На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.
Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.
Когда необходима опись личного дела?
Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.
В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:
- Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
- Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
- Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.
Порядок проведения описи личного дела работника
За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:
- Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
- Опись может составляться вручную или печататься.
- Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
- Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
- Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
- При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
- Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:
- Порядковый номер.
- Регистрационный номер.
- Дата оформления.
- Название документа.
- Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
- Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.
Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:
- Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
- Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
- Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
- Количество страниц описи.
- Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.
Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.
Не лишнее личное
Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.
К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.
Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.
Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Как правило, личные дела заводятся:
— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.
Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:
— представляемые при приеме на работу;
— фиксирующие прием на работу;
— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.
Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».
Состав личного дела
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:
— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;
— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
2) документы, фиксирующие прием на работу:
— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
— автобиографию;
— личный листок по учету кадров;
— копию приказа о приеме на работу;
— экземпляр трудового договора;
— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;
3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:
— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;
— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
— экземпляр договора о полной материальной ответственности;
— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
— материалы аттестации;
— докладные и объяснительные записки, заявления работника;
— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);
— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Наименование должности лица,
Дата
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.
Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.
Образец оформления листа-заверителя личного дела
Лист-заверитель дела N
В деле подшито и пронумеровано _____ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов_____;
пропущенные номера листов________
+ листов внутренней описи__________
Наименование должности лица,
составившего опись___________________
____________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.
Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.
Ответственность за ведение личных дел
Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.
Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.
Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.
В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.
Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.
Хранение и учет личных дел работников
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Для чего нужна опись
Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.
Личное дело формируется:
- на кадетов, курсантов;
- госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
- военнослужащих;
- работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.
Личное дело работника включает:
- его автобиографию;
- заполненную анкету;
- заявление о приеме на работу;
- характеристику с прошлого места работы;
- копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.
Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.
Образец описи документов в личном деле работника
Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
- его дату и номер;
- название;
- номер листа в личном деле;
- является документ оригиналом или копией.
Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Перед передачей личного дела в архив в описи:
- пустые поля перечеркиваются буквой Z;
- делается запись об общем количестве документов и страниц;
- ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.
Posted On 29.11.2017
Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?
Требования законодательства
Для госслужбы и муниципалитета
В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.
Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.
Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации - личное дело - позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.
Для частных структур и ИП
Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные - подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.
Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.
На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.
Оформление и структура личного дела
Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72). Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки - просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.
Что отображает титульный лист
- В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть - еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
- Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
- Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса - 356.
- Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
- Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.
Что содержит папка с делом?
В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.
Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.
Принят следующий стандарт наполнения личного дела:
- имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
- автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
- документальное подтверждение личности - копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
- подтверждающие документы полученного образования (копии) - сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
- при наличии - характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
- изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
- документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
- трудовой договор, при наличии - дополнительные к нему соглашения;
- документальное свидетельство аттестационной проверки;
- сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
- должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
- отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.
Что не нужно подшивать в личное дело?
Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно - 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.
Перечень (опись документов)
Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.
Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название - «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:
- Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
- Его индекс - устанавливается согласно номенклатуре дел.
- Обозначение цифрами даты актуализации документа.
- Название имеющегося документа (что именно - характеристика, свидетельство, сертификат).
- Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
- Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
- Примечание - возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.
В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.
Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.
Общие указания к ведению документации
Как регистрировать и проводить учет
Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.
На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно - ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).
Порядок изменений
Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.
Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).
Как сохранять дела сотрудников
Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.
В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.
Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.
Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.
Кому выдают личные дела?
В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.
Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.
Формирование личного дела работника
Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.
Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.
Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.
Образец грамотного оформления личного дела сотрудника
Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.
Составление внутренней описи документов личных дел
Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны. Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.
Индекс личного дела
виды и сроки хранения. 3. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. 4. Последующее хранение кадровых документов. 4.1. Экспертиза ценности документов. 4.2. Уничтожение документов. 4.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Рекомендуемая для отдела кадров номенклатура дел: 1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. 2.
Правила формирования личного дела сотрудника
Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.
Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела. Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е.
Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Скажу еще раз о специфике этого вида документов.
Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.
Что такое личное дело работника?
N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Оформление личного дела сотрудника
В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений.
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .
Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.
Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также " , не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.
Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
- личное ;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность;
- выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
- выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
- копии документов об образовании, повышении квалификации;
- служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
- акты, уведомления и т. д.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".
На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.
Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).
Loading...