Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.
Когда водитель работает на арендованном транспорте, оформление путевого листа, является обязательным. Путевка в данном случае необходима для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, а также является основанием для начисления з/п водителя. Также путевой лист является контролем работы водителя и является документом строгой отчетности, когда осуществляется коммерческая деятельность.
КТО АРЕНДАТОР, ИМЕЕТ ЛИ ЭТО ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ НАЛИЧИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА
Не столь важно, кто является «временным хозяином» транспортного средства, важность имеет лишь цель аренды транспорта. Аренда коммерческого автомобиля без головной боли подразумевает в себя и отточенную систему действий по получению необходимых документов в компании Platinum Motors. Кем бы не осуществлялась коммерческая деятельность, необходимым условием работы будет наличие путевого листа. Если расходы несет предприятие, но правильно отразить все в налоговом отчете, так же поможет именно путевой лист. Представим такую ситуацию: начальник скажет вам забрать с аэропорта нового сотрудника на только что арендованном вами автомобиле, а после этого просит съездить на другой конец города за канцтоварами для фирмы, т.к автомобиль компании находиться на ремонте. А вы попадаете в пробки мегополиса и тратите большое количество бензина. Вы логично будете ждать возмещения потраченных средств на бензин, и в данном случае путевой лист был бы очень полезен. Если же при перевозке канцтоваров без путевого листа вас остановят работники транспортного контроля, то вам придется объяснять им, что вы не занимались коммерческой деятельностью в данный момент. Минфин России также в своих разъяснениях не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде.
А вот штрафы за отсутствие путевого листа будут разница в зависимости от того кто арендатор. Физические лица не могут быть наказаны уголовно, и несут лишь административную ответственность (около 500руб).
Юридическим лицам будет выставлен штраф 100 000 рублей.
СЛУЧАИ, КОГДА ПУТЕВОЙ ЛИСТ НЕ ТРЕБУЕТСЯ
Если вы не хотите заморачиваться отчетностью и вам проще покрыть все расходы, связанные с транспортным средством самостоятельно, то тогда путевой лист вам не пригодится, если конечно, вы не встретитесь с налоговикам или транспортниками.
По правилам вы можете совершать перевозки без путевого листа только в личных целях.
ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА
Для каждого вида транспорта разработаны свои бланки путевых листов, есть то, что отразить необходимо:
- Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
- Количество израсходованного горючего
- Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
- Дата заполнения путевого листа
- Срок на который документ выписывается
- Информация о транспортном средстве
- Данные о водителе грузового автомобиля
- Данные о владельце транспортного средства
ВАЖНО: Путевой лист для автомобиля в аренде выдается на один день или смену, после чего сдается бухгалтеру.
ПОПУЛЯРНЫЕ ВОПРОСЫ О ПУТЕВЫХ ЛИСТАХ
Как же быть, когда осуществляется аренда спецтехники с экипажем, кто должен оформлять путевые листы?
При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя (статья 632 ГК РФ).
Меня недавно остановили сотрудники ГАИ и потребовали путевой лист, я предъявил им все документы кроме него, они сказали, что нужно возить с собой договор аренды вместо путевого листа, или я что-то не так понял?
Путевой лист и договор аренды это совершенно разного рода документы. Наличие договора аренды важно, и дает право осуществления поездок на чужом транспорте, но не освобождает водителя транспорта, от наличия путевого листа, если вы ведете коммерческую деятельность на арендованном автомобиле.
Рассмотрим для этого четыре ситуации:
частное лицо арендует авто у частного лица;
машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля , то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам. Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.
Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.
КОГДА АРЕНДАТОР – ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
КОГДА МОЖНО НЕ ОФОРМЛЯТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ
Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2020 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2020 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:
Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Путевой лист для арендованного легкового автомобиля
- Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
- Количество израсходованного горючего
- Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
- Дата заполнения путевого листа
- Срок на который документ выписывается
- Информация о транспортном средстве
- Данные о водителе грузового автомобиля
- Данные о владельце транспортного средства
Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.
Путевой лист для арендованного автомобиля
Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.
Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.
Путевой лист арендованного легкового автомобиля
Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин - если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.
Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?
Используем автомобиль сотрудника в служебных целях
Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.
