Инвойс. Когда нужен инвойс и как его заполнить

Для российского потребителя и предпринимателя слово “инвойс” практически не знакомо, так как в нашей стране этот документ отсутствует. Однако для торговли товарами с зарубежными партнерами и для оказания услуг этот документ необходим. Давайте разберемся, что такое инвойс, как его получить и где его использовать?

Инвойс что это?

Это специальный документ, который используется между продавцом и покупателем, и подтверждает все международные экономические сделки. Используется он для того, чтобы подтвердить стоимость декларируемого на границе товара. Счет-фактура, инвойс включают в себя похожие данные, но используются для разных целей. Этот документ - основа для расчета НДС, таможенных сборов. Его оформляет продавец, в документе содержатся данные о продавце и покупателе, информация о грузоперевозчике и сделке.

Стоимость товара в счете инвойса должна соответствовать договорной цене предоставляемой продукции или услуги.

В любой западной стране, при покупке экспортных товаров или получении услуг из-за рубежа, обязательно оформляется данный документ.

Как заполнить документ.

Заполнение инвойса подчиняется определенным правилам. Он должен содержать следующую информацию:

Дату заполнения.
Номер документа.
Информацию о продавце: название фирмы и ее юридический адрес.
Сведения о покупателе: наименование или, если это физическое лицо, то данные паспорта и адрес.
Полные данные грузоотправителя и грузополучателя.
Дату и номер договора, согласно которому осуществляется поставка.
Условия Инкотермс (международных договоренностей доставки товара).
Полное описание груза, его наименование, и код по товарной номенклатуре ВЭД.
Условия оплаты.
Страну производства товара.
Количество груза и его стоимость.

Например, при любой покупке, на тех же всемирно известных китайских сайтах, обязательно оформляется счет-инвойс. Без этого документа товар просто не выпустят с таможни.

Образец заполнения инвойса можно увидеть здесь:

Проформа инвойс.

Это счет, который содержит сведения о стоимости товара. Он не содержит сведения о сроках оплаты указанной суммы, поэтому не считается платежным расчетным документом. Все остальные функции инвойса проформа выполняет. Ее могут выписать на еще не проданный и не оплаченный товар, но уже отгруженный. Также ее оформляют при ситуации наоборот - когда продукция еще не ушла со склада, но уже подписан договор о продаже.

Кстати, если товар отправляется за границу на безвозмездной основе, тогда тоже оформляют проформу инвойс. Обычно такой документ могут приложить в следующих случаях:

поставки давальческого сырья на переработку;
выставка;
аукцион;
экспертиза.

То есть, положено оформлять данный документ даже при безвозмездном вывозе товаров за границу, и указывать, что это именно инвойс.

Услуги, оказываемые зарубежному клиенту.

Давайте разберемся, что это - инвойс на услуги. В эпоху глобализации и интернета границы мира все больше и больше стираются. Предоставление международных услуг становится более популярным и распространенным. Но любые услуги, предоставляемые из России за рубеж, считаются внешнеэкономической деятельностью, и обязаны проходить валютный контроль. Для того, чтобы у банков не возникало вопросов о происхождении доходов, полученных за услуги, можно оформить три вида международных документов:

счет-договор;
инвойс;
договор.

Счет-договор используется для оформления простых и быстрых сделок. Он рассчитан на долгосрочное сотрудничество. Подпись на таком документе ставит исполнитель, заказчику не нужно распечатывать и пересылать его международной почтой. Это значительно упрощает бумажную волокиту при простых сделках. Для крупных, многомиллионных заказов он не подходит.

Договор - самый серьезный вид подтверждения оказания услуг. Именно его нужно подписывать, когда идет долгосрочное и дорогое сотрудничество. Обязательно оформляется при оказании специальных услуг, таких как, например, финансовый консалтинг, предоставление услуг маркшейдера или продажи лекарственных препаратов.

