При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?
Акт передачи дел
Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:
Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.
Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.
Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.
Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:
Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.
Процесс передачи дел
Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.
Приказ о передаче дел при увольнении
Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.
Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.
Документ под названием «Акт приема-передачи дел» знаком лишь тем, кому доводилось занимать ответственные должности. Остальные знают о нем только понаслышке. И уж совсем маловероятно, что кто-то сможет составить его самостоятельно.
Основные причины
На любом предприятии дела обычно принимаются по нескольким причинам:
- Закрепление за каждым определенной зоны ответственности.
- Оценка общего объема работы, которую предстоит выполнять вновь принятому работнику.
- Временное исполнение обязанностей за отсутствующего на данный момент работника.
- Организации непрерывной работы.
А вот поводом для передачи их от одного сотрудника к другому может быть:
- длительная командировка;
- продолжительное нахождение на больничном;
- декретный отпуск;
- переход на другую работу;
- увольнение сотрудника.
В этих случаях обязанности выбывающего работника берет на себя один из его сослуживцев, при этом обязательно составляется акт приема-передачи дел.
Там обычно перечисляются все документы, которые находились в ведении уволенного лица. Кроме этого акт приема-передачи дел содержит полное описание проделанной работы, и отдельно отмечаются все выявленные недостатки. Документ составляется обязательно в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело выбывшего сотрудника, а второй остается в отделе, то есть у нового хозяина.
Непростая ситуация
Интересно, что инициатором такого действия, как правило, выступает директор. Ведь именно он вместе с новоявленным совместителем заинтересован в наведении порядка. Но иногда складывается такая ситуация, что старый работник уходит, не подписав акт приема-передачи дел. Это может случиться из-за стечения обстоятельств или намеренных проволочек. Порой сотрудник, зная свои недочеты, специально тянет время. Ведь каждый знает, что руководитель не может задержать его трудовую книжку или окончательный расчет, а обязан выдать все это в день увольнения. Работник просто уходит, а наниматель вынужден искать выход из создавшейся ситуации. Как быть новому владельцу, если ему достается бесхозный объект? В этой ситуации не стоит огорчаться. Нужно просто принять дела по факту, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Иногда директор в качестве промежуточного шага временно принимает дела на себя, а уж потом передает их новому работнику. Можно и так, но все равно нужно помнить об ответственности за совершенные действия.
Замена главного бухгалтера
Вступлению в должность нового руководителя бухгалтерии предшествуют шесть важных шагов:
- Издание приказа за подписью директора, в котором он оговаривает всю последовательность действий и порядок будущей передачи дел. В зависимости от причин увольнения прежнего специалиста в распоряжении сотрудников есть не более двух недель.
- Пока еще действующий главный бухгалтер должен к намеченному времени завершить все текущие дела (сделать нужные записи, оформить первичные документы и составить отчеты). Бумажные носители должны быть оформлены в дела и прошиты.
- Проведение инвентаризации.
- Аудиторская проверка.
- Передача дел.
- Внесение во все источники информации о новом бухгалтере.
Не совсем обычно выглядит акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера. Образец содержит огромный перечень вопросов, на которые нужно обратить пристальное внимание:
- Организация работы всей бухгалтерии, а также общая характеристика учета в компании.
- Состояние учета всех проводимых расчетных операций.
- Учет и движение всех денежных средств.
- Материальный учет и расчет амортизации.
- Расчеты с работниками.
- Остатки по счетам.
- Первичные документы.
- Бланки строгой отчетности.
- Состояние дел в архиве.
- Опись недостающих документов и пояснения по данному факту.
Только после этого происходит подписание акта, что означает, по сути, вступление в должность.
Новый руководитель
Замена руководства обычно начинается с проведения общего собрания учредителей. Принятое на нем решение оформляется в виде протокола или приказа. Эти сведения сразу же передаются в налоговую инспекцию, и только после этого начинается основная процедура, результатом которой станет акт приема-передачи дел. При смене директора он будет более объемным.
Такой документ, как правило, состоит их 3 частей:
- Вводная. В ней содержится информация о месте и времени проведения, а также данные о представителе от общего собрания.
- Описательная. Она включает в себя полный перечень документов, которые передаются новому директору. Список этот получается очень длинным. Сюда входят, в первую очередь, учредительные документы, свидетельства и данные постановки на учет. Затем идут договора с банками и все дополнительные соглашения к ним. После этого наступает черед приказов по предприятию. За ними следуют договора, касающиеся основной деятельности компании. Далее идут бухгалтерские отчеты, кассовые документы и информация по ценным бумагам. В самом конце списка стоит документация по ТБ, ОТ и пожарной безопасности. После них остается только переписка с государственными и контролирующими органами, а напоследок – журнал движения трудовых книжек.
- Заключительная. Здесь перечисляются все присутствующие лица, которые ставят свои подписи.
Последней точкой будет круглая печать предприятия.
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
Генеральный директор |
||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
|||||
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
|||
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.
Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.
Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.
На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .
Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?
Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:
- Дата оформления;
- Место составления;
- Название документа;
- Сведения о том, кто является передающей стороной;
- Сведения о том, кто является получателем документации;
- Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
- Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
- Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
- Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
- Подписи обеих сторон.
В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
1 файл
В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.
- Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
- Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
- Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
- Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
- Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).
На чем построить увольнение?
Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.
Главный бухгалтер хочет уйти сам
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера
Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.
- Подложные документы при оформлении трудового договора.
- Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
- Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
- Прогул.
- Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
- Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
- Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
- Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
- Ликвидация организации.
- Сокращение штата или численности.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.
Основания, связанные с материальной ответственностью
Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:
- совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
- своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
- участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.
Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
- у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
- собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
- главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Кому передавать?
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Проверка дел
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
- учет финансов, кассы;
- госплатежи;
- итог инвентаризации;
- обязательства перед контрагентами.
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Что передавать?
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
- балансовые и кассовые отчеты;
- документы структурных подразделений;
- банковские бумаги;
- архивные документы со сроком до 5 лет;
- ключ от сейфа, печать.
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
Образец акта приема-передачи дел
Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.
Loading...