При проведении логистических операций оформляются соответствующие

документы. Для этого в службах предприятия создаются делопроизводства.

Например, делопроизводство на складе ведет следующие

Внешние документы склада :

1. - товарно-транспортная накладная;
2. - товарная накладная (ТОРГ-12), грузовая таможенная декларация (ГТД);
3. - спецификация;
4. - счет-фактура, инвойс;
5. - упаковочный лист;
6. - заявка на прием товаров;
7. - заявка на отгрузку товаров;
8. - акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

(форма МХ-1);

1. - акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

(форма МХ-3);

1. -доверенность на получение товара со склада;
2. - акт о выборочной проверке наличия материальных ценностей в местах

хранения (МХ-14);

1. - инвентаризационная опись;
2. - сводная инвентаризационная опись;
3. - сличительная ведомость;
4. - таблица несоответствий;
5. - акт инвентаризации.

Внутренние документы склада :

1. - приходная накладная;
2. - расходная накладная;
3. - журнал регистрации транспортных средств;
4. - акт приема товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2);
5. - лист осмотра товара;
6. - пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Нормативные документы , регламентирующие порядок приемки, а именно:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-

технического назначения и товаров народного потребления по количеству (Инструкция П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-

технического назначения и товаров народного потребления по качеству (Инструкция П-7).

3. Система распорядительных документов

Все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.

2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).

Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Различают приказы:

1. По основной деятельности (по общим вопросам)

2. По личному составу (по кадрам)

РАСПОРЯЖЕНИЕ – это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

Информационно-методического характера,

Повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,

Связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).

Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнениядругим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

4. Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12. Назначение, содержание.

Торг-2 – Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товара

Применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации - получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно - материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно - материальным ценностям расхождений нет".

При приемке товарно - материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета - фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт по форме ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Торг-12 – Отгрузка сторонней организации

Для любой хозяйственной операции организацией должен быть оформлен оправдательный документ. Он относится к первичному учетному документу, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Данный документ подтвержден Федеральным законом «О бухучете».
Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр направляется организации-покупателю и является основанием для оприходования им полученных ценностей.

Прежде всего, указывается информация об отправителе и о получателе продукции, данные о продавце и покупателя. Вся эта информация должна вноситься в накладную на основании реквизитов, которые содержатся в учредительных документах компаний-контрагентов. К реквизитам относятся:

• полное или сокращённое наименование компании;
• адрес организации. Лучше всего указывать юридический адрес. Это позволяет в дальнейшем избежать проблем с получением вычета по НДС;
• контактный номер телефона;
• банковские реквизиты. Следует указать номер расчётного и корреспондентского счетов, наименование банка и БИК.

В правой части бланка имеется таблица, в которой нужно указать ОКПО и ОКДП отправителя товара. Эти классификационные коды присваиваются уполномоченными организациями и в каждом конкретном случае различаются. Ниже расположены графы «Товарная накладная». Они заполняются в тех случаях, когда форма ТОРГ-12 исполняется вместо товарного раздела ТТН.

Договор или заказ-наряд - это фактическое основание для того, чтобы сделка была совершена. Номер и дата договора - это и есть главные сведения. Их следует вносить в соответствующую строку бланка ТОРГ-12.

Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Будучи основным документом на перевозку груза, товарно-транспортная накладная также служит основанием:
– для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;
– для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополучателя;
– для учета транспортной работы и других услуг, предоставляемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;
– для проведения расчетов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.
Товарно-транспортная накладная содержит следующие данные:
– дата и место составления накладной;
– наименование и адрес отправителя груза;
– наименование и адрес перевозчика;
– дата и место принятия груза;
– место, предназначенное для доставки (место назначения);
– наименование и адрес получателя груза;
– общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов – их обычно принятое обозначение;
– вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;
– число грузовых мест, наличие их специальной маркировки нумерация мест;
– платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
– сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

Товарно-транспортная накладная может содержать также дополнительные данные:
– указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;
– платежи, которые обязан осуществить отправитель;
– сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;
– объявленная стоимость груза;
– инструкции отправителя перевозчику относительно страхования груза;
– согласованный сторонами договора срок, в течение которого осуществляется перевозка;
– перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

Путевой лист характеризует выполнение водителем производственных заданий (перевозок), а также учитывает режим работы водителя и автотранспортного средства, расход горюче-смазочных материалов.

