Отчетные документы из гостиницы для командировочных. Подтверждающие документы проживания в гостинице

Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?

Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной «первичкой».

Собственные бланки

Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ . Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.

Обязательные реквизиты

Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты . В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.

В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).

Федеральный закон
от 21.11.1996 N 129-ФЗ

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:

• реквизиты отеля;
• наименование, дату, номер оформления бланка;
• данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
• полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
• подпись ответственного лица и печать гостиницы.

Для бухгалтерии сотрудник после возвращения должен предоставить документы из гостиницы, подтверждающие проживание, для авансового отчета также нужен будет кассовый чек. Именно этот чек, выданный после полного расчета, будет служить подтверждением затрат сотрудника, которые ему необходимо возместить. Счет гостиницы без кассового чека не является документом, подтверждающим проживание. В этом документе также может быть указана стоимость всех дополнительных услуг, оказанных сотруднику во время проживания в отеле. Однако оплата телефонных переговоров, стоимости завтраков или обедов, стоянка авто или оплата проезда будут возмещены сотруднику только в том случае, если это предусмотрено договором или с личного согласия руководителя компании. Для этого понадобится составить авансовый отчет и командировочное удостоверение рб.
Документооборот гостиницы для отчетности
Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице. В зависимости от вида хозяйственной деятельности отеля список этих бланков может отличаться.
Каждый отель может предоставить чеки и документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, в двух вариантах:

• документы регистрации организации;
• внутреорганизационные документы отеля.

Во внутреорганизационные бланки входят также документы, подтверждающие расходы на гостиницу, проживание и дополнительные услуги. Эта документация должна отвечать требованиям к оформлению, установленным в местонахождении отеля. Ведь именно такие нужны документы за проживание в гостинице для бухгалтерии предприятия сотрудника, чтобы ему были возмещены все затраты.
Как оформляют документы в гостинице? Такая документация может быть первичной и вторичной. Первичная включает бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговых органах ККМ. Чек из гостиницы для отчета является наиболее важным, в нем отображается срок нахождения в отеле, стоимость дополнительных услуг, наименование и т.д.
Вторичная документация – это различные бланки, форма которых может быть установлена самим руководством отеля.
Основное предназначение чеков из отеля
В основном прибывающие в город в командировку люди проживают в гостиницах. Однако кто-то предпочитает проживание в частных съемных квартирах, при этом не задумываясь, что позже необходимо будет подтвердить командировочные расходы при оформлении авансового отчета. Сделать чек самому в данном случае не очень просто, поскольку бланк имеет определенные особенности. Такой документ обычно состоит из кассового чека из гостиницы и формы 3г. В бланке обязательно должно быть указано название отеля, ИНН продавца услуг, подписи ответственных лиц и печать заведения.
Квитанция гостиницы для командировки на бумажном носителе в основном востребована среди служащих государственных предприятий. После прибытия необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет на командировочные расходы, пример заполнения которого есть в каждой организации. Данный отчет будет подтвержден именно чеком из гостиницы, на основании которого сотруднику будут возмещены все расходы на проживание и услуги отеля. Именно поэтому предоставить документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – это дело первой важности.
Коммерческие компании могут пользоваться разными схемами отчетности. Некоторые заранее выделяют сотруднику, уезжающему в командировку, определенную денежную сумму, предусматривающую расходы на проживание, завтраки, транспорт и т.д. Однако бывают случаи, когда срок отчета по командировочным расходам 2016-2017 истекает, а сотрудник не может найти чеки из гостиницы. Поэтому по согласию с руководством сотрудник компании может воспользоваться услугами фирм, которые делают документы для отчета за гостиницу, подтверждающие оплату услуг проживания.
Официальную квитанцию и чек с гостиницы для командировки могут выдать только служащие отеля. Но в случае утраты официальных бланков можно обратиться в специализирующиеся на продаже чеков фирмы. За небольшую плату данные фирмы предлагают подлинные отчетные документы для командировочных купить.
Находясь в командировке, сотрудник должен позаботиться о последующем возмещении всех сопутствующих расходов. Поэтому следует заранее уточнить, какие документы предоставляет гостиница за проживание. Кроме этого, необходимо уточнить в бухгалтерии своей компании, является ли счет гостиницы бланком строгой отчетности. В некоторых фирмах могут потребовать дополнительные бланки. Это необходимо уточнить заранее, чтобы иметь возможность запросить их в отеле проживания.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице

Туристы, посетившие какой-либо город, или люди, приехавшие в гости или в командировку, нуждаются в отдыхе, поэтому задумываются о том, чтобы поселиться в гостинице. Но не все знают о том, что необходимо оформлять какие-либо документы, подтверждающие проживание в гостинице, кроме стандартных процедур оформления, которые заключаются в предъявлении паспорта и распечатывания брони, которая чаще всего имеет электронный вид. Кроме всего этого необходимо заполнить анкету гостя гостиницы.

Как заработать на командировке?

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Но для людей, прибывших в командировку, и решающих дела компании или предприятия, очень важным является правильное оформление документов, потому что, вернувшись в свой город, они должны не позже, чем через трое суток составить и принести в бухгалтерию своего предприятия расчет о том, какие расходы понесли, находясь в командировке.

Документы, которые подтверждают расходы за проживание

Если компания не имеет ответственного сотрудника, который организует служебные поездки, то человек, отправляющийся в деловую поездку, должен самостоятельно искать подходящую гостиницу, бронировать себе номер и оплачивать. А для того, чтобы вернуть денежные средства, затраченные на проживание в гостинице, сотрудник предъявляет бухгалтеру документы, подтверждающие его проживание в отеле, в которых указана дата прибытия и убытия из гостиницы.

Если в гостинице используется контрольно-кассовая техника, проживающим в ней людям выдается кассовый чек, к которому прикладывается документ с данными о проживающих лицах. Обязательно нужно проверять дату заезда в гостиницу и выселения из нее – даты должны соответствовать тем, которые указаны в транспортных чеках.

Если в гостинице не пользуются контрольно-кассовым аппаратом, то ее представители оформляют бланки строгой отчетности по форме, которая разработана в каждой гостинице индивидуально. И называют эти бланки по-разному: гостиничными чеками, ваучерами, квитанциями.

Документ, который подтверждает проживание в гостинице

Неважно, как называется документ, главное – в нем указывают следующее:

Как называется документ.

Его шестизначный номер.

Как называется организация, предоставляющая услугу.

Адрес нахождения организации.

Внизу бланка обязательно должна стоять печать ответственной за его выдачу организации.

Еще один важный момент заключается в том, что для изготовления бланка не должна использоваться обычная бумага, и информация не должна быть распечатана на принтере. Подлинный документ изготавливается в типографии на специальной бумаге, либо бумажный носитель бланка изготавливается автоматизированной системой, имеет отличительные знаки, благодаря которым подлинные бланки защищены от подделывания.

Перед тем, как отправляться в командировку в незнакомый город, найдите в интернете сайт подходящей гостиницы, ознакомьтесь со всеми необходимыми сведениями о ней. До того, как бронировать и оплачивать номер, можно позвонить административному сотруднику, который проинформирует вас о документах, какие выдаются в их гостинице и могут подтвердить пребывание в ней, а потом уточнить в бухгалтерии своего предприятия, достаточно ли будет для отчета данных документов.

Но не всегда можно предварительно ознакомиться с выдаваемой гостиницей документацией. Поэтому, если, выезжая из отеля, вы сталкиваетесь с нежеланием персонала выдавать вам соответствующие документы, то сделать ничего уже нельзя.
Вам останется только попросить персонал, чтобы переделали документ по нужной форме и утвердили, в соответствием с Постановлением правительства РФ от 09.10.2015 г. в котором приводятся новые Правила оказания гостиничных услуг, и описаны особенности, согласно которым данная документация выдается посетителям гостиниц.