Обязательно необходимы подписи двух сторон. Также заключают его, если речь идет об очень дорогих заказах, оплаченных в валюте. Если вы переводите за услуги более 3 000 000 рублей, или наоборот, получаете от партнеров более 6 000 000 рублей, договор обязателен. В этом случае банк поставит его на учет и присвоит ему номер. Так контролируются абсолютно все крупные валютные сделки.

И самый простой способ оформить свои отношения с зарубежными заказчиками - оформить документ инвойс на услуги. Он подойдет для одноразового сотрудничества, и это идеальный вариант для фрилансеров с ИП. Очень часто зарубежные предприниматели нанимают русских дизайнеров, копирайтеров, создателей лендингов и других сайтов. Его очень просто оформить, и с его помощью будет легче пройти валютный контроль, получить свои деньги в банке, которые оплатил заказчик.

Оформление документа на оказание услуг:

В инвойсе на услуги необходимы следующие сведения:

Дата подписания и номер инвойса.
Данные о заказчике: ФИО, адрес юридический и места проживания, название и правовой статус компании, указание страны.
Информация об исполнителе: паспортные данные и полные данные о компании или ИП.
Перечень предоставляемых услуг и их количество. В случае почасовой оплаты, обязательно указать количество часов.
Реквизиты оплаты.
Цена в рублях и в валюте.
Общая стоимость выставляемых услуг.
Срок оплаты.
Способ передачи оказываемой услуги.
Срок ее осуществления.
При наличии - печать компании или штамп.
Подпись того, кто готовит инвойс.

Как видите, ничего сложного в том, чтобы заполнить инвойс нет. Документ избавит от большинства сложностей с банком. Но необходимо помнить, что инвойс может заключать только юридическое лицо. Поэтому, если вы фрилансер без ИП, то лучше не брать заказы из-за рубежа во избежание проблем с налоговой инспекцией и валютным контролем банка.

Шопинг и услуги в Финляндии.

При заключении сделок между странами Евросоюза, разумеется, никакого инвойса оформлять не нужно. Но при международной торговле и вывозе товара за пределы Евросоюза инвойс нужен при больших объемах. Поэтому при покупке товара можно оформить инвойс в Финляндии.

Инвойс - это не только опись и указание стоимости товара. Это еще и документ, по которому можно вернуть часть своих денег.

На сегодняшний день, практически в каждой стране Европы, НДС входит в стоимость товара. Но не резиденты страны, посетители, туристы и гости не обязаны его платить. Поэтому его можно попросить возместить. На данный момент жители России при покупке товаров в Финляндии могут выбрать - как же им вернуть налог на добавленную стоимость? Есть два варианта: инвойс и такс-фри.

Как работает получение такс-фри?

Система такс - фри уже давно и успешно используется практически во всем мире.

Нужно совершить покупку минимум на 40 евро.
На кассе предъявить свой заграничный паспорт.
Получить кассовый чек: продавец оформляет специальную форму.
Товар обязательно должен быть запечатан в магазине, обычно это делает менеджер или администратор, который оформляет такс-фри. Пакет запрещено вскрывать на территории ЕС.
Нужно заполнить свои паспортные данные на чеке для осуществления возврата.
На таможне ваш товар проверят на соответствие чеку, поставят нужный штамп в чеке.
Если все в порядке, то вы можете обратиться в офис такс-фри, и вам вернут от 11% до 13% покупки в той валюте, в которой вы за нее платили, соответственно в Финляндии - евро.
Если ваша покупка была очень крупная и превышала 5000 евро, в этом случае можно получить 17% обратно, при условии, что магазин предупредит компанию, и они будут готовы вам выплатить эту сумму.

Это тоже способ возвращения налога на добавленную стоимость, но он отличается от предыдущего варианта. Получением такс-фри во всем мире занимается компания Global blue, и, разумеется, бесплатно свою работу делать никто не будет. Она берет комиссию за возвращение налога, и поэтому вы получаете не всю сумму, а только часть. Например, в Финляндии НДС 24%, а максимальный возврат только 13%, и он зависит от суммы покупки. А по инвойсу можно получить до 19.5% от чека.