Служит для оперативного учета. Путевой лист содержит следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество водителя;
2) номер водительского удостоверения;
3) фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего путевой лист, и его подпись;
4) результат технического осмотра автотранспортного средства механиком;
5) результат медицинского осмотра водителя;
6) показания спидометра при выезде автотранспортного средства на маршрут и возврате с маршрута;
7) марка и количество выданного топлива;
8.) род перевозимого груза;
9) время выезда и возврата автотранспортного средства;
10) маршрут движения автотранспортного средства.

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.
2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем.
3. Справка на право вывоза иностранной валюты.
4. Медицинский страховой полис.
5. Кредитная заправочная карточка (рекомендуется).

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Путевой лист.
2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД
3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.
4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами
5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.
6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.
7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).
8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.
9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).
10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспортного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).
Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).
Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.
Сертификат о происхождении – это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Книжка МДП (карнет Т1К).
2. Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).
3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотправителем.
4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).
5. Счет фактура на груз.
6. Лицензия на экспорт и импорт грузов от Министерства внешнеэкономических связей РФ.
7. Комплект накладных для обратной загрузки транспортного средства.

Счет-фактура – документ, составляемый при отправке груза одним предприятием другому предприятию.

Счет-фактура содержит следующую информацию:
– реквизиты покупателя и продавца (наименование и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке);
– номер счета-фактуры;
– номер и дата заключения контракта поставки и его условия;
– наименование и код товара по ТН ВЭД;
– вид и количество грузовых мест;
– масса груза брутто;
– цена за единицу груза и общая стоимость товара;
– дата составления счета-фактуры;
– условия оплаты;
– штамп продавца.
Специальное разрешение – разовое разрешение на проезд автотранспортного средства, максимальная общая и (или) осевая масса или габаритные размеры которого превышают допустимые параметры, установленные для проезда по автомобильным дорогам.

Логистика: конспект лекций Мишина Лариса Александровна

7. Документальное оформление заказа

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.).

Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком.

Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

5) указывается дата, наименование и адрес поставщика.

6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.

При проверке используется описание товара.

Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывают номер заказа и время поставки.

Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

1) адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

2) номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Некоторые предприятия не используют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить нужные сведения непосредственно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;

3) не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.

Из книги Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними автора Сидоров Дмитрий

Форма 1 Образец бланка заказа

Из книги Продажи в сфере HoReCa автора Горелкина Елена

Ситуация заказа Гость общается с официантом и выбирает позиции в меню. Грамотна ли речь обслуживающего персонала? Могут ли сотрудники порекомендовать и описать блюда в меню? Информируются ли посетители о дополнительных услугах?В идеальном случае на все три вопроса –

Из книги Судебная практика с комментариями по трудовому законодательству автора Бойкова Оксана Сергеевна

Из книги Выжми из бизнеса всё! 200 способов повысить продажи и прибыль автора

Время исполнения заказа Скорость исполнения заказов является также очень важным фактором, который может быть как сильным преимуществом, так и ахиллесовой пятой компании. Здесь есть несколько факторов, над которыми можно и нужно работать.Время производства –

Из книги Удвоение продаж в интернет-магазине автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Из книги Удвоение продаж в оптовом бизнесе автора Мрочковский Николай Сергеевич

Из книги Инфобизнес на полную мощность [Удвоение продаж] автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Из книги Инфобизнес за один день автора Ушанов Азамат

Скорость исполнения заказа Одним из основных факторов успеха является время. Деньги мы всегда сумеем заработать, а вот вернуть время, к сожалению, мы не в силах, поэтому уделите максимум внимания времени исполнения заказов, так как все без исключения клиенты желают

Из книги E-mail маркетинг для интернет?магазина. Инструкция по внедрению автора Ефимов Алексей Борисович

Юридическое лицо – плательщик налога на общих основаниях осуществляет услуги транспортной перевозки груза. ФЛП – плательщик единого налога, осуществляет для этого юрлица поиск заказчиков на перевозку груза и составляет маршруты следования от грузоотправителей до грузополучателей расчетам расстояния, расхода топлива. В товарно – транспортной накладной данные СПД не указываются, поскольку только данная юрлицо пользуется его логистическими услугами.
Какими первичными документами нужно оформить такие услуги и какой должен быть договор с целью отнесения таких услуг к затратам юрлица?