Именно по этой причине рекомендуется ответственное отношение к отправлению у командировку. Планируйте предварительно, в какой гостинице лучше поселиться, ведь сегодня, благодаря наличию интернета, несложно ознакомиться с условиями, предлагаемыми гостиницами, чтобы выбрать оптимальный вариант.

Подтверждающие документы проживания в гостинице

Какие документы должна выдавать гостиница, чтобы подтвердить проживание в командировке для отчета?

По всем заданиям от своего руководства сотрудник должен отчитываться о их исполнении. Выезжая за черту города по поручению руководителя, работник компании должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы при возвращении подтвердить документально свое проживание в служебной поездке. Можете скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для России. Это правило действует обязательно для любого работника компании.

Проживание в отеле

Отправляясь по делам фирмы в другой город, сотрудник решает важнейшие вопросы для своей организации. Следовательно, он должен подумать о месте своего нахождения. При этом следует останавливаться в таком районе города, откуда было бы комфортно решать все служебные дела. Наиболее оптимальный вариант в этом случае – отель.

Какие документы должна выдавать гостиница командировочным, чтобы подтвердить факт их пребывания в данное время в гостинице? Обычно, это счет за оплату проживания.

Список документов

Счет из отеля для авансового отчета являет собой бланк формы 3г, который содержит такую информацию:

• реквизиты гостиницы;
• дату, название, номер составления бланка;
• информацию о клиенте, который проживает в отеле, указывая точный срок пребывания;
• расчет стоимости полностью – подтверждение затрат на проживания в отеле в служебной поездке;
• печать отеля и подпись ответственного лица.

Для бухгалтера, работник после приезда, должен предъявить документы из гостиницы, которые подтверждают проживание, для авансового отчета также необходим будет кассовый чек. Конкретно этот чек, который выдан после полного расчета, послужит подтверждением расходов работника, которые ему нужно возместить.

Счет отеля без кассового чека

Счет отеля без кассового чека не считается документом, который подтверждает проживание. В данном документе также может указываться стоимость всех услуг дополнительно, которые оказаны работнику во время проживания в гостинице. Впрочем, оплата переговоров по телефону, стоимости обедов или завтраков, стоянка автомобиля или оплата проезда возмещаются работнику лишь в том случае, если это предусматривается договором или с личного согласия директора организации. Для этого нужно оформить командировочное удостоверение, а также авансовый отчет.

Документооборот отеля для отчетности

Для слаженной работы любой гостиницы в рамках закона, нужно правильное составление документов в гостинице. Вся работа в гостинице основывается на оказании клиентам определенных услуг. Чтобы устранить возможные конфликты в отношениях с клиентами, все услуги должны обязательным образом фиксироваться в гостинице в документах строгой отчетности. Перечень этих бланков может отличаться,
в зависимости от типа хозяйственной деятельности гостиницы. Каждая гостиница может показать документы и чеки, которые подтверждают проживание в отеле в служебной поездке, в 2-х вариантах:

• документы регистрации компании;
• внутриорганизационные документы гостиницы.

Во внутриорганизационные бланки включаются также документы, которые подтверждают затраты на отель, проживание и услуги дополнительно. Эти документы должны отвечать требованиям к оформлению, которые установлены в местонахождении гостиницы. Ведь конкретны такие, необходимы документы за проживание в отеле для бухгалтерии компании работника, чтобы ему возместили все расходы.

Как составляются документы в гостинице?

Эта документация может быть первичной и вторичной. В первичную входят бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговой службе ККМ. Чек из гостиницы для отчета считается очень важным, в нем отражается срок нахождения в гостинице, стоимость услуг дополнительно, наименование и так далее.

Вторичная документация – это разные бланки, форма которых устанавливается самим руководством гостиницы.

Главное предназначение чеков из гостиницы

В большинстве случаев, командировочные люди, приезжающие в другой город, проживают в отелях. Впрочем, некоторые предпочитают жить в съемных частных квартирах, при этом, не думая, что позже нужно будет подтверждать командировочные траты при составлении авансового отчета. Самому сделать чек в этом случае будет не просто, так как бланк имеет некоторые особенности. Подобный документ, как правило, состоит из гостиничного кассового чека и формы 3г. В бланке обязательным образом должно указываться название гостиницы, ИНН продавца услуг, печать заведения и подписи лиц, которые ответственны.

