Создано новое подразделение. Порядок и особенности оформления нового структурного подразделения филиала иностранной компании

При развитии компании (бизнеса) может возникнуть необходимость в создании нового отдела финансовой службы. Потребность в нем может быть вызвана факторами, которые условно можно разделить на экстенсивные и интенсивные.

Чтобы рассчитать затраты на создание нового отдела финансовой службы, нужно:

1) продумать, какие функции (операции) потребуется выполнять дополнительно, какие результаты нужно обеспечить (формирование отчетов, обработку определенного объема документов и др.);

2) определить количество сотрудников, которые смогут своевременно и качественно справляться с работой. Подход к расчету зависит от того, выполняются ли аналогичные операции в компании или речь о совершенно новых для нее задачах. В первом случае количество новых сотрудников можно определить исходя из общей трудоемкости дополнительных работ. Чтобы оценить ее, нужно установить, сколько времени тратят сотрудники действующей финансовой службы на выполнение таких же задач (подробнее о том, как разработать нормативы временных затрат для сотрудников финансовой службы, см. , об анализе производительности их труда см. ). Может оказаться, что трудоемкость дополнительных работ не слишком высока и есть возможность поручить их выполнение действующим сотрудникам. Разумеется, если они не перегружены своими текущими обязанностями и им не приходится регулярно задерживаться на работе для их своевременного исполнения (к примеру, если соотношение загрузки и свободного времени составляет 80% к 20%).

Для расчета количества дополнительных сотрудников можно также использовать упрощенный подход, основанный на экспертной оценке и применении какого-либо важного для предприятия критерия, например, выручки. Предположим, если выручка в филиале составляет 100 тыс. руб. – для бухгалтерского (управленческого) учета потребуется один сотрудник, если от 200 тыс. до 250 тыс. руб. – два сотрудника и т. д. (рост документооборота пропорционален увеличению выручки).

Нередко, чтобы повысить эффективность работы компании, ее руководство объединяет разные отделы.

Укрупнить отделы можно двумя способами:

• <или> объединить два отдела и создать на их базе новый, например объединить транспортный и хозяйственный отделы в транспортно-хозяйственный;
• <или> присоединить один отдел к другому, например транспортный отдел к хозяйственному. В этом случае новый отдел не создается: сохраняется хозяйственный, но его компетенция расширяется за счет вливания в него транспортного отдела.

Причем цель, которая обычно преследуется при такой реорганизации, - не сокращение части персонала, а улучшение взаимодействия между работниками объединяемых отделов. Именно для этого два ранее независимых друг от друга структурных подразделения объединяются под единым централизованным руководством начальника укрупненного отдела.

При таком объединении отделов их работники, как правило, продолжают выполнять в укрупненном подразделении прежние обязанности. А потому возникают вопросы: достаточно ли для оформления укрупнения отделов внести изменения в штатное расписание или же без оформления целой кучи кадровых бумаг не обойтись?

Чтобы ответить на них, рассмотрим особенности каждого из двух вариантов укрупнения отделов.

ВАРИАНТ 1. Создаем новый отдел из двух старых

ШАГ 1. Меняем штатное расписание . Для этого издаем приказ о структурной реорганизации, которым:

• <или> утверждаем новое штатное расписание компании по форме № Т-3 целиком (его нужно приложить к приказу);
• <или> вносим изменения в действующее штатное расписание.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Фактически укрупненный отдел заработает не ранее чем спустя 2 месяца после издания приказа о внесении изменений в штатное расписание. Ведь работников, у которых что-то меняется, нужно предупредить об этом не позже чем за 2 месяца.

Второй способ менее громоздкий, поскольку к приказу в этом случае прилагается только текст самих изменений, а не вся «штатка» компании целиком.

Также изменения в штатном расписании можно изложить в тексте самого приказа, а не оформлять отдельным приложением к нему.

Учитывайте важный нюанс: ввести в действие изменения в оргструктуре компании можно будет не ранее чем через 2 месяца после издания упомянутого приказа. Хотя бы потому, что при укрупнении отделов, возможно, придется переводить на другую работу или сокращать некоторых работников. К таковым относятся начальники отделов, ведь в новом отделе не будет должностей начальника транспортного отдела и начальника хозяйственного отдела, а будет новая должность начальника транспортно-хозяйственного отдела. Также, если в каждом из прежних отделов были должности секретарей, работодатель может сократить одну секретарскую должность и оставить в новом укрупненном отделе только одного секретаря.

