Оправдательные документы по командировке. Как отчитаться о проделанной работе? Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни

В каждой компании может возникнуть необходимость в отправке сотрудников в командировку. При этом бухгалтеру необходимо знать, как правильно оформить командировку в соответствии с буквой закона.

Процесс оформления командировок в 2017 году остался прежним. В связи с тем, что затраты, связанные с командировкой в установленных пределах компания может списать, бухгалтеру важно знать нюансы. Рассмотрим, как оформить командировку сотруднику в 2017 году и подготовить все необходимые для этого документы.

Оформление командировки в 2017 году: документы

Основанием для отправки работника в командировку служит приказ руководителя по форме Т-9 . Форма этого бланка является унифицированной и утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04г. (форма ОКУД 0301022). Однако закон не запрещает применять собственный бланк этого документа, если он утвержден организацией. В связи с тем, что в настоящее время бухгалтер не оформляет тот большой пакет документов на командированного работника, который требовался ранее (командировочные удостоверения и служебные задания отменены Постановлением Правительства № 1595 от 29.12.14г.), составление приказа имеет существенное значение для документооборота компании.

Отвечая на вопрос о том, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, важно учитывать, что приказ руководителя это не единственный документ, составление которого является обязательным требованием при оформлении командировки.

Как оформить командировку и обосновать понесенные затраты перед налоговиками? Необходимость подтверждать затраты на командировку определена налоговым правом, в частности 252, 264, 313, 314 статьями НК РФ.

Если на этапе отправки сотрудника в командировку работодатель обязуется оформить свое распоряжение в виде приказа, то сотрудник, возвратившись к своему работодателю, должен отчитаться о произведенных расходах посредством заполненного авансового отчета.

Форма данного документа АО-1 также является унифицированной – утверждена Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.01г. (код по ОКУД 0302001). Организация вправе применять в своей деятельности документ иного формата в том случае, если в нем будет содержаться вся необходимая к раскрытию информация.

На основании переданного в бухгалтерию авансового отчета компания имеет возможность обосновать перед инспекцией понесенные расходы. Постановлением Правительства определены конкретные сроки, в пределах которых работник должен передать в организацию авансовый отчет и оригиналы всех подтверждающих документов (чеков, билетов, квитанций). Так, в соответствии с Постановлением Правительства № 749 от 13.10.08г. представить авансовый отчет работник должен в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Отчет должен быть составлен в одном экземпляре, который предназначен для работников бухгалтерии. В дополнение к нему прикладываются оригиналы документов, подтверждающих все понесенные расходы в период нахождения в командировке, кроме суточных (их работники могут тратить по собственному усмотрению).

Переданный в бухгалтерию авансовый отчет подлежит проверке специалистом с последующей передачей на подпись руководителю организации. После этого, работник либо возвращает неизрасходованные средства в кассу, либо обращается за возмещением.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Порядок оформления командировки в 2017 году остался без изменений. Для начала следует определить, какие именно затраты подлежат оплате. К ним относят:

1. Затраты на перемещение работника к месту выполнения служебного задания и обратно (билеты, расходы на топливо);
2. Оплата найма жилья (гостиница, квартира);
3. Суточные в пределах установленных государством;
4. Иные затраты, если они обоснованы и одобрены руководителем организации.

На основании приказа о направлении в командировку работник получает суточные и установленную документом величину командировочных.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить командировку в 2017 году, немало сомнений возникает в отношении величины суточных, подлежащих выплате работнику. Работодатели имеют право самостоятельно определять количество денежных ресурсов, которое потребуется сотруднику для успешного выполнения служебного задания. Тем не менее, налоговым правом определены максимальные размеры суточных выплат, которые организация может учесть при налогообложении:

• До 2500 руб. в поездках за рубеж;
• До 700 руб. в поездках по стране.

В том случае, если величина выплаченных работнику суточных окажется больше, разницу между предельной и фактической величиной компании нельзя учесть при расчете налога на прибыль организаций .