Гостиничная квитанция для служебной поездки на бумажном носителе обычно востребована среди сотрудников государственных учреждений. После приезда надо сдать бухгалтеру авансовый отчет на командировочные траты, пример составления которого, имеется в каждой компании. Этот отчет подтверждается конкретно гостиничным чеком, на основании которого работнику возмещаются все затраты на проживание и услуги гостиницы. Именно по этой причине, предоставлять документы из гостиницы, для лиц, отправленных в командировку 2016-2017 – это дело первоочередной важности.

Коммерческие фирмы могут пользоваться различными отчетными схемами. Некоторые заблаговременно выделяют работнику, который уезжает в служебную поездку, определенную сумму денег, предусматривающую затраты на проживание, питание, транспорт и так далее. Впрочем, случаются ситуации, когда срок отчета по командировочным затратам 2016-2017 проходит, а работник не может найти чеки из гостиницы. Следовательно, по согласию с директором, работник организации может пользоваться услугами компаний, которые предоставляют документы для отчета за гостиницу, для подтверждения оплаты услуг проживания.

Чек из гостиницы и официальную квитанцию для служебной поездки могут выдавать лишь служащие гостиницы. Но, если официальные бланки утрачены, можно обратиться в фирмы, которые специализируются на продаже чеков. За небольшую стоимость эти фирмы предложат вам купить для командировочных подлинные отчетные документы.

Пребывая в командировке, сотрудник должен подумать о последующем возмещении всех сопутствующих трат. Поэтому необходимо заблаговременно узнать, какие документы дает гостиница за проживание. Помимо этого, следует узнать в бухгалтерии своей организации, считается ли счет отеля бланком строгой отчетности. В некоторых компаниях могут попросить дополнительные бланки. Это все нужно узнать заблаговременно, чтобы успеть запросить их в гостинице проживания.

Правильное оформление командировок гарантирует отсутствие проблем с налоговой службой и компенсацию затрат служащего за рабочие дни, проведенные вне постоянного места труда.

Консультанты портала сайт расскажут, как следует оформлять командировочные документы и многое другое, о чем нужно знать при служебных выездах работника.

Кстати, многие думают что если начальство отправляет в командировку, значит нужно обязательно ехать. На самом деле если этого не указано в трудовом договоре , вы не обязаны никуда ехать.

Что относят к командировкам?

Для начала разберемся, какие служебные поездки признаются командировками. К таковым профильное Положение, утвержденное постановлением Правительством РФ от 13.10.2008г. № 749, относит выезды работников:

• Осуществляемые во исполнение поручения руководства. Служащий направляется в поездку на основании письменного приказа.їє
• Имеющие срочный характер. Продолжительность командировки составляет от 1 и более дней, определяется важностью и объемом предстоящей работы. Началом поездки считается день выезда из населенного пункта, окончанием — дата возвращения.
• С целью прибытия в другой населенный пункт, находящийся вне постоянного места труда. Если специфика работы служащего предусматривает постоянные разъезды, они не считаются командировками.

Стороны должны быть связаны трудовым договором и именоваться работодателем и работником. Если лицо совершает выезды на основании договора об оказании услуг — это не считается командировкой. Понесенные затраты компенсироваться не будут. Договорное регулирование трудовых отношений — хороший способ разобраться в любой сложной ситуации на работе.

Как правильно рассчитать время командирования?

Командировка начинается со дня убытия работника на транспорте и заканчивается датой прибытия в свой населенный пункт. Расчет времени, проведенного в поездке, осуществляется на основании проездных билетов.

Если транспорт убыл до 24 ч. 00 мин., то датой выезда считаются текущие сутки, с 00 ч. 00 мин. — следующие сутки. Аналогично устанавливается время прибытия.