Но, как и везде, здесь есть свои нюансы. Немногие знают, что инвойс, это способ возврата налога и на данный момент им пользуются не так много желающих. Хотя по цифрам видно, что это более выгодно, так еще и возврат не зависит от суммы покупки. Значит, если вы потратили абстрактные 10 евро, 2 евро вы можете вернуть.

Процедура получения инвойса:

Совершаем любую покупку в магазине.
На кассе сообщаем о том, что хотим получить инвойс.
Предъявляем свой заграничный паспорт.
Администратор оформляет инвойс, опечатывает покупку.
На таможне пограничная служба проставляет штампы в чеки. При прохождении границы, нужно обязательно указать, что это инвойс.
При возврате в этот же магазин во время следующей поездки полученная сумма засчитывается в счет следующей покупки.

Да-да, вы прочитали правильно. Возврат с системой инвойс возможен только в виде ваучера. “Живых” денег наличными или карточкой получить не удастся, но с другой стороны, вы можете оплатить этим чеком около 20% от покупки.

Во многих магазинах эта услуга предоставляется бесплатно, однако в приграничных зонах Финляндии некоторые реселлеры (посредники) просят 5 евро за оформление инвойса.

Инвойс получается немного выгоднее, чем получение такс-фри по деньгам. Но это при условии, что вы в ближайшее время вернетесь в страну, так как получить его можно только в течение 6 месяцев с прошлой покупки.

А плюсы такс-фри - то, что вы получаете практически сразу живые деньги. Именно этот вариант стоит выбирать при одноразовом визите в страну.

Инвойс - это международный документ, который подтверждает правовой статус товара. При ведении ВЭД его оформляют всегда.

Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое?

Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.

В данном документе содержатся :

список товарных позиций с количеством и ценами;
другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
условия сделки;
данные отправителя и импортёра.

Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

В коммерческом инвойсе содержатся точные данные, которые указываются на основе фактической информации о произведённой отгрузке товара.

Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

Что значит выставить инвойс?

Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы подробнее тут. Также на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

Форма инвойса

Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Как заполнить инвойс?

В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

Дата.
Полное имя и адресные данные экспортёра.
ФИО и адресные данные получателя.
Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
Страна, в которой был произведён товар.
Страна, которая экспортирует товар.
Государство-импортёр.
Номер авиатранспортной накладной.
Описание для каждой позиции товара.

Во внутрироссийской практике invoice не используется.

В описание товарной позиции должны входить такие пункты :

название товара;
номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
область применения (если у товара есть такая характеристика);
серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
номер из списка ТНВЭД (если известен);
количество;
материал, из которого сделан товар;
порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
вид упаковки;
масса (унции, кг, фунты);
цена за 1 единицу;
число мест;
единица измерения;
итоговая сумма.

Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией

Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.

Для биообразцов :

происхождение: растительное, животное, человеческое и т.
цель экспортирования (например, проведение исследований);
метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.

Для химических веществ :

запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
название и краткое описание.

Для настенных и настольных часов :

камни (если они есть);
вид подвижного элемента;
вид гальванического элемента;
материал корпуса.

Изделия из текстиля :

состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).

Проверка данных в инвойсе

Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие :

Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
Есть ли подпись отправителя.

Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Инвойс - в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес, размер и т.

д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате), у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Документ инвойс (invoice) соответствует документу счёт на оплату (commercial invoice) или счет-фактура (proforma invoice), применяемым в РФ.

Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму причитающегося за товар платежа, инвойс может быть использован в качестве накладной, направляемой с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах инвойс (счет-фактура) выписывается на установленных бланках, такие счета одновременно служат и сертификатом о происхождении товара или сочетаются с ним.

Документы в банк для оплаты инвойса от иностранного поставщика

Основной документ, который необходимо предоставить банку для осуществления платежей зарубежному поставщику это Контракт. Вы должны дать работникам банка копию Контракта, заверенную печатью предприятия и подписью директора.

