Счет на оплату - это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.
Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает - покупатель или любое лицо по его поручению.
Основная цель этого документа - уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.
Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.
Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.
Реквизиты:
Наличие номера и даты;
Реквизиты продавца;
Наименование покупателя;
Предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);
Ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);
Общая сумма;
При необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.
Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».
НДС в счете
Если продавец товаров или услуг - плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.
Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).
Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.
Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций
Отличия есть, но их немного.
Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация - наименование по уставу.
ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Счет ИП содержит только ИНН, а организации - ИНН и КПП.
Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.
Можно ли оплачивать без счета
Можно, без проблем.
Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.
Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.
Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату - тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.
Как передать счет контрагенту
Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.
Самый удобный способ - сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.
Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура - что в них общего
Счет-договор - это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.
В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.
Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счета-фактуры совсем другая функция - подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.
Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?
Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.
Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.
Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.
Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.
Журнал счетов: нужная опция
Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.
Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.
Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.
Выставление счетов в сервисе «Моё дело»
В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа - и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.
Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.
Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.
Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.
Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.
Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.
Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?
Важные моменты
Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.
Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.
Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.
Что это такое
Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.
Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.
Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.
На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?
Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:
- предмет сделки;
- количество единиц;
- цена за единицу;
- общая стоимость.
Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.
Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.
Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.
Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .
Назначение документа
Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.
Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.
Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.
Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.
Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.
По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .
Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.
Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.
Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.
Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.
Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.
Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.
Законодательная база
К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.
Общие правила
Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.
Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:
- название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
- юридический или фактический адрес отправителя счета;
- (для ИП) и и (для ООО);
- предмет договора (товар, услуги, работы);
- количественное выражение предмета;
- цена за единицу предмета;
- общая сумма сделки;
- валюта сделки (рубли);
- реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
- подписи лиц.
На оплату услуг без НДС
При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.
Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.
Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.
В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».
По транспортным перевозкам
При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.
Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.
Инструкция к действиям будет такой:
Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:
- номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
- дата создания документа;
- наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
- наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
- сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
- ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
- срок оплаты;
- подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).
Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.
Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.
Как правильно вести реестр
Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.
Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.
Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.
Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.
Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.
Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.
Когда необходимо гарантийное письмо
Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.
Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.
Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.
Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.
Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.
Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг
К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .
В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.
Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.
Нюансы при выставлении от ИП
Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.
На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия:
Любая организация, которая ведет хозяйственную деятельность, заинтересована в получении своевременной оплаты по договорам. В договоре, который заключается с покупателем, указываются возникающие у контрагента обязательства по перечислению средств в оплату приобретенных товаров, оказанных услуг или произведенных работ. Чтобы официально сообщить клиенту о том, что от него ожидается оплата и ускорить расчет по сделке, ему можно выставить счет.
Как правильно выставить счет на оплату
Счет на оплату не имеет унифицированного бланка и выставляется в свободной форме, которая должна соответствовать задаче выставления счета - ускорить оплату со стороны покупателя. Клиент, которому адресуется счет, должен на его основании иметь возможность точно определить, что сумма, запрашиваемая к оплате, в действительности соответствует тем обязательствам, которые у него возникли по договору перед данным поставщиком.
Бланк счета на оплату
Поэтому выставление счета на оплату должно производиться на основе имеющихся первичных документов:
- договора и оговоренных в нем тарифов;
- счетов-фактур по поставленным товарам;
- товарных и транспортных накладных;
- актов выполненных работ.
Если организация применяет в своей практике выставление счета на оплату покупателям, документ должен иметь номер и дату, позволяющие его идентифицировать в документообороте с клиентом.
Также документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц от руководства и бухгалтерии организации; проставление печати, в том числе на счете, не является обязательным.
Какие данные указываются в счете на оплату
Данные о покупателе и поставщике должны содержать сведения для однозначного определения контрагентов. Чтобы выставить счет на оплату, в бланке нужно указать название организации или фамилию, имя и отчество для физического лица или индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, а также КПП для юридического лица. Помимо этого, в бланке заполняются реквизиты расчетного счета поставщика для оформления клиентом платежных документов по оплате:
- расчетный счет;
- корреспондентский счет;
- БИК и наименование банка.
Заполненный бланк счета на оплату
Чтобы выписать счет на оплату, необходимо указать перечень товаров, работ или услуг, за которые ожидается оплата, с указанием количества, цены за единицу, итоговой суммы к оплате.
Зачастую применяется указание итоговой суммы не только цифрами, но и прописью по аналогии с расчетным или платежным документом, которым счет на оплату не является.
