В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье.

Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

по подготовке и передаче документов в архив

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила).
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558).
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Номенклатурой дел Общества.
Положением об экспертной комиссии Общества (утв. генеральным директором 30.10.2014).
Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. приказом от 17.01.2014 № 12).

Состав документов подлежащих передаче в архив
1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).

Экспертиза ценности документов
1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
4. При проведении ЭЦ осуществляется:
  1. отбор документов для передачи в архив Общества;
  2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
  3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
5. По результатам ЭЦ составляются:
  1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
  2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
  3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).

Уничтожение документов
1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.

Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
  1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
  2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
  3. проверку комплектности дел;
  4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.
3. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа.
4. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
5. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома.
6. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел.
7. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
8. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре.
9. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.
10. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.

Оформление дела для передачи на архивное хранение
1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
2. Полное оформление дел предусматривает:
  1. Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Нумерацию листов в деле.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

Реквизиты заголовка:

наименование компании;
наименование структурного подразделения (управление, отдел);
индекс дела по номенклатуре;
номер дела (тома), если необходимо;
заголовок дела
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
крайние даты дела (тома);
количество листов архивного дела (тома);
срок хранения дела (тома).
1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок передачи дел в архив
1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

7.2.1. заголовок дела без сокращений;

7.2.3. крайние даты дела;

7.2.4. количество листов дела.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

Приложение 1

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

__________________________________________________________________________

(наименование подразделения)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

дел за ________________ год

«___»___________ 201__ г. №____

№ п/п	Индекс дела по номенклатуре	Заголовок дела по номенклатуре	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание

Дела в количестве ______________________________________ед. хр. на хранение сдал:

(цифрами и прописью)

«___» ______________ 20___ г.

Дела в количестве __________________________________________ед. хр. на хранение (цифрами и прописью)

«___» ______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от «____» _________20_____г.

№ _____________

«___» ______________ 20___ г.

Приложение 2

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Альтаир»

Н.С. Рыбаков

«___» ______________ 20__ г.

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих дальнейшему хранению

«___»___________ 201__ г. №____

На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ________________________________________ООО «Альтаир»:

(наименование структурного подразделения)

№ п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание

Итого: _____________________________________ед. хр. за_____________________годы

(цифрами и прописью)

«___» ______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от «___» ______________ 20___ г.

№ ____________

Документы в количестве: _____________________________________________________

(цифрами и прописью)

уничтожены путем _________________________________________, о чем составлен акт от «___» ______________ 20___ г. № ____________ (прилагается).

«___» ______________ 20___ г.

Приложение 4

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела _______________________________________________________________

(наименование дела)

____________________________________________________________________________

(наименование подразделения)

за ________________ год

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание

Итого: ___________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________ документов

«___» ______________ 20___ г.

Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды.

Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами

Пункт 2.2. инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет. Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.

Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет. Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет.

Пункты 4,4., 5,7. – 5.10. инструкции содержат информацию о хранении и уничтожении электронных документов . В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде.

Отметим, что электронный документ и электронная копия документа – не одно и то же. Электронный документ – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Самый простой пример электронного документа – журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде.

ст. 2, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии. Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив. Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов. Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации.

Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома. Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ.

Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения.

Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами. Этому есть несколько причин.

Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции).

Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны.

В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации. И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом. Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

Источников.
Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

Подразделения предприятия.
Физлица.
Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

Типовой.
Примерной.
Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

Переплет/подшивку папки.
Нумерацию листов.
Составление страницы-заверителя.
Формирование внутренней описи в случае необходимости.
Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

Количество листов с нумерацией.
Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

документационное обеспечение (ДОУ);
архивное дело (АД);
документ (официальный, электронный, архивный);
подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
сроки хранения документов;
многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется .

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

заказом на выдачу;
актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании , оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Делопроизводство и канцелярия

Правила работы архивов организаций 2015

Евгения Кожанова 15 февраля 2016 г. 13:58

С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015 ».

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).

Н а что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок разработки номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

Нужно ли хранить документы?

Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в самую настоящую обязанность.

Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, полный набор документов по личному составу для каждого из них.

Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет, представленный также бумажными или электронными документами.

В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в течение установленных сроков. Источники сроков хранения - специальные перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182).

