В соответствии с нашим законодательством, для выполнения процедуры получения техники на складе компании необходимым условием является оформление акта на прием-передачу, форма ОС-14.
Эту форму можно скачать прямо здесь на сайте, для скачивания бланка ОС-14 перейдите в конец статьи.
В продолжении статьи мы будем рассматривать особенности заполнения этого бланка. Чтобы ознакомиться с готовым примером заполненной формы, скачайте образец ОС-14 перейдя по ссылке внизу.
У каждой из сторон должен остаться свой экземпляр акта, так что необходимы два экземпляра. Этот документ составляется комиссией, принимающей технику на складе. Перед тем, как приступить к заполнению бланка, оборудование внимательно осматривают с целью выявления дефектов, поломок, повреждений, которые могут быть видны при осмотре.
Если какие-либо неисправности удалось выявить, составляется акт по дефектам, форма ОС-16. В ней перечисляют найденные проблемные места и возможности их устранения. Ознакомиться с образцом заполненного акта о выявленных дефектах можно по ссылке.
Также стоит учитывать, что дефекты, выявленные в дальнейшем, на этапах монтажных работ, при наладке или во время тестовых запусков, могут описываться по форме ОС-16.
Акт приема-передачи оборудования (Форма ОС-14)
Если организация каким-либо образом связанна с техникой, данные о ней вносятся в бланк акта по приему-передаче оборудования ОС-14. Это могут быть следующие организации: производитель, поставщик (продавец), отправитель груза, получатель. В специально отведенные поля, на титульной странице, вносятся основные данные и реквизиты. Если это:
- производитель, то указать его название;
- поставщик, то указать название, адрес, телефон, реквизиты банка и ОКПО;
- отправитель груза, то указать наименование транспортной компании. Если доставку выполняет третья специализированная организация или доставка выполняется продающей или покупающей стороной, это обязательно, надо указывать;
- получатель, то указать наименование, номер телефона, реквизиты банка, ОКПО.
В дополнении, надо указать данные касательно самого транспортного средства, которое перевозило технику. А именно, разновидность транспорта, регистрационный номер, номер и дату транспортной накладной.
В качестве оснований для заполнения акта по приему-передаче техники, может быть приказ или распоряжение поступившее от руководителя, соответствующий договор.
Основная часть формы ОС-14 содержит две таблицы, в которые нужно внести информацию. В первую вносится дата, время отгрузки, время получение товара. Во втурую вносятся данные о грузе, то есть оборудовании, которое поступило на склад.
Процесс заполнения достаточно простой, чтобы иметь наглядный заполненный пример, скачайте образец в конце страницы.
Во время получения груза, комиссии необходимо сверить наличие фактического груза с тем, что указан в документе. В таблице номер 2 отражают информацию о документальном и фактически полученном грузе.
Любые производственные принадлежности и оборудования компаний являются их материальными ценностями. В ходе хозяйственной деятельности предприятий часто формируется необходимость их передачи третьим лицам.
Учитывая высокую их стоимость, данная процедура должна сопровождаться документальным подтверждением.
Необходимость передачи может быть обусловлена многими причинами. Например, данное оборудование было взято в аренду или принято под ответственное хранение.
Нужно заметить, что по истечению арендного и охранного периода эти ценности также передаются, но только уже в адрес владельца.
Причины для передачи должны быть оговорены в соответствующих соглашениях. Среди обязательных документов к ним будут акты приемки-передачи. О том, как правильно их составлять пойдет речь далее.
Форма и содержание акта
Установленного бланка данного документа не существует. составляется в простой свободной форме. Тем не менее, он должен содержать в себе всю необходимую информацию. Более того, к нему применяются общие требования для данного вида документации. Они говорят о том, что данный документ должен быть написан на бумаге формата А4.
В нем обязательно должны быть следующие атрибуты:
- название (Акт);
- дата составления;
- город, в котором производится передача;
- подписи членов комиссии.
