П ожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
- информационная система - «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
- специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
- в электронном журнале (обычно в Excel) или
- в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже - для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
- стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
- но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен .
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа , например, приказа, то надо:
- сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
- а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от... №...» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
- «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
- «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).
В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место - это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».
Закрываем регистрационный журнал
Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.
Если мы вели журнал учета в Excel , то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.
Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).
Архивно-техническая обработка дела
Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.
Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:
- нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
- оформление листа-заверителя дела и
- внутренней описи документов дела;
- полного оформления титульных листов.
Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить.
Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9
Правила заполнения листа-заверителя дела
И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.
Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:
- наличие литерных номеров листов;
- наличие пропущенных листов;
- номеров листов с наклеенными фотографиями;
- номеров крупноформатных листов;
- номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
- номеров поврежденных листов:
- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.
Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.
Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Составление листа-заверителя дела
Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.
Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
наличие литерных номеров листа дела;
наличие пропущенных номеров листов дела;
наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (Приложение 1).
Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 2), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3)
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
название организации;
название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела;
дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за. год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
http://сайт/library/#/data/document/text/id/16317 ? Андрей Евгеньевич? сам?tikhan писал(а):
Ну шоб не было плагиата - А.Е. Рыбаков,Phoenix писал(а):
Тут понятно и подробно изложено
Свиток: Группы приказов
Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция).
Подпунктом 142.3 Инструкции установлено, что распорядительные документы должны регистрироваться по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Кроме того, распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также должны регистрироваться отдельно.
В соответствии с данными нормами в организации должна вестись отдельная регистрация приказов четырех групп:
по основной деятельности;
по личному составу, для которых установлен срок хранения «75 лет»;
по личному составу, для которых установлен срок хранения «3 года после проведения комплексной налоговой проверки»;
по административно-хозяйственным вопросам.Для различения регистрационных индексов приказов указанных групп подп. 142.4 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Следовательно, при регистрации приказов по основной деятельности их индексами будут порядковые регистрационные номера, к которым дополнительные буквенные обозначения не добавляются, например: № 1, № 2, № 3 и т.д.
Добавление дополнительных буквенных или цифровых обозначений к приказам по основной деятельности допускается Инструкцией в том случае, если среди них выделяется значительная по объему группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, в организации может создаваться большое количество таких разновидностей приказов по основной деятельности, как приказы о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае к регистрационным номерам приказов о внесении изменений в штатное расписание должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-шр, № 2-шр, № 3-шр.
Для различения регистрационных индексов разных групп приказов по личному составу подп. 142.4 Инструкции установлено, что к их регистрационным номерам, присваиваемым в пределах делопроизводственного года, должны добавляться литеры «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения), например: № 1-к, № 2-к, № 3-к и т.д.; № 1-л, № 2-л, № 3-л и т.д.
К регистрационным номерам приказов по личному составу могут добавляться и иные буквенные или цифровые обозначения в том случае, если среди них выделяется значительная группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, если в организации издается большое количество приказов о командировании, то данные приказы могут регистрироваться отдельно от других приказов по личному составу аналогичного срока хранения, формироваться в отдельное дело, а к их регистрационным номерам должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-км, № 2-км, № 3-км и т.д.
Названия литер, добавляемых к приказам по административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплены и определяются организацией самостоятельно, например: № 1-ах, № 2-ах, № 3-ах и т.д.
Не помню откуда именно текст, поэтому заранее извиняюсь за плагиат.
директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук
Можно ли использовать литерные номера листов при оформлении дел? Применяется ли буквенная нумерация в современном делопроизводстве или этот способ уже давно не актуален?
Из статьи вы узнаете:
Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.
Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив - важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.
При подготовке дела необходимо убедиться в том, что документы, включенные в него, соответствуют заголовку по номенклатуре и расположены по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам, географическим признакам, хронологии или в алфавитном порядке.
Литерный номер в архиве - это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.
Как использовать литерные номера в описи дел?
Опись дел или архивная опись составляется для систематизации единиц хранения архива. Она помогает вести точный учет дел и раскрывает их содержание. По сути, такая опись выполняет функции архивного справочника, систематизированного перечня дел, переданных в архив.
На дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу и специфические дела данной организации, составляются отдельные перечни.
Описи дел включают следующие элементы:
- Порядковый номер дела (его тома или части);
- Индекс;
- Заголовок согласно обложке;
- Даты дела;
- Количество листов;
- Примечания.