Заключаем договор аренды
Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:
Ведение путевых листов для арендованного легкового автомобиля
Вначале напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за плату и на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 759 ГКУ и ч. 1 ст. 283 ХКУ). Арендодателем может выступать любое физическое лицо (при этом вовсе не обязательно, чтобы оно было субъектом предпринимательской деятельности), имеющее в собственности автомобиль, независимо от того, состоит ли оно в трудовых отношениях с предприятием, арендующим у него автомобиль. Договор найма ТС составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГКУ), и если участником такого договора выступает физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГКУ). Если договор не удостоверен нотариально, он считается недействительным. Вследствие этого предприятие-арендатор рискует утратить право на включение в состав ВР расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией ТС, арендованного у физлица. Под сомнением также будет налоговый кредит по суммам НДС, указанным в этих расходах.
Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, обычному налогоплательщику разрешено относить на ВР только «50 процентов расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью. При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного автомобиля типовой формы №3 необходимо оформлять, за небольшим исключением, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции №74) 1 . На основании таких оформленных путевых листов по окончании отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт и является основанием для списания с учета ГСМ бухгалтерией предприятия. То есть любое списание ГСМ (как связанное с хозяйственной деятельностью в трактовке Закона о прибыли, так и не связанное с ней) осуществляется на основании путевых листов исходя из фактического пробега автомобиля согласно Нормам №43 2 .
Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)
Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.
Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Зачем нужен путевой лист при аренде автомобиля? (Часть 1)
Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.
05 Авг 2018 1730В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.
За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).
Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.
Если автомобиль арендован
Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:
- Покупка готовой услуги по перевозке.
- Аренда машины с выполнением работ своими силами.
- Аренда машины с экипажем для выполнения работ.
Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.
При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.
Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.
Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.
Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.
В остальном путевой лист заполняется как обычно. Предлагаем образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль. А также образец заполнения . Удобнее всего использовать унифицированные формы путевых листов, в зависимости от типа транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78 . Они не навязываются законодательно, однако эти формы наиболее полные и заполнять их проще, чем выдумывать собственные бланки.
Обратите особое внимание на то, что не все формы бланков путевых листов имеют указанное место для штампа медицинского осмотра. Но это не означает, что его проставлять не обязательно. Закона № 196-ФЗ обязывает иметь такую отметку в путевом листе.
Наша компания в прошлом году заключила двухгодичный договор аренды транспортного средства без экипажа. Автомобиль передан нам по акту приема-передачи. Расходы в виде арендных платежей мы учитывали при расчете налога на прибыль. Но каково было наше удивление, когда в ходе налоговой проверки инспекторы исключили расходы на аренду автомобиля из налоговой базы по причине отсутствия путевых листов. Неужели действия налоговиков правомерны?
Нет, налоговые органы не имели права исключать из состава расходов суммы арендной платы только из-за того, что у вас отсутствовали путевые листы. Неправомерность действий налоговиков можно доказать в суде. Объясним подробнее.
При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ . Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ .
Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды.
Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:
— приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
— копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
Несмотря на то что налоговики выпустили такие разъяснения достаточно давно, на деле проверяющие до сих пор зачастую придерживаются вышеизложенной позиции. Это подтверждает судебная практика. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12. В нем был рассмотрен следующий спор между компанией и налоговой инспекцией. Организация заключила договор аренды транспортных средств с экипажем. У компании в наличии были соответствующие договоры, акты приема-передачи автомобилей, акты об оказанных услугах, счета-фактуры. Однако проверяющие затребовали для подтверждения произведенных расходов по аренде транспортных средств путевые листы, которых у организации не было. Из-за их отсутствия налоговики исключили из налоговой базы спорные расходы и привлекли организацию к ответственности за неуплату налога на прибыль.
Однако судьи с таким решением не согласились и встали на сторону налогоплательщика. Они отметили, что сам по себе путевой лист не является документом, который может подтвердить обоснованность расходов по аренде.
На наш взгляд, для того, чтобы подтвердить тот факт, что расходы по аренде носят производственный характер достаточно вести в произвольной форме «Журнал учета поездок», в котором отражать даты использования автомобилей, маршруты движения, цель поездки и фамилии сотрудников. Именно такой вариант оформления подтверждающих аренду документов был предложен в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 № А75-4440/2011.
Но обратите внимание: при отсутствии путевых листов вы не сможете учесть для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Loading...