В тексте данного документа особое внимание необходимо уделить идентификации оборудования. То есть, о нем нужно указать как можно более полную информацию. Таковой может служить название, модель, маркировка, рабочие характеристики (при необходимости), и так далее.
Кроме этого в данном документе необходимо указать стоимость передаваемого имущества и его работоспособность. Под работоспособностью подразумевается выполнение оборудованием целевых функций, а также отсутствие видимых повреждений и дефектов.
Также в текст желательно внести запись о том, что на момент свершения данного события у сторон нет никаких претензий друг к другу. Ну и, конечно же, необходимо указать к какому именно договору этот акт составлен. Для этого прописывается номер соглашения и его дата.
Кто подписывает акт
Данный документ, как это видно из названия, должны подписывать представители обоих сторон-участников. С одной стороны - это полномочные сотрудники передающей компании, с другой - принимающей.
Помимо этих представителей к подписанию данного документа можно привлекать независимых экспертов. Задача данных лиц заключается в подтверждении работоспособности и укомплектованности оборудования.
Соответственно, в тексте должен быть приведен перечень членов комиссии. Он должен содержать в себе их Ф.И.О., должности и названия организации-работодателя. В конце текста каждый из участников процесса должен поставить свою подпись. Если это представители организации - их подписи заверяются оригинальными печатями (передающего и принимающего).
Ниже расположен типовой бланк и образец акта приемки передачи оборудованиявариант которого можно скачать бесплатно.
Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.
Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.
Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.
Кто составляет и заверяет?
Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.
Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.
Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.
Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).
Использование актов приема-передачи оборудования на практике
Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.
Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.
Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.
Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования
Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:
- изготовитель;
- перевозчик;
- поставщик;
- приобретатель.
На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:
- кто изготовил оборудование;
- кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
- данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
- информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).
Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.
В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.
Особенности заполнения акта
Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:
Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.
Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.
Заключение
Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.
Приемно-передаточный акт оборудования относится к документу, цель которого подтвердить передвижение оборудования для его монтажа или для запуска в эксплуатацию.
Информация в приемно-передаточные акты заносится специально созданной комиссией, с полномочиями для принятия техники на основании приказа соответствующего руководства. В составленном свидетельстве отображаются выявленные замечания, дефекты, соответствие марок и моделей механизмов проектной документации и. т.д. При обнаружении неисправностей в технических средствах заполняется дефектный акт по шаблону .
Приемно-передаточный акт оборудования является бланком, в который заносятся сведения несколькими представителями, подтверждающими действительность приема механизмов. Принятие или передача осуществляются при участии обеих сторон, а при спорных вопросах может привлекаться представитель стороннего учреждения.
Приемно-передаточный акт технических средств представляет собой бланк, заполненный в произвольной форме, с занесением данных на стандартном листе формата А4. Документ о передвижении техники печатается в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны) и должен отображать следующие данные:
Заполнение начинается с записи вверху по середине строки названия бланка «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ»
Затем отображается содержательная часть бланка, где отображаются реквизиты участвующих сторон в передаче оборудования, с заполнением Ф.И.О. представителей, занимаемых должностей.
При выявлении недостатков, обнаруженных комиссией, записываются замечания с последующим составлением дефектного акта. Если замечания не найдены, записывается запись об отсутствии претензий к передающей стороне.
Завершается оформление приемно-передаточного акта подписями и печатями сторон.
Подписанный документ передается в бухгалтерию компании для утверждения руководителем и гл.бухгалтером учреждения.
Если к составленному бланку по передаче механизмов передается техническая документация, делается пометка о их передвижении.
При приемке сложной техники, возможно оформление приемочно-передаточного документа в несколько этапов, например, отдельно по качеству и количеству с отдельным подписанием каждого составленного бланка.
Заполненный бланк становится основанием для снятия или постановки на учет в бухгалтерии основных средств компаний.
