Маршрутный лист автомобиля. Как выглядит маршрутный лист

Дата добавления: 2011-05-22

Сегодня хотел бы поговорить с Вами о том, что из себя представляет маршрутный лист торгового представителя.

Ведение маршрутного листа является одной из обязанностей торгового представителя , о чем я уже рассказывал в предыдущих уроках .

Итак, маршрутный лист предназначен для облегчения работы торгового представителя, является частью отчетности, а так же является незаменимым документом в случае, если Вы в отпуске или на больничном, и Вас замещают на территории. Чтобы человек, который Вас замещает, проехал маршрут наиболее плодотворно, необходимо вносить в маршрутный лист как можно больше информации о торговых точках.

Здесь хочу привести наглядный пример своего маршрутного листа . Скачать его можно и поехали дальше.

Что здесь есть?

Поле Т/т - торговая точка. Это наименование всех торговых точек по сегодняшнему рабочему дню, которые нужно объехать. Кстати, отсортированы точки по очередности посещения, что опять же облегчает жизнь человеку в случае, если Вас замещают.

ЛПР - лицо, принимающее решение. Пишем сюда имя человека, с которым обычно делаем заказ.

Телефон - очень полезное поле. Знать контакты с каждой точкой важно и нужно. На случай, если заказ не сможет быть доставлен в оговоренный срок или еще что-нибудь, всегда можно отзвониться и предупредить о этом.

Следующий пункт - частота. Имеется ввиду частота посещений. Образно делим ТТ на 3 категории: А - посещение каждую неделю, В - раз в 2 недели и С - раз в месяц. Опять же эта колонка полезна будет для Ваших заместителей. Сами-то Вы уже и так знаете, когда и кого стоит посещать, а когда можно и пропустить посещение, а в освободившееся время подключить новую торговую точку.

Идем дальше. Продажи. Если Вы посещаете точки на еженедельной основе, то цифры от 1 до 8 будут недели. Вместо них лучше ставить дату посещения. И по мере проезда маршрута отмечать точки, которые сработали, например, плюсиком, а не сработавшие точки минусом. Удобно это тем, что Вы видите, посещали ли Вы точку категории В на прошлой неделе, не прикладывая лишних усилий по поиску истории продаж на эту точку и не напрягая мозг, вспоминая, что было на прошлой неделе. Еще эти плюсики подсчитываем в конце дня и сверяемся с данными оператора по количеству отгрузок, которому скидываем заказы. Бывает такое, что заказ приняли в ТТ, а скинуть оператору забыли. Вот такой самоконтроль получается.

Ну и поле Примечания служит для Ваших заметок по данной торговой точке. Допустим «Доставка строго до 15:00».

Смотрим ниже - свободные поля в маршрутном листе служат для записей о посещаемых новых торговых точках. Так же пишем туда адреса, телефоны и всю полезную информацию.

И заканчиваем данную статью о маршрутном листе торгового представителя полем Итоговая сумма. В конце дня у оператора спрашиваем количество заказов и общую сумму вывоза в данный день и заносим эту информацию. Удобно для самоконтроля. Видно, как срабатывает территория из недели в неделю и можно контролировать выполнение плана продаж на любом этапе в течение месяца.

Работа торгового представителя заключается в распространении определенных видов продукции по розничным торговым точкам, изучении спроса на товары, анализе и прогнозировании объемов продаж путем практической оценки сбыта. Использование маршрутного листа значительно облегчает труд работника, поскольку документ является своеобразным путеводителем, разработанным на основе потребностей торговых точек в тех или иных товарах и с использованием элементов логистики.

Основные цели разработки маршрутного листа заключаются в:

• планировании развития сети сбыта. Для выполнения этой задачи документ содержит информацию обо всех точках розничной торговли, которые следует посетить для реализации планов по наработке клиентской базы, заключению/продлению договоров. Важным условием является уточнение местонахождения торговой точки, контакты руководства, планируемые объемы поставки товаров и продукции;
• выполнении запланированных операций по продажам и отгрузкам. Важной составляющей при этом является маршрутизация, произведенная на базе всех данных, собранных на первом этапе работы;
• формировании отчетности по срокам доставки, объемам продукции, количеству торговых точек. Составление маршрутного листа позволит рассчитать оптимальный вариант последовательного посещения всех мест сбыта, с учетом их удаленности друг от друга и склада, затрат времени на путь следования, разгрузку, а также расходования ГСМ.

