Что такое система Кайдзен? Философия и принципы. Кайдзен – новая парадигма управления

Система «Кайдзен» существует в Японии уже много столетий. Это философская система мышления, направленная на постоянное, может быть, почти незаметное совершенствование. Само слово «Кайдзен» переводится как «непрерывное улучшение» (слово состоит из двух иероглифов «кай» – изменение и «дзен» – хорошо). Поговаривают, что именно это философское мышление помогло японской экономике не только оправиться после Второй мировой войны, но и занять лидирующие позиции в мировом бизнесе.

Система «Кайдзен» – учение, философия и стратегия

Система «Кайдзен» учит, что нет ничего постоянного, все течет и изменяется, а постоянные пусть и крохотные шажочки в сторону улучшения лучше, чем рубить с плеча, и уж конечно, лучше, чем вовсе ничего не делать.

Философия «Кайдзен» подразумевает следующие подходы:

• выискивать малейшие возможности для изменения к лучшему во всех сферах. Стоит только начать, как получаться будет все лучше, а со временем войдет в привычку;
• честно признавать существующие проблемы, потому что если замолчать или не заметить проблему, ее невозможно будет решить, развитие остановится или замедлится;
• самодисциплина. Предполагается ежедневный анализ сделанного и возможностей для роста, а также упорное воплощение задуманного в жизнь;
• непрерывное обучение, поиск нового – без этого движение и развитие невозможны;
• доброжелательность, вежливость и толерантность.

Литература о системе «Кайдзен»

Впервые принципы «Кайдзен» миру открыл японец Масааки Имаи, написав и издав в Англии в 1986 году книгу «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний». В 1997 году вышла вторая книга Масааки: «Гэмба Кайдзэн: Путь к снижению затрат и повышению качества», затрагивающая производственные аспекты (гэмба или гемба – это то место, где непосредственно производится продукт: цех, офис, лаборатория) в системе «Кайдзен». Сам Имаи является основателем консалтинговой компании, много лет работал в области рекрутинга и подбора кадров, в настоящее время он основал институт «Кайдзен», где проводится обучение по системе менеджмента с применением системы и оказывается консультационная помощь предприятиям, практикующим «Кайдзен».

Сейчас существует множество статей и пособий, учебников по системе «Кайдзен», все они написаны на основе книг Масааки Имаи и опыте предприятий, практикующих систему в своей деятельности.

Концепция Кайдзен

Основные идеи системы заключаются в том, что производство должно ориентироваться в первую очередь на потребителя. Увеличение прибыли происходит за счет удовлетворения потребностей и требований клиента.

При этом в системе «Кайдзен» важно признавать, что у предприятия существуют определенные проблемы (по философии «Кайдзен» не существует компании, у которой не было бы проблем) и перестраивать систему сознания работников так, чтобы они не боялись штрафа за ошибки, а стремились работать так, чтобы их не допускать.

Цели Кайдзен

Основная цель системы «Кайдзен» – непрерывное улучшение, непрерывный процесс совершенствования. Достигают этого при помощи реализации таких целей:

• повышение производительности;
• улучшение качества продукта;
• улучшение логистики;
• сокращение пустых трат;
• сокращение запасов;
• повышение готовности производственных средств;
• мотивация участников;
• сплочение команды;
• повышение ответственности сотрудников;
• корпоративный стиль управления;
• сглаживание иерархии;
• непрерывное повышение квалификации сотрудников на всех уровнях.

Стратегия Кайдзен

Следует понимать, что система «Кайдзен» направлена на мышление, ориентированное на процесс, а не на результат. Система в первую очередь работает с мышлением. В процесс должны быть вовлечены все: от менеджеров старшего звена до рядовых сотрудников и разнорабочих.

Стратегия «Кайдзен» направлена на долгосрочную перспективу, а не на сиюминутную выгоду. Система предусматривает внимательность к процессу и своевременное устранение непродуктивных потерь, неоправданных затрат материалов, времени и усилий.

Методика Кайдзен

Действия системы «Кайдзен» по непрерывному улучшению направлены в основном на устранение проблем, возникающих в процессе производства. Согласно системе, руководитель должен проводить большую часть своего времени не в кабинете, а на производстве (гембе), потому что именно там происходит основной процесс и нужно разбираться в его тонкостях, чтобы принимать верные решения.

Существует несколько приемов (методик), использование которых на производстве способно повысить продуктивность.

Правило одной минуты

Суть в том, чтобы ежедневно в одно и то же время уделять какому-нибудь занятию одну минуту. С одной стороны, за минуту, казалось бы, не много-то и успеешь, но ведь за шестьдесят секунд вполне можно выполнить гимнастику для глаз, заварить чай, рассортировать документы, выучить новое слово на иностранном языке и еще множество самых разных мелочей. С другой стороны, одна минута – это очень мало и поэтому любой человек может позволить себе такую трату временного ресурса.

Такой ежедневный маленький шажок придает уверенность в своих силах, дарит ощущение успеха, освобождает от чувства беспомощности. Выполнение «одноминутного» дела делает переход к выполнению того же дела по полчаса незаметным и безболезненным. Темп наращивается постепенно: пять минут, десять и вот уже полчаса.

Пять «почему»

При возникновении какой-либо проблемы или неполадки нужно задать вопрос «Почему это произошло?» пять раз. Результаты могут быть поразительными. Например, если сломалась какая-нибудь деталь и из-за этого остановился станок, очевидным ответом на вопрос «Почему остановился станок?» будет «Из-за поломки детали», а решением по устранению – ремонт или замена детали. Но второй и третий ответы на тот же вопрос вполне могут выявить некачественную партию деталей, закупленную из-за их низкой цены, и в итоге привести к пересмотру принципов работы отдела снабжения.

