Каждый опытный бухгалтер в своей практике сталкивался с документальным оформлением служебной командировки. С 2016 года обязательное оформление служебных удостоверений и командировочных заданий законодатели отменили. Однако данное нововведение не обрадовало бухгалтеров, поскольку обязанность по составлению отчёта о командировке с сотрудников никто не снимал.
В последнее время задача корректного оформления отчёта о командировке осложнена тем, что обязательные несколько лет назад командировочное удостоверение и служебное задание отменены законодательством (Постановление № 1595). Если фирма пожелает использовать данные виды документов в рамках внутреннего пользования, она вправе это сделать. Следовательно, бухгалтер должен либо отстоять перед руководством работу с документами по новым тенденциям, либо оставить прежний документооборот, закрепив использование первичной документации во внутренних актах компании.
Правила заполнения документов на командировку
Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:
- приказ руководителя;
- служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.
Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.
Приказ о направлении в командировку составляется по форме Т-9 и используется во всех организациях
Служебная записка: образец написания
Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.
Служебная записка при использовании автомобиля для передвижения в командировке
Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.
Служебное задание: какой бланк теперь использовать
При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования. Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.
Служебное задание о направлении в командировку - заполнинная форма Т-10а
В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:
- название фирмы;
- данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
- сроки командировки, общее количество дней;
- цель командировки;
- задания, включая сроки исполнения;
- место назначения;
- дата и номер служебного задания;
- отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
- подписи (сотрудник и работодатель).
Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.
Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.
Как правило, СЗ составляет начальник отдела, а сотрудник лишь ставит свою подпись после ознакомления с документом.
В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.
Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор - это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.
Краткий отчёт о выполнении задания в командировке должен составлять каждый работник
Написание финансового отчёта о командировке
Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью.
Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749).
В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель - заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.
Особенности заполнения отчёта о командировке: обратите внимание на выделенные маркером пункты
Как написать отчёт о проделанной работе в свободной форме
Организация может не использовать унифицированные формы отчёта о командировке, поскольку вся необходимая информация уже есть в самом служебном задании. Фирма может разработать собственный документ для удобства использования в рамках отдельно взятой организации.
Пример отчёта о командировке, который может быть принят в организации
Фирма может использовать простой отчёт, состоящий из нескольких пунктов:
- данные о работнике;
- отдел, в котором сотрудник числится;
- сроки командировки и количество дней, проведённых в ней;
- цели и задачи, которые должны быть подробно и наиболее полно раскрыты;
- данные о контрагентах или партнёрах;
- результаты переговоров;
- дата составления и подпись сотрудника.
Организация может по своему желанию добавлять новые пункты либо убирать имеющиеся, в зависимости от своей специфики.
Бывают ситуации, что цель поездки по каким-то причинам не была достигнута. В таком случае нужно написать о неудачной командировке, но лучше будет, если у работника есть уважительная причина. Сотрудник пишет о том, что командировочное задание им не выполнено и составляет докладную записку на имя руководителя. Директор, в свою очередь, принимает решение исходя из сложившейся ситуации:
- направление работника в новую командировку;
- отмена новых поездок, в связи с их нецелесообразностью;
- меры дисциплинарного характера в случае вины сотрудника.
После завершения работы с отчётом о командировке сотрудник составляет авансовый отчёт. К нему прилагаются все документы, которые подтверждают траты во время поездки.
В настоящее время служебное задание и отчёт о командировке необязательны к использованию на предприятии, но при необходимости их можно составлять. Для больших организаций, где совершается много служебных поездок и в этом задействованы десятки работников, такие документы будут помощниками для бухгалтерии. Краткие письменные отчёты о командировке способствуют правильному ведению бухгалтерского учёта. В маленьких фирмах, напротив, лишние бумаги ни к чему и от них можно смело отказаться.
Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.
С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.
Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.
В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.
Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?
Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.
В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.
Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.
Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.
Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.
Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.
Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.
В приказе должны быть указаны три основных условия поездки - по какой причине, на какой период и куда:
- Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
- Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
- Место командирования - необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.
Внимание! Таким образом, занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.
Скачать бланк и образец служебного задания
Скачать бланк в формате Word.
Скачать в формате Word.
Как составить служебное задание на командировку?
При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле - ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.
Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.
После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.
Столбцы пронумерованы:
- 1 - Указывается название подразделения предприятия, где работает сотрудник;
- 2 - Его должность по штатному расписанию;
- 3 - Название страны и города, куда его отправляют в поездку;
- 4 - Наименование фирмы, в которую направляют работника;
- 5, 6 - Даты, в которые начинается и заканчивается поездка;
- 7 - Общее число дней, которые будет по времени занимать командировка сотрудника;
- 8 - Количество дней работы, т. е. без учета нахождения в дороге;
- 9 - Название компании, которая осуществляет финансирование расходов по командировке;
- 10 - Основание для направления работника в командировку.
Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:
- 11 - Нужно указать цель или служебное задание, которое работник должен выполнить. Можно внести сюда несколько строк с различными заданиями;
- 12 - После выполнения задания в этом столбце работник лично кратко отчитывается о его выполнении.
Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.
Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.
Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.
Документальное оформление командировки происходит следующим образом: заполняется служебное задание на командировку (как правило, этим занимается руководитель подразделения), на основании этого задания составляется соответствующий приказ. При возвращении из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе и произведенных , сдавая заполненные авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10.
Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .
Как составить приказ на командировку можно посмотреть , заполненный авансовый отчет , а командировочное удостоверение в .
Остается поговорить о служебном задании на командировку. Этот документ имеет унифицированную форму Т-10а. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи.
Служебное задание на командировку (форма Т-10а). Образец заполнения
«Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер.
- «структурное подразделение» – подразделение, в котором работает командируемый;
- «должность» командируемого;
- «страна, город» – населенный пункт, в который отправляем сотрудника;
- «организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник;
- «дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки - день отъезда из места постоянной работы, последний день - день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки - 29 мая, последний день - 31 мая;
- «срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги;
- «организация-плательщик» – спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны. Также возможны случая финансирования поездки третьей стороной.
- «основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.
Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся.
Большинство предприятий, которые занимаются экономической деятельностью, осуществляют взаимодействие со сторонними компаниями. Иногда сотрудникам требуется обмен опытом для получения новых знаний и повышения квалификации, и поэтому предприятия организовывают для своих работников командировки.
Учитывая то, что задание от руководства фирмы является официальным, оно должно оформляться в письменном виде, согласно действующему законодательству.
Законодательство
Порядок отправления сотрудников в служебные командировки регулируется следующими документами и актами:
В этом приказе формы Т-9 должны быть указаны следующие сведения:
- Цель командировки.
- Продолжительность.
- Дата выезда сотрудника.
Подобный документ существовал раньше, однако к нему также необходимы были служебное задание, а также соответствующее удостоверение. Однако после того, как были отменены определенные пункты Постановления № 749, командировочное удостоверение приобрело необязательный характер.
Официальный документ
В нынешнее время он заполняется по форме Т-10а, которая и была утверждена согласно Постановлению Госкомстата № 1. Но, поскольку с 2013 года данный документ не выступает в качестве обязательного, формы документов, которые утверждаются данным актом, также не обязательны для применения.
Любой работодатель должен руководствоваться своим разумом в вопросе применения формы служебного задания. Сейчас служебное задание на командировку выступает в роли официального документа. В нем обязательно должны отражаться цель поездки рабочего и перечень задач для исполнения.
Обязателен ли
Все сведения, занесенные в документ, должны быть указаны и в приказе о назначении командировки, только в более компактном виде.
Необходимо также понимать, что Постановление № 749 регламентирует обязательное предъявление или оформление следующих документов:
- Проездного документа.
- Письменное распоряжение о направлении работника.
- Документы о найме жилплощади.
- Служебная записка о том, что используется личный транспорт.
- Авансовый отчет о затратах.
В этом списке можно заметить отсутствие служебного задания, по причине того, что документ не носит обязательного статуса. Вопрос о необходимости его оформления должен решиться руководителем компании на основании условий, которые оговариваются в локальных документах организации.
Каким требованиям должен отвечать
Каждый документ подобного типа должен отвечать установленным требованиям, независимо от существования установленной формы акта законодательством.
Те же самые условия относятся и к тем документам, которые оформляются на основании Инструкции по делопроизводству.
Стоит учитывать, что на основании применяемых требования Постановления Минкультуры № 558 , акт должен не только издаваться в компании, но также и храниться в архиве на протяжении 5 лет. Если же оформлялись командировки за пределы государства на более длительный период – то документы хранятся 10 лет.
Служебное задание может составляться в свободной форме, но, несмотря на это, существуют определенные сведения, которые он должен содержать:
- Данные о сотруднике (подразделение, должность).
- Наименование компании.
- Дата приезда и отъезда.
- Цель командировки.
- Продолжительность поездки.
- Пункт назначения.
- Задание (при указании сроков).
- Компания-плательщик.
- Дата оформления документа.
- Подписи (руководителя компании и сотрудника).
Кто должен заполнить
На каждом предприятии должен иметь установленный образец служебного задания. В случае, если его нет, составлением должен заниматься сам руководитель компании, или уполномоченный сотрудник. В любом случае, окончательное заверение производится работодателем, поэтому, подписывает документ он самостоятельно.