Если организация ведет обширный документооборот по выставлению счетов, разумным будет указывать в подвале бланка лицо — исполнителя счета и его контактные данные на случай возникновения вопросов у клиента, которому адресован счет.
Обязательно ли выставлять счет на оплату
Вопрос, обязательно ли выставлять счет на оплату, часто возникает из-за широкой практики применения этого документа при фактическом отсутствии у него юридической силы, потому что счет не понуждает к оформлению платежных документов другой стороной, он не вызывает обязанностей по оплате.
Обязательство по оплате за полученные товары, работы, услуги возникает, исходя из предмета договора. Подтверждением факта исполнения договора поставщиком являются другие документы, по отношению к которым счет носит вторичный характер, дублируя уже имеющиеся в них данные о размере и причине возникающих обязательств.
Исходя из вышесказанного, счет на оплату не является обязательным документом и относится скорее к управленческой, а не бухгалтерской или финансовой документации.
Как перевыставить счет на оплату
Иногда в деловой практике возникают ситуации, когда необходимо перевыставить счет на оплату, то есть переадресовать счет на другое лицо.
Переадресация счета возможна при наличии на то юридически оформленной воли одного лица взять на себя обязанность произвести оплату за счет другого. Для этих целей заключается дополнительное соглашение или трехсторонний договор.
Перевыставление счета также возможно в ситуации, когда поставщик выполнил все договорные обязательства, а предприятие-покупатель реорганизуется путем поглощения, выделения, слияния, когда правопреемником по ранее заключенным договорам становится уже другое юридическое лицо.
Счёт – один из самых важных документов, который подтверждает наличный и безналичный расчёт между двумя сторонами. В нём обязательно указываются реквизиты продавца либо того, кто произвёл работы.
Должны присутствовать и данные по банку, отвечающему за денежные переводы. И перечень товаров и услуг, подлежащих оплате.
В законодательстве нет правила, которое запрещало бы проводить сделки вообще без счёта. Обязанность по оформлению документа отсутствует, если в договоре между продавцом и покупателем нет строгого требования.
Покупатель переводит деньги на основании договорённости. Но есть и другие ситуации, когда счёт становится обязательным требованием.
К примеру, при передаче изначально неопределённой суммы от одной стороны второй. При оплате услуг по связи счёт выставляется обязательно. Ведь такие договоры относятся к документам, где отсутствует заранее прописанная сумма.
Создание двух экземпляров, выписка с использованием строго установленной формы – обязательное требование, в противном случае с покупателя не вычесть НДС только на основании данного документа.
Выставляются ли счета от физических лиц?
Обязанность по уплате НДС у физических лиц отсутствует. Потому и счёт выставлять они не могут. Но есть следующие способы для решения проблемы, если необходимость в оформлении бумаги всё-таки возникла:
- Составление договора на предоставление услуг с организацией, на основании которого и получается оплата.
- Оформление ИП/ЗАО/ООО.
Но при прямом выставлении счета от физических лиц – документ лишается юридической силы.
Об обязательных реквизитах
Из обязательных для документа сведений можно выделить:
- Номер счета, дата, когда он был выписан.
- Итоговая сумма по платежу, с обязательным выделением части НДС. Если, конечно, параметр присутствует в цене на товар.
- Услуги с товарами, которые пользователь приобретает.
- Реквизиты банковского типа.
- ФИО ИП.
Как правильно выставить счет на оплату?
Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.
Для этого даже не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
Есть следующие правила оформления:
- Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
- Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
- Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
- Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
- Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
- Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.
Выставление счёта от ИП: реквизиты и образец
В документе обязательно должны присутствовать сведения о:
- Номере счёта, дате его выписки.
- Итоговой сумме платежа с отдельно выделенным НДС, если он есть.
- Товарах или услугах, передаваемых покупателю.
- Банковских реквизитах.
- ФИО ИП.
Печать необязательна, она может присутствовать или отсутствовать.
Разрешается выписывать как электронные, так и бумажные счета. Номер счета указывается заново ежегодно, начиная с нового года. Использование специальных программ облегчает процесс.
Образец счёта на оплату вы можете скачать .
Правила для ООО
В данном случае счет содержит сведения по:
- Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
- Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
- Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
- Номеру, дате выставления документа.
- Наименованию организации.
Подпись на документе ставят руководитель с главным бухгалтером. Желательно наличие фирменной печати.
Выставляем счет на английском языке
По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.
Слово invoice – обязательный элемент бумаг.
В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:
- Платёжные условия.