Пять шагов

Этот Кайдзен предусматривает соблюдение пяти правил (шагов):

• упорядочивать незавершенное производство, ненужное оборудование и лишние инструменты, изделия с браком, бумаги и документы;
• держать вещи в порядке (своевременно чинить оборудование, заменять испорченные инструменты, держать их на одном и том же месте и т.п.);
• держать в чистоте рабочее место;
• самому быть аккуратным и чистоплотным;
• соблюдать правила работы и технику безопасности на производстве.

Основные принципы системы Кайдзен

Рассмотрим основные принципы системы Кайдзен.

Главный «Менеджмент»

Чтобы система «Кайдзен» работала, она должна начинаться и поддерживаться руководством предприятия. Поэтому первый и главный принцип системы: менеджмент.

Заключается он в том высшее звено должно постоянно поддерживать и улучшать результат деятельности предприятия. Внимание должно уделяться людям, коммуникации, командной работе, моральным принципам, дисциплине.

Процесс, а не результат

Выше уже неоднократно упоминалось, что система «Кайдзен» ориентирована на процесс, а не результат. Соответственно, на это же и должно быть ориентировано мышление сотрудников на всех уровнях производства, а все ошибки, неполадки и сбои в процессе должны немедленно устраняться.

Цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй»

Для эффективного внедрения системы на предприятии, первым шагом должно стать внедрение следующего цикла для работников:

• установление целей для совершенствования («планируй»);
• реализация плана («делай»);
• контроль за процессом реализации и анализ результата: произошло ли планируемое улучшение, не было ли сбоев в процессе («проверяй»);
• создание и стандартизация новых процедур, направленных на новое улучшение или устранение проблем («воздействуй»).

Если речь идет о новом процессе, то первое действие в цикле рекомендуют менять на «стандартизируй» и каждый раз при обнаружении сбоя задавать вопрос, случилось ли это потому что не было стандарта, потому что ему не следовали или потому что стандарт плохо соответствовал действительности.

Роль качества

В системе «Кайдзен» качество является приоритетом. Поэтому для его достижения не должно быть никаких компромиссов, даже если соблюдение принципа качества ведет к, например, невозможности экономии на затратах на производство.

Сбор сведений

Поскольку система ориентирована на решение проблем, сбор данных и проговаривание существующих неполадок очень важны. Владение всей информацией и данными поможет принять правильное решение.

Потребитель в Кайдзен

«Кайдзен» рассматривает производство как схему: поставщик – потребитель. То есть на каждом этапе производства, пока продукт не будет полностью готов и не поступит в продажу, каждый работник может являться одновременно и поставщиком и потребителем. Например, в процессе выпечки хлеба мельник выступает поставщиком, тестомес, получающий муку – потребителем. Пекарь, который получает тесто, в свою очередь становится потребителем, а тестомес – уже поставщиком. Передавая готовый хлеб реализатору или посреднику, поставщиком становится пекарь и так далее.

Поэтому ответственность за качество должна быть у каждого поставщика и потребителя, только так возможно избежать брака.

Кайдзен-костинг

Система «Кайдзен» в целом предусматривает постоянное улучшение при помощи только внутренних ресурсов предприятия. При этом система реализуется на всех уровнях, в том числе и на финансовом. Чтобы обеспечить определенную себестоимость продукта и снизить затраты на его производство до желаемого уровня, используют систему «Кайдзен-костинг».

Использование такого подхода в производстве позволяет не только сэкономить, но и повысить окупаемость производства в целом, а также остановить убыточную деятельность.

Японская компания Toyota использует Кайдзен-костинг уже более шестидесяти лет и успешно развивается.

Как это работает? Предположим, на производство одной единицы продукта на предприятии тратится определенная сумма. К запланированному числу ее хотят уменьшить до определенной цифры. Помимо проведения бюджетного анализа (выполнение бюджета, причины отклонения от плана, решения по устранению отклонений) применяется двухуровневая система кайдзен-костинг:

• непрерывное уменьшение разрыва между заданной и реальной суммой затрат;
• совершенствование процесса производства, в случае если достигнуть запланированной суммы не получается.

Конечно же, для того, чтобы принцип сработал, нужно взаимодействие всех структур предприятия. Запланированная сумма разбивается на все отделы (структуры) и каждому устанавливается цифра, которую нужно достигнуть. Подобное планирование не затрагивает только отделы закупок и проектные, потому что их деятельность очень сильно зависит от внешних факторов и ценовой политики поставщиков.

Для успешной реализации системы Кайдзен-костинг на предприятии создается комитет по Кайдзен-затратам (сумма на производство одной единицы товара), который отчитывается непосредственно руководству и готовит программу по снижению затрат на всех уровнях предприятия с учетом суммы, которой нужно достигнуть, и сроков, в которые нужно реализовать программу. Комитет контролирует процесс производства, разработки и закупки сырья. Комитет же предлагает пути решения, если предложенные методы по снижению затрат не приносят желаемого результата.

Кайдзен — это японское слово, которое означает «постоянные улучшения». Слово «КАЙ» — переводится как изменение, а слово «ДЗЕН» — переводится «к лучшему». Кайден — популярная система и философия менеджмента, которая помогла предприятиям послевоенной Японии занять лидирующии позиции на мировых рынках во многих технологичных сферах.

Философия кайдзен тесно связана с японскими традициями и подходу к работе. Например, в Японии не принято часто менять место работы. Наверное вы слышали, что японцы могут проработать в одной и той же компании всю жизнь. Их подход к работе можно назвать более глубоким. В стране восходящего солнца считается почетным стать мастером своего дела и довести свои навыки до совершенства. Даже если ты работаешь на непрестижной работе — ты должен стать профессионалом своего дела. Кроме того, там не принято ныть и жаловаться на судьбу. Японцы по менталитету существенно отличаются от нас.

Технология кайдзен направлена на постоянное совершенствование деловых процессов в бизнесе. Кроме того, кайдзен применяется не только в работе, но и для наведения порядка в жизни.