При заключении Контракта постарайтесь там указать заведомо большую сумму на которую заключается Контракт. Это необходимо, чтобы банковские работники не говорили Вам, что Вам нужно заключать новый Контракт с иностранным партнером, когда сумма всех Ваших платежей по данному Контракту превысит сумму Контракта.

На основании Вашего Контракта с поставщиком в банке оформляется Паспорт Сделки. Работники банка обязаны предоставить Вам образец оформления Паспорта Сделки. Имейте в виду, что для одного Контракта оформляется один Паспорт Сделки. Если у Вас есть два валютных счета в разных банках, то Паспорт Сделки должен быть только в одном банке. Это ограничение можно обойти, если заключить с иностранным продавцом еще один параллельный Контракт. Многие иностранцы понимают наши российские особенности и без проблем пойдут Вам навстречу… Разумеется, если у них уже есть некоторый опыт работы с Россией.

Паспорт Сделки ограничен сроком действия Контракта. Поэтому надо или заключать новый Контракт при заканчивании срока действия Контракта или продлять старый Контракт соответствующим Дополнительным Соглашением. В первом случае оформляется новый Паспорт Сделки, а во втором случае продляется старый Паспорт Сделки.

Иностранный поставщик на основании заключенного с Вами Контракта выставляет Вам для оплаты Инвойс. Инвойс играет роль счета для оплаты.

Обычно в наших российских счетах указаны банковские реквизиты для оплаты. В инвойсе это не обязательно. Обычно банковские реквизиты указываются в Контракте и при их смене Вам направляют официальное письмо. Вам лучше на основании этого письма заключить Дополнительное Соглашение к Контракту, где указать предметом соглашения изменение платежных реквизитов поставщика. Наши банки это дело любят.

Точно также лучше заключать Дополнительные Соглашения с зарубежным партнером и при смене Ваших собственных реквизитов, например, при смене юридического адреса фирмы. Так к Вашей ВнешнеЭкономической Деятельности (ВЭД) будет меньше вопросов от разного рода проверяющих органов.

В инвойсе, как и в обычном счете, в таблице указывается наименование товара, единица измерения, количество, цена и стоимость. Внизу таблицы указывается общая стоимость инвойса по всем товарным позициям. В таблице может идти разбиение по контейнерам.

Как в обычном счете указывается название и адрес фирмы-продавца и название и адрес фирмы-покупателя. Как и обычный счет, инвойс обязательно имеет номер и дату.

Но у инвойса есть и некоторые отличия от обычного счета.

В первую очередь в инвойсе указываются условия поставки. Например, FOB или CFR. Обязательно указываются порты отгрузки и поставки. В инвойсе должно быть ссылка на Контракт под которым выписывается данный инвойс. Наконец, инвойс подписывает и ставит на нем печать не только исходящая сторона, но и принимающая.

Копия инвойса также должна быть предоставлена банковским работникам.

Имейте в виду, что нельзя платить по инвойсу сумму большую, чем стоимость инвойса. Но меньшую сумму можно платить без проблем. То есть инвойс можно оплачивать частично.

Чтобы оплатить инвойс (или его часть) Вам сначала надо купить валюту. Для этого Вам необходимо сначала узнать курс валюты. Имейте в виду, что Центробанк и валютная биржа находятся в Москве, а Москва находится в самом западном часовом поясе России. Это значит, что если Вы находитесь где-то за Уралом, то до определенного часа Вы можете купить валюту по вчерашнему курсу. Но начиная с некоторого часа валюту придется покупать по другому курсу. Если Вы находитесь в Сибире или на Дальнем Востоке, то проконсультируйтесь по данному вопросу со своим банком.

Банк берет свой процент за конвертацию рублей в валюту. Позаботьтесь, чтобы на Вашем рублевом расчетном счету было достаточно средств на оплату конвертации в том случае, если банк называет Вам курс с незаложенным в него своим процентом.

Итак, узнав в банке курс валюты, Вам надо пересчитать, сколько рублей Вам необходимо. На эту сумму необходимо сделать платежное поручение по переводу рублей с Вашего рублевого банковского счета на Ваш валютный счет. Эта платежка направляется в банк вместе с документом, который называется Покупка-Поручение.