- Итоговую сумму.
- Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
- Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
- Компанию с режимом налогообложения.
- Дату выписки документа.
- Контактные данных обеих сторон.
- Имя и контактные данных конкретного продавца.
- Собственный номер, исходящий и входящий.
Вывод
Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.
Допустимо наличие нескольких вариантов процедур выставления счета.
Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.
Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.
Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.
Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео:
Как выставить счет на оплату: распространённые ошибки при заполнении + 5 видов оформления + ТОП-5 онлайн сервисов для формирования счета.
Если вам необходимо заключить договор на покупку/продажу продукции или предоставление какой-либо услуги, вы столкнетесь с таким понятием, как «счет на оплату». В наше время — очень удобный способ оформления перевода денежных средств.
Сегодня мы разберем, как правильно выставить счет на оплату и какие подводные камни ожидают вас на этом пути.
Что такое счет на оплату и когда следует его выставлять?
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
Если вы занимаетесь каким-либо , то без знаний по этому разделу вам просто не обойтись.
Законодательство Российской Федерации не предусматривает совершение сделок без договоров. Контрагент подписывает акт, в котором значатся основные пункты договора с вариантом оплаты товара.
В некоторых случаях условия могут опускать пункт о способе проведения оплаты: тогда вы не обязаны проводить операцию через выставления счета.
Когда следует выставить счет в обязательном порядке:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 НК РФ.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН.
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату.
Это один из самых быстрых вариантов проведения расчёта между участниками контракта.
Кроме того, это простой способ получения оплаты при устных договорённостях по сделке, когда расчет оформляется по факту прибытия товара к покупателю.
Как правильно выставить счет на оплату?
Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.
Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.
Способы заполнения счета:
- Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
Получить бланк через Всемирную паутину в формате.doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.
Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.
Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.
Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.
Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.
Общепринятая информация на счете по оплате должна включать:
- Наименование организации, что совершает сделку (поставщик продукции/услуг) в полном или сокращённом варианте.
- Время и фактическая дата составления акта.
- Номер идентификации налогоплательщика – .
- Код причины постановки, что присвоен налоговым органом – КПП.
- Реквизиты для оплаты товара/услуг предприятия, которое предоставляет услуги.
- Полная информация о фирме, что производит закупку/получение услуг + ее контактная информация с указанием официального сайта.
- Максимально точная информация по товару/услуге.
- Если есть налог на добавленную стоимость, нужно внести по нему соответствующую информацию.
Юридический и фактический адрес расположения предприятия.
У поставщика услуг ведется своя бухгалтерия.
Следовательно, документ должен содержать порядковый номер его фирмы.
Итоговый размер стоимости записывается с точностью до копеек.
Желательно добавить графу с ценой прописью.
Роспись владельца предприятия, что предоставляет услуги, и его бухгалтера.
Заверяется все круглой печатью.
Если вы частный предприниматель, достаточно будет только вашей росписи.
Данные рассмотренного списка считаются обязательными для заполнения, но никто не вправе вас ими ограничивать.
Бухгалтер фирмы может вносить свои поправки и дополнения в зависимости от ситуации:
Счет на оплату идет как дополнение к основному документу по оформлению сделки о купле/продажи товара либо услуг.
Договор содержит гарантии по контракту и оговоренные заранее условия.
1) Как выставить счет на оплату по безналичному расчету?
Если вы владелец более-менее крупной фирмы, то безналичный расчет — лучший вариант для оплаты. Процесс становится очень оперативным и ускоряет обработку документации отделами бухгалтерии.
Как передать счет:
- факсом;
- на почтовый ящик покупателя;
- из рук в руки;
- адресной доставкой по почте.
Бланк внешне ничем не отличается от стандартного, кроме одного момента.
Нужно создать и провести оформление электронно-цифровой подписи.
Элемент требуется, если вы намерены проводить и далее операции по безналу в электронном виде. На рынке много юридических контор, предоставляющих подобную услугу.
При желании, оформить ее возможно в максимально сжатые сроки.
2) Как вставить счет на оплату для ООО и ИП?
В отличие от частных организаций, большие компании ежедневно совершают покупки товаров, что требует постоянной работы по оформлению контрактов и счетов.
В таких случаях, оптимальным вариантом будет использование специализированных CRM программ по автоматическому составлению бланков для каждого счета индивидуально.
Список бесплатных CRM программ:
- megaplan.ru
- clientbase.ru
- zettaplan.ru
Помимо выставления счетов через специальные программы, отделы организаций могут и самостоятельно проводить каждую сделку с корректировкой под заказчика.
