого в соответствии с резолюциями руководства по результатам рассмотрения документов) производится по согласованию с подразделением по защите государственной тайны.
Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно, в учетных формах делается отметка о количестве тиражированных экземпляров.
При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, осуществившего подготовку документа. Список рассылки делается на обороте последнего листа подписного экземпляра или на отдельном листе и прикладывается к подписному экземпляру.
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». При определении документа в дело делается соответствующая отметка в учетных формах.
При большом объеме документов, содержащих сведения ограниченного распространения, их целесообразно группировать в дела отдельно от документов, не имеющих ограничительных пометок.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых во вне рабочее время шкафах (ящиках, хранилищах). Могут не опечатываться металлические хранилища, имеющие кодовые (цифровые) запоры, а также места хранения, которые находятся в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.
Уничтожение дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. Дела и документы уничтожаются с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Банка России. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими Банка России, назначенными руководителем подразделения. Об уничтожении делается отметка в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.
Черновики, варианты и неподписанные по каким-либо причинам проекты документов уничтожаются лично исполнителем, который несет за их уничтожение персональную ответственность.
Документы с пометкой «Для служебного пользования», черновики и проекты таких документов уничтожаются на стандартных бумагорезательных машинах без предъявления к ним особых требований. Дела с документами ограниченного распространения уничтожаются путем сжигания или на машинах по переработке отходов в присутствии лиц, ответственных за делопроизводство.
Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» между структурными подразделениями осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, в котором создан документ (в которое документ поступил), или лиц, которым они делегировали это право, в части сведений, относящихся к их компетенции, с соответствующей отметкой в формах учета.
При увольнении служащих, имеющих в пользовании документы ограниченного распространения, осуществляется проверка наличия этих документов с использованием установленных форм учета, в которых делается отметка о передаче документов другому должностному лицу. Передача документов производится в установленном порядке.
Проверка наличия документов, дел и инвентарных документов с пометкой «Для служебного пользования» проводится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения системы Банка России. В состав комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Комиссия проверяет наличие документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», а также внесение в учетные формы (в том числе в САДД ТУ) информации о списании документов в дела. Если в учетных формах нет отметки о списании документов в дело, то комиссия проверяет их фактическое наличие у исполнителей.
Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения Банка России.
Loading...