Служебное задание на командировку – один из основных документов для оформления командировки. Оно выдается командированному сотруднику после подписания приказа и оформления командировочного удостоверения.
Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения и сотрудником, направленным в поездку. Бланк служебного задания на командировку имеет унифицированную форму № Т-10а и следующие назначения:
- Определение цель командировки
- Отслеживание отчетности выполнения цели поездки
Основные правила оформления командировки
Служебные задания и командировочные удостоверения не выписываются в случае, если в штате организации имеются сотрудники с разъездным характером работы, и это прописано в их трудовых договорах.
Направить в командировку руководитель организации может любого сотрудника. Однако в Трудовом Кодексе РФ есть некоторые исключения, а именно:
- Нельзя командировать беременных женщин и сотрудников младше 18 лет;
- От командировки могут отказаться сотрудники, имеющие больных родственников, за которыми требуется уход, имеющие детей до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.
Все затраты, понесенные сотрудником во время поездки, возмещаются работодателем. Сюда входят затраты на проезд, проживание и другие дополнительные расходы. При этом за сотрудником сохраняется его средняя заработная плата и рабочее место.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Бланк служебного задания представляет собой стандартный односторонний лист А4 формата. Он состоит из двух частей. В первой части бланка предусмотрены строки для внесения общих сведений, таких как:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления служебного задания.
- Фамилия, имя, отчество и табельный номер командированного сотрудника.
Во второй (основной) части бланка имеется таблица, состоящая из десяти граф. Эти графы содержат следующую информацию:
Наименование структурного подразделения;
- Должность сотрудника;
- Место назначения (страна, город, фирма);
- Дата начала и дата окончания командировки;
- Срок командировки в днях (всего и исключая время в пути);
- Организация, которая финансирует поездку;
- Основание для командировки (договор с принимающей стороной, график выполнения работ и др.);
Отчет о выполнении командировочного задания заполняется сотрудником. Здесь он кратко описывает результат выполнения задания и проведения работ. Далее визирует отчет. Руководитель же проверяет корректность заполнения отчета и пишет заключение о выполнении задания и ставит свою визу.
В служебном задании необходимо проставить дату заполнения отчета, так как по закону сотрудник должен отчитаться о командировке в течение трех рабочих дней со дня ее окончания. Также следует отметить важность точного и правильного заполнения документа. Это требование является обязательным ввиду прямого влияния на возможность организации учесть расходы на командировку при исчислении налога на прибыль.
Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.
С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.
Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.
В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.
Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?
Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.
В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.
Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.
Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.
Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.
Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.
Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.
В приказе должны быть указаны три основных условия поездки - по какой причине, на какой период и куда:
- Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
- Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
- Место командирования - необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.
Внимание! Таким образом, занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.
Скачать бланк и образец служебного задания
Скачать бланк в формате Word.
Скачать в формате Word.
Как составить служебное задание на командировку?
При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле - ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.
Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.
После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.
Столбцы пронумерованы:
- 1 - Указывается название подразделения предприятия, где работает сотрудник;
- 2 - Его должность по штатному расписанию;
- 3 - Название страны и города, куда его отправляют в поездку;
- 4 - Наименование фирмы, в которую направляют работника;
- 5, 6 - Даты, в которые начинается и заканчивается поездка;
- 7 - Общее число дней, которые будет по времени занимать командировка сотрудника;
- 8 - Количество дней работы, т. е. без учета нахождения в дороге;
- 9 - Название компании, которая осуществляет финансирование расходов по командировке;
- 10 - Основание для направления работника в командировку.
Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:
- 11 - Нужно указать цель или служебное задание, которое работник должен выполнить. Можно внести сюда несколько строк с различными заданиями;
- 12 - После выполнения задания в этом столбце работник лично кратко отчитывается о его выполнении.
Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.
Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.
Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.
Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.
Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке .
Служебное задание на командировку в 2018 году
Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке .
Что такое служебное задание?
Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.
В образце обязательно указываются такие пункты :
- Наименование сторон убытия и прибытия.
- Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
- Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
- Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.
По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.
Документы для оформления служебного задания
По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить :
- образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
- финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.
К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.
Какие требования к документу существуют – нормативная база
Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.
Форма служебного задания
Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:
Сведения об организации и сотруднике :
- название организации;
- код ОКПО;
- № документа и дата его заполнения;
- Ф.И.О. работника;
- табельный номер работника.
Информация в столбцах :
- подразделение, к которому относится работник;
- должность;
- куда убывает – город и страна;
- название организации, куда прибывает работник;
- день отъезда;
- день приезда;
- цель командировки;
- подпись руководителя.
Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?
Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.
Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?
Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.
Служебное задание на командировку в 2017-2018 годах составлять уже не обязательно, но многие предприятия оценили его удобство и продолжают работать с этим документом. О том, как и с какой целью сейчас применяется служебное задание на командировку, читайте в нашей статье.
Как оформить служебное задание по командировке и отчет о его выполнении в 2017-2018 годах?
С 08.01.2015 обязательное оформление на предприятиях и у ИП таких документов, как удостоверение командированного или его служебное задание, отменено. Это произошло в результате вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которым внесены существенные поправки в другое правительственное постановление — «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Указанные изменения были внесены в целях совершенствования налогового администрирования в рамках исполнения одноименного распоряжения Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р.
Что изменилось при оформлении командировок?
Теперь при направлении сотрудника в командировку достаточно оформить письменное решение руководителя компании. С этой целью издается соответствующий приказ либо распоряжение.
Для определения фактически проведенных в командировке дней командированный обязан представить проездные документы либо заполненную служебную записку, если он перемещался на собственном или служебном автомобиле (п. 7 постановления № 749).
Можно ли использовать отмененные бланки?
Запрета на использование устаревших форм отчетных документов, в частности служебного задания на командировку, нет ни в постановлении № 749, ни в каких-либо других нормативных источниках.
Таким образом, работодатели, еще в прежние времена оценившие удобство необязательных теперь форм документов, могут и дальше продолжать ими пользоваться. Для легализации такого решения необходимо предусмотреть соответствующий пункт в локальном положении о командировках и общей учетной политике компании.
Использование служебного задания удобно тем, что позволяет отследить, достигнута ли цель командировки и в полном ли объеме. То есть заполнение этого документа помогает систематизировать все сведения об определенной командировке, начиная с детализации самого задания для командированного и завершая отчетом о его выполнении.
Какая форма служебного задания на командировку используется в 2017-2018 годах?
Работодатель, решивший не отказываться от оформления служебных заданий, может разработать свой бланк документа или использовать форму Т-10а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
ВАЖНО! Поскольку со дня начала действия закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ стало необязательным применение унифицированных форм, утвержденные постановлением Госкомстата бланки могут использоваться в качестве шаблона для разработки собственного документа.
В связи с этим применение формы Т-10а хотя и необязательно, но для многих предприятий предпочтительно в связи с тем, что в бланке документа есть все реквизиты, которые позволят систематизировать необходимую информацию о каждой командировке.
При разработке собственного бланка документа необходимо обеспечить наличие в нем всех обязательных сведений, список которых перечислен в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Разработанный шаблон можно утвердить в качестве приложения к действующему на предприятии положению о командировках.
Можно ли где-то скачать бланк служебного задания на командировку или нужно разрабатывать свой?
Многие онлайн-сервисы предлагают скачать уже готовый бланк любого документа, в т. ч. служебного задания. Но перед использованием шаблона рекомендуется проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть, что занимает достаточно много времени. И поэтому большинство предприятий и ИП с наемными сотрудниками предпочитают разрабатывать собственные, адаптированные под свои уникальные условия бланки.
Если же нет ни времени, ни желания работать над созданием собственного бланка документа, проще скачать унифицированную форму Т-10а и внести в нее постоянные реквизиты своей компании, логотип и пр.
Как заполнить служебное задание на командировку?
Бланк документа по форме Т-10а интуитивно понятен. В нем следует указать:
- информацию и должность командированного;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- пункт назначения;
- сроки командировки.
Оформленный документ подписывается начальником структурного подразделения и выдается командированному перед его отправлением в поездку. Графу с кратким отчетом командированный заполняет самостоятельно по возвращении. Полностью заполненное задание сотрудника, сданное в бухгалтерию вместе с подтверждающими командировочные расходы документами, утверждается директором компании.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Для большей наглядности приведем пример заполнения служебного задания на командировку.
Для оформления служебного задания чаще всего используется бланк по форме Т-10а. Поскольку с 2013 года унифицированные бланки документов не являются обязательными, каждое предприятие может составлять собственные. Взяв за основу форму Т-10а, можно обеспечить детальную систематизацию всей важной информации как о задании и его выполнении, так и о сроках поездки.
В служебном задании указывается вся основная информация о сроках командировки, полученном (и впоследствии выполненном) задании, месте назначения и основании для поездки командированным лицом в интересах компании.
Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.
Типы командировок и виды документов для их оформления
Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:
- внеплановые;
- запланированные.
Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.
Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:
Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:
- Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
- Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
- Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
- Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
- Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
- Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
- Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
- Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
- Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
- Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
- После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.
На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.
Loading...