Положения о структурных подразделениях организации. Помощь: Порядок разработки Положения о структурном подразделении

Разработка положения о структурном подразделении (общая часть)

При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении является докумен­том, определяющим:

Порядок создания подразделения;

Правовое положение подразделения в организационной струк­туре предприятия;

Задачи и функции подразделения;

Наименование структурного подразделения обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к уста­новлению наименований подразделений. Прежде всего, это наиме­нования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, например «финансовый отдел», «планово-экономический отдел», «отдел организации и оплаты труда», «отдел кадров» и т. д. Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специа­листов, возглавляющих эти подразделения, например «отдел глав­ного технолога», «отдел главного механика» и т. д.

Получить полный текст

В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения, например «канцелярия», «бухгал­терия», «архив». К таковым относятся также и цехи. Будучи произ­водственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову «цех» присоединя­ется наименование продукции, например «колбасный цех», или плюс ко всему - основная производственная операция, например «цех по производству фитопрепаратов», «цех по сборке кузовов автомоби­лей» и т. д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регла­ментации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений явля­ется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями и т. д.). Некото­рую помощь в определении наименования можно получить, обра­тившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наимено­вания должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором.

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании, например «финансово-бухгалтерс­кий отдел», «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта» и т. д.

В разделе «Общие положения» отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделе­ние может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредите­лями. В первом случае распорядительным документом является при­каз, во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколь­ко самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.

Как правило, технические подразделения подчиняются техни­ческому директору (главному инженеру); производственные - замес­тителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделе­ния - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком «раскладе» непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых воз­лагается обязанность управления отдельными группами подразделе­ний, то ему подчиняются все основные структурные единицы.

Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководи­телю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и др.).4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например «финансовый отдел возглавляет начальник». 5.Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В за­висимости от того, какие функции выполняет подразделение, опре­деляется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный
закон «О бухгалтерском учете », а для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Подразделение предприятия также должно руководс­твоваться внутренними документами (уставом предприятия, поло­жением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это харак­терно для подразделений, выполняющих специфические функции. Гак, в положение об отделе по защите информации следует вклю­чить пояснения основных терминов «утечка информации», «объект информации», «противодействие» и т. д. Такая расшифровка осо­бенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы , не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

В разделе «Структура и штатная численность» необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формиро­вания и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как пра­вило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представля­ется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напря­мую директору предприятия для утверждения.

Получить полный текст

В процессе деятельности подразделения структура может пере­сматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упраз­днения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подраз­деление, и оформляться в виде приложения к положению.

Структуру подразделения можно отразить различными спосо­бами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветери­нарные препараты, может быть следующим:

«В состав отдела главного механика входят следующие подразде­ления: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслужива­нию санитарно-технических систем».

Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.

Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указы­ваются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по долж­ностному наименованию в данной группе.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения поло­жений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.

В разделе «Задачи» перечисляются основные проблемы, решае­мые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовав­шими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предус­матривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразде­лений на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отве­чающие за отдельные направления, то задачи регламентируются под­робно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалифика­ционной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подраз­деления, а соответственно использование квалификационной харак­теристики только поможет определить функции отдела в целом.

В то же время именно в этом разделе положения должна отра­жаться специфика предприятия. Поэтому наряду с общими функци­ями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия.

Раздел «Функции» может создаваться не только как «генераль­ная определяющая» деятельности предприятия, но и как управлен­ческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следит подробно расписать и каждую функцию и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой фун­кции.

В разделе «Права» приводится перечень прав подразделения.

Среди общих прав подразделения следующие:

1. Давать структурным подразделениям и отдельным специалис­там указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию под­разделения, а также по другим вопросам, не требующим согласова­ния с руководителем предприятия.

4. Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также дру­гими предприятиями, организациями, учреждениями.

5. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6. В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем, довольно часто возникают слож­ности в тех случаях, когда, скажем, одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому. Очень редко можно услышать «это не в компетенции финансового отдела», зато гораздо чаще звучит «финансовый отдел не имеет права».

Получить полный текст

Для того чтобы избежать таких ситуаций, разработчики положе­ний о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности.

Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые про­тиворечат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора пред­приятия и начальника юридического отдела. Однако это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализо­вать. Целью, прежде всего, является устранение возможности воз­никновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассмат­ривать как функциональные обязанности.

В разделе «Права» можно отразить и такой вопрос, как согласо­вание с подразделением отдельных документов. Например, в Поло­жении о планово-экономическом отделе:

«Проекты приказов, положений, инструкций и других докумен­тов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласова­нию с планово-экономическим отделом».

Определение служебных связей или схем взаимодействия струк­турных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи «шлифуются» и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствую­щие изменения и дополнения.

