Содержит указание. Распорядительные документы

Указание - это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок указания включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст указания обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания указания. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания указания излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если указание издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть указания не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть указания начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение указания предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты указания излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Распорядительная часть указания заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты указаний подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты указаний в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются указания отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом указания является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года.

Деятельность любого управления либо организации связана с созданием распорядительных документов, в которых фиксируется вся их деятельность. Понятие «документ» выражает доказательство и выступает носителем информации, имеющей юридическую силу. В зависимости от характера информации документ имеет своё значение и подразделяется на несколько видов.

Организационные — устанавливают структуру, основные принципы и режим работы, определяют принципы создания и ликвидации компании, определяют состав и стиль руководства компанией. Распорядительные — устанавливают порядок взаимодействия между управляющим и сотрудниками и направлены на выполнение конкретных задач.

Справочно-информационные документы доводят до сведения руководителей необходимую аналитическую информацию, выступающую основанием подготовки приказа либо другого организационно-распорядительного документа.

Какие существуют группы

Главная функция распорядительных документов нацелена на внесение порядка в управленческий процесс, отражает его вертикальную направленность при выполнении задач.

Значительная часть распорядительных документов имеет юридический характер, содержащит властные указания правительственных органов, обращенные к нижестоящим предприятиям, подразделениям, руководителям. К ним относят правовые акты (например, указы, подписанные Президентом РФ, постановления Правительства РФ, распоряжения местной администрации).

Основную группу таких документов составляют:

приказы;
распоряжения;
решения;
постановления;
указание;
протоколы. Это особый вид документа, который может быть как носителем справочной информации, так и содержать в себе постановляющую часть текста.

Издаются распорядительные документы как совместно, т.е. коллегиально, так и единолично. В случае единоличного подписания документов руководителем, повышается оперативность выполнения задач, и вся ответственность за принятое решение ложится на его плечи. Распорядительные документы бывают как внешними, т.е. поступают для исполнения из администрации, так и внутренними, т.е. выпускаются на данном предприятии.

Когда и кем издается приказ

Главный правовым актом в системе распорядительных документов является приказ. Он имеет правовую основу, является официальным актом и создается для оперативного решения задач в области основной деятельности.

Право подписи предоставлено руководителю предприятия, либо сотруднику, уполномоченному им по доверенности. Утверждаются этим видом документа методики, планы, положения, графики компании и прочее. Приказы имеют свою разновидность и в зависимости от срока их хранения издаются по личному составу и кадрам, основной деятельности.

Служба делопроизводства отвечает за оформление документов по основной и административно-хозяйственной деятельности (например, приказ о проведении инвентаризации, об утверждении бизнес-модели, положений и штатных расписаний, о назначении и т.д).

Служба персонала занимается подготовкой проектов трудовых приказов (например, о предоставлении различного вида отпусков, командировок, различных видов доплат и прочее). Но главным условием является компетентность сотрудников, подготавливающих и выпускающих правовой акт.

Сам приказ может быть простым и затрагивать конкретный вопрос, а может и содержать наиболее сложную структуру текста, затрагивающую решение многих задач.
Проект документа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. Преамбула начинается словами «С целью», «В связи», отражая причину создания документа, и заканчивается словом «приказываю». В распорядительной части текст излагается в повелительной форме и направлен на выполнение основных вопросов функционирования организации.

Внимание: ввиду огромного разнообразия распорядительных документов многие организации при регистрации приказов применяют систему индексации, заметно упрощающую поиск.

Определенная буква или набор букв, соответствующая характеристике приказа ставится после присвоения номера через дефис. Например, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам — это кадровый документ, в соответствии с которым бухгалтерия производит расчет пособия по декрету, будет иметь номер 25-к.

Когда и кем издается распоряжение

Распоряжение вид правового акта, издание которого направлено на исполнение более оперативных вопросов, затрагивающий небольшой круг исполнителей. Распоряжение подлежит обновлению ежегодно.

Распоряжение может подписывать как сам руководитель, так и начальники подразделений, исходя из конкретики поставленной задачи. Такого рода документы издаются например, для определения круга ответственных, применения порядка индексации документов и прочее.

Принцип оформления распоряжения такой же как и принцип оформления приказа. Существует лишь одно отличие - «приказываю» заменяют на слово «обязываю».

Когда и кем готовится указание

Указание - правовой акт, который издается только руководителем для решения заданий внутри управления либо организации.

Несколько десятков лет назад указание широко применялось в правительственных учреждениях, но благодаря проведению административной реформы, которая наделила правом вышестоящих руководителей издавать приказы, указание, как вид документа, стало вытесняться из всего потока документации.

Указания оформляется также, как и распоряжение, только слово «обязываю» может заменяться на слово «предлагаю», указывает на возможность выполнения исполнителем поручений, не входящим в круг его задач.

Решение — как документ

Правовой акт, рассматриваемый и принимаемый коллективным органом для выполнения наиболее важных поручений в компании либо органа власти называется решением.