Тома и части дела имеют самостоятельную нумерацию. Если необходимо внести в опись официальные бумаги с одинаковыми заголовками, то для первого дела эта графа заполняется полностью, а следующие однородные дела обозначаются словами "То же". В качестве примера использования литерных номеров в описи можно привести фрагмент перечня дел по личному составу.
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Число листов |
Срок хранения |
Примечание |
|
|
Трудовые договоры с уволенными сотрудниками. Б - К. Т.1 |
||||||
|
То же. Буквы Л - Я. Т.2 |
||||||
В данном фрагменте дело, содержащее трудовые договоры с уволенными работниками, разделено на 2 тома, в каждом из которых документы расположены в алфавитном порядке. Первые буквы фамилий сотрудников служат литерными номерами разделов для каждого тома.
Как нумеруются листы при составлении внутренней описи?
Внутренняя по сути, представляет собой его оглавление. Этот документ составляется для дел следующих категорий:
- со сроком хранения более 10 лет;
- постоянного хранения;
- дела по личному составу вне зависимости от сроков хранения;
Унифицированная форма описи приведена в Приложении №27 к Приказу Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ...". Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела.
В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю:
- Номер ставится в правом верхнем углу;
- Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш;
- Листы внутренней описи нумеруются отдельно;
- Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию;
- На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них;
- Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке;
Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.
Могут ли пригодиться литерные номера при составлении листа-заверителя дела?
Лист-заверитель - это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. Законом утверждена его унифицированная форма (Приложение №8 к Правилам архивного дела). В нем указывают:
- число пронумерованных листов (цифрами и прописью);
- количество листов внутренней описи;
- особенности нумерации;
- сведения о физическом состоянии документации;
Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов - это обязательные для указания в листе-заверителе сведения. Если при были допущены ошибки, и его состав подвергся изменению или дополнению, а вложенные листы были пронумерованы литерами, необходимо их перечислить. Например: “В деле подшито и пронумеровано 213 (двести тринадцать) листов, в том числе: литерные номера листов: 45а, 45б, 45в + листов внутренней описи - 4”.
Если после оформления листа-заверителя состав и состояние дела претерпевают изменения (замена подлинников на копии, повреждение или утеря документации), необходимо сделать об этом надлежащую отметку с указанием даты и ссылкой на соответствующий акт.
Можно ли применять литерные номера в приказах?
Присвоение уникальных индексов всем приказам, выпускаемым в организации необходимо в следующих целях:
упорядочить процессы регистрации официальной документации;
ускорить процедуру поиска и распознавания приказа в общем документальном массиве;
облегчить классификацию при подготовке документации к архивному хранению;
Нумерация приказов по ГОСТ
Согласно " . Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация...", который вступит в силу 1 июля 2018 года, обязательным реквизитом каждого документа является его регистрационный номер. Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, в состав которого входит порядковый номер и дополнительный литерный номер в соответствии с номенклатурой дел организации.
цифровой код - индекс в соответствии с датой выпуска приказа с начала календарного года;
литерный номер - это буквенный шифр, который позволяет определить принадлежность приказа к тому или иному виду;
Актуальность буквенной нумерации
Литерные номера в приказах используются для повышения эффективности индексации документов. Этот процесс позволяет присвоить каждой официальной бумаге, в том числе приказу, уникальный литерно-цифровой индекс, свидетельствующий о времени его регистрации, месте составление, времени исполнения и сроке хранения.
Эта процедура довольно индивидуальна. Ее определяют утвержденные локальными нормативными актами компании. Наличие литерных номеров зависит, в первую очередь, от общего числа издаваемых приказов и необходимости их четкого разграничения по видам.
В небольших компаниях приказы по разновидностям, как правило, не делят. Однако при их подготовке к архивному хранению у делопроизводителя возникает необходимость разделить их по срокам хранения. Для этого к через косую черту или дефис добавляют литерный номер или буквенный индекс: “к” (кадры), “л” (личный состав). Первый может означать принадлежность приказа к категории документов кратковременных сроков хранения, второй - к группе документов со сроком хранения 75 лет.
В крупных компаниях система индексов может быть расширена до 10 и более литерных кодов. Так, например, часто встречаются следующие буквенные обозначения:
П - приказы о приеме на работу;
К - командировки;
МК - местные командировки;
ОТД - отпуска без сохранения заработной платы;
ОТК - учебные и очередные отпуска;
Таким образом, литерный номер - это способ идентифицировать приказ, выделить его в общем потоке документации и однозначно определить его принадлежность.
Loading...