И даже если таких работников в итоге переведут на другую работу, все равно придется запустить процедуру сокращения их нынешних должностей. А раз так, их придется за 2 месяца письменно уведомлять о сокращениист. 180 ТК РФ . Такого же мнения придерживаются и в Роструде.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ При объединении отделов работников, занимающих должности начальников этих отделов, следует предупредить о сокращении их должностей за 2 месяца.
Основанием для проведения мероприятий по сокращению является приказ работодателя о внесении изменений в штатное расписание организации (либо об утверждении нового штатного расписания)” .

Приказ о внесении изменений в штатное расписание можно оформить следующим образом.

ПРИКАЗ № 12

г. Москва

О внесении изменений в штатное расписание

В целях совершенствования организационной структуры ООО «Зета» объединить транспортный и хозяйственный отделы в транспортно-хозяйственный отдел, в связи с чем:

1. Вывести из штатного расписания организации:
- транспортный отдел;
- хозяйственный отдел.

2. Сократить следующие должности:
- начальник транспортного отдела;
- начальник хозяйственного отдела.

3. Ввести в штатное расписание организации транспортно-хозяйственный отдел (штатное расписание транспортно-хозяйственного отдела прилагается).

4. Ввести в действие изменения, предусмотренные в пунктах 1- 3 настоящего приказа, с 05.05.2011.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера организации Синицыну Л.В.

Одновременно с внесением изменений в штатное расписание желательно разработать и утвердить положение о новом отделе. Ведь работникам этого отдела надо заранее знать о структуре, основных задачах, функциях нового отдела, а также о порядке его взаимодействия с другими структурными подразделениями. С новым положением работников отдела нужно ознакомить под росписьст. 22 ТК РФ .

ШАГ 2. Разбираемся с работниками, в отношении которых запускается процедура сокращения и которых придется либо перевести на другую работу, либо уволить по сокращению. Всем таким работникам необходимо за 2 месяца до сокращения вручить под роспись уведомление о сокращениист. 180 ТК РФ .

ВНИМАНИЕ

Не забудьте за 2 месяца уведомить о предстоящем сокращении профсоюз (при его наличии) и территориальный орган занятостист. 82 ТК РФ ; п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» .

В уведомление нужно включить предложение о переводе на другую вакантную должность, если есть вакансия, которую можно предложить работникуст. 81 ТК РФ , ст. 180 ТК РФ . К примеру, руководителям обоих отделов предлагаем перевод. Одному из них - на должность начальника в новом отделе, а второму - на какую-нибудь иную должность (возможно, даже в другом подразделении компании).

Ведь уволить работника по сокращению можно только при условии, что его невозможно перевести с его согласия в этой же организациист. 81 ТК РФ :

• <или> на вакантную должность либо работу, соответствующую квалификации работника (в том числе на вышестоящую, если он обладает требуемой для нее квалификацией);
• <или> на вакантную нижестоящую должность (нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом квалификации и состояния здоровья.

Подробнее о том, как правильно провести сокращение, см.: 2009, № 1, с. 51

А если вы сокращаете две совпадающие должности и в компании только одна вакансия, перевод на которую можно предложить обоим работникам, то нужно проверить, нет ли у кого-то из них преимущественного права на оставление на работест. 179 ТК РФ . Такое преимущество имеет тот работник, у которого более высокая производительность труда и квалификацияст. 179 ТК РФ . При сравнении производительности труда учитываются, в частности, данные о выполнении порученных заданий, о наличии дисциплинарных взысканий и т. п. А квалификация подтверждается:

• наличием у работника профессионального образования;
• уровнем его теоретических знаний и практических навыков, степень освоения которых может выражаться в установленных работнику классе, категории и т. п.

Если же у сравниваемых работников производительность труда и квалификация равны, то предпочтение в оставлении на работе отдается, в частностист. 179 ТК РФ :

• семейным - при наличии у них двух или более иждивенцев (то есть нетрудоспособных членов семьи (супруги(а), родителей, детейст. 2 Семейного кодекса РФ ), находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая для них является основным и постоянным источником средств к существованию);
• не имеющим в семье других работников с самостоятельным заработком;
• получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Уведомление о сокращении можно оформить так.

Общество с ограниченной ответственностью «Зета»

Начальнику транспортного отдела
Талалайкину А.С.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Алексей Сергеевич!