Бланк маршрутного листа содержит следующие графы:
Т/т означает «торговая точка». В строку необходимо вписывать наименования всех мест торговли, которые планируется посетить в течение рабочего дня, с указанием подробного адреса и контактов.

ЛПР означает «лицо, принимающее решение». В эту графу следует вписать фамилию, имя и отчество человека, который отвечает за проведение закупок в торговой точке.

Телефон – в этой строке вносятся контактные номера телефонов. Такая информация крайне необходима и важна, особенно в случае возникновения непредвиденных ситуаций с изменением сроков, ассортимента или объемов поставки.

Оплата – такая строка отражает способ проведения платежей и расчетов, применяемых в данной торговой точке:

• н/ф – наличными по факту;
• н/о10 – наличными с использованием отсрочки на 10 дней (прописывается в договоре);
• б/н12 – безналичным расчетом с отсрочкой 12 дней.

Частота – в данной графе указывается частота посещений торговой точки. Для удобства подразделяется на три категории:

• А – еженедельное посещение;
• В – один раз в 14 дней;
• С – один раз в 30 дней.

Продажа – здесь проставляются отметки по факту каждого посещения. При варианте А цифры от 1 до 8 будут означать недели. Лучше всего в графах отражать календарные даты посещения. Проставляя плюсы торговым точкам, которые сработали, и минусы тем, которые не посещались, торговый представитель наглядно видит картину по всему маршруту. Это поможет не только воспроизвести хронологию истории продаж, но и сверить с оператором склада количество отгрузок.

Примечание – полезная графа. Туда вносятся все особые заметки по каждой торговой точке. Например, ограничение по времени посещения, или иные особые условия доставки.

Свободное поле внизу маршрутного листа предназначено для записей о посещении новых торговых точек, с указанием адресов и контактной информации. Для самоконтроля весьма полезным будет отражение общей суммы вывезенных товаров за рабочий день. Это позволит не только вести оперативный учет, но и контролировать выполнение плана на любом этапе.

(Размер: 30,5 KiB | Скачиваний: 4 854)

Маршрутный лист оформляется в том случае, когда служащий в предприятии обязан доказать затраты своего транспорта, осуществленные при выполнении порученных заданий. Потом согласно представленного документа служащему возвращаются потраченные деньги, кроме этого сданный отчет сотрудники бухгалтерии используют для налоговой отчетности.

Цели составления маршрутных листов

Маршрутные листки, за исключением отчета по издержкам, могут пригодиться руководству учреждения в изучении передвижений командированных для определения оптимальных путей сообщений, благодаря чему можно будет кардинально уменьшить издержки учреждения на передвижение работников по населенному пункту.

Оформление такого листка требуется шоферам, курьерам, работникам торговли, бухгалтерским и юридическим работникам, специалистам по продажам и т.п. Этот пласт тружеников чаще всего выезжает по производственным делам.

Кроме этого, маршрутные листки выдаются служащим, отъезжающим в производственные командировки на собственном автотранспорте. Маршрутные документы торговых работников имеют свои особенности. У них имеются 2 главные задачи оформления маршрутных листков:

1. Первая : – расширение сетей сбыта. Здесь в маршрутном бланке отображается список торговых прилавков, которые надо объехать согласно запланированных задач по расширению клиентуры. Цель торгаша – проехаться по возможным торговым прилавкам, отобразить их расположение, записать контактные сведения, отметить категорию магазина.
2. Вторая : – отработка задания по продажам или отгрузкам. Здесь маршруты составляются силами торговых сотрудников на базе сведений, собранных в первом варианте, при наработке клиентских точек. Маршрутный документ в этом варианте требуется для осуществления распределения логистики и передачи в отделение доставки товара. Благодаря маршрутному документу выдаются накладные и прочие свидетельства, необходимые для торговых операций. Если же транспортировка товара выполняется торговыми сотрудниками, то для них маршрутный листок является отчетным бланком по времени доставки товара, расходу горючего, затратам времени на разъезды.

Маршрутный бланк отображает сведения о последовательности передвижений по торговым прилавкам за день, с отметкой:

• Точного адреса.
• Номера телефона.
• Сведения о лицах контрагента.
• Время объезда торговых прилавков.
• Номера документов, по выдаче товара.

