Виды документов. Что такое документ и как он оформляется

Документ Windows – любой файл, обрабатываемый с помощью приложений, работающих под управлением операционной системы Windows.

Документы - это объекты, содержащие ту или иную информацию: тексты, картинки, звуки и т.д. Развитие мультимедийных возможностей компьютера приводит к тому, что в некоторых документах могут содержаться несколько видов информации одновременно, например, движущееся изображение и звук. Программы служат для обработки документов - это своеобразные инструменты воздействия на документы. Часто их еще называют приложениями, например, приложение MS DOS или приложение Windows 95. Между отдельными программами и документами существует устойчивая связь: текстовой редактор работает с текстовыми документами, программа-фонограф воспроизводит звуки и т.п. Windows 95 запоминает такие связи и способен самостоятельно их использовать при просмотре и работе с документами.

Группа однотипных документов а также программы для их обра ботки могут быть помещены в общую ПАПКУ. Папка является еще одним, более крупным объектом Windows 95. В отличие от документов и программ, являющихся простыми и "неделимыми" объектами, папка может содержать другие объекты, в том числе и новые папки; в частном случае папка может быть пустой. Программы соответствуют исполнимым файлам, документы - всем остальным видам файлов; папки аналогичны подкаталогам. Однако следует с некоторой осторожностью отождествлять эти пары понятий, т.к. они не абсолютно идентичны. Например, некоторые настройки имеют вид папок, но им не соответствует какой-либо отдельный файл или подкаталог - данные этих необычных папок хранятся в общей базе данных Windows 95. В дальнейшем мы встретим и другие примеры "неидеального" соответствия объектов Windows 95 и MS DOS (как тут не вспомнить наше стремление вообще обойтись без MS DOS!).

6. Как установить размер полей ms Word?

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Поля .

Выберите нужный тип полей. Для установки наиболее часто используемого размера полей выберите в списке значение Обычное .

Выбранный тип полей автоматически применяется ко всему документу.

Параметры полей можно задать самостоятельно. Перейдите на вкладку Поля , нажмите кнопку Настраиваемые поля , а затем введите новые значения в полях Верхнее , Нижнее , Левое и Правое .

ПРИМЕЧАНИЯ

Для изменения полей, используемых по умолчанию, после установки новых параметров поля нажмите кнопку Поля , а затем – кнопку Настраиваемые поля . В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию , а затем нажмите Да . Новые настройки будут сохранены в шаблоне, на котором основан документ. С этого момента в каждом новом документе, основанном на данном шаблоне, по умолчанию будут использоваться новые параметры полей.

Для изменения поля для части документа выделите соответствующий фрагмент текста, а затем введите новые значения для полей в диалоговом окне Параметры страницы . В поле Применить выберите параметр Выделенный текст . Разрывы раздела будут автоматически вставлены до и после выделенного фрагмента текста в Microsoft Word. Если документ уже разбит на разделы, щелкните в нужном разделе или выделите несколько разделов, а затем измените, значения полей.

Понятие документа, Документооборот

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебнымдокументом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

История и виды

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры .

Важный вид документов - различные удостоверения , подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией .

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства , компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство ». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

По назначению:
- организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
- распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
- учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты , нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
- иные.

По времени создания - первичные и вторичные (реферат , аннотация , обзор и т. д.);
По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра , книга , журнал);
По типу содержания - текстовые , иконические (графические), идеографические (схемы , карты , ноты), аудиальные , мультимедийные ;
По способу представления - электронный , на бумажных носителях;
По месту издания - внутренние, внешние;
По направлению отправки - входящие, исходящие;
По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
По уровню секретности - несекретные, секретные , с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно -технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции:

Поддельные (фальшивые) документы

Поддельный (фальшивый) документ - документ, созданный с нарушением установленных

Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.

Классификация

Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.

Официальный документ

РФ - страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают . Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание - кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.

Типы бумаг

В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:

Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым
Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.

Управленческие бумаги

В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:

Входящие.
Внутренние.
Исходящие.

Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:

Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
Простые.
Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.

Степень подлинности

По данному признаку документы разделяют на:

Подлинники.
Дубликаты.
Копии.

Оригинал акта - первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат - повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.

Хранение и способ передачи

Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:

Письма.
Телефонограммы.
Телеграммы.
Факсограммы.
Телексы.
Электронные сообщения.

Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:

Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, акты, справки и проч.
Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.

Структура

Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:

Материальным объектом.
Носителем информации.
Документированными сведениями.

Назначение

Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.

Реквизиты

Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:

Наименование.
Текст.
Дату.
Резолюцию.
Гриф утверждения/согласования.
Адресат и проч.

В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Документы выполняют ряд важных функций:

· информационную: являются носителем и источником информации;
· управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
· правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
· коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
· учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
· социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
· культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
· историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников, раскрывают исторические события.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:

* письменные -- документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
* графические -- чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
* фотокинодокументы -- разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:

* организационно-распорядительные;
* по финансово-расчетным операциям;
* по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на:

* внутренние, составленные работниками данного предприятия;
* внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:

* подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
* подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.