5 главных принципов kaidzen

Суть метода кайдцен сводится к пяти элементам:

1. Аккуратность и избирательность;
2. Порядок;
3. Чистота;
4. Стандартизация;
5. Дисциплина.

Идеи кайдзен широко известна среди менеджеров. И, по всей видимости, именно благодаря идеям кайдзцен многие японские компании такие как Toyota смогли добиться огромных успехов в послевоенное время. На русском языке можно найти несколько книг о кайдзен. В частности:

• Кайдзен: ключ к успеху японских компаний (Масааки Имаи)
• Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества (Масааки Имаи)

Также в продаже я встречал книги про путь Toyota, а также про бережливое производства. Наверняка там упоминалось про Kaidzen.

Система и философия Кайдзен

Список изменений. Согласно кайдцен, нужно сначала определить то, что нужно предпринять, для повышения эффективности работы. Составляется список того, что может сократить финансовые, временные и иные затраты. Вплоть до того, что инструменты на рабочем месте должны располагаться в определенном порядке. Именно таким образом, чтобы это помогало работать быстро. Изменения могут вноситься не только во в сами рабочие места и деловые процессы, но и в ваши привычки. Например, если ты привык по 20 раз на дню проверять электронную почту, то таким образом вряд ли удастся добиться высокой . Можно, к примеру, установить для себя правило — проверять почту 2 или 3 раза в день в определенное время. От каких-то задач и вовсе стоит избавиться. Большие изменения могут начаться с малых дел. Мы об этом буквально вчера говорили в статье о .

Расстановка приоритетов и порядка. Казалось бы, от перестановки мест слагаемых сумма не меняется. Но на самом деле, порядок работы имеет значение. Например, люди намного более свежи и способны к работе именно в первые часы после того как проснулись. Исходя из этого, самые сложные задачи стоит ставить перед собой в первые рабочие часы. А от других задач и вовсе можно отказаться. Кроме того, стоит подумать над оптимизацией задач. Что делать в первую очередь, а что — во вторую очередь. Например, ты выехал по делам в другой конец города. Было бы разумно там запланировать сразу несколько рабочих задач, чтобы по 10 раз не мотаться туда-сюда. Ведь это расход времени, сил и денег на бензин. Для того, чтобы упорядочить свои дела, рекомендуется пользоваться техникой хронометража. Когда ты запишешь то, какие дела и когда делаешь, может оказаться, что основная масса времени уходит на второстепенные задачи, а приоритетные задачи занимают сравнительном мало времени.

Наведение порядка, «шлифовка». В методологии кайдзен особое внимание уделяется в том числе и порядку. Например, закончив работу тут советуют потратить какое-то количество времени и навести порядок в своем рабочем месте. Порядок даст заряд энергии на следующий рабочий день, т.к. прийдя на рабочее место ты будешь уже думать о важных делах, а не о том, что на столе установился какой-то непонятный хаос из бумаг.

Внедрение рабочих стандартов . Когда найден оптимальный баланс в работе, это должно стать стандартом компании. Высокие стандарты позволяют добиться выдающегося качества, а отсюда и все успехи японских компаний. Японское качество принято ставить в один ряд с продукцией немецких компаний. Когда говорят, что продукция сделана в Японии — подразумевается безупречное качество.

Дисциплина нужна для того, чтобы придерживаться практики постоянных улучшений в рабочих процессах и не возвращаться к прежним привычным в России хаотичным методам менеджмента, когда в рамках одной компании наблюдается «кто в лес, кто по дрова».

Методы Кайдзен в жизни

Хотя, кайдзен, как правило, рассматривают как систему для улучешения отдельных бизнес-процессов в рамках компании, но эту философию можно применять и в обычной жизни. У каждого из нас есть сферы жизни, которые требуют улучшений и нашего внимания. И тут мы можем воспользоваться теми же практиками, но уже применительно к своим личным задачам.

В России принято доводить дела до критического состояния, а потом героическими усилиями совершать революцию в отрасли. Есть даже книги, в которых анализируется русская модель управления. Так вот, кайдзен отличается тем, что здесь предполагается множество мелких, но постоянных улучшений. Речь идет о том, что твой бизнес будет совершенствоваться за счет постепенно эволюции, а не с помощью революционных потрясений.

Для того, чтобы идеи кайдзен работали, ее должны поддерживать все сотрудники фирмы от топ-менеджмента до линейных исполнителей. Кайдзен ориентирует компанию на максимальное повышение качества работы. При этом особое внимание уделяется совершенствованию самих бизнес процессов, развитию персонала на всех уровнях и внедрению улучшений каждый день.

Цели кайдзен в бизнесе

Для кайдзен харатерны следующие пункты, которые также называют «Зонтиком кайдзен»:

• ориентация на конечного потребителя;
• сквозной контроль качества (total quality control, TQC);
• внедрение робототехники, автоматизация;
• кружки качества;
• система предложений;
• сквозное обслуживание оборудования (техобслуживание, TPM);
• канбан — японская технология производства «точно в срок»;
• рост качества;
• ноль дефектов;
• фокус на работу в малых группах;
• внедрение кайдзен;

По сути, кайдзен относится практически ко всем аспектам работы фирмы. Поэтому эту методологию охотно используют не только на производствах, но также и для разработки программного обеспечения. Кайдзен фокусируется на улучшениях как на процессе. Улучшать все аспекты бизнеса нужно постоянно — чтобы быть на шаг впереди от своих конкурентов.

Цикл улучшения PDCA , SDCA

Каждая итерация предполагает следующую последовательность:

• Plan (планировать) / Standard (стандартизировать);
• Do (исполнить);
• Check (проверить);
• Act (улучшить);

Вместо планирования иногда подразумевается стандартизация (SDCA). Но по сути стандартизация и планирование — это смежные понятия. Планирование нужно для улучшение бизнес-процесса, а стандартизация — для его поддержания.

