Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции»

Курсовая работа

На тему: Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии.

г. Санкт-Петербург

Введение

Взаимодействие человека с документной средой включает не только создание документации, их использование, доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования, поскольку документ создается для фиксации и передачи её в пространстве и во времени.

В результате деятельности организаций создается много документов, которые могут понадобиться их владельцам на протяжении определенного или неопределённого отрезка времени. Наличие или возможность появления документов является причиной создания архивов. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива.

Считается, что этимология слова «архив» происходит от древнегреческого слова «архе» (начало, древний). То есть, архив - это место, где находятся «старые» документы. Документы с древнейших времен сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Если археология имеет дело с материальным наследием истории, то архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения. Это одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.

Цель данной работы состоит в том, чтобы показать особенности организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе в организации РИВ ГОШ.

Рассмотреть принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение;

Изучить сущность, функции и задачи экспертной комиссии;

Рассказать о проведении экспертизы ценности документов в организации РИВ ГОШ.

1. Теоретические аспекты определения ценности документов

1 Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива.

Вторая задача экспертизы - определение сроков хранения документов. Эта задача разрешается изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.

Третья задача экспертизы - установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

К критериям происхождения относятся:

функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

значение лица в жизни общества;

время и место создания документа.

К критериям содержания относятся:

значимость информации документа (уникальность и типичность);

повторение информации документа в информации других документов;

вид документа;

подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся:

форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

физическое состояние документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ <#"justify">2.2 Проведение экспертизы ценности документов на примере ООО «Рив Гош»

Рассмотрим проведение экспертизы ценности документов на примере организации «Улыбка радуги».

2.2.1 Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя «Рив Гош» была создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая руководствуется в своей деятельности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», нормативно-методическими документами Государственного архива, а так же положением о постоянной действующей экспертной комиссии ООО «Рив Гош».

Постоянно действующая экспертная комиссия «Рив Гош» создана с целью организации и проведения методической и практической работы по подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Ленинградской области.

В состав ЭК включены квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включен руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации Председателем комиссии назначен заместитель руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов:

В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

В архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения.

2.2.2 Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом.

2.2.3 Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

2.2.4 Отбор документов к уничтожению

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации, затем утверждаются (согласовываются) с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

Заключение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Документы как источники информации неравноценны.

И именно поэтому для отбора важной и необходимой информации для организации и страны в целом проводят экспертизу ценности документов.

В данной работе рассмотрели проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы. И после проведения анализа законодательной и нормативной базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области), на основе которой проводится экспертиза ценности и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено.

Список использованной литературы

1.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Консультант Плюс, 1992-2013//"Собрание законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.

2.Федеральный закон от 22 октября 2004 года (ред. от 11.02.2013) N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // ИПС «Консультант Плюс».

.Закон Орловской области от 18 июля 1999 года «Об архивном фонде Орловской области» // ИПС «Консультант Плюс».

.Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. 2010. № 4. С.8.

.Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить их сроки хранения //Жилищное право. 2010. №2. С.12.

.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2010. 272 с.

.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. 2011. № 2.

.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина// Секретарское дело. 2009. № 1. С. 14-22.

.Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов (окончание) / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. 2009. № 1 (53). С. 86-90.

.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 2008. № 3. С. 19-23.

.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник 2 издание. // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2008. 560 с.

.Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях / С.В. Дроков // Отечественные архивы. 2008. № 5. С. 26-32.

.Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.

.Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2010. № И (63). С.15-21.

.М.В. Ларин, О.И. Рысков. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. ВНИИДАД.М., 2008.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Каждая организация должна обеспечивать порядок и правильное хранение документов, относящихся к ее деятельности. Наибольшие вопросы вызывает дальнейшая работа с документами, которые относятся к выполненным проектам, поручениям и задачам. Лучше всего разобраться в этом вопросе поможет экспертная комиссия, о создании которой мы расскажем в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

для чего нужна экспертная комиссия;
кто входит в состав экспертной комиссии;
порядок работы экспертной комиссии.

Доподлинно известно, что делопроизводство в разных подразделениях организации должно вестись по аналогичным правилам и регламенту. Обеспечение такого порядка необходимо для того, чтобы сделать весь процесс обработки и хранения документации одинаковым как для бухгалтеров компании, так и для юристов. Особенно это важно при процедуре передачи документов на архивное хранение. В данном случае может возникнуть ряд проблем, справиться с которыми должна экспертная комиссия. Давайте же рассмотрим, что она собой представляет.

Роль экспертной комиссии в организации

Одним из важнейших аспектов деятельности экспертной комиссии является обеспечение единого порядка помещения документов на архивное хранение. Как известно, проводиться данная процедура должна в строгом соответствии с регламентом. Эта необходимость позволяет избежать ряда проблем:

Более того, экспертная комиссия также осуществляет отбор документов, подлежащих уничтожению (экспертизу ценности документов). Данная процедура должна осуществляться ежегодно, наряду с выделением документов для архивного хранения.