Описанный ранее метод составления документации применяется во всех ситуациях, за исключением, когда передача технических средств осуществляется в особом порядке, в соответствии с условиями соглашения или на основании действующего законодательства.
В приведенном примере бланк становится документальным подтверждением выполнения договора аренды. Акт, подписанный в 2-х экземплярах, отсылается по одному экземпляру каждому участнику. К бланку могут быть приложены паспорта механизмов.
Образец акта 
При принятии технических средств на склад, для дальнейшего использования на производстве в качестве основных средств данные заносятся в бланк передачи по форме № ОС-14, а при отправке техники для его монтажа заполняется бланк по форме № ОС-15. Иногда могут использоваться особенные правила приемки-передачи техники, соответствующие условиям заключенного соглашения.
- Унифицированные формы № ОС-14 и № ОС-15 содержат следующие сведения:
- Реквизиты сторон.
- Причины создания комиссии для составления акта (соглашение, приказ).
- Название бланка.
- Номер, дата написания бланка и место.
- Название производителя механизмов, поставщика, монтажного учреждения.
- Сведения о времени приемки техники на склад.
- Технические данные механизмов (название, заводской номер, модель, количество, цена, масса и т.д.).
- Выводы комиссии (замечания и найденные дефекты).
Подписи участников приема-передачи (представители сторон, в том числе монтажной фирмы (при монтаже), материально-ответственного лица, несущего ответственность за хранение техники.
Заверенный бланк подается на утверждение руководителю учреждения и бухгалтеру, для постановки на учет.
Документ оформляется в 2-х экземплярах, с отсылкой одного – в бухгалтерию заказчика, другого – в бухгалтерию поставщика.
Приемно-передаточный акт технических средств – это бланк, обеспечивающий подтверждение передачи техники между различными учреждениями. Акт является добавлением к соглашению купли-продажи, договора об аренде или под монтажные работы.
Как осуществляется такое передвижение оборудования?
При заключении договора о приобретении оборудования, оба учреждения берут на себя ответственность, о выполнении условий соглашения по условиям доставки оборудования и финансовых обязательств. Факт доставки оборудования подтверждается приемно-передаточным актом. При этом надо иметь ввиду, что нельзя сразу после транспортировки груза его использовать. Каждый элемент полученного оборудования должен обследоваться обеими сторонами, а при необходимости выполнять тестирование.
В зависимости от уровня сложности получаемого груза, его прием может выполняться поэтапно:
- по количеству
- по качеству.
Если при приеме груза нельзя проверить его проверить, оборудование принимает по результатам визуального осмотра в соответствии с определенными документами и заполнением всех полей в акте.
Грамотно заполненный акт передачи оборудования отсылается в бухгалтерию, где он становиться основанием для учета основных средств учреждения.
Для приема объектов применяется три варианта акта:
Форма № ОС-14 . В бланк заносятся данные при передаче механизмов в производство. Акт оформляется членами комиссии в 2-х экземплярах и направляется руководству для утверждения.
Форма № ОС-15. В бланк заносятся данные при отправке техники под монтаж. При передаче техники монтажному учреждению в комиссии участвуют заказчик, представитель монтажного учреждения и представитель генподрядчика. Акт соответственно распечатывается в 3-х экземплярах.
Форма № ОС-16. В данной форме отображаются обнаруженные замечания и дефекты, а также возникающие разногласия между членами комиссии.
При принятии технических средств, отличающегося от приведенных вариантов приемно-передаточный акт может оформляться в произвольной форме.
В этом случае в оформленном документе должны отображаться следующие данные:
- Название бланка.
- Присвоенный номер.
- Дата написания документа и место.
- Основание (договор, соглашение).
- Реквизиты сторон, по желанию отображаются банковские реквизиты.
- Дата приема оборудования.
- Список оборудования.
- Итоги осмотра оборудования.
- Подписи членов комиссии, участвующих в операции.