Покупка-Поручение это Ваше указание банку купить Вам валюту. Бланк Покупки-Поручения и образец его заполнения Вы можете взять у работников банка.

В этом документе указывается рублевая сумма, сумма в валюте и номер и дата платежного поручения, которое сопровождает эту Покупку-Поручение.

После покупки валюты Вы можете оплачивать инвойс. Оплата инвойса осуществляется двумя документами: Заявление на Перевод и Справка о Валютных Операциях. В принципе все четыре документа (Заявление на Перевод, Справка о Валютных Операциях, платежное поручение и Покупка-Поручение) могут подаваться одновременно. Если это первая проплата по инвойсу, то подается еще и пятый документ — копия инвойса. Если по данному инвойсу уже платили, то подавать новую копию инвойса уже не надо. Но в принципе можно сначала купить валюту, например, сегодня, а проплатить инвойс завтра. В этом случае сначала отдельно предоставляется в банк платежное поручение на покупку валюты м Покупка-Поручение, а на следующий день предоставляется Заявление на Перевод и Справка о Валютных Операциях (со своими новыми датами).

Бланки и образцы заполнения Заявления на Перевод и Справки о Валютных Операциях можно также взять у работников банка. Заявление на Перевод это аналог нашей обычной платежки, только форма другая. В этом заявлении указывается сумма в валюте и реквизиты иностранного получателя, в том числе и, естественно, банковские реквизиты. В этом же документе указываются номера и даты инвойса и контракта. Спрвка о Валютных Операциях очень проста и она просто дублирует некоторые данные других документов и служит для отчета банка. В этой справке в частности указывается номер Паспорта Сделки.

Если Вы пользуетесь банк-клиентом, то система может быть несколько другой. Например, в банк-клиенте некоторых российских банков часто не требуется оформлять рублевую платежку с перечислением средств точь-в-точь столько, сколько нужно для покупки валюты. В этом случае не надо узнавать в банке точный курс валюты. При оформлении Покупки-Поручения Вам надо указать с какого Вашего рублевого счета в этом же банке взять средства на покупку валюты и оплаты всех комиссий связанных с такой покупкой.

Отправлять в банк платежное поручение в этом случае не нужно. Главное, чтобы на Вашем рублевом счете в этом банке было достаточно рублей для покупки валюты и оплаты всех комиссий.

Это одна из схем работы с банком по оплате товара иностранному поставщику. Её особенность в том, что для оплаты применяется инвойс. Эта схема удобна при одноразовых покупках.

Как только возникают какие-то непростые схемы оплаты иностранному поставщику, так сразу же эта схема работы с банком становится трудной. Представьте себе такую ситуацию. Допустим, Вы подписали годовой контракт на покупку 12 контейнеров какого-то товара и при этом схема оплаты, скажем, такая. Вы сразу делаете предоплату 30% от стоимости всех 12 контейнеров для фиксации годовой цены, а потом ежемесячно забираете по одному контейнеру, доплачивая ежемесячно по 70% от стоимости каждого забираемого контейнера. Причем, наполнение этого забираемого контейнера может меняться в зависимости от рыночной коньюктуры, так что через год первоначальный инвойс совсем не соответствует тому, что Вы реально купили.

Это нормальная схема. Но если это всё Вы будете объяснять банковским работникам (а они Вас обязательно попросят объяснить нестыковки с точки зрения простой схемы), то у них отвиснет челюсть и глаза полезут на лоб. Сначала Вы будете думать, что это, наверное, только Вы одни работаете по разным нестандартным схемам или просто банковский работник такой неопытный Вам попался. Но когда Вы начнете всё это объяснять каждый месяц одному и тому же банковскому работнику, и если к тому же Вы работаете по валютным платежам не с одним банком, а с несколькими, то Вы поймете, что это просто такая природа российских банков.