В соответствии со ст. 180 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о том, что в связи со структурной реорганизацией ООО «Зета» согласно приказу генерального директора ООО «Зета» от 02.03.2011 № 12 «О внесении изменений в штатное расписание» занимаемая Вами должность начальника транспортного отдела подлежит сокращению с 05.05.2011.

Предлагаем Вам перевод на должность начальника транспортно-хозяйственного отдела с окладом в размере 50 000 руб.

При Вашем отказе от перевода на предложенную Вам работу, а также при отказе от перевода на другие вакантные должности, которые будут Вам предложены при их наличии в период до 05.05.2011, трудовой договор с Вами будет расторгнут 05.05.2011 по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - сокращение численности или штата работников организации.

При увольнении в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Вам будет выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также будет сохранен средний месячный заработок на период трудоустройства в соответствии со ст. 178 Трудового кодекса РФ.

ВНИМАНИЕ

Если преимущественного права на оставление на работе ни у одного из двух работников, чьи должности сокращаются, нет, а вакансия, которую можно предложить, только одна, то право выбора, кого оставить, а кого уволить, принадлежит работодателю.

• <если> работник, которому предложен перевод на другую должность, согласен на него, заключаем с ним соглашение о переводест. 72 ТК РФ и издаем приказ о переводе по форме № Т-5утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Также делаем запись о переводе в трудовой книжке работникаст. 66 ТК РФ ; пункт 4 , п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и в личной карточке по форме № Т-2утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• <если> работник не согласен на перевод или в компании нет вакансии, которую ему можно предложить, - спустя 2 месяца с даты уведомления о сокращении расторгаем с ним трудовой договорп. 2 ч. 1 ст. 81 , ст. 180 ТК РФ . Для этого издаем приказ по форме № Т-8 и предоставляем работнику все положенные при сокращении выплатыст. 178 ТК РФ .

ШАГ 3. Разбираемся с остальными работниками. Смотрим, указано ли в трудовых договорах остальных работников (то есть тех, кто продолжит прежнюю работу в укрупненном отделе по своей должности) наименование структурного подразделения (отдела) или нет. Если не указано, то все просто: изменение отдела не повлечет изменения условий трудового договора и никаких документов оформлять по таким работникам не придетсяст. 57 ТК РФ . Изменение отдела в такой ситуации рассматривается как перемещение.

Правила ведения и хранения трудовых книжек вы можете найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Версия Проф»)

Если же отдел в трудовом договоре указан, то изменение отдела для работника будет переводом на другую работу. Ведь отдел не переименовывается, он ликвидируется и вместо него создается новый. А раз это перевод, вызванный проводимой в компании структурной реорганизацией, то есть изменением организационных условий труда, то нужно получить согласие на него работникаст. 72.1 , ст. 74 ТК РФ . Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением трудовой функции работникаст. 74 ТК РФ . Поэтому в отношении работников двух объединяемых отделов (за исключением работников, чьи должности сокращаются), у которых в связи с объединением отделов меняется структурное подразделение, следует руководствоваться ст. 74 Трудового кодекса” .

Роструд

Поэтому всех работников, у которых в трудовых договорах отдел указан, за 2 месяца до введения изменений в штатное расписание письменно уведомляем о предстоящих переменахст. 74 ТК РФ . Уведомление можно оформить так.

Общество с ограниченной ответственностью «Зета»

Менеджеру транспортного отдела
Кравцову Б.Д.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Борис Дмитриевич!

В связи со структурной реорганизацией, проводимой в ООО «Зета» согласно приказу генерального директора ООО «Зета» от 02.03.2011 № 12 «О внесении изменений в штатное расписание», уведомляем Вас об изменении условия вашего трудового договора от 22.03.2005 б/н о месте работы в части, касающейся структурного подразделения: занимаемая Вами должность менеджера транспортного отдела будет включена в структуру транспортно-хозяйственного отдела.

Остальные условия заключенного с Вами трудового договора не меняются.

О своем несогласии на продолжение работы в новом подразделении на должности менеджера транспортно-хозяйственного отдела просим сообщить в отдел кадров в срок до 05.05.2011.

Информируем Вас, что при отказе от продолжения работы в реорганизованном отделе и при невозможности перевода Вас на другую имеющуюся в организации работу трудовой договор с Вами будет расторгнут по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой Вам выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка согласно ст. 178 ТК РФ. п. 7 ч. 1 ст. 77 , ст. 178 ТК РФ .

Иногда, объединяя отделы, сокращают вообще все должности в обоих отделах. И в новом отделе все должности вводят заново.