У данного цикла есть что-то общее с классической схемой управления: планирования, мотивации, организации и контроля в классической школе менеджмента.

Управление людьми по кайдзен

В японской культуре принято особое отношение к подчиненным. Так, человека нельзя наказывать, раздавать приказы. В то же время их поощряют и оказывают поддержку, учитывают их мнение. То есть тут мы видим положительную мотивацию. По сути, именно такой подход к менеджменту более результативен, т.к. повышает интерес сотрудника к работе, его вовлеченность и интерес к делу. При этом приветствуется самостоятельность.

В идеях кайдзен не возбраняются ошибки, т.к. на ошибках сотрудники обучаются. Приветствуется деятельный подход. При этом предполагается, что сотрудник имеет интеллект и должен им пользоваться в своей повседневной работе. При этом лучше начать что-то делать, чем бояться ошибиться и не сделать при этом ничего.

Важные идеи Кайдзен:

• клиент должен быть доволен;
• постоянные изменения во всех сферах работы фирмы;
• признание проблем вовсеуслышание;
• политика открытости внутри фирмы;
• создаются малые рабочие группы-команды;
• ротация персонала в разные подразделения фирмы для расширения кругозора;
• ориентация на высокую вовлеченность сотрудников в рабочий процесс;
• сотрудники должны делиться опытом с коллегами;
• приветствуется развитеи самодисциплины на местах;
• саморазвитие и ответственность за свою работу;
• информирование людей о делах фирмы;
• широко используется делегирование полномочий;
• менеджмент включает в себя начинается с планирования и заканчивается контролем;
• анализ деловых процессов на основе фактических данных;
• решение проблем путем устранения первопричины, а не борьбы с последствиями;
• качество должно контролироваться не на этапе сдачи работы, а во время самого делового процесса;
• применение методов стандартизации.

Что такое нулевые потери

Все, что происходит внутри организации условно делится на те действия, которые приносят ценность и те, которые не приносят. Добавляют ценность и не добавляют. Например, курение сотрудника на работе — явно не добавляет никакой ценности для работы, а скорее может даже мешать. Такого рода издержки или потери нужно исключать.

В кайден есть список подобных издержек или потерь (их еще называют muda — что созвучно с русским бранным словом):

• перепроизводство и переполнение склада;
• простаивание, ожидание;
• потери на транспортировке;
• потери на бесполезных действиях;
• потери на бракованной продукции;
• и другие.

Что такое Гемба в Кайдзен?

В кайдзен принято, чтобы топ-менеджер хорошо представлял себе, что происходит на самых низких уровнях его бизнеса. Например, руководитель банка должен представлять как работают сотрудники его Call-центра или кассиры в отделении банка. А директор завода должен знать и видеть, что происходит в его цехах. Передовая работы еще называется словом «Гемба».

Речь идет о том, что глава фирмы должен быть максимально вовлечен в работу и тогда он сможет принимать эффективные управленческие решения. Менеджер должен вдумчиво слушать жалобы, изучать причины всех проблем.

Классическая система менеджмента в каких-то моментах схожа с кайдзен, но есть и свои отличия.

Бизнес в России

При этом Кайдзен существенно отличается от классической советской системы менеджмента, когда в советской России было принято добиваться целей любой ценой не взирая на потери запускать порой нерациональные проекты вроде повернуть реку в обратную сторону или противостоять США, а заодно – всей Западной Европе вместе взятыми. Кайдзен же — это совсем другая философия, где даже малые дела — считаются важными. Философы кайдзен говорят о том, что небольшие недоработки «косяки» со временем выльются в большие проблемы.

Тем не мнее, многие крупные российские компании сейчас понимают, что для конкурентоспособности им нужно повышать свою эффективность. И действительно, многие фирмы стали внедрять отдельные элементы философии Кайдзен. Например у меня перед глазами КамАЗ, который уже давно стал интересоваться идеями бережливого производства. Многие другие крупные компании России постепенно стали использовать наработки Кайдзен. Кстати, в других западных странах также охотно применяют японские идеи нерперывного роста качества. Например, компания Siemens охотно внедряет эти идеи в своей работе. В частности там принято:

• решать проблемы командой;
• исправлять все косяки сразу;
• искать первопричин проблемы;
• находить самые бюджетные решения;
• принимать решения быстро;
• ставить под вопрос привычные вещи;
• думать над задачами, которые реально можно сделать и делать их;

У идей кайдзен есть хороший потенциал для внедрения в России. Если наложить нашу широту взглядов и масштаб задач, которые мы перед собой ставим и наложить эту широту русского характера на идеи современного менеджмента (включая философию кайдзен и западные достижения в менеджменте), то мы можем получить лидирующую мировую экономику.

Японские фирмы сильно отличаются от европейским тем, что там принято предлагать большое количество рационализаторских предложений. И это предложения идут не «с верхов», а «с низов».

Кайдзен предполагает, что у любой организации всегда есть проблемы. И проблемы в этом смысле — это хорошо, так как они дают стимул для дальнейшего развития. Кайдзен — это не только концепция, которая преследует экономические цели, но здесь есть и социальные задачи, такие как сглаживание иерархии управления внутри фирмы, максимальная вовлеченность персонала в работу, максимально довольного потребителя и так далее.

Кайдзен — это далеко не только про бизнес и деньги, кайдзен — это про суть работы, мастерство и савершенство.

Эта статья призвана объяснить суть метода кайдзен и принципы его реали­зации на практике. Для того чтобы стать успешной, организация должна постоянно работать над повышением качества товаров и услуг, управлять ценами и системой поста­вок. Ужесточение конкуренции побуждает компании совершенствовать свою деятельность, добиваться превосходства над соперниками. Многие менедже­ры рассматривают непрерывное оценивание и совершенствование как важ­ный инструмент для развития и поддержания подобных преимуществ, и метод кайдзен представляет собой один из основных такого рода инструментов.