Поэтому рекомендую применять другую схему работы. Это проплата не по инвойсам, а по контракту. Единственное о чем надо позаботится, это чтобы в контракте с иностранным партнером нигде не было прописано, что иностранный партнер должен выставлять Вам инвойс на каждую партию или на все партии по контракту. Пусть там будет написано, что товар отгружают по Вашим оперативным заявкам на каждую партию. А устно договоритесь с поставщиком, что инвойсы всё таки будут, как обычно. Или пропишите это в Дополнительном Соглашении, которое не будете показывать в банке. (Вы покупатель, значит условия диктуете Вы.)

Если работник банка увидит, что в контракте написано про выставление инвойсов, то это может быть основанием для отказа вести проплаты по контракту. Но на самом деле законом не запрещено делать проплаты иностранному поставщику на основании контракта. Однако, банковским работникам по некоторым причинам не хочется так работать и они обычно скрывают от клиентов наличие такой возможности.

Если Вы делаете проплаты иностранному партнеру не на основании инвойса и контракта, а только на основании одного контракта, то формально Вы теперь, среди документов предоставляемых в банк, не посылаете в банк копию инвойса. А если посмотреть на неформальную сторону дела, то для Вас очень много чего упрощается в части отчетности перед валютным контролем.

Но на этом всё еще не кончается. После прохождения товара через таможню Вам нужно предоставить в банк Справку о Подтверждающих Документах, а в таможню предоставить копии платежных поручений. Это еще один геморой, о котором поговорим в другой раз.

Деятельность участников ВЭД на международном экономическом рынке предполагает способность свободно ориентироваться в большом объеме узко специализированной документации. Современный управляющий бизнесом должен оперативно и умело ее оформлять, а также знать предназначение каждого документа.

Статья посвящена вопросу о том, что такое инвойс и что такое проформа инвойс (proforma invoice). Документы называются почти одинаково, однако имеют некоторые отличия в сути. Узнайте более подробно, в чем заключается их информативная нагрузка в операциях по внешней торговле.

Определение понятия «инвойс»

В общеизвестном понимании проформа инвойс – предварительный счет, который выставлен продавцом (поставщиком, экспортером, отправителем) на оплату товара. После того, как все детали будут улажены, итоговая сумма согласована и утверждена, он выставляет счет-инвойс.

В случаях, когда условия контракта предусматривают выплату покупателем аванса, продавец тоже выставляет проформу инвойс (proforma invoice), что это такое более подробно рассмотрим далее в статье.

Таким образом, счет proforma – это не документальное подтверждение оплаты покупателем товара, хотя там и отражена предельно ясная информация о его цене. Для указанной цели существуют такие документы, как платежное поручение и аккредитивы. Следует помнить, что заполненный в форме документа proforma invoice – не является фактом продажи товара, а лишь подтверждение его отгрузки продавцом покупателю. Он описывает случаи, когда продукция отправлена покупателю на:

экспертизы;
аукционы;
международные выставки;
консигнацию;
давальческое сырье для последующей переработки.

Фактически invoice и proforma invoice — документы практически идентичные друг другу. Отличие заключается лишь в том, что первый является окончательным вариантом, а второй – промежуточным, то есть в нем может быть изменена не только сумма, но и артикулы, модели товара.

Чтобы не запутаться в понятиях, достаточно запомнить, что proforma invoice - это предварительный счет, а invoice — это счет окончательный, утвержденный сторонами. В первом документе обязательному указанию подлежат следующие параметры:

полные реквизиты сторон;
детальное описание поставляемого и продаваемого товара с указанием артикулов, моделей и т.д.;
стоимость единицы товара и его общее количество;
размер НДС в случае его начисления;
страна происхождения поставляемого товара;
условия ИНКОТЕРМС;
конечная цена данной поставки.

Характеристика инвойса и его предназначение

Выше уже было сказано, что инвойс — это счёт проформа или документ обязательного характера, который неизменно сопровождает все сделки во внешней экономической деятельности. Для быстрого прохождения оформления товаров на таможне требуется ряд документов. Первостепенное значение при этом имеет коммерческий инвойс, а не контракт на поставку вопреки популярному мнению. Понять, инвойс что такое в таможне несложно.