По своему оформлению решение схоже с оформлением приказа, только в конце преамбулы приводится название коллектива, а затем слово «решил» (например, совет депутатов решил).

Данный вид правового акта является юридическим документом только после его подписания председателем совещательного органа и секретарем, визируется участниками заседания в отдельном листе согласования, который прикладывается к решению, регистрируется и доводится до исполнителей.

К сожалению, этот вид документа на практике используется всё реже.

Особенности оформления

Для придания распорядительному документу официально-делового стиля нужно соблюдать некоторые принципы. Документ должен излагаться кратко с четкими формулировками и с соблюдением последовательности. Нормативной базой для составления организационно-распорядительной документации служит государственный стандарт. В нем прописаны основные требования и принципы составления документов.

В любой организации в целях избежания различных недоразумений, необходимо создать свой локальный документ, в котором нужно подробно описать весь делопроизводственный процесс предприятия. Привести примеры, закрепить в локальном акте образцы оформления распорядительных документов.

Совет: чтобы не запутаться в сложном документообороте, утверждайте только те виды документации, наличие которых действительно необходимо.

Все распорядительные документы создаются на утверждённом в организации бланке, согласно ГОСТу, который содержит все необходимые реквизиты. Наличие реквизитов подтверждает легитимность документа, т.е. правомерность. Документ обязательно должен пройти процедуру согласования всеми заинтересованными лицами, в том числе руководителем юридической службы, только после этого его подписывает руководитель и передает в службу делопроизводства для регистрации.

Документы, принимаемые коллегиально, выносятся на рассмотрение и обсуждаются совместно на совещаниях в случае принятия положительного решения, подписываются в установленном порядке. В случае разногласий, документ дорабатывается и подписывается на следующих совещаниях.

Обязательным условием является доведение документа до исполнителя и ознакомление с ним под подпись. Этот процесс осуществляется в течение 3 дней с момента подписания либо утверждения документа в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, хотелось бы отметить, что документ, это не просто бумажка, которая нужна для отвода глаз. А все — таки это носитель важной информации, который в дальнейшем поможет избежать множества неприятностей, а от его правильного оформления зависит плодотворное развитие предприятия.

Как правильно составить распорядительный документ, смотрите в следующем видео:

УКАЗАНИЕ, указания, ср. 1. только ед. Действие по гл. указать в 1 и 2 знач. указывать. Указание дороги. Указание на недостатки. 2. Инструкция, совет, наставление, замечание, разъясняющее что нибудь, указывающее, как действовать. По указанию из… … Толковый словарь Ушакова

указание - рекомендация Специальная инструкция по преобразованию символов контурного шрифта в растровый формат, применяемая при выводе их на экран дисплея или устройство печати. При преобразовании может возникнуть ситуация, когда из за низкого разрешения… … Справочник технического переводчика

Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений,… … Официальная терминология

Указание - (instruction) документ, издаваемый руководителем структурного подразделения и бизнес единицы в пределах его компетенции и полномочий для выполнения функциональных задач, возложенных на подразделение … Экономико-математический словарь

указание - выполнить указание реализация выполнять указания реализация давать указания действие дать указания действие получить указание действие, получатель поступило указание действие, субъект следовать указаниям объект, зависимость,… … Глагольной сочетаемости непредметных имён

указание - I. УКАЗАНИЕ УКАЗАНИЕ1, инструктирование, предписание, предписывание, указывание УКАЗАНИЕ, директива, инструкция, предписание, установка, циркуляр, разг. указка ДИРЕКТИВНЫЙ, инструктивный, циркулярный УКАЗЫВАТЬ/УКАЗАТЬ, несов. и… … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

Сущ., с., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? указания, чему? указанию, (вижу) что? указание, чем? указанием, о чём? об указании; мн. что? указания, (нет) чего? указаний, чему? указаниям, (вижу) что? указания, чем? указаниями, о чём? об… … Толковый словарь Дмитриева

указание - на что и о чем. 1. на что (совет, замечание, предписание). Получено указание на необходимость изменить график работы. 2. о чем (сведения, сообщение о чём л.). В инструкции нет указания о последовательности проведения эксперимента … Словарь управления

I ср. 1. процесс действия по гл. указывать I 1., указать I 2. Результат такого действия; указывание I 2.. II ср. 1. процесс действия по гл. указывать II 3., указать II 2. Результат такого действия; инструкция, наставление, совет. отт. Служебное… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Книги

, . Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии издания 1837 года…
Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича , . Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии издания 1837 года (издательство…

Рекомендация Специальная инструкция по преобразованию символов контурного шрифта в растровый формат, применяемая при выводе их на экран дисплея или устройство печати. При преобразовании может возникнуть ситуация, когда из за низкого разрешения… … Справочник технического переводчика

УКАЗАНИЕ, я, ср. 1. см. указать. 2. Наставление, разъяснение, указывающее, как действовать. Получить, дать у. Ценное у. (часто ирон.). Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

Книги

, . Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии издания 1837 года…
Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича , . Указание важнейших примечательностей на пути его императорского высочества государя наследника Цесаревича. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии издания 1837 года (издательство…