Это невыгодно и неправильно. Ведь большинство должностей вы просто переносите из структуры одного отдела в другой, они не исчезают бесследно из штатного расписания.

Если же вы будете эти должности сокращать, а кто-то из работников откажется от перевода в новый отдел, то при увольнении ему придется выплатить выходное пособие как при сокращении - в размере среднего месячного заработка плюс сохранить заработок на период трудоустройства. В то время как если эти должности просто переносить в новый отдел, то работнику в случае его отказа от перевода будет полагаться выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработкаст. 178 ТК РФ .

Но учитывайте, что менять условия трудового договора по причине изменений организационных условий труда в указанном выше порядкест. 74 ТК РФ можно, только если у работников не меняется трудовая функция. Если же из-за укрупнения отделов кому-то из сотрудников придется выполнять в новом отделе иные трудовые обязанности, то у него поменяется не только структурное подразделение, но и трудовая функция. А значит, уведомлять его нужно не об изменении условия трудового договора в связи со структурной реорганизациейст. 74 ТК РФ , а о сокращении прежней должностип. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ . И, соответственно, предлагать ему перевод на новую должность, а при отказе от перевода - прекращать трудовой договор по сокращению штата (как мы уже рассмотрели в предыдущем шаге)п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ .

ВАРИАНТ 2. Присоединяем один отдел к другому

В этом случае изменения нужно оформлять точно так же, как и в первом варианте. Но есть разница - изменения затронут не всех работников, а только сотрудников присоединяемого отдела. А у работников отдела, в состав которого вольется присоединяемый отдел, ничего не поменяется. Значит, по ним никаких кадровых бумаг оформлять не придется.

Итак, как бы ни объединялись отделы в вашей компании, готовить такую структурную реорганизацию нужно заранее. А на будущее, чтобы у вас не возникала необходимость заблаговременно извещать работников об изменении трудового договора, когда по сути они продолжат свою прежнюю работу в новом отделе, не указывайте в трудовых договорах структурное подразделение.

Регистрация обособленного подразделения в 2019 году - пошаговая инструкция, изложенная ниже, поможет провести данную процедуру, если возникнет такая необходимость. Также из статьи вы узнаете, какие виды обособленных подразделений существуют, как они ставятся на учет в налоговой и как решаются организационные вопросы, связанные с работой филиалов и представительств.

Какими законами регулируется создание обособленных подразделений

Расширение границ деятельности предприятия ведет к неизбежности учреждения и регистрации обособленных подразделений (в том числе представительств или филиалов), которые будут действовать в интересах компании в том же либо другом городе, а то и вовсе в другом регионе страны. Базовыми нормами, определяющими, как создать обособленное подразделение ООО, служат статьи 83 НК РФ и 55 ГК РФ.

Виды обособленных подразделений существуют следующие:

1. Филиал. Это подразделение, которое находится вне места нахождения основной компании и выполняет все его функции, в том числе представительские.
2. Представительство. Это подразделение, находящееся вне места нахождения фирмы и созданное только для представления и защиты интересов фирмы.
3. Прочие обособленные подразделения, которые не выполняют функций филиалов и представительств, т. к. созданы с иной целью. Например, они могут потребоваться для размещения в них сотрудников, работающих обособленно от основного офиса.

Пункты 3 и 4 статьи 83 НК РФ уточняют, что постановка на фискальный учет отдельного подразделения выполняется по нормам ГК и НК РФ тогда, когда учреждается филиал или представительство. Если же компания организует подразделение, не наделенное представительскими функциями, его создание возможно в упрощенном порядке, без внесения корректив в устав и ЕГРЮЛ.

ГК и НК РФ предусмотрено 2 процедуры открытия обособленных подразделений: для филиалов (представительств) и иных размещенных обособленно от компании отделений. Различия в процедуре их создания рассмотрим ниже.

Постановка отдельного подразделения на учет в налоговой инспекции

В пункте 2 статьи 11 НК РФ дается расшифровка термина «обособленное подразделение» с точки зрения налогового законодательства. Для признания подразделения таковым необходимо наличие следующих условий:

1. В нем имеется хотя бы 1 стационарное рабочее место, созданное на срок более месяца.
2. Подразделение находится вне места нахождения основной организации. При этом неважно, находится ли оно в другом населенном пункте или регионе.

Для признания обособленного подразделения таковым не имеют значения факт отражения его существования в учредительных документах и цели деятельности. На практике именно таким образом действуют отдельные производства, склады, офисы и т. п.