Как предусматривает ч. 1 ст. 627 ГКУ, согласно ст. 6 этого Кодекса стороны являются свободными в заключении договора, выборе контрагента и определении условий договора с учетом требований этого Кодекса, других актов гражданского законодательства, обычаев делового оборота, требований разумности и справедливости.
Указанные в вопросе хозяйственные взаимоотношения относятся к договорным отношениям, а именно – договора услуг. Согласно ч. 1 ст. 901 ГКУ по договору о предоставлении услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) предоставить услугу, которая потребляется в процессе совершения определенного действия или осуществления определенной деятельности, а заказчик обязуется оплатить исполнителю указанную услугу, если иное не установлено договором. То есть в этом случае между предприятием и физическим лицом – предпринимателем должен заключаться договор услуг. Согласно этому договору исполнитель вести поиск заказчиков перевозки, составлять маршруты путей водителей с расчетами. На основании этого договора исполнитель (физическое лицо – предприниматель) предоставляет услуги оформляется актами оказанных услуг .

Согласно ст. 1 Закона Украины « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине » хозяйственная операция – действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Первичный документ – документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление . В соответствии со ст. 9 этого Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

– Название документа (формы) ;
– Дату и место составления;
– Название предприятия, от имени которого составлен документ;
– Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции ;
– Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– Личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Согласно п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т.п.) имеют силу первичных документов только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Таким образом, если акты оказанных услуг по договору услуг будут иметь все необходимые реквизиты, такие акты будут иметь силу первичных документов.

Вместе с тем, отметим, что в каждом отдельном месяце объем услуг может отличаться (в зависимости от количества заказов) . Поэтому в актах оказанных услуг должны полностью указываться все предоставленные в отчетном месяце услуги исполнителя (с указанием количества заказов, количества маршрутов водителей, объемы перевозки и т.п.) . То есть, считаем, что в актах оказанных услуг должны полностью отображаться все услуги с указанием их стоимостных и количественных характеристик.

При этом достаточно распространена практика предоставления услуг, когда исполнитель в акте предоставленных услуг не указывает конкретного объема операций, а предоставляет заказчику вместе с актом отчет о предоставленных услугах. В таком отчете излагаются в полном объеме все предоставленные исполнителем услуги, а также их стоимость. В таком случае в акте предоставленных услуг указывается только общая стоимость предоставленных за определенный период (месяц) услуг.

Согласно пп. 14.1.27 НКУ расходы – сумма любых расходов налогоплательщика в денежной, материальной или нематериальной формах, осуществляемых для осуществления хозяйственной деятельности налогоплательщика , в результате которых происходит уменьшение экономических выгод в виде выбытия активов или увеличения обязательств, в результате чего происходит уменьшение собственного капитала (кроме изменений капитала за счет его изъятия или распределения собственниками) .

То есть расходы налогоплательщика должны быть связаны с его хозяйственной деятельностью. Согласно пп. 14.1.36 НКУ хозяйственная деятельность – деятельность лица, связанная с производством (изготовлением) и / или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг, направленная на получение дохода и проводится таким лицом самостоятельно и / или через свои обособленные подразделения, а также через любую другое лицо, действующее в пользу первого лица, в частности по договорам комиссии, поручения и агентским договорам. Исходя из этих терминов можно отметить, что понесения налогоплательщиком расходов должно быть связано с получением им дохода.

В данном случае расходы на логистические услуги должны быть связаны с получением юрлицом дохода от заказчиков перевозок. Таким образом, подтверждением понесения расходов на логистические услуги (кроме актов оказанных услуг и отчетов) будут заключены договоры с заказчиками перевозок (указанные договоры имеют указываться исполнителем услуг в актах предоставленных услуг или отчетах) , товарно-транспортные накладные (на выполнение этих договоров) и акты оказание услуг перевозки.