При отсутствии проездной документации период командировки определяется на основании служебной записки и путевого листа. Если вам не выплатили заработную плату за время коммандировки, можете смело обращаться в суд.

Какие командировочные документы оформляются?

Ранее пакет выездной документации комплектовался благодаря командировочному удостоверению, служебному заданию и отчету о работе. С 2016 года этот перечень изменился.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказом. Он выполняется в стандартной форме и является поручением работодателя.

Авансовым отчетом, представляющим собой доклад о потраченных средствах с приложением подтверждающей документации.

Табелем учета рабочего времени, где проставляются отметки о днях поездки. За этот период работнику выплачивается средний заработок.

Служебной запиской. Этот документ предусмотрен на случай, если служащий эксплуатирует личный автотранспорт во время поездки.

Рассмотрим подробнее, для чего нужна каждая бумага, чем грозит неправильное оформление выездной документации.

Как составляется командировочный приказ?

Каждая организация должна иметь типовой бланк приказа, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 г. № 1. К его обязательным реквизитам относятся ФИО работника, место назначения, цель и срок выезда.

Приказ подписывается работодателем, скрепляется печатью и дается на ознакомление служащему.

Авансовый отчет

Для покупки проездных билетов и бронирования гостиницы служащему в подотчет выделяются наличные средства. Когда он возвращается из поездки он обязан составить авансовый отчет, приложить документы, в достаточном объеме оправдывающие командировочные расходы.

Согласно статье 168 Трудового кодекса работнику компенсируются:

Затраты на проезд туда и обратно.

Расходы по найму жилья, подтверждающие проживание лица.

Суточные. Так именуются дополнительные затраты, которые несет служащий в связи с пребыванием в другом населенном пункте.

Прочие траты, совершенные с ведома руководства организации.

Авансовый отчет сдается в течение 3 дней со дня приезда служащего. Бухгалтерия проверяет его и приложенные подтверждающие документы. При отсутствии замечаний, долг работника списывается, затраты компенсируются.

Как подтверждается проезд?

Для этого в бухгалтерию предоставляются транспортные билеты, в том числе электронные (бездокументарные). К последним прилагаются оригиналы посадочных талонов, подтверждающих перелет (переезд) лица по указанному маршруту. Кстати, если вам кажется, что работодатель вас как-то обманывает, советуем провести консультацию с юристом по этому поводу.

Какие командировочные отчетные документы доказывают проживание?

Работник может остановиться в гостинице, отеле, арендной квартире. В обоснование этого факта представляются отчетные документы для командировочных: счет, кассовый чек (слипы), счет-фактура, договор, акт оказанных услуг с отметкой о получении суммы, учредительные документы ИП или юридического лица.

Предприниматели, практикующие сдачу жилья в аренду, выдачу документов командировочным своего населенного пункта осуществляют в постоянном режиме.

Как обосновать суточные?

Их размеры устанавливаются приказом работодателя или коллективным договором. Суточные выплачиваются за все дни поездки, в том числе выходные и праздничные. Официальными документами подкреплять командировочные расходы в виде суточных не требуется.

Вместе с тем, налоговое законодательство РФ обязывает работодателя удерживать НДФЛ на суточные, если они превышают норматив: 700 руб. внутри России и 2 500 руб. в зарубежных поездках.

Что относят к прочим затратам?

К ним причисляют связь, обмен валюты, налоги, комиссии, страховку, поездки на городском транспорте, провоз груза и т.д. Одним словом все то, что нужно работнику для надлежащего исполнения поручения руководства.

Отчетные документы для командировочных по прочим тратам: чеки, квитанции, талоны, полисы, билеты.

Средства, потраченные командированным работником, на питание, уборку квартиры, посещение увеселительных заведений, не возмещаются.

Как оформляется командировка в табеле?

Период отсутствия работника по причине командирования фиксируется в табеле учета рабочего времени путем проставления кода «К». Фактические часы работы указывать необязательно.

Если служащий с согласия работодателя работал в выходной или праздничный день, это отражается в табеле путем проставления кода «К-В» и оплачивается в двойном размере.