Первый вариант явно быстрее и позволяет свести количество ошибок к минимуму.
Помимо, оговорённых выше пунктов, счет на оплату должен еще содержать:
- данные (КПП, ОГРН и другие);
- информация банка, что предоставляет услуги (БИК, расчётный счет и другие);
- общероссийский классификатор по отраслям народного хозяйства;
- общероссийский классификатор предприятий и организаций.
Указав всю необходимую информацию, руководитель или бухгалтер организации ставит подпись.
Если были внесены какие-то поправки, необходимо повторно заверить бланк.
3) Как выставить счет с НДС?
Налог на добавленную стоимость часто указывается в счете на оплату.
Его выделение не является обязательным требованием, но помните, что этот шаг поможет избежать ошибок при дальнейших расчетах общей стоимости.
Образец заполнения аналогичен тому, что и для ООО. Единственное отличие — в конце бланка необходимо указать сумму НДС, которая повлияет на итоговую сумму оплаты продукции.
Во избежание каких-то оплошностей выставляют счет-фактуру. Это документ, который заполняется по шаблону, и на основании которого получатель товара делает выводы о возмещении или вычету НДС.
Иными словами – товарная накладная.
4) Как правильно выставить счет на оплату на английском языке?
В отличие от стандартных актов, тут необходимо указывать все тонкости сделки, во избежание недоразумений после принятия товара/услуги.
Следовательно, человек, составляющий подобный документ, должен на высоком уровне владеть английским языком.
- Как именуется организация, что заключает сделку.
- Основные реквизиты.
- в сокращенном виде.
- Информация для связи.
- Реквизиты по оплате.
- Подробно изложенные условия сделки (в какой валюте оплата, время и дата произведения подсчетов, порядковый номер заказа).
- Данные о заказчике (название организации или имя частного лица + юридический адрес проживания).
При заключении контракта с большой фирмой следует указать сотрудника, ответственного за проведение сделки.
Производить расчет нужно с применением специально пронумерованных счетов.
В центральной части сделайте подробное описание товара или услуги, что предоставляете заказчику.
Описание товара должно содержать:
- характеристики товара;
- стоимость за 1 единицу продукции;
- скидки на продукцию (если таковы имеются);
- размер налога в казну страны;
- конечный объем средств к оплате
Когда вы хотите выставить счет на оплату, очень внимательно отнеситесь к этому разделу. Зарубежные компании часто весьма придирчивы в выборе поставщиков.
Документ будет влиять на принятие решения о вашем дальнейшем сотрудничестве.
В завершении укажите дополнительную информацию о возможных неустойках и условиях оплаты, а также штрафы при задержании перевода средств.
Закончите бланк благодарностью покупателю.
Может ли выставить счет на оплату физическое лицо?
Выставление счета на оплату подразумевает налоговую ответственность организации перед бюджетом страны. НДС физические лица не платят по причине отсутствия .
Даже при всем желании, напрямую вы не сможете оформить счет на оплату для какой-либо организации. Крупные компании не будут гореть желанием платить вам подобным образом, подвергая себя лишним налогообложениям.
В таких случаях составляется договор по услугам от физического лица с оговоренными условиями и размером оплаты.
Упрощенный вариант того, как выставить счет на оплату
Что делать, если вы новичок и не постигли все тонкости бухгалтерии? Вопрос «как выставить счет?» может стать непреодолимым барьером, особенно если закрыть сделку нужно в сжатые сроки.
Использовать консультации юристов или поиск информации на специализированных форумах – будет одним из методов решения проблемы.
Но есть еще один. Простой и понятный – с помощью онлайн сервисов.
Топ-5 онлайн-сервисов для выставления счета
Процедура не займет много времени, а при регистрации на сайтах будет возможность на постоянной основе отправлять счета через личный кабинет.
Удобно для частных предпринимателей и мелких организаций.
Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?
Внимательность при заполнении бланка очень важна.
Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.
Ошибки при выставлении счета:
Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.
При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.
Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.
Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
Шапка бланка оформлена неверно.
Внимательно указывайте информацию и контактные данные.
Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.
Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.
Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.
Не знаете, как выставить счет на оплату?
Тогда посмотрите эту видеоинструкцию:
При решении вопроса о том, как выставить счет на оплату , вы можете обратиться к онлайн-сервисам либо скачать шаблоны бланков для каждого случая в интернете.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Loading...