Не стоит забывать, что подписаться также должен и рабочий, который оправляется в командировку.
Правила оформления служебного задания на командировку
Чтобы оформить соответствующий акт, удостоверяющий отправление в командировку, на предприятии может издаваться специальный бланк определенного образца при учете принятых законных требований и наличие перечисленных выше разделов. При отсутствии такого бланка, его пример можно найти в Сети в свободном доступе.
Для правильного заполнения нужно видеть заполненный образец перед собой.
Необходимые документы
После того, как сотрудник прибывает из командировки, он должен предоставить следующие документы:
- Командировочную записку со специальными отметками от организации-приемщика.
- Финансовые отчеты, которые будут подтверждать факт поездки и позволят произвести работодателю выплаты по компенсированию затрат.
- Билеты на транспорт, чеки.
- Платежные документы из отелей и гостиниц.
- Счета-фактуры для расчета по безналу.
Количество копий
Большинство кадровых документов производится в 2-3 экземплярах. Один остается у кадрового специалиста, второй должен направиться в бухгалтерию (при перечислении денежных средств), а третий вручается исполнителю.
Но в ситуации со служебным заданием данные правила не могут соблюдаться, потому что этот документ предназначается исключительно для того, чтобы письменно зафиксировать предназначенные работы для выполнения. Остальные функции выполняются приказом о выезде сотрудника в командировку, и именно этот документ подшивается в соответствующих подразделениях компании.
Печать на документации
Служебное задание, как было оговорено выше, не выступает в качестве обязательного документа. Соответственно, при учете того факта, что на документе не проставлена отметка «М.П.», то этот документ не должен заверяться печатью фирмы. Впрочем, никто не запрещает руководителям предприятий ставить печати на служебных заданиях.
Допускается ли оформление на нескольких работников
В бланках данного документа отводится отдельная графа для отражения сведений о рабочем. Соответственно, в таком документе не предполагается внесение сведений на несколько работников сразу. При направлении группы рабочих в поездку, работодатель должен изготовить несколько служебных заданий для каждого командированного сотрудника.
Но, что касается приказа о направлении в командировку, то такой документ может создаваться на нескольких рабочих. Оформляться он должен строго по . Именно в этой форме предполагается внесение информации о сотрудниках в формате списка.
Поездка руководителя
Генеральный директор также выступает в качестве наемного сотрудника компании. Это значит, что при его выезде в командировку, на него тоже необходимо создавать подобный документ. В этой ситуации возникает вопрос: кем должен этот документ подписываться?
В этом случае директор подписывает бумагу самостоятельно. Получается, что он направляет сам себя в командировку, и при этом передает собственные полномочия своему заместителю или другому уполномоченному сотруднику.
И приказ, и служебное задание должно подписываться и создаваться лично руководителем вместе со всеми необходимыми данными:
- Срок исполнения поставленных задач.
- Цель поездки.
- Продолжительность командировки.
Отчет о проделанной работе
Законодательными нормами не предусматривается оформление отчета об исполнении задания. И получается, что в его оформлении у работодателя нет необходимости.
Но в той ситуации, когда в бланке документа установлен данный раздел, то его заполнение будет обязательным. При этом необходимо строго придерживаться установленным законом требованиям. Все обозначенные графы документов должны быть заполненными, соответственно, при наличии графы об отчете сведения также нужно в этой графе зафиксировать.
Отчет о работе может оформляться в свободном виде. В основном это делается в форме краткого изложения.
Ответственность за невыполнение требований
Согласно действующему законодательству, локальные документы организации должны исполняться в обязательном порядке, причем как сотрудниками фирмы, так и ее руководителем.
В той ситуации, когда на предприятии имеется документ, регламентирующий положения о командировках, и в нем есть утвержденный список необходимых документов, и в нем фигурирует служебное задание, то сотрудник обязательно должен будет его заполнить. Заполнению будут подлежать все графы, помимо этого, должен предоставляться и отчет о проделанной работе.
При отказе сотрудником в оформлении отчета, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, на основании . На практике сотрудники все же сдают отчеты, поскольку написать несколько строк несложно, а получать наказание за неисполнение такого требования никому не хочется.
Отразить документально задание допускается и в приказе, но нужно это делать кратко и с указанием нужной информации вместе с остальными нюансами. Оформить это необходимо в том виде, которого требуют локальные документы организации и нынешнее законодательство.
Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.
Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.
Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.
С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).
Документы, составляемые при направлении в командировку
С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:
- письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;
- авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.
Loading...