Как оформить служебную записку?

Если работник едет в командировку на личном транспорте, оформление проездных билетов ему никто не осуществляет. В этом случае по прибытию на работу им составляется служебная записка, в которой отражается время поездки (даты убытия и прибытия).

Траты, совершенные во время командирования на собственном транспорте, на бензин, парковку относят к командировочным расходам и возмещаются работодателем. Списание долга на основании одной служебной записки ⏤ не разрешается.

Типового бланка документа не предусмотрено, поэтому он заполняется в произвольной форме с обязательным указанием следующего: наименование организации, ФИО и должность служащего, срок и место командирования, сведения об автотранспорте, дата и подпись служащего.

Служебная записка заполняется в случаях, когда работник выезжает на казенном, попутном или ином автотранспорте, то есть при невозможности оформления проездных билетов.

Как быть, если утерян посадочный талон?

Этот документ служит доказательством перелета пассажира. Утеря посадочного талона грозит невыплатой компенсации. Если такое событие произошло, работник может обратиться в аэропорт, запросить подтверждающие документы.

Что делать, если гостиница не выдала нужные бумаги?

Бывают случаи, когда гостиницы ограничиваются предоставлением счетов, не оформляя чеки и приходные ордера. Закон разрешает субъектам предпринимательства, не применяющим ККТ, выдавать бланки строгой отчетности, к которым относится счет. В такой ситуации бухгалтерия не может отказывать в приеме этого подтверждающего документа.

Во избежание недоразумения заблаговременно позвоните в забронированную гостиницу и убедитесь, что она выдаст нужную документацию в достаточном объеме.

Как подтвердить проживание у частного лица?

В этом случае командированный работник предоставляет договор найма жилья и акт оказанных услуг, подписанный с обеих сторон. Факт передачи денег подтверждает расписка собственника квартиры.

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

• на оплату проезда в транспортных средствах;
• съем жилья;
• любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
• все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

• служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
• удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

• все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
• документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
• распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.

Сегодняшний успешный бизнес практически невозможен без командировок сотрудников организации. В поездках решаются основополагающие вопросы для работы фирмы. Поскольку командировка по служебным задачам осуществляется за счет компании, то работник, который отправляется в дорогу, обязан по своему возвращению предоставить в бухгалтерию определенные отчетные документы. Именно данному вопросу будет посвящена эта статья.

Любой современный бизнес тяжело представить без периодических командировок. Цель для них может быть самой разнообразной:

• встреча с деловыми партнерами;
• личное подписание договоров;
• заключение выгодных сделок;
• принятие участия во всевозможных конференциях и выставках.

Для того чтобы сотрудника отправили в командировку, необходима соответствующая документация. К ней относится приказ, подтверждающий направление человека в командировку, а также командировочное удостоверение.

В этих документах указан временной период длительности командировки. При этом, вернувшийся из нее, сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию и отдел кадров соответствующие отчетные документы. В данной ситуации для бухгалтерии необходимо принести все отчетные справки, ведомости и чеки, которые подтверждают расходную часть командировки.

Длительность служебной поездки за счет организации определяет затраты последней на ее проведение. Поэтому все отчетные документы должны предъявляться командированным сотрудником в идеальном состоянии. На них не должно быть жирных пятен, механических повреждений, зачеркиваний и собственноручных надписей, а также пятен, из-за которых невозможно прочесть документ.

Предоставляемые в бухгалтерию документы должны содержать следующие сведения:

• расходы на проживание в гостинице, в снятой квартире и т.д.;
• расходы на питание;
• расходы на проезд, бытовые услуги;
• оплата сотрудником интернета и телефонной связи.

Также сюда следует включать расходы на использование личного или служебного транспорта. Это затраты человека на горюче-смазочные материалы и бензин.

Помимо этого сотрудник, вернувшийся со служебной поездки, кроме отчетной документации, обязан предоставить свой отчет. На основании этой документации сотрудники бухгалтерии проведут расчет всех командировочных расходов и компенсируют работнику его затраты на служебную поездку.

