Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов» , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель органи-зации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотруд-никам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, доку-ментооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль за исполнением;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
· структурой;
· режимом или цикличностью;
· направлением;
· объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которы-ми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степе-ни структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью плани-рования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:
Регистрируемые и нерегистрируемые документы,
Документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполне-ния службой ДОУ и т.д.
На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управлен-ческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Справка
об объеме документооборота
за _________________ 20__ г.
Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
· повышение эффективности управленческой деятельности;
· ускорение движения документов в организации;
· уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций , когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.
Кроме оперограмм для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: маршрутно-технологических карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Оперограмма
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;
· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
ü первичную обработку;
ü предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
ü составление проекта документа исполнителем;
ü проверка правильности оформления проекта документа;
ü согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции:
ü рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);
ü регистрация документов;
ü передача документов исполнителям;
ü контроль исполнения документов;
ü исполнение документов;
ü подшивка исполненных документов в дела;
ü использование документов в справочно-информационных целях;
ü подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Анализ документопотоков
В документообороте любой организации выделяют следующие документопотоки:
o входящие документы (полученные извне, от других учреждений);
o документы, созданные в учреждении.
Во время изучения документооборота каждую из групп рассматривают отдельно. Входящие документы анализируют по корреспондентами - авторами документов:
o документы учреждений высшего уровня (указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие указания, разъяснения и сведения;
o документы подведомственных учреждений - первичная плановая, отчетно-учетная документация и разнообразные запросы;
o документы сторонних учреждений с информацией относительно решения определенных вопросов или принятия совместных действий;
o обращения (предложения, жалобы, заявления) граждан.
Анализ входящих документов за корреспондентами-авторами используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми ведется переписка (адреса, телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководящего состава).
Документы можно квалифицировать по видам:
o распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
o информационно-аналитические (письма, акты, справки, докладные записки и т.п.);
o учетно-отчетные.
Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на те, которые требуют ответа или выполнения, и присланные для сведения) и письма-ответы, т.е. документы, полученные в ответ на запрос учреждения.
в Зависимости от значимости автора и содержания входящие документы направляют руководителю учреждения, структурным подразделениям или конкретному исполнителю. Следовательно, весь поток входящих документов распределяют на несколько групп, каждая из которых имеет различные пути движения и нуждается в различной последовательности работы с ними.
Кому именно следует передавать тот или иной документ, определяет служба делопроизводства или секретарь на стадии предварительного рассмотрения.
Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:
o внутренние, созданные для нужд учреждения, функционируют лишь в ее пределах;
o выходные, которые после создания направляют в другие учреждения.
Внутренние документы, как правило, не рассылаются. Однако при условии территориальной разобщенности структурных подразделений или существования филиала учреждения, куда направляются и внутренние документы, например распорядительные, для внутренних документов также должно быть предусмотрено этап отправления.
Все документы, создаваемые в учреждении, подразделяются на инициативные (составленные для решения потребностей учреждения или разработаны на выполнение заданий вышестоящих органов) и подготовлены в ответ на полученные запросы.
Выходные документы, как и входные, можно проанализировать по видам и по корреспондентами-адресатами. Выходные документы также делятся на такие, которые требуют ответа, и присланные для сведения, с целью информирования.
Таким образом, документы учреждений можно изучать с документопотоками. И каждому потоку присущи определенные особенности прохождения и обработки.
Определение объема документооборота
Объем документооборота учреждения определяется с учетом всех документопотоков за определенный период времени - как правило, за год. При этом каждый документ учитывается один раз. Рекомендуется отдельно подсчитывать количество оригиналов документов и копий.
Входящие и исходящие документы учитываются на этапе приема и отправки корреспонденции (экспедиция, секретарь). Внутренние документы подсчитывают по месту их регистрации или подготовки. Все внутренние документы также подлежат регистрации (докладные записки, справки, заявления и т.п.). Учет таких документов может осуществляться не только службой делопроизводства, а и другими структурными подразделениями, например кадровой службой, бухгалтерией, отделом научно-технической информации и т.п.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-розмножувальному бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. При этом применяется применяемая в организации система учета.
Подсчет ведется по регистрационным формам входных, внутренних (как правило, по видам) и выходных документов. С целью более точного определения объема документооборота следует учитывать и документы, которые не подлежат регистрации, поскольку их обработки также требует определенного времени. Это может быть сделано по реестрам входящей корреспонденции (см. приложение 45).
Учет документооборота позволяет:
o расчет штатной численности делопроизводственного персонала;
o выявление эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов;
o определение степени загруженности делопроизводственного персонала, а также структурных подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Периодичность подсчета документооборота определяет служба делопроизводства. В крупных учреждениях документооборот учитывают ежемесячно, что дает возможность определить периоды наиболее интенсивной работы. Подсчет можно осуществлять также ежеквартально. В небольших учреждениях количество документов целесообразно подсчитывать за год. Итоговые данные учета документооборота оформляют такой справкой:
Форма справки об объеме документооборота вводят как шаблон в память компьютера и распечатывают с необходимой периодичностью.
Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.
Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточно аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции).
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели (рис. 9). В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых. Помимо сезонных колебаний изменение объема документооборота может быть связано с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами.
Рис. 9. Динамика объема документооборота в течение года
Учет документооборота позволяет:
– определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
– определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
– разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
– установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
контрольная работа
1.2 Учет объема документооборота. Правила подсчета документов
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.
Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.
Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.
Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.
Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.
В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.
Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.
1.3 Организация работы с документами
Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.
Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.8
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Схема движения документов
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.
информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов . 2.1 Постановка документов на контроль При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом)...
Анализ организации контроля исполнения документов
Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации...
Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока
На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию...
Деятельность структурного подразделения железной дороги
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком...
Документирование и документооборот в организации
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации...
Документооборот организации. Виды бланков документов
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др...
Документы организации, регламентирующие электронный документооборот
На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства...
Организационная структура и управление персоналом в ОАО "Сибтранснефтепродукт"
Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам...
Организационные документы в системе управления предприятием
документ реквизит бланк организационный Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6...
К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты...
Организация делопроизводства в государственном учреждении
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков...
Организация деятельности предприятия ООО "Р.И.К." кафе "Луиза"
Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему...
Основы обеспечения документооборота
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003). 08 - Наименование организации...
Оформление управленческих документов
Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно...
Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)
В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация...
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Социально-гуманитарный факультет
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
Тема: «Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Этапы движения исходящих документов в организации»
Специальность: 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
выполнила:
студентка группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова Кристина Сергеевна
номер зачётной книжки 073799
проверила:
кандидат экономических наук, доцент
Ватолина М.В.
Ростов-на-Дону
Введение 3
Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком». 10
Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. 4
Этапы движения исходящих документов в организации. 7
Заключение 18
Список используемой литературы 19
Приложение 20
Введение
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.
Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.
Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.
Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:
подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;
также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.
Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
Этапы движения исходящих документов в организации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Движение исходящих документов включает следующие этапы :
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.документооборотом... структурой Компании с большим объёмом документооборота Небольшие, стремительно растущие компании... амбулаторного больного заполняется: – в противотуберкулезных учреждениях ; – в кожно-венерологических учреждениях ; – в женских консультациях; – в поликлиниках...
Информационные технологии В АНО Дом Милосердия
Реферат >> Бухгалтерский учет и аудитФирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо... видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество...
Loading...