Чтобы избежать вышеперечисленных ошибок, рекомендуем создать в организации экспертную комиссию. Для начала необходимо определиться с ее составом.

Состав экспертной комиссии

Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

Идеальный состав ЭК включает таких членов, как сотрудник юридической службы, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела кадров, секретарь организации или сотрудник службы ДОУ и архивариус (сотрудник архива). Такой состав комиссии позволяет практически безошибочно выявить документы, которые следует хранить дальше в архиве и те, которые можно уничтожить. Однако, если организация слишком мала, то состав экспертной комиссии может меняться. В этом случае рекомендуем воспользоваться типовыми перечнями, которые помогут определить срок хранения отдельных документов.

Порядок работы экспертной комиссии

Можно выделить порядок работы экспертной комиссии, который применим для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

Об экспертной комиссии

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.

1.3 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.

1.4 Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации. Состав ЭК назначается директором в количестве 5-7 человек.

1.5 ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.

1.6 Положение об ЭК после согласования с ЭПК администрации города утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

III ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТОЙ КОМИССИИ

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Организует работу по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.

3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам.

3.3 Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1 На утверждение ЭПК архивного управления Иркутской области, а затем на утверждение руководителя организации:

Описи дел постоянного хранения.

3.3.2 На согласование ЭПК администрации города, а затем на утверждение руководителя организации:

Номенклатуру дел;

Описи дел по личному составу;

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

Акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел;

Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.4 Проводит для специалистов организации консультации по вопросам работы с документами.

IV ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия имеет право.

4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительных записок;

Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.

4.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений, ответственного за ведение делопроизводства и архив организации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного отдела администрации города.

4.5 ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

V ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

5.1 Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией администрации города, получает от нее соответствующие организационно - методические указания.

5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4 Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Начальник отдела кадров А.Н.Николаев

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей архивного хранения (далее - Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

1.2. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее - Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее - ЭК).

1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

1.5. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 28 ноября 2015 года), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России (Росархивом), Управления по делам архивов Московской области; нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности; типовыми и отраслевыми перечнями документов; инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел учреждения, описями дел, Положением об ЭК.

1.6. Задачи, функции и порядок работы ЭК определяются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Проводит ежегодный отбор документов Учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в Учреждении.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описи дел постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

3.4. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Учреждения, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

3.5. Вносит на рассмотрении руководства Учреждения предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими типовыми и отраслевыми перечнями (Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный приказом Министерством просвещения СССР от 30.12.1980 N 176 и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (в действующей его части); Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения. М., Росархив РФ, 2000; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558; отраслевые перечни), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями.

3.6. Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел.

3.7. Рассматривает вопросы о приеме на архивное хранение документов личного происхождения.

3.8. Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности Учреждения, принимает непосредственное участие в разработке и подготовке перечня документов, отражающих специфические функции Учреждения.

Права экспертной комиссии

ЭК учреждения предоставляется право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

4.3. Требовать от руководства Учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения муниципальной архивной службы и сторонних учреждений.

4.6. Запрашивать от специалистов Учреждения сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.7. Информировать руководство Учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному директором Учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в Учреждении

6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Учреждения ежегодно в три этапа:

6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.

Проверяются:

качество и полнота действующей номенклатуры дел Учреждения;

правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;

соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Учреждении порядка оформления документов и формирования дел.

6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Учреждения и состоит в:

отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;

отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения. Члены комиссии должны полностью проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Учреждения.

Если в Учреждении имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то их срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

происхождение документа (место и время издания);

внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Учреждения, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.

Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов;

делам и документам, остающимся на архивное хранение в данном Учреждении, присваивается номер фонда 1;

опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: П (постоянного), В (временного) сроков хранения;

при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности Учреждения, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 годы имеет порядковые номера 1-118; опись за 2001г. - 119-128; за 2002г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);

в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения (постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности их учетных номеров;

если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: «То же, т ___» с проставлением номера тома; если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описей вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см.ед.хр.№__» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;

в графе 4 описи указывается фактическое количество листов дела, оставшихся в нем после изъятия (если такие изъятия осуществлялись).

6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.

Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются директором.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение № 2).

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.

6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:

какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.

Положение составил: методист Т.В. Тарасова

Приложение № 1

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

Муниципальное бюджетное учреждение

дополнительного профессионального образования

«Учебно-методический центр»

городского округа Рошаль Московской области

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК)
по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения

________________________________________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Приложение № 2

к Положению о постоянно действующей

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области:

Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.

(цифрами) (прописью)

Председатель ЭК _____________________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«_____»________________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
* установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии(ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Задачи ЭК (ЦЭК):

- рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.