Для справки: подразделения юридически неразрывно связаны с компанией, то есть не обладают статусом юридического лица, не имеют печати, собственных банковских счетов, отдельного бухгалтерского баланса, кадровой службы и т. д.

Нужно ли открывать обособленное подразделение в одном городе?

С точки зрения пункта 2 статьи 11 НК РФ обособленным подразделением будет признаваться любое рабочее место вне самой компании. Если при этом оно находится в одном городе с головной компанией (на территории той же налоговой инспекции), его регистрации в качестве обособленного подразделения в ИФНС, исходя из положений пункта 1 статьи 83 НК РФ, не требуется.

Как зарегистрировать обособленное подразделение

Регистрация обособленного подразделения, не обладающего статусом филиала либо представительства, производится по правилам пункта 2 статьи 23 НК РФ. Организация должна встать на учет в ИФНС по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Для этого ей необходимо отправить в налоговую сообщение по форме № С-09-3-1 (утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@).

Сообщение по форме № С-09-3-1 направляется в ИФНС по месту регистрации самой компании, а не по месту расположения вновь созданного подразделения.

Состоит форма из 2 листов. На первом из них указываются сведения о самой организации, на втором — сведения о подразделении.

Срок регистрации обособленного подразделения для создавшей его компании составляет 1 месяц после его появления. Налоговая инспекция, в свою очередь, должна его зарегистрировать в течение 5 дней с момента получения сообщения от организации.

Регистрация филиалов и представительств в ИФНС - пошаговая процедура

В отличие от прочих подразделений филиалы либо представительства организации наделяются целым рядом специальных правомочий, перечисленных в статье 55 ГК РФ. Они не являются самостоятельными юридическими лицами, но имеют право на собственную печать, счета в банке, заключение сделок от имени основной компании, представление ее интересов в судах и т. д.

Согласно пункту 33 Положения, введенного в действие приказом Минфина РФ «Об утверждении...» от 29.07.1998 № 34н, филиалы и представительства компании имеют право даже на собственный бухгалтерский баланс.

При создании таких обособленных подразделений компании потребуется:

Не знаете свои права?

1. Принять решение и издать приказ.
2. Разработать и утвердить положение о филиале или представительстве.
3. Внести изменения в учредительные документы.
4. Внести изменения в ЕГРЮЛ.
5. Зарегистрировать филиал или представительство в ИФНС.
6. Разрешить организационные вопросы (назначить руководителя, главбуха, определиться с порядком ведением бухучета и т. д.).

Принятие решения о создании филиала или представительства

Принять решение об открытии подразделения вправе только руководящий орган компании. В ООО такими полномочиями обладает общее собрание участников либо единственный участник. Юридическая фиксация решения в первом случае производится в протоколе общего собрания, единственный же участник издает и подписывает соответствующее решение самостоятельно.

В протоколе или решении следует прописать:

• название филиала;
• его местонахождение;
• сроки создания и регистрации.

Сведения о филиале или представительстве, согласно пункту 3 статьи 83 НК РФ, должны быть отражены в ЕГРЮЛ и уставе организации. Соответственно, общему собранию участников либо единственному участнику также следует утвердить новую редакцию устава или приложение к нему с вносимыми изменениями с учетом будущей деятельности обособленного подразделения.

Издание приказа

Приказ об образовании филиала издается руководителем организации. Правовым основанием для этого служит решение о создании филиала.

В приказе следует обозначить:

• название подразделения;
• причину и документ, на основании которого подразделение создается;
• адрес филиала или представительства;
• сроки постановки на учет в налоговой инспекции;
• данные руководителя, который в последующем будет заниматься вопросами регистрации и действовать от имени компании по доверенности.

Также приказом должно быть утверждено положение о новом подразделении. В данном документе обычно отражаются такие вопросы, как пределы правоспособности филиала и представительства, его организационная структура, цели, задачи, функции и иные имеющие значение вопросы.

На практике возможны ситуации, когда в уставе ООО полномочия по утверждению положений о филиалах отнесены к компетенции общего собрания. В таком случае положение должно утверждаться не приказом директора ООО, а общим собранием участников или единственным участником.