По согласованию сторон в бланк могут заноситься добавочные сведения. К примеру, технические характеристики оборудования, его состояние, сведения о повреждениях и т. д. На новую технику прикладываются паспорта завода.
После окончания деятельности комиссии документ отсылается на утверждение руководителю учреждения, принявшего оборудования, с последующей передачей в бухгалтерию и второй передающей стороне.
Акт приёма-передачи оборудования – обязательный документ, подтверждающий перемещение объектов основных средств между организациями. Как правило, он прилагается к договору поставки, купли-продажи, аренды и т.д. и является его неотъемлемой частью.
Порядок приёма-передачи оборудования
В момент совершения сделки купли-продажи стороны принимают на себя права и обязанности, определённые условиями контракта: исполнив свою часть финансовых требований, принимающая организация получает право пользоваться приобретённым имуществом. Факт поставки подтверждается передаточным актом, однако, когда речь идет об оборудовании, существует особый порядок его приёма покупателем.
Недостаточно просто доставить и выгрузить имущество на место: все объекты должны быть внимательно осмотрены представителями обеих сторон (в ряде случаев могут привлекаться и третьи лица) и, при необходимости, протестированы. Аналогично совершается передача оборудования монтажной организации для установки и проведения пусконаладочных работ.
В зависимости от сложности объектов, их приёмка может происходить поэтапно: по количеству и качеству. Если в момент поставки нет возможности должным образом обследовать имущество, его передают на основе визуального осмотра и соответствия сопроводительной документации, с заполнением предварительного акта приёма-передачи оборудования. Окончательный приём оформляют после осуществления всех необходимых мероприятий качественного осмотра. На каждом этапе должны быть составлены и подписаны соответствующие акты с отметками о проведённых испытаниях.
Получением оборудования на предприятии занимается специальная комиссия, уполномоченная принимать основные средства. Члены комиссии, проведя необходимые процедуры, констатируют наличие/отсутствие повреждений, поломок, соответствие количества, наименований, моделей имущества предмету договора, присутствие всех сопроводительных бумаг.
Правильно оформленный акт в дальнейшем передаётся в бухгалтерию и служит основанием для постановки (снятия) основного средства на баланс.
Формы актов передачи оборудования
Существуют три формы актов, которые используются при поставке оборудования:
- Бланк № ОС-14 применяется при поступлении на склад имущества производственного назначения. Акт составляется членами уполномоченной для приёмки основных средств комиссии в 2 экземплярах и отправляется на подпись руководителю.
- Форма № ОС-15 предназначена для случаев передачи оборудования в монтаж. Если монтировать объекты будет сторонняя организация, представитель подрядчика должен принимать участие в работе приёмной комиссии. Сотрудник монтажного предприятия расписывается в акте и получает на руки его копию.
- Акт по форме № ОС-16 фиксирует выявленные неполадки, дефекты, претензии по количественным и техническим характеристикам и прочие разногласия.
Договор поставки может предусматривать особый порядок передачи объектов, в этом случае акт будет иметь произвольную форму, которую стороны вправе разработать самостоятельно.
Передаточный акт любой формы должен содержать следующую информацию:
- название документа;
- номер акта;
- дата и место составления;
- ссылка на документ-основание (например, номер и дату договора купли-продажи);
- данные сторон (наименования поставщика и получателя, при наличии - подрядчика); банковские реквизиты – по усмотрению;
- время поступления имущества получателю;
- перечень объектов (наименование, производитель, количество, заводские номера и пр.);
- результат осмотра оборудования (внешний вид, соответствие продукции контракту, наличие дефектов);
- подписи лиц, входящих в комиссию, представителя поставщика, сотрудника третьей стороны, работника, ответственного за хранение имущества.
По решению сторон в образец акта приёма-передачи оборудования могут вноситься дополнительные данные, например, техническое состояние, степень износа и т.д. На новое оборудование к акту должна прилагаться заводская документация (техпаспорт, инструкции по эксплуатации).
Loading...