Указанные для использования и государственными, и негосударственными организациями. Вот и получается, что у любой, даже самой маленькой и скромной компании, есть набор документов для архивного хранения. И для них должны быть созданы условия, отвечающие новому нормативному документу: Правилам-2015. Отсутствие структурных подразделений под названиями «архив», «канцелярия» на эту обязанность никак не влияет.

Хранение электронных документов

Новшество, на которое обратили внимание все специалисты по делопроизводству и архивному делу, - долгожданный порядок хранения электронных документов, приведенный в Правилах-2015. Имеются в виду разделы 2.30-2.33. Переход к электронным документам в Правилах-2015 осуществляется довольно резко, без каких-либо заголовков, сразу после сообщения о том, что в архиве запрещено находиться в грязной обуви.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Еще одно серьезное нововведение - определение Правилами-2015 формата архивного хранения электронных документов:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

PDF, бесспорно, универсальный формат. PDF/Archives (PDF/A) - разновидность этого формата, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но, как и все универсальное, PDF не совершенен. В этом формате прекрасно себя чувствуют управленческие документы, но ведь в организациях используется не только пакет Microsoft Office. Так, например, чертежи, выполненные в формате.dwg, при конвертации в.pdf отображаются некорректно. Много вопросов у специалистов вызывает и поведение электронной цифровой подписи при конвертировании документа в.pdf.

Порядок передачи электронных дел и документов описан в разделе 4.34 Правил. Из текста вытекает следующее:

во-первых, электронные документы могут передаваться в архив и храниться как на обособленных физических носителях, так и «по информационно-телекоммуникационной сети»,
во-вторых, опись электронных дел и документов составляется, тем не менее, в бумажном виде (то есть даже если мы формируем архив в СЭД, то описи придется доставить архивариусу лично),
в-третьих, «при приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Относительно бумажных документов ничего подобного не требуется. Как выполнять это требование организациям, которые создают электронные документы, но не пользуются ЭЦП, Правила-2015 умалчивают.

Наконец, «для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33). Понятие фонда пользования при этом не раскрывается.

Учет документов

Фрагмент документа

Свернуть Показать

3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основные правила разъясняли, для чего производится учет документов архива и что представляет собой система учетных документов, четко формулируя ее цель. Из Правил-2015 эти определения исчезли. Вспомним их, чтобы понимать, для чего мы будем заниматься учетом:

И главное изменение: список учетных документов архива в 2015 году сократился больше чем наполовину, с 11 до 5 позиций. Остались только:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;
список фондов;
лист фонда;
опись дел, документов;
реестр описей.

Порядок составления и ведения учетных форм хоть и скупо, но описан в пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.

Остальное - на усмотрение организации. Если она является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то должен быть дополнительно составлен паспорт организации (п. 3.12 Правил-2015). Здесь же приведена сноска на Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, датированный 1997 годом и утвердивший форму паспорта архива. Заметим, что Основные правила предлагали форму, хоть и практически идентичную, но все же более «свежую», чем упомянутый регламент. По крайней мере, летоисчисление в ней начиналось с двухтысячных, а не с девяностых.

Экспертиза ценности документов

Ничего принципиально нового в порядок проведения ежегодной экспертизы ценности документов Правила-2015 не привнесли. Внимания заслуживает лишь пункт 4.12:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Это положение относится к разговору о том, что независимо от наличия в организации архива и ее принадлежности к числу источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, заниматься своими документами хотя бы в минимальной степени она обязана. Ведь, пожалуй, мало кому удастся составить опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, не составив предварительно номенклатуру дел.

Номенклатура дел

О номенклатуре дел, которую Правила-2015 называют «основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации», они высказываются очень скупо и даже не дают ей сколько-нибудь внятного определения. Из текста документа следует только, что (п. 4.14-4.18):

«номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела)»;
номенклатура дел составляется по приложенной форме;
номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (форма прилагается, правда, по оглавлению обнаружить ее не получится: в нем содержатся два приложения с наименованием «Номенклатура дел»; к структурным подразделениям относится № 26);
номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют ее с «соответствующими ЭПК или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям»;
организации - не источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют свою номенклатуру дел самостоятельно.