К отчетным документам, что касаются расходной части, относятся:

1. чеки или счета за проживание в гостинице, оформленные по формы 3Г;
2. билеты на все виды транспорта, который человек использовал во время командировки;
3. фискальные чеки с заправочных станций;
4. чеки на покупку еды или питание в столовой;
5. товарные чеки;
6. проездные документы.

Помимо этого в перечень отчетных документов, которые сотрудник может предъявить бухгалтерии по своему возвращению из служебной поездке, могут входить:

• акт, составленный в ходе оказания человеку определенного рода услуг. Считается основным, если он отвечает цели поездки или прописан в приказе о назначении на командировку;
• договор, составленный в ходе аренды жилого помещения. Подается в случае, если сотрудник фирмы проживал не в гостинице, а снимал жилье. Также он предоставляется, если командировка была длительной.

Эти договора и акты в своем тексте будут содержать конкретную сумму, надлежащую к уплате. Поэтому их предъявление в бухгалтерию поможет сотруднику возместить свои затраты.

Именно данные документы могут подтверждать реальные затраты сотрудника организации на служебную поездку и их следует подать в бухгалтерию по своему возвращению.

Важно знать, что нужно успеть вложиться в строго отведенные законом сроки предъявления отчетной документации по командировке. Данные сроки регламентируются учредительными документами каждой конкретной организации.

Поэтому желательно принести все необходимые справки, чеки и билеты в первый же день выхода на работу.

Очень часто сотрудников различных организаций отправляют на совместные конференции по обмену новыми технологиями, обмену знаниями и опытом, а также на стажировку с целью получения более высокой квалификации. В такой ситуации в бухгалтерию и отдел кадров необходимо будет предъявить:

Обычно срок подачи подобной документации составляет ровно одну неделю с момента возвращения с конференции или стажировки.

Поскольку бухгалтерия ведет отчетность документации, которая связана с учетом всех видов расходов компании за текущий месяц, то предоставление сотрудником отчетной документации по возвращению из служебной поездки является обязательным действием и регламентируется законом. Все указанные в ней расходы заносятся в ежемесячный отчет организации по своим затратам для налоговой службы и несоответствие между реальными и указанными расходами может караться санкциями.
Но иногда встречаются форс-мажорные ситуации, в которых человек может потерять или сильно повредить расходный вид документации. Например, порвался билет или проводник его попросту не вернул вовремя, потерялся чек с гостиницы, столовой или с заправочной станции. В такой ситуации, да еще за короткий промежуток времени, в чужом городе восстановить их будет очень проблематично. Для ускорения процесса восстановления утраты можно обратиться в специализированные службы. Но они работают только в самых крупных городах страны. Поэтому зачастую сотрудник компании не успевает уложиться в сроки с подачей всей отчетной документации.

Без реальных бумаг подтвердить расходную часть поездки невозможно, так как бухгалтерия не имеет права верить на слово. Любая потраченная копейка должна быть занесена в чек. Только таким образом вы сможете возвратить себе денежные средства.
Следует знать, что оформление всевозможных вариантов отчетных документов требует внесения в них реквизитов компании, которая будет осуществлять оплату служебных расходов своих сотрудников в ходе командировки.

При соблюдении всех требований к отчетной документации, по возвращению из служебной поездки вы сможете рассчитывать на возмещение своих реальных затрат. В противном случае, особенно при утрате или повреждении отчетной документации, вы получите при самом лучшем стечении обстоятельств только частичную компенсацию, так как бухгалтерия в последствии будет обязана предъявить расходную часть фирмы налоговой службе, а любые несоответствия караются административным штрафом. В такой ситуации компания, особенно если она государственная, может быть обвинена в нецелевом использовании денежных средств. Поэтому всегда с должным вниманием относитесь к отчетной командировочной документации.

Видео «Как оформить командировку»

На записи мужчина рассказывает о том, как правильно оформить необходимые документы и как определить фактические сроки пребывания сотрудника в командировке.