Достаточно лишь упомянуть, что растаможка без него попросту невозможна. В связи с этим, начинающим предпринимателям следует запомнить, как выглядит инвойс, и некоторые факты относительно него:

это главный документ на перевозимый товар;
его выписывает и передает вместе товаром продавец покупателю;
правила заполнения инвойса предполагают подробное отображение главных характеристик продаваемого товара по качеству, количеству и иным особенностям;
форма инвойса подразумевает обязательное указание итоговой цены партии товара и его собственника.

Начиная свое дело на территории России в сфере импортно-экспортных поставок, каждый предприниматель должен запомнить несколько основных правил, соблюдение которых поможет правильно начать деятельность и позволит построить в будущем успешный бизнес и предотвратить возможные проблемы с законом.

Одним из проблемных этапов ВЭД является таможенное оформление перемещаемых через границы РФ товарно-материальных ценностей. Причем нет никакой разницы, ввозится товар в страну или вывозится из нее. Однако на практике наиболее проблематичным, в связи с неоднозначностью российского законодательства, является импорт какой-либо продукции. В данном случае можно воспользоваться услугами таможенного брокера.

Коммерческий инвойс – это документ, употребляемый преимущественно только на международной торговой площадке, а при внутренних торгово-посреднических операциях он отсутствует. Многие ошибочно предполагают, что счет-фактура и инвойс – это внутренний и внешний аналог. Первый документ предназначен только для налогообложения хозяйствующего субъекта.

Близким к инвойсу по смыслу документом можно считать счет на оплату, однако в нем информация содержится минимальная.

Как правильно оформить документ?

Узнав о том, что такое invoice и proforma invoice, можно смело приступать к его оформлению.

В процессе следует руководствоваться определенными общепринятыми правилами, в соответствии с которыми в бланке обязательно следует указать:

дату выписки документа и его номер;
достоверные данные о продавце (грузоотправителе), покупателе (грузополучателе);
сведения о заключенном контракте (номер, дата);
условия торгового договора в соответствии с ИНКОТЕРМС;
сроки и способы оплаты товара;
точное название товара и его описание согласно ТН ВЭД;
стоимость единицы товара, количество и общая сумма за всю партию;
информация о стране-производителе.

Решив заняться международной торговлей, каждый предприниматель-новичок должен помнить, что торгово-посредническая деятельность в ВЭД — дело, безусловно, прибыльное, но одновременно трудное и рискованное.

На первоначальном этапе следует вооружиться внушительным багажом теоретических знаний, в том числе и об основных документах, таких как инвойс и счет-проформа.

Способность быстро реагировать на меняющиеся цены на мировом рынке и владение информацией о текущей конъюнктуре на российском поможет в прогнозировании прибыли от планируемой сделки. Однако даже этого порой бывает недостаточно. На рынке можно часто встретить следующую ситуацию.

Пример

Компания планирует провоз через границу определенного импортного товара. Издержки, в том числе с затратами на доставку до склада, оплату пошлин и сборов на таможне уже посчитаны.

Партию оптового товара с наценкой в 3% планируется реализовать за один месяц. Однако у собственника товара недостаточно оборотных средств, и он идет на сделку с банком для получения кредита ценой 1% в месяц.

Далее, допустим, что поставка товара затягивается (случай достаточно распространённый). Причиной тому могут быть невнимательное или неграмотное инвойсирование – это в конечном итоге приведет к проблемам при таможенном оформлении. В результате сделка не только себя не окупает, но и становится убыточной.

Именно по этим причинам важно знать, что писать в документации, особенно в инвойсе, в том числе и о целях экспорта в инвойсе.

Следует досконально изучить правила заполнения основных документов по ВЭД.

Предлагаем Вам ознакомиться с видео-примером заполнения инвойса.

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
те же данные об организации – получателе,
список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

Один из них кладется внутрь посылки,
второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
третий остается у отправителя,
четвертый пересылается получателю,
пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.