В переводе с японского «кайдзен» означает «улучшение», а точнее «кай» - «изменение», а «дзен» - «хороший» или «в лучшую сторо­ну». «Кайдзен» представляет собой «непрерывное улучшение личной жизни, домашних условий, социальной жизни и рабочей обстанов­ки» (Imai, 1988). На практике это означает непрерывное улучшение, поиск небольших усовершенство­ваний при сокращении непроизво­дительных затрат времени.

Японский метод кайдзен — это целая философия, которая вдохновляет сотрудников компании на введение усовершенствований. В процесс поиска непрерывных преобразова­ний следует привлекать весь персо­нал - от менеджеров старшего зве­на до младших сотрудников. Работ­ники принимают активное участие в этом процессе не только из-за финансового вознаграждения, хотя оно и является частью обязатель­ной программы, но прежде всего они руководствуются творческими порывами по совершенствованию стиля работы и качества продук­тов и услуг.

В результате после­довательного применения метода кайдзен большое число способов и принципов преобразуются в завершенную систему, основанную на философии усовершенствования. В данном случае под улучшением понимается способ существования, а не просто результат применения отдельных методик. С помощью этой философии формируется мораль­ный облик служащих, представление об авторитетности и самоуважении. Компания оказывается в выигрыше, поскольку мотивация сотрудников повышается, улучшаются финансо­вые показатели работы компании вследствие повышения эффектив­ности труда. Клиенты получают не­сомненную выгоду от более качест­венных товаров или услуг.

Преимущества метода кайзден

• Все функции организации находятся под постоянным контролем
• Оценивается рабочая деятельность служащих, которые лучше справляют­ся со своими повседневными обязанностями
• Улучшается моральный облик сотрудни­ков и повышается заинтересованность в результатах труда.
• Исключаются непроизводительные за­траты времени в организации, повы­шается эффективность и сокращаются расходы
• Улучшается качество продуктов и обслу­живание, обеспечивается непрерыв­ный мониторинг

Порядок действий при внедрении метода кайдзен в бизнесе

#1 Составьте представление о методе кайдзен. В соответствии с методикой кайд­зен следует учитывать три ключевых момента.

• Непрерывное совершенствование системы гарантирования качества, что позволяет удовлетворять запросы клиентов
• Постоянная работа над улучшением системы управления стоимостью для удержания продукта либо услуги в цене, привлекательной для клиента
• Непрерывное усовершенствование сис­темы доставки для своевременного удов­летворения требований клиентов

Эти положения метода известны, как «КСД» - качество, стоимость, доставка.

#2 Определите корпоративные цели. Для создания в компании атмосфе­ры, присущей кайдзен, необхо­димо единодушие в среде топ-ме­неджеров. «Без этого вам лучше вовсе не думать обо все целиком» (Имаи). Метод кайдзен вводит­ся как средство достижения бизнес-целей. Для работы над бизнес-про­граммой компании топ-менедже­ры и советники должны руководс­твоваться результатами . Они должны оценить рабо­ту существующих систем и структур в связи с поддержанием межфункциональных целей и планировать необходимые изменения в органи­зации, вести общее планированиеи выполнять контроль, вести прак­тическую деятельность.

Именно вы­сшее руководство устанавливает це­ли на ближайшие пять лет; с учетом тематики собраний эти цели следует согласовать и обнародовать. За­тем представители топ-менеджмен­та должны продемонстрировать по­ложительное отношение к мето­ду кайдзен как к корпоративной стратегии, свое согласие с приня­той идеологией работы компании по достижению функциональных целей в таких областях, как качест­во продукции и уровень ее стоимос­ти, обеспечение программы ресур­сами и озвучивание успехов в пре­образованиях.

Метод управления кайдзен часто вводит­ся в организациях как предпосылка обращения к всеобщему управле­нию качеством (читайте также 14 принципов управления качеством по ). В подобных случаях можно достичь повышения общего уровня качества, таким об­разом борьба за его улучшение ста­нет частью организационного пла­нирования. При стремлении реали­зовать идеи кайдзен попробуйте оценить:

• насколько успешной была инициатива по усилению работ над качеством;
• имеется ли всеобщее понимание клю­чевого значения подобных работ;
• можно ли сделать достоянием гласности полученные усовершенствования;
• что сотрудники думает об уровне качес­тва товаров и услуг.

#3 Планируйте программу кайдзен. Хорошее планирование программы часто делится на три сегмента, три различных уровня: ориентирован­ный на менеджмент, на группу и на сотрудника метод кайдзен.

• В ориентированном на менеджмент методе кайдзен внимание фокусиру­ется на наиболее важных стратегичес­ких понятиях, процессах и системах.
• Ориентированный на группу метод кайдзен основывается на активности небольших групп сотрудников, использующих для решения проблем статисти­ческие инструменты.
• Ориентированный на сотрудника метод кайдзен базируется на предположе­нии о том, что каждый сотрудник может работать более умело и вносить вклад в процесс усовершенствований.

Каждый сегмент требует особо­го внимания, если в них применя­ется различный менеджмент, а со­трудники имеют различные спо­собности.

#4 Распределяйте ресурсы. Представители высшего руко­водства компании должны указы­вать общее направление процесса преобразований, проводить менедж­мент для реализации программы, вводить обучение для каждого сотрудника. Они должны быть готовы к распределению фондов (как и дру­гих ресурсов) для поддержки этого начинания.

#5 Разработайте план обучения персонала. Продумайте требования к уровню подготовки служащих. Минимальные требования метода «кайдзен» заключаются в представлении о не­прерывности процесса совершенствования, овладении смежными специальностями и методами реше­ния проблем. Вместе с работниками отдела по повышению квалифика­ции сотрудников либо с консультан­том сформируйте план обучения персонала.