Порядок оформления

Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.

Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

• Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
• Отчет служащего о выполненных затратах.
• Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.

Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег. Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.

Как правильно заполнить маршрутный лист?

Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде. При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.

Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.

Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего. Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист составляется по обычным правилам составления документов, поэтому затруднений в его заполнении возникнуть не должно.

• Вверху формуляра посередине строки записывается его наименование. Немного ниже отображается населенный пункт и дата составления: число, месяц (прописью), год.
• Потом пишется полное ФИО отчитываемого служащего, заполняется его должность, модель автотранспорта, а также причина поездки.
• Далее в отчете составляется таблица, в которую последовательно записывается дата поездки, конечный пункт маршрута, время приезда и уезда (с точностью до минуты), отчет, доказывающий издержки (его номер, дата), а также размер денег, потраченных на поездку.
• Маршрутный листок подписывается служащим, составившим отчет и бухгалтером учреждения.

После того, как документ утвержден в должном порядке, он превращается в свидетельство отчетности по налогообложению в бухгалтерии. Налоговые службы при проверке учреждения, такие документы также могут проверить. При этом, кроме маршрутного листка, чиновники могут проверить и исходные материалы, в т. ч. проездные документы, подтверждение заправок транспорта, путевые листы и т.д.

В данном видео на Ю-Тубе можно ознакомится с примером заполнения маршрутного листа.

(Видео : “Маршрутный лист торгового представителя”)

Срок хранения маршрутных листов

Правила сохранности маршрутных листов регламентируется пунктом 842 «Перечня типовых управленческих архивных док…» принятым Министерством культуры РФ N 558 от 25.08.2010 года.

В данном приказе оговаривается, что минимальное время сохранности маршрутного листа равно 5-ти годам. Однако, если на протяжении данного периода, не была проведена проверка или ревизия контролирующими органами (ст. 842 перечня…), то маршрутные листы списывать нельзя до проверки.

Кроме того, в приказе Минкультуры говорится, что если маршрутный лист является единственным документом, который подтверждает сложные условия работы, то срок сохранности такого документа увеличивается до 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Основным отличием путевого листа от маршрутного является то, что в путевом листе содержаться сведения о показаниях расхода топлива, служащим основанием расхода ГСМ обоснованными, отображается реквизитный раздел и на оборотной стороне путевого листа, называемой маршрутной, содержатся сведения о маршруте движения транспорта. Маршрутный лист, фактически, является частью путевого листа.

Более полная информация о поездках содержится в путевом лист, т.к. в нем отображается и километраж, и значение спидометра, и расход ГСМ.

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

• и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
• в документе не указывается количество горючего или километраж;
• для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
• путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные - по производственной необходимости;
• маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
• этот тип документов не оформляется на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

1. Наличие обязательных данных, требуемых законодательством - название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
2. Начальная и конечная точка маршрута.
3. Возможность отследить цель поездки.
4. Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля - грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

1. Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
2. Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
3. Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
4. Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
5. По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
6. После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке.

Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист. Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок. С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.

В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.

Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.

1. Название документа.
2. Дата оформления и город.
3. Данные работника, на которого оформляется маршрутного листа образец, а именно ФИО, должность, марка машины, назначение поездки.
4. Сведения касательно поездки. В основном их вписывают в виде таблицы. В графах последовательно указывают дату поездки, пункт прибытия, точное время отъезда и возвращения, реквизиты документа, подтверждающего расходы, и сумма затрат.
5. Подпись сотрудника, на которого оформлен бланк.
6. Подпись бухгалтера.

Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.

Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.

Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.

Для чего оформляют листы служебных поездок

Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета. Эти документы проверяются контролирующими органами. Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.

Стоит выделить следующие цели подготовки документа.

1. Рациональное планирование рынка сбыта.
2. Достижение поставленных задач касательно отгрузки продукции и продаж.
3. Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности.

Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними. Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек. Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.

Порядок заполнения и представления в бухгалтерию

Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:

• бланк заполняется в двух экземплярах: один остается у работника, второй направляется в бухгалтерский отдел;
• поездки за конкретный период времени вносятся в таблицу в хронологическом порядке;
• лист должен содержать ссылки на первичные документы.

Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.

Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.

​

Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем. Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации. Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.