Внесение изменений в устав, форма Р13002 (Р13001)

Внесенные в учредительные документы (устав) изменения, согласно пункту 1 статьи 17 закона «О государственной...» от 08.08.2001 № 19-ФЗ, должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции. Для этого компании необходимо в течение 3 дней с момента принятия соответствующего решения (пункт 5 статьи 5 ФЗ № 129) подать в ИФНС по месту регистрации головной компании следующие документы:

• заявление по форме Р13002 (утверждена приказом ФНС РФ «Об утверждении...» от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@). Форма включает в себя 2 листа: А и Б. На листе А необходимо указать сведения о филиале, на листе Б — сведения о заявителе.
• решение или выписку из протокола собрания участников о создании филиала;
• новую редакцию устава либо приложение с внесенными изменениями;
• квитанцию об уплате пошлины (размер пошлины, согласно пункту 1 статьи 333.33 НК РФ, составляет 800 руб.).

Для добавления в устав ООО сведений о филиале предусмотрена отдельная форма — Р13002, однако если помимо данных об обособленном подразделении в устав вносятся и другие изменения, то заполнять и подавать в ИФНС нужно Р13001.

Подать документы можно несколькими способами:

• непосредственно инспектору ИФНС;
• по почте;
• через нотариуса;
• через МФЦ;
• через электронный сервис подачи документов.

В том случае, если в инспекцию документы попадают в электронном виде либо их пересылает МФЦ или нотариус, пошлина не взимается. На регистрацию изменений ИФНС отводится 5 дней — по их истечении заявителю направляется экземпляр устава с печатью налоговой службы и лист записи ЕГРЮЛ.

Специфика регистрации обособленного подразделения в 2019 году, нужна ли форма Р14001

В 2019 году для внесения сведений в ЕГРЮЛ в связи с изменением устава организации подавать отдельное заявление не нужно — корректировки будут произведены на основании поданной формы Р13002 или Р13001. Форма Р14001, применяемая для внесения изменений в ЕГРЮЛ, не связанных с корректировкой устава, в этом случае не нужна.

Постановка на налоговый учет филиала и представительства

Обязанность по направлению документов для постановки на учет в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения возложена не на компанию, а на налоговую инспекцию по месту ее регистрации. ИФНС, получившая заявление о внесении сведений о филиале в ЕГРЮЛ (форму Р13001 или Р13002), на следующий день после их проверки должна по электронной связи направить ее налоговикам по месту нахождения филиала.

Таким образом, постановка на учет филиала будет произведена на основании данных ЕГРЮЛ автоматически. О данном факте налоговая инспекция должна в течение 5 дней уведомить заказным письмом компанию, открывшую филиал. Данный срок будет считаться со дня получения по каналам информационного сообщения данных ЕГРЮЛ от налоговиков, принявших заявление по форме Р13001 или Р13002.

Решение организационных вопросов, назначение руководства, набор в штат

Первый вопрос, который должен быть рассмотрен организацией при открытии филиала или представительства, — ведение самостоятельного бухгалтерского баланса и наличие отдельных банковских счетов. В случае если открыть обособленное подразделение необходимо именно с такими полномочиями, в первую очередь необходимо определиться с руководителем филиала и его главным бухгалтером, которые в основном и будут в дальнейшем осуществлять все организационные мероприятия на основании выданной доверенности.

В том же случае, если филиал или представительство не будет самостоятельно осуществлять эти правомочия, алгоритм решения организационных вопросов выглядит следующим образом:

1. Подбор и аренда (покупка) помещения и прочего имущества, необходимого для выполнения возложенных задач.
2. Назначение руководителя, определение его полномочий. Бухгалтер при этом не нужен, поскольку все имущество будет на балансе самой компании.
3. Подбор персонала на месте или перевод его из основной компании. Все процедуры оформления документов должны выполняться кадровой службой основной компании.

Итак, нормы НК РФ довольно подробно определяют процедуру открытия филиалов, представительств и т. п. При этом предполагается 2 механизма функционирования и регистрации обособленных подразделений в ИФНС. Филиалы и представительства во многом более самостоятельны (могут иметь своего бухгалтера, отдельный баланс, счета, кадровую службу, директора, печать), что удобно при значительном их удалении от основной компании, но требуют корректировки сведений в ЕГРЮЛ и пр. Прочие же подразделения получают сильно ограниченные юридические возможности ведения самостоятельной хозяйственной деятельности, однако могут быть зарегистрированы путем подачи письменного сообщения.

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

• при введении новой должности или нового структурного подразделения;
• при изменении их наименования;
• при изменении оклада или тарифной ставки;
• при ликвидации вакантных позиций и отделов;
• при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.