#6 Учитывайте мнение сотрудников. Включайте в процесс планирования представителей всех функциональ­ных подразделений и уровней орга­низаций. Метод «кайдзен» вносит изменения в культурную среду ком­пании, расширяет круг служебных обязанностей. У сотрудников фор­мируется чувство собственников, что существенно помогает в процессе преобразований. Проводите рабо­чие совещания, брифинги, издавай­те бюллетени для распространения идей метода кайдзен.

#7 Обращайте пристальное внимание на обучение персонала, совершенствование, основанное на принципах «четырех Р» . Принципы «четырех Р» означают следующее.

Контроль процесса. Менеджмент процессов гарантирует постоянный и уверенный рост эффективности.

• Идентифицируйте варианты и их при­чины.
• Обращайте внимание на то, что можно изменить.
• Учитывайте случайную вариацию.
• Подготавливайте обзоры по вопросам, связанным с преобразованием про­цессов, при необходимости используйте широкий диапазон методик по усовер­шенствованию аналитического и качес­твенного аспектов - блок-схемы, при­чинно-следственные диаграммы (или диаграммы «рыбьего скелета»), модели процессов, аудит и изучение возмож­ностей процесса.

Идентификация проблемы. Оши­бочное представление о причинах раз­ных вариаций процесса может при­ вести к неправильной идентификации проблем. Используйте широкий диа­пазон методов (аудит систем качества, анализ рекламаций клиентов, стои­мость качественного обучения, оценка качества, анализ целей подразделений, обзоры, составленные по оценкам служащих и клиентов), которые поз­волят вам верно определить проблему.

Устранение проблем. В процессе работы обращайтесь к инструмента­рию по решению проблем (диаграм­мы Парето, причинно-следственные диаграммы, гистограммы, контроль­ные графики и диаграммы, а также точечные диаграммы). Тестируйте полученные решения для того, что­бы проверить их правильность, пре­дотвратить возникающие проблемы и устранить негативные последствия. После того как данные собраны и по­лучено представление о динамике изменений, примите решение.

Неизменность. Совершенствова­ние должно происходить непрерыв­но, необходимо контролировать, чтобы изменения и улучшения стали постоянными. Для этого удобно ис­пользовать такие процессы, как раз­вертывание политики, обзоры всеоб­щего управления качеством и усиление работы над повышением качества товаров или услуг. Менед­жерам высшего звена нужно регу­лярно посещать совещания группы по совершенствованию качества, поддерживать атмосферу согласия и поощрять творческую инициативу.

#8 Внедряйте рационализаторские предложения. Привлечение сотрудников является интегральной частью индивидуаль­но ориентированного метода «кайд­зен». Схема подачи рационализатор­ских предложений - отличный спо­соб увеличить вклад служащих. Будьте готовы выслушать все пред­ложения. Оцените усилия сотрудни­ков и предложите поощрения попредварительно согласованным кри­териям.

В японском языке слово «кайдзен» означает постоянное совершенствование. Система кайдзен основана на научном подходе: сначала производится анализ отдельных элементов производственного процесса, а затем предлагаются пути улучшения этих элементов. Бережливое производство пронизано идеей кайдзен или непрерывного улучшения - небольших, постепенных и последовательных изменений, предпринимаемых постоянно и оказывающих положительное воздействие на общее состояние производства.

Что необходимо знать для того, чтобы постоянно совершенствовать производство?

Перед тем как приступать к программе постоянного совершенствования производства, необходимо четко усвоить: даже самые незамысловатые идеи могут привести к большим результатам. Все методы бережливого производства базируются на кайдзен; непрерывное совершенствование - вот основа методов улучшения производственного процесса. Ниже присутствуют десять принципов, соблюдение которых гарантирует успех в деле совершенствования производства.

Десять основных принципов улучшения производства

1. Отбросьте стереотипы.
2. Думайте о том, что нужно сделать, чтобы метод сработал, а не о том, почему он не сработает.
3. Не принимайте отговорки. Не довольствуйтесь статус-кво.
4. Не стремитесь к идеалу. Если вы реализуете задуманное на 50%, но сразу - это отличный показатель.
5. Исправляйте ошибки на месте.
6. Не тратьте много средств на улучшения.
7. Относитесь к проблемам как к возможности что-то улучшить.
8. Чтобы выяснить первопричину проблемы, задавайте вопрос «почему?» как минимум пять раз.
9. Учтите: один - хорошо, а вдесятером - лучше.
10. Помните, что совершенству нет предела.

Каким образом кайдзен может улучшить вашу деятельность?

Если на вашем предприятии никогда раньше не практиковали кайдзен, то эта система существенно повлияет на подходы к организации труда. Кайдзен предусматривает осмысленное отношение к выполнению операций и требует определенного времени для того, чтобы научиться осознанно выбирать лучшие методы работы. Для анализа идей по улучшению производства вам придется использовать новые инструменты. Приступая к внедрению кайдзен, записывайте эти идеи на специальных карточках или в блокноте (носите его всегда с собой в кармане спецовки). Со временем вы узнаете множество новых методов, которые помогут вам полнее осознать сущность всех производственных стадий и отдельных операций. Вы сможете лучше разобраться в работе станков и механизмов и почувствовать взаимосвязь между всеми процессами, из которых состоит поток создания ценности.

Поток создания ценности - это все действия по изготовлению и доставке продукта потребителю. Совершенствуя выполнение операций и процессов, вы будете «добавлять ценность» и «устранять потери» в потоке создания ценности. На рисунке ниже приводится схема такого потока.

Какова цель кайдзен?

Кайдзен-действия направлены на устранение потерь из каждой операции и каждого процесса и увеличение времени добавления ценности. Давайте рассмотрим эти понятия подробнее.

Процесс и операция

Процесс - это серия осуществляемых в строгой последовательности операций по оказанию услуг или созданию продукта и доставке его потребителю. Для выполнения процесса необходимо располагать персоналом, оборудованием и материалами, а также владеть соответствующими методами.