Больше никакой практической информации о разработке и ведении номенклатуры дел организации в Правилах-2015 не содержится. Следует сказать однозначно: без Основных правил рядовому делопроизводителю, тем более впервые, составить ее не удастся.

Оформление дел

Фрагмент документа

Свернуть Показать

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение № 8);

составление внутренней описи документов дела (приложение № 27);

оформление обложки дела (приложение № 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).

Что включает в себя частичное оформление дел и в какой зависимости оно находится от сроков хранения документов, не сообщается.

Если раньше внутренняя опись составлялась лишь «в необходимых случаях» (Основные правила, п. 3.6.3.), то из Правил-2015 это словосочетание убрали. Никаких ссылок на сроки хранения не дает и заголовок формы описи, представленный в приложении 27.

Электронные дела надлежит описывать не все, а только те, что имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения (формы описей - в приложениях 17 и 18 соответственно).

Исполнение запросов

В сфере исполнения запросов организаций и граждан, поданных в архив, имеется нововведение: архивные справка, выписка и копия по новым правилам могут «выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям». Заверяются такие справки, копии и выписки «электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица».

Приложения: формы документов

Традиционно Правила-2015 заканчиваются набором приложений - формами документов, сопровождающих те или иные процессы хранения документов.

В целом следует сказать, что, во-первых, в Правилах-2015 представлено меньше форм, чем в Основных правилах, во-вторых, среди них попадаются по два приложения с одинаковыми наименованиями, что очень неудобно, а в-третьих, расположены они в порядке упоминания в тексте (а не в порядке значимости или логической последовательности, как в Основных правилах). Некоторые приложения изменили наименования, некоторые незначительно изменили форму. Общая рекомендация будет такая: при необходимости составить какой-либо документ по архивному делу, архивариусу следует в первую очередь поискать его форму в Правилах-2015, и только если нужной формы в них не окажется, обратиться к Основным правилам.

Ниже приведем 3 списка. Первый (в виде таблицы) - это приложения из Правил-2015 и соответствующие им формы из Основных правил. Второй - новинки в формах, введенные в 2015 году. Третий - формы из Основных правил, не попавшие в Правила-2015, но и не отмененные (как говорится, пользуйтесь на здоровье).

Таблица

Свернуть Показать

Вновь появились и утверждены Правилами-2015:

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
Приложение к описи электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
Акт приема-передачи архивных документов на хранение (от организации в организацию. - Прим. авт. )
Опись дел;
Опись электронных дел, документов с приложением к описи электронных дел, документов.

Две последние формы призваны заменить сдаточные описи и фактически представляют собой акты приема-передачи документов на хранение в архив организации.

Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (приложение 12 Основных правил);
Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13);
Титульный лист описи документов постоянного хранения (приложение 14);
Заказ (требование) на выдачу документов (приложение 17);
Книга выдачи документов (приложение 19);
Опись особо ценных дел (приложение 23);
Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27);
Опись страхового фонда (приложение 28);
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение 29);
Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда (приложение 30);
Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение 31);
Акт о миграции и перезаписи электронных документов (приложение 32);
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов (приложение 33);
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение 34);
Акт описания документов личного происхождения (приложение 38);
Акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение 44);
Журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение 45);
Годовой план работы архива (приложение 46);
Карточка учета работы с организацией (приложение 47);
Акт приема-передачи при смене руководителя архива (приложение 48).

Очевидно, что Правила-2015 рассчитаны на подготовленного читателя. Но во многих случаях, к сожалению, делопроизводством и архивным делом в организации занимаются либо секретари, либо (по необходимости) сотрудники самых разных подразделений: бухгалтеры, кадровики, охрана труда, юристы и т.п. Этим ни в чем не повинным людям будет очень сложно разобраться в том, чего от них требуют в сфере хранения документов.

Правила-2015 дают абсолютный минимум мероприятий, обеспечивающих хранение документов в организации. Информацию о том, как реализовать этот минимум на практике, читателям правил придется искать самостоятельно в методических источниках. Таким образом, Основные правила работы архивов организаций, несмотря на свой необязательный статус, с приходом Правил-2015 будут востребованы в канцеляриях российских организаций еще сильнее, чем до этого.