Конечно, можно ограничиться фразой «Подразделение взаимо­действует с другими подразделениями предприятия». Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследователь­ских работ . Для этого из каждого подразделения выделяются работ­ники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3.В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использова­нии материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содер­жание подразделения; планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов; главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отде­льных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования и «параллелизма» функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных под­разделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Этим достигается главная цель управления предприятием - четкая регла­ментация функций каждого подразделения.

В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель отдела дол­жен знать, что «творится» на участках, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными едини­цами легче, чем предусмотреть схему взаимодействия сектора бюд­жетирования в составе финансового отдела с коммерческим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о секторе бюджетирования, и там же отражается порядок согласования «вне­шних» действий с руководителем финансового отдела.

Получить полный текст

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе можно отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей, порядок разре­шения разногласий, возникающих между подразделениями. При разработке раздела «Ответственность» следует помнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделе­ния определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

Соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других пра­вовых актов;

Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

Своевременность и качество исполнения документов и поруче­ний руководства предприятия;

Создание условий для производственной деятельности сотруд­ников подразделения;

Обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразде­лении и соблюдение правил пожарной безопасности ;

Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производствен­ной дисциплины.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответствен­ность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целе­сообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государствен­ную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и конт­рагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер.

Для большинства подразделений предприятия в Положении сле­дует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения. Например: «Настоящее Положение дове­дено до (Ф. И.О. сотрудников отдела; дата)».

Текст положения о структурном подразделении может не разде­ляться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотноше­ния с другими подразделениями, ответственность.

Индивидуальная часть (в зависимости от задания) «УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Финансового директора

1. Общие положения

1.1. Финансовый директор непосредственно подчиняется Гене­ральному директору.

1.2. Финансовый директор принимается на работу и освобожда­ется от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Финансового директора принимается лицо, име­ющее высшее профессиональное образование и опыт работы на соот­ветствующей должности или главным бухгалтером не менее 5 лет.

1.4. В своей работе Финансовый директор руководствуется зако­нодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы, регламентирующими финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность компании, нормативными и методичес­кими документами по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами, Уставом, организационно-распоряди­тельной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности компании.

2.2. Представление интересов компании во внешних организациях.

2.3. Бизнес-планирование и бюджетирование деятельности ком­пании и входящих в нее организаций.

Получить полный текст

4.9. Контроль за ликвидностью организаций, входящих в компа­нию, соблюдением сроков платежей по внутренним договорам ком­пании.

5. Взаимодействие

5.1. Главный бухгалтер получает:

5.1.1. От генерального директора:

Распоряжения о формировании и реализации стратегии разви­тия организации, налоговой политики;

Распоряжения о проведении платежей.

5.1.2. От руководителей подразделений:

Подписанные генеральным директором договоры с контраген­тами компании;

План платежей по договорам компании;

План налоговых платежей.

5.2.2. Руководителям подразделений:

Регулярную информацию об обязательствах по договорам с контрагентами компании;

Требования к содержанию и срокам предоставления отчетной документации о выполненных работах и полученных материалах

6. Ответственность

Главный бухгалтер несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

6.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер подчиняется Главному бухгалтеру.

1.2. Бухгалтер принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности (по согласованию с Главным бухгалтером) при­казом Генерального директора.

1.3. На должность Бухгалтера принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее профессиональное образование и опыт работы на соответствующей должности не менее I года.

1.4. В своей работе Бухгалтер руководствуется законодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы в области бухгалтерского учета и налогообложения, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией -11рибор», а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Формирование, ведение и хранение баз данных бухгалтерс­кой информации.

2.2. Своевременное обеспечение Главного бухгалтера аналити­ческой информацией для подготовки отчетности.

2.3. Предоставление отчетности в налоговые и другие государственные органы.

2.4. Участие в проведении сверок с контрагентами компании.

3 . Права Бухгалтер имеет право:

3.1. Требовать от руководителей компании создания условий для обеспечения безопасности и эффективной работы.

3.2. Требовать от работников подразделений компании соблю­дения установленных правил и сроков оформления первичных учет­ных документов.

4. Обязанности

4.1. Прием первичной документации по соответствующим участ­кам бухгалтерского учета и подготовка их к обработке.

4.2. Подготовка платежных документов по соответствующим участкам бухгалтерского учета.

4.3. Мониторинг законодательства РФ и г. Москвы в области бух­галтерского учета и налогообложения, регулярное повышения ква­лификации.

4.4. Внедрение передового опыта организации бухгалтерского учета, использования современных средств вычислительной тех­ники.

4.5. Подготовка бухгалтерских справок по запросам руководите­лей подразделений.

5. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

5.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

5.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

5.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника АХО

1. Общие положения

1.1. Начальник АХО непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Начальник АХО принимается на работу и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Начальника АХО принимается лицо, имеющее среднее профессиональное или незаконченное высшее образование и опыт работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

Получить полный текст

1.4. В своей работе Начальник АХО руководствуется действу­ющими нормативными и методическими материалами в области организации производства, труда и управления, Уставом, органи­зационно-распорядительной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.2. Руководство административным персоналом.

3. Права

Начальник АХО имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании бережного отноше­ния к имуществу компании, соблюдения лимитов, установленных соответствующими расходными статьями бюджета компании.

4. Обязанности

4.1. Организация условий для работы и отдыха сотрудников в течение рабочего дня:

Обеспечение рабочих мест необходимым оборудованием, инвентарем, расходными материалами;

Контроль за исправной работой оргтехники, взаимодействие с соответствующими службами технической поддержки и эксплуата­ции;

Участие совместно с финансовой службой в ведении учета име­ющегося имущества, контроль за обеспечением его сохранности, восстановления и пополнения.

5. Взаимодействие

5.1. Начальник АХО получает:

5.1.1. От руководителей подразделений компании:

Ежемесячные заявки на обеспечение канцелярскими прина­длежностями, расходными материалами;

5.1.2. От бухгалтерии - платежные документы по оплате счетов; требования к содержанию и срокам предоставления отчетной доку­ментации о полученных материалах.

5.2. Начальник АХО передает:

5.2.1.Руководителям подразделений компании - лимиты расход­ных статей бюджета компании по обеспечению канцелярскими при­надлежностями, расходными материалами.

5.2.2.В бухгалтерию - счета для оплаты поставок материалов, накладные, счета-фактуры.

5.2.3.Техническому персоналу - приказы и распоряжения Гене­рального директора и руководителей подразделений компании, касающиеся правил внутреннего распорядка, укрепления трудовой дисциплины, контроля за санитарно-техническим состоянием слу­жебных кабинетов, производственных и хозяйственно-бытовых помещений в подразделениях компании.

2. Ответственность

Начальник АХО несет ответственность за:

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь непосредственно подчиняется Генеральному
директору.

1.2. Секретарь принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Секретаря принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее образование и oiii. it работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

1.4. В своей работе Секретарь руководствуется действующими нормативными и методическими материалами в области организа­ции производства, труда и управления, Единой государственной сис­темой делопроизводства, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной схемой структуры компании, регламентом документооборота ком­пании, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией 000 «СервисБытПрибор», а также настоящей инс­трукцией.

2. Основные задачи

2.1. Организационно-техническое обеспечение работы Генераль­ного директора.

2.2. Методическая помощь подразделениям компании во взаимо­действии с внешними организациями, в правильном формировании и оформлении дел.

2.3. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.4. Организация и контроль за исполнением регламента доку­ментооборота в компании.

3. Права Секретарь имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании правильности офор­мления технических документов и своевременной сдачи материалов в архив.

3.2. Требовать от подразделений компании соблюдения регла­мента документооборота в компании.

3.3. Участвовать в проведении экспертной оценки и отбора мате­
риалов, не подлежащих хранению.

4. Обязанности

4.1. Организация рабочего графика Генерального директора, подготовка и обслуживание деловых визитов, переговоров, совеща­ний, приема посетителей по распоряжениям Генерального дирек­тора.

4.2. Организация взаимодействия компании с внешними органи­зациями, прием и отправка информации для соответствующих под­разделений компании, организация приема посетителей.

4.4.Организация работы по своевременной обработке поступа­ющей и отправляемой корреспонденции, регистрации, учету, хране­нию и передаче документов текущего делопроизводства, созданию справочного аппарата для быстрого и удобного поиска докумен­тов.

4.5. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов до передачи их в архив

4.6. Составление номенклатуры дел, каталогов, картотек и дру­гого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, хранящихся в архиве.

4.7. Подбор и выдача подразделениям компании документов, подготовка необходимых справок по данным, имеющимся в матери­алах архива.

4.8. Осуществление контроля за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.

5. Взаимодействие

5.1. Секретарь получает:

5.1.1.От Генерального директора - распоряжения по организа­ции текущего рабочего графика.

5.1.2.От руководителей подразделений компании:

Документы для передачи во внешние организации и подготов­ленные к оформлению для хранения в архиве документы.

5.2. Секретарь передает:

5.2.1.Генеральному директору - документы и информацию, тре­бующую принятия решения на уровне руководства компании;

5.2.2.Руководителям подразделений компании - документы и информацию, требующую принятия решения на уровне подразделе­ний;

6. Ответственность Секретарь несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач, предус­мотренных настоящей инструкцией.

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.3. Несанкционированную передачу посторонним лицам доку­ментов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.