Операция - это определенное действие по созданию продукта или оказанию услуги, выполняемое одним станком или рабочим.

Ценность и добавление ценности

Ценность - это полезные свойства продукта или услуги с точки зрения потребителя.

Действия, добавляющие ценность, - это любые действия, которые в процессе трансформации сырья в готовый продукт увеличивают его привлекательность и полезность для потребителя.

Потери

Потери - это любые действия, которые увеличивают затраты или отнимают время, не добавляя продукту ценности. Главная задача бережливого производства - полное устранение потерь.

Создатели производственной системы Тойоты выделили семь основных видов потерь:

1. Перепроизводство - выпуск продукции в большем объеме, чем требует потребитель.
2. Запасы - хранение продукции и незавершенного производства.
3. Транспортировка и материалов.
4. Простои - ожидание выполнения операции.
5. Лишние этапы обработки, возникающие при использовании некачественного инструмента или вызванные особенностями заготовки.
6. Ненужные движения рабочих, т.е. непродуманные передвижения при выполнении операций или поиске инструментов, материалов и т.п.
7. Переделка и брак.

Основная задача кайдзен и бережливого производства в целом - это устранение всех видов потерь, возникающих в процессе производства.

Обдумывание подходов к выполнению работы и способов ее улучшения помогает осознать взаимосвязь процессов и понять, каким образом ваша работа влияет на другие операции. После анализа того, как рабочие выполняют операции, можно приступать к организации работы кайдзен-команд. Кайдзен-команды играют важную роль в бережливом производстве и непрерывном совершенствовании функционирования предприятия. Работая в одной команде с коллегами, вы сможете выявить слабые места в своих операциях и процессах, выполняемых совместно с другими рабочими. Обсуждение производственных проблем в кайдзен-командах помогает лучше понять специфику работы на разных производственных участках и определить оптимальные способы взаимодействия. Кроме того, командная работа в кайдзен-блицах позволяет решать текущие вопросы (например, как лучше расположить оборудование в рабочих зонах) и прорабатывать идеи по улучшению операций и процессов.

Роль кайдзен-блица

Одной из форм привлечения рабочих к постоянному совершенствованию производства является кайдзен-блиц (штурм-прорыв), который проводится регулярно и каждый раз имеет определенные цели. В кайдзен-блице принимает участие вся команда, что обеспечивает возможность принятия важных решений и одновременно внедрение этих решений в практику (приступая к изменениям, необходимо остановить работу ячейки или линии на конкретном производственном участке). Каждый кайдзен-блиц необходимо тщательно продумывать и подготавливать; успех кайдзен-блица зависит от того, насколько скоординированы все действия и доведены ли они до конца.

В современном мире производители Японии занимают лидирующие позиции в мире в разных сферах, что помогает стране находиться на четвертом месте в рейтинге мире по объему ВВП. Многие считают, что в большей степени успех связан с высокой работоспособностью населения и правильной управленческой стратегией.

Кайдзен - что это?

Японская философия или практика, делающая акцент на постоянном улучшении процессов производства, оптимизации управления и на повышении всех аспектов жизни сотрудников – это кайдзен. Для самих японцев - это способ правильно организовать производство и наладить взаимодействие работников, чтобы добиться успеха. Его можно использовать в любой сфере бизнеса, государственном управлении и даже в обычной жизни.

Философия кайдзен

Практика, эффективно работающая в Японии, основывается на важных принципах, ориентированных на успех. Ее адепты утверждают, что по рабочему месту каждого сотрудника можно понять их мыслительные способности, а это непосредственно отражается на эффективности труда. Система кайдзен предлагает пять правил по и пространства, которое называют 5S.

1. Seiri – аккуратность. Необходимость исключить из рабочего пространства все лишние детали и процессы.
2. Seiton – порядок. Подразумевает правильное и четкое распределение всех инструментов на рабочем месте. Проводить изменения можно только для проведения оптимизации.
3. Seiso – чистота. Место, где человек работает, должно всегда быть чистым.
4. Seiketsu – стандартизация. Для организации рабочего места и производственных процессов используются строгие правила.
5. Shitsuke – дисциплина. Все сотрудники должны следовать правилам предприятия, без каких-либо отклонений.

Психология кайдзен

Методика является эффективной не только в профессиональной, но и в личной жизни. С этим согласны психологи разных стран. Все дело в том, что люди испытывают страх перед серьезными переменами, а методика кайдзен в психологии подразумевает совершение небольших шагов на пути к успеху, которые будут, наоборот, придавать человеку , заставляя стараться еще больше, используя рациональное и творческое мышление .

Что такое кайдзен-блиц?

Японская философия управления для внедрения в компании требует долгого времени, но есть варианты для быстрого проведения улучшений. Кайдзен-блиц – практический семинар для радикальных изменений, чтобы в короткий промежуток времени улучшить результаты и показатели. В работу вовлекается весь персонал для создания эффективной рабочей машины. Кайдзен-блиц дает шанс сразу убедиться в том, что проведенная работа и внесенные изменения результативны.

Проведение кайдзен-блиц

№1 – Составление планов и подготовка
изучение особенностей производства; выбор и подготовка сферы для внесения изменений; выявление проблемы; выбор участников для команды; разработка мероприятия.
№2 – Проведение кайзен-блица
Первичное знакомство: знакомство команды и распределение обязанностей; определение целей; раздача необходимых материалов; при необходимости проведение обучения.
Понимание реальной ситуации: сбор данных и наблюдение за работой; формирование карты процесса; подсчет времени при выполнении работы; применение разных методов анализа.	Дополнительное время для сбора информации
Внедрение улучшений: предложение новых идей и проверка из жизнеспособности; согласование планов; внедрение разработанных идей; продумывание новых стандартов.
№3 – Презентация результатов
подготовка презентации; распространение результатов; признание отличившихся работников; контроль за исполнением планов.
	Общее время:

Концепция кайдзен

Уникальная японская практика базируется на нескольких основных идеях, которые позволяют раскрыть ее суть.