Таким образом, рассматривая вопрос о том, как оформить командировку в 2017 году, отметим, что на данный момент обязательными документами при оформлении командировки являются приказ руководителя о направлении в командировку и авансовый отчет, составленный работником.

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

• решения производственных вопросов,
• переговоров о возможном сотрудничестве,
• установления деловых контактов,
• исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

• почему не удалось выполнить служебное задание,
• каков результат поездки,
• чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

• проведения ключевых переговоров с партнерами,
• участия в официальных мероприятиях,
• с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

• проведение переговоров с ООО «Комплект»;
• демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
• участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
• проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
• участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
• выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
• обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
• повышение профессионального уровня;
• ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

• подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
• участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
• проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

• установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
• довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
• договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

• Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
• Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

• проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
• заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
• расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
• участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
• обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
• обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
• организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

• встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
• визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
• переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
• встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

• проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
• контроль за работой филиала компании,
• участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
• предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

• монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
• установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
• гарантийное обслуживание станка «А-2»,
• регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
• внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
• профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

• доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
• получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
• ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
• техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка - это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день - день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

• сохранение за ним должности;
• выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
• возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

1. - направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
2. - данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
3. - сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г .: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке - это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при .

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

• транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
• расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
• суточные;
• оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить , нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

Служебной командировкой считается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

В связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для документального оформления в настоящее время используются следующие бумаги:

• приказ по форме Т-9 — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.;
• авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

Согласно изменениям, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд, в специальном журнале теперь не обязательно.

Но организации, которые привыкли к прежнему способу оформления поездки, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг. Тем более, что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах компании.

Порядок оформления

Давайте рассмотрим процесс оформления более подробно.

Оформление приказа

Кадровик составляет приказ о направлении в поездку:

• по форме Т-9 для одного сотрудника;

• по форме Т-9а для группы работников.

Также распоряжение может быть составлено в свободной форме.

В нем нужно указать:

• реквизиты организации работодателя;
• Ф.И.О., должность работника;
• место отправления;
• место назначения;
• срок пребывания в поездке;
• цель командировки.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Ознакомление с распоряжением

Кадровые работники заказывают сотруднику билеты и номер в гостинице (или сотрудник сам может это сделать, смотря как у кого организовано). Сотрудника под подпись знакомят с приказом о направлении в командировку. Также ему выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Вопросы, решаемые бухгалтерией

Сотруднику выдается аванс на оплату расходов по проезду, места жительства, суточные и на иные расходы, которые сотрудник может произвести по разрешению работодателя.

Деньги выдаются под авансовый отчет, поэтому неизрасходованные средства работник будет обязан вернуть. А израсходованные подтвердить с помощью документов.

На основании приказа бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

• 700 рублей — при перемещении по территории РФ;
• 2500 рублей — при перемещении за пределы страны.

Работодатель вправе установить больший размер суточных. Но в этом случае сумма, превышающая указанные порядки, будет подлежать налогообложению и облагаться взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Табель рабочего времени

Во время нахождения в рабочей поездке работнику начисляется зарплата. Выплаты за это время равны:

• среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни;
• удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздничные дни.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается.

Однодневная командировка: оформление

Выше мы писали о том, что минимальная длительность поездки может составлять один день.

Однодневная предполагает выезд работника в такую местность, откуда у него есть возможность вернуться домой в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. То же самое относится и к аренде жилого помещения. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, согласно пункту 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных для них составляет половину от нормы обычных суточных. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

Местная командировка: оформление

Местной принято называть служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Необходимость отправления сотрудника в местную поездку оформляется с помощью служебной записки. За работником в этом случае сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление

Если работнику пришлось отправиться по рабочим делам в дни отдыха или праздничные дни, в таких ситуациях производится повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляются другие дни отдыха, согласно ст. 153 ТК РФ . Также компенсируются расходы подчиненного на проезд.

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

• на оплату проезда в транспортных средствах;
• съем жилья;
• любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
• все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

• служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
• удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

• все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
• документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
• распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.