Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

• подготовку проекта договора;
• его согласование;
• заключение договора (подписание и заверение печатью);
• регистрацию (включая государственную регистрацию);
• учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
• формирование базы по документам контрагентов;
• организацию исполнения договоров;
• подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

• централизованный или
• децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

• конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
• отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• как правило, по количеству сторон;
• для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Стоимость и порядок осуществления расчетов.
• Особые условия договора.
• Ответственность сторон.
• Изменение, расторжение и прекращение договора.
• Конфиденциальность.
• Разрешение споров.
• Обстоятельства непреодолимой силы.
• Срок действия договора.
• Адреса и реквизиты сторон.
• Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

• документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
    • копии учредительных документов,
    • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
      • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
    • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
    • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
      • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
    • копия паспорта,
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
    • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
    • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

• проекта договора в электронной форме;
• документов, подготовленных контрагентом;
• листа согласования, содержащего следующую информацию:
  • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
  • визу ответственного исполнителя,
  • визы руководителей ответственного исполнителя,
  • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
  • наименование контрагента,
  • список визирующих,
  • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

    Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
  • обоснование целесообразности совершения сделки,
  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
  • сроки исполнения сделки,
  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

• юрист;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

• визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
  • название организации,
  • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
  • подпись соответствующего руководителя;
• прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

• лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
• лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

• генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
• специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
• разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

• наличии подписи;
• наличии виз необходимых лиц;
• при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

• регистрационный номер;
• дополнительный номер (номер контрагента);
• дата договора;
• наименование контрагента;
• предмет договора;
• срок действия;
• ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
• цена договора;
• наличие приложений;
• кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

• договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
• лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
• сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

• права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
• срока действия лицензии, доверенностей;
• адреса регистрации;
• соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил. Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.); далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела: наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения); адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены); обобщенное краткое содержание документов дела; указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность); даты, к которым относятся документы дела; указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

• договоры дарения;
• договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
• договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
• договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
• договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
• договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
• договоры о приватизации;
• договоры об экономических, научных и культурных связях;
• договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

§ нет контроля за сроками согласования договоров. нет ответственности за длительность согласований.

Никто не инициирует наказания. В результате менее 40% договоров заключаются с использованием публичных процедур, а средняя продолжительность этапа согласования и подписания договоров на комбинате составляет: купли-продажи — 15 дней, услуг/подряда – 27,5 дней.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Если сторонам не удалось договориться На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту.

Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? Протокол разногласий состоит: из преамбулы; содержания разногласий; указания согласованного сторонами редакции пункта; подписей сторон (Пример 2).

Кто составляет договора в организации

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия. 2. Основные требования к оформлению договоров 2.1.

Предприятие заключает, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. 3.

Организация и ведение договорной работы: роль юриста

руководство организации не считает нужным внести изменения в локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования и иных документов;

такого акта в организации нет, и на предложение разработать проект документа и затем принять его руководство отреагировало решительным отказом;

в должностной инструкции юриста случаи, когда юрист не должен визировать проект договора, также не определены?

Поэтому необходимо учитывать, что российский предприниматель далеко не всегда обладает свободой выбора применимого права при заключении с иностранным контрагентом.

Исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий. Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

• Дополнительные условия;
• Предмет;
• Прочие условия договора.
• Преамбула (или вводная часть);

1.

Преамбула (или вводная часть).

• Наименование (купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Кто должен составлять договоры

Практика показывает, что договоры в организациях составляются зачастую кем угодно: секретарем, бухгалтером, менеджерами и т.д.

Поэтому может быть это и банально, но составление договоров лучше всего поручить юристу, наделив его в этом направлении тремя функциями:

проведение юридической экспертизы проектов, предлагаемых к заключению контрагентами предприятия; при необходимости внесение в них изменений/дополнений для приведения договоров в соответствие с законодательством и интересами предприятия.

3. проведение юридической экспертизы изменений/дополнений в договор, предлагаемых (или вносимых) другими подразделениями (сотрудниками) организации.

Юридическая техника

Субъекты договорной работы Ими являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа?

Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.

Организация договорной работы и значение при этом деятельности юридической службы

Хозяйственные следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера. Надлежаще оформленный сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.

П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.

Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.

Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.

В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.

Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!

См. статью «Делаем ЛНА более наглядным » про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)

Предмет Договорного регламента

Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.

Во-первых, договор - это сделка , выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ - далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.

См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word », чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов

Во-вторых, договор - это письменный документ , в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.

Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) - является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:

Пример 1

Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты

Свернуть Показать

Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем - как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.

Пример 2

Заключение сделки путем обмена несколькими документами

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.

Пример 3

Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.

Как видим из Примеров 1-3 договор может заключаться разными способами, мы привели лишь некоторые из них. Получается, что и подписанный сторонами единый документ, и два документа (предложение и ответ), и определенные конклюдентные действия являются заключением сделки. Потому вы должны определить, какие документы будут подпадать под действие вашего Договорного регламента, а какие нет! Могу рекомендовать включить в зону его ответственности следующие:

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.

Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы , подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).

Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!

Схема 1

Свернуть Показать

Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.

Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) - нельзя объять необъятное.

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

• проведение конкурентных закупок (заказчиком);
• участие в конкурентных закупках (участником закупок);
• выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);
• свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только . Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС - это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» . Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента , вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

• в Схеме 1 такую проверку мы предлагаем производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;
• но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации - тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:

• цели и задачи проверки контрагентов;
• группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др., см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать



Пример 5

Краткий перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (дата изготовления не более 1 месяца на момент представления).

2. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

3. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Пример 6

Средний перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия учредительного документа организации.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации.

3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет организации.

4. Копия приказа о вступлении в должность руководителя организации.

5. Копия решения об избрании руководителя организации.

6. Копия письма из Госкомстата.

7. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

8. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

9. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 7

Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом - резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

• Устава,
• Учредительного договора (для товариществ - во всех случаях, для других юридических лиц - в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
• Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

• полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
• составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) - по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
• органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
• порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

• протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
• приказа о назначении на должность,
• доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
• заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) - предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
• свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
• кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
• паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
• лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
1.2. Представляемые контрагентом - физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц - индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица - руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

• документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной - участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).

2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.

3. Требования к доверенности

3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются

1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;

2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;

3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;

4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);

5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;

6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;

7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка - объекта сделки;

8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).
• на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;
• можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки (см. Примеры 5, 6 и 7);
• критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

Что и как можно выяснить о любом юрлице на официальном сайте налоговой службы www.nalog.ru, см. в статье «Как проверить контрагента? »

• будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);
• порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);
• сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;
• требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);
• порядок документирования процесса проверки контрагента:
• ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

• в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать - решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);
• одним приказом о проверке контрагентов в организации , что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;
Договоры: предновогодние хлопоты »

Прежде всего, необходимо вспомнить, что же все-таки такое - договор и какова его роль в сфере хозяйственных отношений.

Договор - это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности.

Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон - его условия, совокупность условий - его содержание.

Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.

Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

• заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
• организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла - договор - сам становится юридически обязательным документом.

Если предприятие выступает в качестве поставщика (продавца, исполнителя), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия. Следует обратить внимание на стадии договорной работы.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.

1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:

• преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
• разработка основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях);
• подготовка бланков договорной документации;
• составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров. Этапы:

• разработка проектов;
• урегулирование разногласий;
• конкретизация содержания заключенных договоров;
• их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

• передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;
• передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
• издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

5. Контроль исполнения.

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

6. Оценка результатов исполнения договоров.

Складывается из:

• выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;
• анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;
• разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Этапы договорной работы

Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.

Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

• учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;
• установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;
• закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;
• определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;
• предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Регламентация договорной работы

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл - чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, - к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.

Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.

Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений. При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.

Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств. Особенно велико значение в данной работе юридической службы предприятий. Она должна разрабатывать и осуществлять мероприятия, способствующие безупречному исполнению условий договора, координировать в этом плане деятельность всех звеньев предприятия.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе, наряду с другими структурными подразделениями, следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

В основе заключения договора лежит принцип свободы договора. Граждане и юридические лица вступают в договорные отношения своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора

Данные положения призваны обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Развитие свободного рынка требует порой принятия нестандартных решений, и поэтому современное законодательство предоставляет участникам договора право заключать договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Кроме того, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). При этом к отношениям сторон по смешанному договору будут применяться в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. Однако следует предостеречь от поспешного и непродуманного экспериментирования в заключении таких договоров. Для их составления требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали. То есть прежде чем изобретать «новые» положения договора необходимо удостовериться, что законом не установлены обязательные требования к составлению данных условий договора. В обратном случае может оказаться, что законом предусмотрены какие-то иные последствия, нежели те, на которые рассчитывали стороны.

Участники договора могут определять его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами). То есть действует принцип «свободы в рамках закона».

Однако для гражданского права не характерно императивное регулирование отношений сторон. В большинстве случаев условие договора определяется нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма). Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой. В то же время, если стороны по каким-то причинам не оговорили решение данного вопроса, он тем не менее не окажется неурегулированным. В том случае как раз и будет действовать диспозитивная норма.

Если же какое-либо условие не определено сторонами в договоре или диспозитивной нормой закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

Структура и реквизиты договора

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.

Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»).

Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.

Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.

Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца – словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами.

Место заключения договора также обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ). По внешнеторговым сделкам место заключения договора имеет особое значение, так как может явиться фактором, определяющим подлежащее применению право.

В Гражданском кодексе установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным. Во-первых, между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, а во-вторых, достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

Существенными в соответствии со ст. 432 ГК РФ признаются условия:

• о предмете договора;
• относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;
• которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида.

В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.

Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор. Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. При составлении данного раздела договора следует учитывать, что предмет договора, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе ГК применительно к указанным в нем договорам. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора, и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

• для организаций: юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;
• для граждан: фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

Как было отмечено выше, стороны могут включить в договор любые дополнительные или, иначе говоря, факультативные условия договора, не противоречащие императивным нормам законодательства. Описать все возможные дополнительные условия невозможно. При их составлении стороны исходят из конкретных обстоятельств дела.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору. Так, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако, если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:

• в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
• при отсутствии в договоре специальных оговорок, либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика, в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством РФ. Однако в случаях, установленных ст. 30 АПК и ст120 ГПК, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
• с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда, в частности, указать число судей, язык разбирательства и другие вопросы, поскольку, если в дальнейшем одна из сторон будет уклоняться от этого, спор останется неразрешенным;
• для внешнеторговых договоров используют так называемую типовую арбитражную оговорку о том, что споры, вытекающие из данного договора, подлежат разрешению в арбитраже, действующем по регламенту ЮНСИТРАЛ, определяющему порядок формирования третейского суда, в том числе в случае уклонения одной из сторон от утверждения кандидатур третейских судей.

При определении ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязательств по договору следует учитывать, что она определяется в соответствии с общими положениями законодательства (ст.15, 401 и др. ГК РФ) с учетом особенностей, предусмотренных законом или договором. Также в договоре следует предусмотреть обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (форс-мажор). При отсутствии соответствующих положений в договоре данный вопрос будет регулироваться нормами закона, в частности ст. 401 ГК РФ, где установлено, что лицо, не исполнившее обязательство, либо исполнившее ненадлежащим образом, несет ответственность при наличии вины в форме умысла или неосторожности. Лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства и условиям оборота, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательства. Отсутствие вины доказывается лицом, нарушившим обязательство.

Однако законом могут быть установлены и иные условия ответственности. Так, например, лицо, не исполнившее или ненадлежащим образом исполнившее свои обязательства при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность независимо от вины. Единственным основанием (если иное не установлено законом или договором), освобождающим его от ответственности, будет непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Следует отметить, что к таким обстоятельствам не относятся, в частности, нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств.

На практике существует определенная «схема» договора, применять которую следует, конечно, с учетом особенностей составления конкретного вида договора.

1. Реквизиты договора:
   • название договора;
   • место его заключения;
   • дата заключения договора.

1. Преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор).
2. Предмет договора (в том числе указать объект договора).
3. Срок договора, порядок досрочного расторжения договора.
4. Права и обязанности сторон.
5. Расчеты сторон.
6. Ответственность сторон.
7. Разрешение споров (арбитражная оговорка).
8. Заключительные положения.
9. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
10. Подписи сторон.

Тэги: договорная работа , положение о договорной работе, организация договорной работы, договорная работа предприятия , отдел договорной работы, регламент договорной работы, порядок ведения договорной работы, организация договорной работы предприятия, основы договорной работы, эффективная договорная работа, проблемы договорной работы.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие и сущность хозяйственных связей по поставкам товаров, правовое регулирование. Экономическая характеристика торгового предприятия ИП Ежиков И.В. Анализ хозяйственных связей по реализации товаров, поставщики, механизм договорно-претензионной работы.

курсовая работа , добавлен 01.11.2014


Характеристика сущности и значения хозяйственных связей по поставкам товаров, их особенностей в современных условия. Изучение основных поставщиков товаров предприятия. Оценка эффективности использования договорной формы взаимоотношений в организации.

курсовая работа , добавлен 21.11.2012


Характеристика ОАО "Калинковичиторг", анализ содержания коммерческой работы по организации хозяйственных связей торговли с поставщиками. Способы определения направлений совершенствования хозяйственных связей с поставщиками алкогольной продукции.

дипломная работа , добавлен 11.04.2014


Влияние коммерческой деятельности на конечные результаты работы Добрушского райпо. Факторы коммерческого успеха предприятия. Оценка эффективности договорной работы оптовой торговой организации. Общая рентабельность производства и размер прибыли.

курсовая работа , добавлен 07.02.2016


Понятие, сущность и задачи коммерческой деятельности. Организационно-экономическая характеристика предприятия Организация работы с поставщиками сырья и покупателями готовой продукции. Пути повышения эффективности коммерческой деятельности предприятия.

курсовая работа , добавлен 10.09.2008


Определение договорной цены на отделочные работы при заключении договора подряда между заказчиком и подрядчиком. Расчет прибыли, рентабельности, численно-квалификационного состава, единого социального налога. Характеристика путей снижения себестоимости.

курсовая работа , добавлен 04.06.2012


Сущность коммерческой деятельности по организации хозяйственных связей с поставщиками продукции. Проблемы хозяйственных взаимоотношений торговых и промышленных предприятий в современных условиях. Экономическая характеристика УП "Гомельский зооветснаб".

курсовая работа , добавлен 09.11.2013


Сущность хозяйственных связей, факторы их формирования на предприятии. Роль хозяйственных связей в деятельности предприятия, пути повышения их эффективности. Анализ хозяйственных связей предприятия ТОО "Морделикатес" с поставщиками и покупателями.

курсовая работа , добавлен 26.10.2010