1. Кайдзен предполагает, что нет предприятия без проблем, но сотрудники не штрафуются при их появлении, а ручаются за то, что они не возникнут.
2. Цель предприятия заключается не в получении прибыли, а в удовлетворении требований клиента.
3. Одна из важных концепций утверждает, что нет ничего идеального и все нужно усовершенствовать.
4. Японская система кайдзен подразумевает творческий подход.

Цели кайдзен

Благодаря правильному использованию японской философии можно в сжатые сроки получить результаты в нескольких направлениях.

1. Работники предприятия обучаются, как бережно относиться к своему рабочему месту.
2. Проводится расширение компетенции для всех сотрудников.
3. Методика кайдзен дает шанс получить финансовые преимущества при незначительных инвестиционных вложениях и временных затратах.
4. Увеличение производительности труда, что приводит к развитию предприятия, повышению прибыли и закреплению его в выбранной сфере.

Инструменты кайдзен

Для внедрения изменений и улучшения качества производства, необходимо использовать ряд инструментов.

1. Уменьшение расходов . Чтобы этого достичь, необходимо постоянно увеличивать эффективность труда и снижать затраты на менеджмент и производство.
2. Организация трудового процесса . Благодаря сохранению идеального порядка на рабочем месте можно в значительной мере повысить продуктивность и эффективность каждого сотрудника.
3. Контроль качества . Приемы кайдзен способствуют выпуску качественной продукции и подбору для каждого конкретного бизнеса подходящей производительности труда.
4. Систематизация . Эффективность предприятия можно поддерживать благодаря обучению и высокой дисциплины сотрудников.

Применение кайдзен

Благодаря использованию японской философии управления можно существенно повысить эффективность производства и продуктивность, а еще наладить рабочие процессы. Стратегия кайдзен подразумевает выполнение определенных шагов:

1. Создание документной базы . Благодаря разработанным указаниям, директивам, правилам и другим документам можно систематизировать процессы производства и управления.
2. Обеспечение порядка на рабочем месте . Каждый сотрудник должен следить за тем, чтобы все инструменты, используемые в работе, находились на своем месте.
3. Четкое распределение обязанностей . Все работки на производстве должны понимать, что входит в их компетенцию и какую работу они выполняют. Это позволит не тратить время и силы напрасно.
4. Объективные требования к работникам . Руководство должно установить четкие нормы производительности и не требовать слишком многого.

Кайдзен в бизнесе

Практика, предложенная Японией, направлена на постоянное улучшение. Каждый начинающий бизнесмен имеет возможность использовать метод кайдзен при формировании собственного предприятия. Для этой цели необходимо соблюдать правила 5S и в работе они выглядят примерно так:

1. Каждый сотрудник в фирме должен понимать, какие дела являются первичными, а какие вообще не требуют внимания.
2. На втором этапе внедрения кайдзен необходимо привести дела в порядок и расставить приоритеты. Сначала лучше использовать тайминг дел, то есть фиксировать время, которое тратится на выполнение каждой задачи.
3. Упорядочить нужно не только свое рабочее место, но и мысли в голове. Поможет в этом ведение дневника.
4. Пришло время систематизировать весь процесс с учетом проведенных ранее изменений.
5. Японская философия кайдзен подразумевает то, что ни в коем случае нельзя сворачивать с выбранного пути и отступать назад.

Кайдзен на предприятии

Все описанные правила для бизнеса актуальны и для других сфер. Представленная методика управления имеет огромное количество принципов, но среди них можно выделить основные кайдзен идеи в производстве.

1. Выявление и открытое признание существующих проблем.
2. Производство должно быть ориентировано на клиентов, то есть на удовлетворение их потребностей.
3. Тесное взаимодействие всех отделов и служб.
4. Развитие поддерживающих взаимоотношений.
5. Самодисциплина сотрудников.
6. Обмен опытом и знаниями.
7. Использование самых известных практик.
8. Обучение персонала многими специальностями.
9. Создание межфункциональных групп, которые находят проблемы и решают ее.

Кайдзен в повседневной жизни

Как уже было сказано, психологи рекомендуют использовать принципы японской философии управления для внесения изменений в свою жизнь, чтобы достичь гармонии и успеха. Поскольку кайдзен для жизни основывается на установлении порядка, первое, что нужно сделать – записать, в каких сферах хочется провести изменения. На следующем этапе необходимо продумать пути решения поставленных задач и начать пошагово к ним приближаться. Есть несколько направлений, которые стоит учитывать:

1. Физическое развитие подразумевает выбор подходящего спортивного направления.
2. Самосовершенствование основывается на выборе деятельности, которая поможет улучшить выбранную сферу жизни.
3. Избавление от стрессовых ситуаций и успокоение.

Кайдзен в личной жизни

Уникальная философия, предложенная японцами, может быть использована в любой сфере жизни. Чтобы понять, как работает кайдзен в жизни, разберем пример, основанный на желании человека придерживаться .

1. Проводим мозговой штурм для определения вещей, которые несут пользу и, наоборот, вредят. Лучше всего все записать.
2. Следующий принцип кайдзен подразумевает проработку действий, например, для снижения калорийности рациона нужно отказаться от сладкого, а для физической активности забыть о лифте и больше двигаться. Начинать рекомендуется с малого.
3. Нельзя забывать о правиле чистоты, поэтому нужно следить за тем, чтобы в доме не было грязного, а еще рекомендуется выбросить все ненужные вещи.
4. Разработайте , которому необходимо четко следовать.
5. Большое значение имеет дисциплина, поэтому не делайте себе поблажек и не отступайте от выбранного пути.